Załącznik nr 3

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego
z dnia 19 grudnia 2013 r.
WZÓR UMOWY NR BP.0114.49.2013….
O ŚWIADCZENIE USŁUG HOTELOWYCH, RESTAURACYJNYCH ORAZ NAJMU SALI SZKOLENIOWEJ
w ramach projektu „Benchmarking – narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu,
urzędach gmin i starostwach powiatowych" współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej na podstawie umowy
o dofinansowanie nr UDA-POKL.05.02.01-00-146/10-01 z dnia 24.06.2013 r. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki 2007-2013 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytetu V Dobre rządzenie.
zawarta w dniu ………… stycznia 2014 r. w Katowicach
pomiędzy:
Śląskim Związkiem Gmin i Powiatów z siedzibą w Katowicach przy ulicy Kościuszki 43/5,
reprezentowanym przez:
1) Krystynę Siejną, Członka Zarządu Związku
2) Ferdynanda Morskiego, Dyrektora Biura Związku
NIP 634-10-87-850, REGON 271062442
zwanym dalej Zamawiającym
a
………………………… z siedzibą w ……………………………, reprezentowanym przez:
1) …………………………, ……………………….
NIP …………………………., REGON ………………………………...
zwanym dalej Wykonawcą
Umowa została zawarta w drodze zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w „Zasadach
finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013” z dnia 24 grudnia 2012 r. oraz Wytycznych dotyczących
kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 lipca 2013 r.
§1
Przedmiot umowy
1.
Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do wykonania zamówienie na świadczenie usług hotelarskich,
restauracyjnych oraz najmu powierzchni szkoleniowej w terminach 3-5.02.2014 r.; 12-14.02.2014 r.; 1719.02.2014 r. niezbędnych do realizacji zadania - Warsztat „Przygotowanie merytoryczne koordynatorów
benchmarkingu do uruchomienia projektów w urzędach – etap I i II”.
str. 1
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
2.
3.
4.
Miejscem świadczenia usług wymienionych w ust. 1 jest ……………., Hotel …………….. Zamawiający nie
dopuszcza zmiany lokalizacji miejsca świadczenia usług, tj. zmiany hotelu wskazanego w ofercie
Wykonawcy.
Usługi wymienione w ust. 1 będą świadczone dla grup liczących co najmniej:
a) 40 osób, w tym: 36 uczestników i 4 organizatorów,
b) 25 osób, w tym: 21 uczestników i 4 organizatorów,
c) 25 osób, w tym: 21 uczestników i 4 organizatorów.
Wykonanie przedmiotu umowy potwierdzone będzie poprzez sporządzenie protokołu odbioru,
podpisanego przez przedstawicieli stron, wskazanych w § 8 ust. 1 i 2, w ostatnim dniu świadczenia usług,
w każdym z terminów podanych w ust. 1, tj. w dniach 05.02.2014 r.; 14.02.2014 r.; 19.02.2014 r.
§2
Szczegółowy opis przedmiotu umowy
1.
Usługi hotelowe, restauracyjne ora najmu powierzchni szkoleniowej będą świadczone wg poniższej
wstępnej wersji harmonogramu warsztatu:
I dzień 03.02; 12.02; 17.02.2014
Godz. 10:30 – 10:45
Przerwa kawowa
Godz. 9:00 – 10:00
Zakwaterowanie
Godz. 10.45 – 12.45
Warsztat
Godz. 9:30 – 10:00
Powitalny serwis kawowy
Godz. 13.00 – 15.00
Przerwa obiadowa
Godz. 10.00 – 11.30
Warsztat
Godz. 15.00 – 16.30
Warsztat
Godz. 16.30 – 16.45
Przerwa kawowa
Godz. 11.30 – 11.45
Przerwa kawowa
Godz. 16.45 – 17.45
Warsztat
Godz. 11.45 – 13.15
Warsztat
Godz. 18:00 – 22.00
Godz. 13.15 – 15.00
Przerwa obiadowa
Kolacja, a po niej podsumowanie
II dnia warsztatów
Godz. 15.00 – 16.30
Warsztat
Godz. 8.00 – 9.00
Śniadanie
Godz. 16.30 – 16.45
Przerwa kawowa
Godz. 9:00 – 10:30
Warsztat
Godz. 16:45 – 18.15
Warsztat
Godz. 10:30 – 10:45
Przerwa kawowa
Godz. 18:30 – 22.00
Kolacja, a po niej podsumowanie I
dnia warsztatów
Godz. 10:45 – 12:45
Warsztat
Godz. 13:00 – 13:45
Przerwa obiadowa
Godz. 13:45 – 14:45
Podsumowanie warsztatów
Godz. 14:45 – 15:00
Pożegnanie, wymeldowanie i
powrót do domu
II dzień 04.02; 13.02; 18.02.2014
Godz. 8.00 – 9.00
Śniadanie
Godz. 9:00 – 10:30
Warsztat
2.
III dzień 05.02; 14.02; 19.02.2014
Usługi najmu sali szkoleniowej:
2.1. Terminy najmu sali szkoleniowej:
a) 3; 12; 17 lutego 2014 r. – cały dzień
b) 4; 13; 18 lutego 2014 r. – cały dzień
c) 5; 14; 19 lutego 2014 r. – do godz. 15.00
2.2. Wymagania dotyczące sali szkoleniowej:
2
a) sala widna z oknami, o powierzchni min. 85 m mieszcząca co najmniej 45 osób,
b) sprawne oświetlenie,
str. 2
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
c) na wyposażeniu przedłużacze umożliwiające sprawne podłączenie sprzętów elektronicznych,
d) wyposażenie w:
o krzesła (ustawione w formie podkowy),
o flip-chart + pisaki,
o ekran,
o stolik dla prowadzącego,
o stolik pod projektor,
o nagłośnienie,
o stolik recepcyjny,
o dwa stoliki szkolne,
e) dostęp do Internetu.
3.
Usługi restauracyjne
3.1. Serwis kawowy – zlokalizowany w pobliżu lub na sali szkoleniowej, całodzienny, nieograniczony,
w skład którego wchodzić będą co najmniej:
a) kawa zaparzana na bieżąco z ekspresu (kawa czarna, kawa biała, cappuccino) – do
samoobsługi przez uczestników warsztatu,
b) herbata w co najmniej 3 smakach (wrzątek dostępny z termosów),
c) woda niegazowana i gazowana,
d) co najmniej dwa rodzaje napojów smakowych (soki lub napoje),
e) suche ciasteczka w co najmniej 5 rodzajach,
f) dodatkowo w czasie pierwszej przerwy kawowej (każdego dnia) świeże ciasto (różne rodzaje
do wyboru – 2 kawałki/osobę),
3.2. Dodatkowy serwis powitalny (w dniach 03.02; 12.02; 17.02.2014 r.) obejmujący kanapki (co najmniej 2
sztuki na osobę – w tym jedna wegetariańska).
3.3. Śniadania – Wykonawca zapewni śniadania w formie „bufetu”.
3.4. Obiady – posiłek obiadowy będzie składać się co najmniej z:
a) dwóch dań głównych (zupa + drugie danie), w tym również oferta dla wegetarian (Zamawiający
potwierdzając liczbę osób wskaże liczbę dań wegetariańskich),
b) deseru,
c) napoju lub kompotu.
3.5. Kolacje – posiłki wieczorne będą zorganizowane w osobnym, odizolowanym pomieszczeniu,
pozwalającym usiąść wszystkim uczestnikom przy jednym stole.
3.5.1. Menu kolacyjne będzie składać się z:
a)
dwóch ciepłych dań do wyboru – serwowanych na stoły (do samoobsługi przez uczestników
warsztatów, w ilości odpowiadających min. 60% liczby uczestników),
b)
zimnej płyty uwzględniającej min. dwa rodzaje sałatek, wędliny, sery, ogórki, pieczywo i inne
przekąski,
c)
napojów ciepłych oraz zimnych (herbata, woda, sok),
d)
dodatkowo około godz. 20.00 – ciepłe, lekkie przekąski.
4.
Usługi noclegowe - będą realizowane w pokojach jednoosobowych. Każdy z pokoi musi posiadać co
najmniej: łazienkę z prysznicem lub wanną i toaletą, okno z możliwością otwarcia, telewizor.
4.1. Wykonawca zabezpieczy co najmniej 40 pokoi jednoosobowych.
4.2. Doba hotelowa w dniach 3, 12, 17.02.2014 r. rozpocznie się o godz. 9.00, a w dniach 5, 14,
19.02.2014 r. nie zakończy się przed godziną 15.00.
4.3. W razie konieczności, Wykonawca zapewni możliwość skorzystania z dodatkowego noclegu wraz ze
śniadaniem, w dniach poprzedzających każdy z warsztatów (tj. 02.02; 11.02; 16.02.2014 r.) dla ok. 8
osób.
Wykonawca zapewni uczestnikom warsztatu min. 20 darmowych miejsc parkingowych w każdym
z terminów warsztatów.
5.
str. 3
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
§3
Obowiązki Stron
1.
2.
Zamawiający zobowiązuje się do:
a) przekazania Wykonawcy wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania się do
realizacji przedmiotu umowy,
b) poinformowania Wykonawcy o przydzieleniu odpowiednich grup do konkretnych terminów nie
później niż 10 stycznia 2014 r.
c) potwierdzenia liczby uczestników szkoleń korzystających z usług hotelowo restauracyjno
szkoleniowych (Zamawiający ma prawo do zmiany w wymiarze +/- 5 osób) oraz liczby uczestników
niekorzystających z noclegów, najpóźniej na 3 dni robocze przed każdym ze spotkań,
d) przekazania ostatecznego programu godzinowego warsztatów, najpóźniej na 3 dni robocze przed
każdym ze spotkań,
e) dokonania ustaleń związanych z wyborem menu obiadowo-kolacyjnego najpóźniej na 5 dni
roboczych przed pierwszym spotkaniem.
Wykonawca zobowiązuje się do:
a) wykonania usług objętych przedmiotem niniejszej umowy z najwyższą sumiennością
i starannością,
b) przyjęcia pełnej odpowiedzialności za jakość i terminowość świadczonych usług opisanych
szczegółowo w §2 niniejszej umowy oraz za zgodność stanu faktycznego zastanego w hotelu
z określonym w §2.
c) obecności w miejscu organizacji szkolenia przez cały okres jego trwania.
d) Zamawiającemu służy prawo stałego nadzoru nad sposobem i przebiegiem realizacji niniejszej
umowy przez Wykonawcę. Ponadto, Zamawiającemu służy prawo żądania od Wykonawcy
w każdym czasie wszelkich informacji dotyczących realizacji umowy.
e) Zamawiający uprawniony jest do zgłaszania Wykonawcy wszelkich zastrzeżeń dotyczących
realizacji umowy wraz ze wskazaniem proponowanych zmian. W takiej sytuacji, Wykonawca
udzieli niezwłocznej odpowiedzi informując o podjętych decyzjach oraz środkach zaradczych.
§4
Komunikacja pomiędzy stronami umowy
1.
2.
Językiem, w którym prowadzone będą ustalenia związane z organizacją warsztatów w dniach 3-5.02; 1214.02; 17-19.02.2014 r. jest język polski.
Strony przyjmują, że wszelka korespondencja na etapie przygotowania do realizacji umowy może być
prowadzona w formie elektronicznej. Jako dowód dostarczenia korespondencji przyjmuje się fakt
otrzymania potwierdzenia odbioru korespondencji.
§5
Płatności
1.
2.
3.
Zamawiający dopuszcza możliwość uiszczenia zaliczki w wysokości do 40% wartości zamówienia
wynikającej z propozycji cenowej Wykonawcy z dnia ………………..
W dniu zakończenia każdego ze szkoleń, tj. 5.02, 14.02, 19.02.2014 r., Zamawiający potwierdzi protokołem
odbioru wykonanie usług hotelowo-restauracyjnych oraz najmu sali szkoleniowej.
Za wykonanie w ramach niniejszej umowy ww. usług, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie
w wysokości odpowiadającej wartości wykorzystanych przez Zamawiającego usług (zgodnie z ustaleniami
ilościowymi) wg stawek brutto wynoszących zgodnie z ofertą cenową Wykonawcy z dnia ……………….r.:
a) za nocleg w pokoju jednoosobowym - ….….. zł brutto (…………. złotych brutto),
b) za usługę jednego śniadania - ….….. zł brutto (…………. złotych brutto),
c) za usługę jednego obiadu - …….. zł brutto (……………. złotych brutto),
d) za usługę jednej kolacji - ……… zł brutto (……………. złotych brutto),
str. 4
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
e) za usługę całodziennego serwisu kawowego uwzględniającego poczęstunek w postaci ciasta - ……… zł
brutto (…………………. złotych brutto).
4. Wynagrodzenie, o którym umowa w ust. 3 obejmuje wszystkie koszty ponoszone przez Wykonawcę
w związku z realizacją umowy.
5. Przy realizacji przedmiotu umowy dla grup pierwotnie zakładanych przez Zamawiającego, tj. 40, 25 i 25
osób, w zakresie wynikającym z zapytania ofertowego, maksymalna wartość umowy nie przekroczy kwoty
z oferty cenowej Wykonawcy, tj. ………… zł brutto (…………….. brutto).
6. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności ani kosztów związanych ze szkodami wyrządzonymi przez
uczestników szkolenia.
7. Zamawiający nie pokrywa kosztów ewentualnych zamówień i usług złożonych przez uczestników,
nieobjętych umową takich jak korzystanie z telefonów w pokojach, minibarów i innych.
8. Podstawą wypłaty wynagrodzenia, o którym mowa w ust.2 będzie faktura VAT wystawiona przez
Wykonawcę oraz protokoły odbioru przedmiotu zamówienia podpisane przez reprezentantów Stron
niniejszej umowy. Płatność zostanie uregulowana przelewem bankowym w terminie 14 dni od daty
wystawienia faktury VAT.
9. Wartość realizacji przedmiotu umowy jest współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego.
10. W przypadku opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia Wykonawca może żądać zapłaty odsetek w wysokości
ustawowej.
§6
Odstąpienie od umowy
1.
2.
3.
Strony dopuszczają możliwość odstąpienia od umowy w przypadku, gdy Wykonawca nie przystąpił do
realizacji umowy lub gdy jedna ze stron zaniechała obowiązków wynikających z umowy.
We wszystkich przypadkach wskazanych w ust. 1 odpowiednio Wykonawca lub Zamawiający jest
zobowiązany do pisemnego wezwania strony przeciwnej do realizacji zobowiązań umownych bez zbędnej
zwłoki (za okres spełniający warunek „bez zbędnej zwłoki” przyjmuje się 3 godziny). Prawo odstąpienia od
umowy przysługuje, jeżeli pomimo upływu czasu zawartego w wezwaniu, strona nie przystąpiła do
realizacji obowiązków umownych.
Odstąpienie od umowy następuje ze skutkiem natychmiastowym.
§7
Kary umowne
1.
2.
3.
Za odstąpienie od umowy z przyczyn wskazanych w § 6 ust. 1, Stronie odstępującej przysługują kary
umowne w następującej wysokości 4.000,00 zł (cztery tysiące złotych brutto).
Za niewłaściwą realizację zapisów umowy, Zamawiający naliczy następujące kary:
2.1. za salę szkoleniową nie spełniającą wymagań z §2 ust.2 – 500 zł brutto (pięćset złotych brutto),
2.2. za usługi restauracyjne niezgodne z wymaganiami z §2 ust. 3:
a) ograniczenia w serwisie kawowym – 500 zł brutto (pięćset złotych brutto),
b) brak ekspresu do kawy – 500 zł brutto (pięćset złotych brutto),
c) ogólny brak elementów składowych serwisu kawowego m.in. napojów, ciasteczek, wody –
500 zł brutto (pięćset złotych brutto),
d) menu obiadowe inne niż zamawiane – 1000 zł brutto (tysiąc złotych brutto),
e) menu kolacyjne inne niż zamawiane – 1000 zł brutto (tysiąc złotych brutto),
2.3. za usługi noclegowe niespełniające wymagań z §2 ust. 4:
a) za każdy brakujący pokój jednoosobowy - 300 zł brutto (trzysta złotych brutto),
b) brak osobnych łazienek w pokojach – 1000 zł brutto (tysiąc złotych brutto).
Strony zachowują możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, przewyższającego zastrzeżone
kary umowne oraz odszkodowania na zasadach ogólnych z innego tytułu niż wymienione w ust. 1 i 2.
str. 5
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
4.
Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie należnych Zamawiającemu kar umownych i należności z rachunku
wystawionego przez Wykonawcę.
§8
Nadzór i koordynacja realizacji umowy
1.
Nadzór ze strony Zamawiającego nad realizacją zamówienia sprawować będą: p. Mariusz Śpiewok,
kierownik projektu, e-mail: [email protected], tel. 501 355 568; p. Monika Papis, e-mail:
[email protected] oraz p. Katarzyna Kamieniobrodzka, email: [email protected],
tel: 32 77 60 160,
2.
Ze strony Wykonawcy nadzór na realizacją umowy sprawować będzie p. …………….……, e-mail: …………........;
kom. ……………..
3.
Jednocześnie Wykonawca deklaruje gotowość do poddania się kontroli i audytowi dokonywanemu przez
Instytucję Pośredniczącą II stopnia (Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji), Instytucję Zarządzającą
(Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju- dawniej Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) oraz inne
uprawnione do tego podmioty w zakresie prawidłowości realizacji niniejszej umowy. W związku z tym,
w razie konieczności, Wykonawca udostępni kontrolującym wgląd w dokumenty, w tym dokumenty
finansowe oraz dokumenty w formie elektronicznej związane z realizacją umowy.
4.
Wykonawca zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją niniejszej umowy do
dnia 31 grudnia 2020 roku w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo.
§9
Postanowienia końcowe
1.
2.
3.
4.
Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Wszelkie spory z tytułu zapisów niniejszego porozumienia strony będą starały się rozwiązać polubownie.
W przypadku braku skuteczności ust. 2 spory wynikłe w toku realizacji porozumienia będą rozstrzygane
przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.
Wykonawca
Zamawiający
str. 6