12-05 Opinia wspólnego organu nadzorczego Europolu w sprawie

EUROPOL JOINT SUPERVISORY BODY
Opinia 12/05 wspólnego organu nadzorczego Europolu
w sprawie zgłoszenia przez Europol operacji przetwarzania „Czas
pracy/elastyczny czas pracy/godziny nadliczbowe/gotowość do pracy/praca w
systemie zmianowym” („Elastyczny czas pracy”)
Wspólny organ nadzorczy Europolu przeanalizował zgłoszenie „Elastyczny czas pracy”
przesłane przez Europol w celu przeprowadzenia kontroli wstępnej zgodnie z
wymogami art. 28 i 30 decyzji dyrektora wprowadzającej w życie zasady określone w
rozporządzeniu 45/2001. Wspólny organ nadzorczy przeanalizował również następujące
dokumenty związane z przedmiotową operacją przetwarzania: formularz „wniosku w
sprawie elastycznego czasu pracy” – EDOC#523936, arkusz „indywidualnej
miesięcznej ewidencji czasu pracy” – EDOC#547667v10 oraz arkusz „miesięcznego
zestawienia bilansowego czasu pracy” – EDOC#547668. Ponadto uwzględniona została
decyzja dyrektora w sprawie czasu pracy, elastycznego czasu pracy i pracy w godzinach
nadliczbowych w Europolu – EDOC#442783v35.
1.
Kontekst
Pomimo iż pierwotnie przedmiotowa operacja przetwarzania nie została przez Europol
uznana za operację przetwarzania podlegającą „kontroli wstępnej” w rozumieniu art. 30
decyzji dyrektora wprowadzającej w życie zasady określone w rozporządzeniu 45/2001,
wydział do spraw ochrony danych wyraził pewne wątpliwości w kwestii zgodności
proponowanej operacji z zasadami ochrony danych, zwracając się o opinię do
wspólnego organu nadzorczego.
W oparciu o udostępnioną dokumentację wspólny organ nadzorczy wyraził pogląd, iż
w pyt. 8a zgłoszenia, które dotyczy tego, czy przetwarzane są określone dane
szczególnie wrażliwe (w tym dane osobowe dotyczące stanu zdrowia), zamiast
odpowiedzi „nie” należy zaznaczyć odpowiedź „tak”. Wynika to z faktu, że w oparciu o
arkusze elastycznego czasu pracy, stanowiące część przedmiotowej procedury,
gromadzone są dane osobowe dotyczące zwolnienia chorobowego i urlopu
okolicznościowego. W związku z tym wspólny organ nadzorczy zalecił Europolowi
przekazanie odpowiednich dokumentów w celu przeprowadzenia kontroli wstępnej.
1
2.
Cel operacji przetwarzania
Celem przedmiotowej operacji jest:





ewidencja czasu pracy członków personelu w celu zapewnienia zgodności
z regulaminem pracowniczym i przepisami wykonawczymi;
umożliwienie członkom personelu korzystania z systemu elastycznego czasu
pracy w celu lepszego zrównoważenia sfer życia zawodowego i prywatnego;
ułatwienie obliczania wysokości należnej rekompensaty/wynagrodzenia za pracę
w godzinach nadliczbowych (jeżeli dotyczy);
ustalanie prawa członków personelu do dodatku z tytułu gotowości do pracy
i określanie jego wysokości; oraz
ustalanie prawa członków personelu do dodatku z tytułu pracy w systemie
zmianowym.
3.
Uwagi i zalecenia
3.1.
Formularz zgłoszeniowy
W pyt. 8a zaznaczono odpowiedź „tak” w związku z faktem, że w ramach
przedmiotowej operacji gromadzone są dane osobowe dotyczące stanu zdrowia.
W pyt. 8b, dotyczącym tego, czy dane osobowe są przetwarzane w celu oceny
osobistych cech osoby, której dane dotyczą, w tym jej kwalifikacji, wydajności i
zachowania, zaznaczono odpowiedź „nie”. Europol poinformował, że do takich ocen
wykorzystywane są inne procedury. Wspólny organ nadzorczy pragnie podkreślić, że
nawet w takim przypadku konieczna jest kontrola wsteczna (wykorzystywanie i
kontrola rejestrów).
W pyt. 10, dotyczącym podstawy prawnej, wymieniono wiele szczegółowych
przepisów, na których opiera się przedmiotowa operacja przetwarzania. Należy jednak
także uwzględnić odniesienie do decyzji dyrektora wprowadzającej w życie zasady
określone w rozporządzeniu 45/2001, która również jest mającą zastosowanie podstawą
prawną.
W pyt. 14, dotyczącym kategorii przechowywanych danych, wskazano, iż
przechowywane jest „imię i nazwisko”, a następnie wymienia się następujące
dodatkowe dane gromadzone na podstawie dokumentów stanowiących część procedury:



Arkusz indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy: wydział, pracownik
tymczasowy/kontraktowy, grupa zaszeregowania, numer służbowy, czas pracy,
elastyczny czas pracy/godziny nadliczbowe, gotowość do pracy/praca w
systemie zmianowym/urlop (zwolnienie), przeniesiony kredyt oraz
usprawiedliwione nieobecności.
Formularz wniosku w sprawie elastycznego czasu pracy: jak wyżej, przy czym
łącznie z „uzasadnieniem i przyczynami negatywnego wpływu na bilans”.
Arkusz miesięcznego zestawienia bilansowego czasu pracy: brak szczegółowego
rozbicia.
2
W indywidualnej ewidencji czasu pracy najwyraźniej nie jest wymagane podanie grupy
zaszeregowania członków personelu. We wniosku w sprawie elastycznego czasu pracy
taki wymóg podania grupy zaszeregowania członków personelu jednak się pojawia;
jeżeli zasady dotyczące elastycznego czasu pracy nie różnią się w zależności od grupy
zaszeregowania, informacje na temat grupy zaszeregowania nie są w przedmiotowym
procesie wymagane i nie ma potrzeby ich gromadzenia przy wykorzystaniu tego
arkusza. W przypadku miesięcznego zestawienia bilansowego czasu pracy brak jest
szczegółowego rozbicia; dane gromadzone przy wykorzystaniu tego arkusza należą
jednak do kategorii danych, które wymieniono jako dane gromadzone dla potrzeb
indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy.
Zalecenia




3.2.
W pyt. 10 formularza zgłoszeniowego uwzględnić decyzję dyrektora
wprowadzającą w życie zasady określone rozporządzeniem 45/2001 jako jedną z
podstaw prawnych.
Zmienić treść formularza zgłoszeniowego w celu uwzględnienia faktu, że
w indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy nie jest wymagane podanie
grupy zaszeregowania członka personelu.
Wyjaśnić, czy zasady dotyczące elastycznego czasu pracy różnią się
w zależności od grupy zaszeregowania. Jeżeli nie, należy usunąć pole dotyczące
grupy zaszeregowania z formularza wniosku w sprawie elastycznego czasu
pracy, a także usunąć odniesienie do gromadzenia danych dotyczących grupy
zaszeregowania w pyt. 14 formularza zgłoszeniowego.
Jeżeli zasady dotyczące elastycznego czasu pracy różnią się w zależności od
grupy zaszeregowania, a tym samym konieczne jest ich gromadzenie, należy
zmienić treść zgłoszenia w celu uwidocznienia faktu, że takie dane są
gromadzone przy wykorzystaniu wniosku w sprawie elastycznego czasu pracy.
Indywidualna miesięczna ewidencja czasu pracy
Jest to arkusz kalkulacyjny programu Excel wykorzystywany przez poszczególnych
członków personelu do ewidencjonowania dziennego czasu pracy, usprawiedliwionych
nieobecności, gotowości do pracy/pracy w systemie zmianowym, bilansu elastycznego
czasu pracy, godzin nadliczbowych oraz przeniesionego kredytu. Jak wspomniano
powyżej w pkt 3.1, zgodnie z informacją w formularzu zgłoszeniowym, gromadzone są
również dane dotyczące grupy zaszeregowania; w samym arkuszu najwyraźniej brak
jest jednak wymogu podania takich informacji. Personel drukuje, podpisuje i przesyła
uzupełnione arkusze do administracji wydziału.
W początkowych fazach przedmiotowej operacji arkusze indywidualnej miesięcznej
ewidencji czasu pracy były dołączane do arkusza „miesięcznego zestawienia
bilansowego czasu pracy” poszczególnych wydziałów. Oznaczało to, że miesięczna
ewidencja czasu pracy poszczególnych członków personelu była dostępna dla całego
zatrudniającego ich wydziału. Praktyka taka była niezgodna z obowiązującymi
zasadami dotyczącymi ochrony danych i powodowała wiele problemów, np.:
3



Dane osobowe wprowadzane do arkuszy były dostępne dla szerszej niż to
konieczne grupy osób, a powinny być dostępne jedynie dla osób
odpowiedzialnych za kontrolę/zatwierdzanie urlopów (zwolnień) itp. (mogliby
to być kierownicy wydziałów, kierownicy zespołów, wyznaczeni pracownicy do
spraw personalnych).
Duże prawdopodobieństwo zmiany danych przez osoby wypełniające
niewłaściwe pola (co jest typowe w przypadku Excela).
Jeżeli personel miał możliwość zapisywania arkuszy na własnych komputerach,
prawdopodobnie zapisywano arkusze całego wydziału (i zapewne na czas
nieokreślony).
Kolejnym problemem związanym z arkuszem indywidualnej miesięcznej ewidencji
czasu pracy w pierwotnej formie była obecność w nim kolumny „nieobecność, urlop
okolicznościowy lub zwolnienie chorobowe” wyszczególnionej kolorem niebieskim.
Uwzględniono w nim również kolumnę „uwagi”, w której należało wpisywać „wszelkie
informacje istotne dla ewidencji czasu pracy, w szczególności dotyczące danych
wpisywanych w niebieskich kolumnach”. Fakt, iż korzystano z arkusza wydziałowego,
a nie indywidualnego, oznaczał, że informacja o przyczynach zwolnienia chorobowego
była potencjalnie dostępna dla członków personelu z całego wydziału. Choć według
wyjaśnień Europolu nie zamierzano gromadzić danych dotyczących przyczyn zwolnień
chorobowych, ponieważ odbywa się to przy wykorzystaniu innej procedury, to
instrukcja zawarta w treści formularza mogła skłonić niektórych członków personelu do
podawania takich informacji.
Niektóre wydziały dzieliły arkusz wydziałowy na arkusze indywidualne, aby uniknąć
sytuacji, w której dane osobowe członków personelu są dostępne dla całego wydziału.
Po pewnym czasie udostępniono zmienioną wersję arkuszy. Arkusz indywidualnej
miesięcznej ewidencji czasu pracy ma obecnie formę osobnego arkusza dla każdego
członka personelu. Eliminuje to wiele z opisanych powyżej problemów związanych
z pierwotnym formatem. Arkusze indywidualne są w użyciu od dnia 1 sierpnia 2011 r.
W dniu 17 października 2011 r. Europol poinformował jednak, że analitycy służby
operacyjnej chwilowo nie korzystają z arkuszy indywidualnych z przyczyn
technicznych, opisanych jako „brak zgodności pomiędzy administracyjnym
i operacyjnym systemem zarządzania danymi”. Europol zaproponował możliwe
obejście problemu w ten sposób, że pracownicy mieliby przechowywać arkusze
indywidualne na osobistym dysku i przesyłać je do administracji wydziału na koniec
miesiąca w celu wprowadzenia do systemu zarządzania danymi. Europol informuje, że
jego wydział personalny otrzymywał indywidualne karty pracy ze wszystkich
wydziałów, co pokazuje, że praktyka wykorzystywania arkuszy indywidualnych
zamiast wydziałowych została z powodzeniem wdrożona. Europol wskazuje jednak
także, że wydział personalny nie kontroluje sposobu, w jaki wydziały zestawiają swoje
arkusze w praktyce, a jedynie otrzymuje zeskanowaną kopię na koniec każdego
miesiąca.
4
Zmieniony arkusz posiada kolumnę przeznaczoną do wprowadzania pozycji danych
dotyczącej liczby wykorzystanych godzin urlopu wypoczynkowego, zwolnienia
chorobowego i urlopu okolicznościowego (w zawiadomieniu określonych jako
usprawiedliwione nieobecności). Jest to kolumna koloru niebieskiego, podobnie jak
inne kolumny dotyczące, np. godzin nadliczbowych, zadań itp. Podobnie jak
w pierwszej wersji arkusza, uwzględniono również kolumnę „uwagi”, w której powinny
się znaleźć „wszelkie informacje ogólne istotne dla ewidencji czasu pracy,
w szczególności dotyczące danych wpisywanych w niebieskich kolumnach.”
Wymagane jest podanie po prostu sygnatur dokumentów uzasadniających takie
nieobecności. W kolumnie „uwagi” pojawiła się dodatkowa instrukcja – wyraźnym
czerwonym drukiem – o treści „nie należy podawać szczegółowych danych
dotyczących urlopu okolicznościowego lub zwolnienia chorobowego”. Dzięki temu
członkowie personelu nie wpisują w tym miejscu szczególnie chronionych danych
osobowych. W związku z tym gromadzenie danych dotyczących zwolnienia
chorobowego lub urlopu okolicznościowego w ramach przedmiotowej procedury
powinno zostać ograniczone do liczby wykorzystanych dni/godzin. Formularz
zgłoszeniowy dokładnie odzwierciedla proces gromadzenia danych dotyczących stanu
zdrowia w pyt. 8a (jak opisano w pkt. 3.1 powyżej) i w pyt. 16, dotyczącym danych
szczególnie chronionych; w tym przypadku Europol opisuje gromadzone dane jako
„dane na temat stanu zdrowia osoby, której dane dotyczą, ze ścisłym ograniczeniem do
danych wskazujących na stan chorobowy, lecz z wyłączeniem danych poufnych
zawierających diagnozę lekarską dotyczącą stanu zdrowia osoby, której dane dotyczą”.
Zgodnie z instrukcją w karcie pracy, w polu uwag nie należy podawać danych
szczegółowych dotyczących urlopu okolicznościowego lub zwolnienia chorobowego.
Zalecenia


3.3.
Zgodnie z zaleceniem w pkt. 3.1 powyżej – zmienić treść formularza
zgłoszeniowego w celu odzwierciedlenia faktu, że w indywidualnej miesięcznej
ewidencji czasu pracy nie jest wymagane podanie grupy zaszeregowania
członka personelu.
Wdrożyć niezbędne rozwiązania techniczne, dzięki którym cały personel będzie
mógł korzystać z arkuszy indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy
zgodnie z przeznaczeniem (tj. jeden osobisty arkusz dla każdego członka
personelu, który nie jest dołączany do grupowego arkusza wydziałowego).
Tymczasem należy zadbać o to, by członkowie personelu niemający możliwości
korzystania z kart indywidualnych w ten sposób przechowywali arkusz
indywidualny na osobistym dysku i przesyłali do administracji swojego
wydziału na koniec miesiąca w celu wprowadzenia do systemu zarządzania
danymi.
Miesięczne zestawienie bilansowe czasu pracy
Jest to arkusz kalkulacyjny programu Excel wykorzystywany przez kierowników
wydziałów. Wypełniony arkusz każdego kierownika wydziału powinien zawierać
następujące dane podległych mu członków personelu, przekazywane z wykorzystaniem
indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy: nazwisko i imię, numer służbowy,
odbyty dyżur, system elastycznego czasu pracy, niepełny wymiar czasu pracy,
kredyt/debet miesięczny oraz liczba przepracowanych godzin. Arkusz posiada również
5
kolumnę uwag, z której należy korzystać przy sporządzaniu zestawienia czasu pracy,
szczególnie w przypadku, gdy zatwierdzony został przeniesiony kredyt przekraczający
16 godzin. Każdego miesiąca arkusz powinien zostać uzupełniony danymi każdego
z członków personelu, podpisany przez kierownika wydziału i wicedyrektora,
przeskanowany i przesłany do wydziału personalnego.
W opinii wspólnego organu nadzorczego przedmiotowy dokument nie budzi
wątpliwości w kwestii zgodności z zasadami ochrony danych.
3.4.
Wniosek w sprawie elastycznego czasu pracy (zgoda kierownika
wydziału/bezpośredniego przełożonego)
Jest to formularz, za pomocą którego występuje się o przyznanie „elastycznego urlopu”
(dotyczy nieobecności w czasie normalnych godzin pracy, urlopu wyrównawczego,
przeniesionego kredytu przekraczającego 16 godzin). Członkowie personelu podają
następujące dane: imię i nazwisko, numer służbowy, grupa zaszeregowania, system
pracy, kredyt w ramach elastycznego czasu pracy, rodzaj nieobecności, której dotyczy
wniosek (pole do zaznaczenia), wykorzystane dni/godziny nieobecności w danym
miesiącu, liczba dni/godzin nieobecności, których dotyczy wniosek wraz z
uzasadnieniem (w szczególności w przypadku, gdy wykorzystano już całkowicie
przysługujący wymiar urlopu) oraz powód przeniesienia kredytu przekraczającego 16
godzin. Wypełnione formularze są przechowywane w biurze administracyjnym każdego
wydziału.
Jak wspomniano w pkt 3.1 powyżej, w formularzu wniosku w sprawie elastycznego
czasu pracy wymagane jest podanie grupy zaszeregowania członka personelu. Jeżeli
zasady dotyczące elastycznego czasu pracy nie różnią się w zależności od grupy
zaszeregowania, informacje dotyczące grupy zaszeregowania nie są w przedmiotowym
procesie wymagane i nie ma potrzeby ich gromadzenia przy wykorzystaniu formularza
wniosku.
W opinii wspólnego organu nadzorczego formularz – z wyjątkiem omówionego
powyżej problemu grupy zaszeregowania – jest zgodny z obowiązującymi zasadami
ochrony danych.
Zalecenia
W niniejszym przypadku zastosowanie mają zalecenia przedstawione w pkt. 3.1
w związku z problemem grupy zaszeregowania:


Wyjaśnić, czy zasady dotyczące elastycznego czasu pracy różnią się
w zależności od grupy zaszeregowania. Jeżeli nie, należy usunąć pole dotyczące
grupy zaszeregowania z formularza wniosku w sprawie elastycznego czasu
pracy, a także usunąć odniesienie do gromadzenia danych dotyczących grupy
zaszeregowania w pyt. 14 formularza zgłoszeniowego.
Jeżeli zasady dotyczące elastycznego czasu pracy różnią się w zależności od
grupy zaszeregowania, a tym samym konieczne jest ich gromadzenie, należy
zmienić treść zgłoszenia w celu uwidocznienia faktu, że takie dane są
gromadzone przy wykorzystaniu wniosku w sprawie elastycznego czasu pracy.
6
4.
Oświadczenia o ochronie prywatności
Oświadczenie o ochronie prywatności wchodzi w skład każdego z trzech dokumentów
omówionych w pkt. 3.2–3.4.
Oświadczenia o ochronie prywatności są jasne, zwięzłe i zawierają większość
informacji, jakie należy udostępnić osobom, których dane dotyczą, zgodnie
z obowiązującymi zasadami ochrony danych – z dwoma wyjątkami.
Po pierwsze, brak jest odniesienia do faktu, że jedną z mających zastosowanie podstaw
prawnych jest decyzja dyrektora wprowadzająca w życie zasady określone
w rozporządzeniu 45/2001.
Po drugie, choć w oświadczeniach o ochronie poufności stwierdza się wyraźnie, iż
wszystkie „pytania” są obowiązkowe, to zgodnie z art. 14 ust. 7 decyzji dyrektora
w sprawie czasu pracy, elastycznego czasu pracy i pracy w godzinach nadliczbowych
w Europolu przedstawione informacje powinny również wskazywać na „obowiązkowy
charakter składania kart pracy oraz konsekwencje ich niezłożenia” (jeśli dotyczy).
Wymóg taki wynika również z art. 12 ust. 1 lit. d) decyzji dyrektora wprowadzającej
w życie zasady określone w rozporządzeniu 45/2001.
Zalecenia

Zadbać o to, by w oświadczeniach o ochronie prywatności dołączonych do
formularza „wniosku w sprawie elastycznego czasu pracy” (zgoda kierownika
wydziału/bezpośredniego przełożonego), arkusza kalkulacyjnego stanowiącego
wzór „indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy” oraz do arkusza
kalkulacyjnego stanowiącego wzór „miesięcznego zestawienia bilansowego
czasu pracy”:
1. wskazano w sposób wyraźny decyzję dyrektora wprowadzającą w życie
zasady określone w rozporządzeniu 45/2001 jako jedną z mających
zastosowanie podstaw prawnych; oraz
2. uwzględniono informację wskazującą na „obowiązkowy charakter
składania kart pracy oraz konsekwencje ich niezłożenia”, odpowiednio,
zgodnie z wymogami art. 14 ust. 7 decyzji dyrektora w sprawie czasu
pracy, elastycznego czasu pracy i pracy w godzinach nadliczbowych w
Europolu oraz art. 12 ust. 1 lit. d) decyzji dyrektora wprowadzającej
w życie zasady określone w rozporządzeniu 45/2001 – jeśli dotyczy.
5.
Wnioski
Wspólny organ nadzorczy wzywa Europol do przedstawienia uwag na temat niniejszej
opinii oraz, w szczególności, do udokumentowania faktu wprowadzenia w życie
zaleceń, w terminie dwóch miesięcy od daty sporządzenia niniejszej opinii.
Bruksela, dnia 4 stycznia 2012 r.
Isabel Cruz
Przewodnicząca wspólnego organu nadzorczego Europolu
(Podpisano: Sekretarz ds. ochrony danych)
7