TWORZENIE I NADZOROWANIE DOKUMENTÓW SYSTEMOWYCH

TWORZENIE I NADZOROWANIE DOKUMENTÓW SYSTEMOWYCH (PROCEDUR, KSIĘGI
JAKOŚCI I KART USŁUG)
SJ.0142.1.2013
Data: 23.10.2013
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds. Jakości
Strona 1 z 5
Zatwierdzone przez: Starosta Wałbrzyski
1. Cel i zakres
1.1. Cel
Celem niniejszej procedury jest zapewnienie, że dokumentacja Systemu Zarządzania
Jakością stosowana w Starostwie Powiatowym w Wałbrzychu jest nadzorowana, a zasady
jej rozpowszechniania i aktualizacji są znane.
1.2. Zakres
Procedurę tę stosuje się w odniesieniu do dokumentacji systemowej tj.:
1. Udokumentowanej Polityki Jakości Starostwa Powiatowego w Wałbrzychu.
2. Księgi jakości.
3. Procedur wymaganych postanowieniami normy PN-EN ISO 9001:2009.
4. Schematów graficznych wraz z opisami.
5. Kart usług
2.
Podstawa, powołania i definicje
2.1. Podstawa
Norma PN-EN ISO 9001:2009 Wymagania pkt.4.2. 3 – nadzór nad dokumentacją
Pkt.4.2.4 – nadzór nad zapisami
2.2. Powołania
Proces: Wydanie i nadzorowanie aktów prawnych Starosty tj. zarządzeń oraz dyspozycji
2.3. Definicje
PROCEDURA – ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesów.
PROCES – zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które
przekształcają wejścia w wyjścia.
3.
Odpowiedzialność
3.1. Politykę Jakości Starostwa Powiatowego w Wałbrzychu opracowuje Starosta
Wałbrzyski, a za jej rozpowszechnianie odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Jakości
3.2. Księgę jakości opracowuje Pełnomocnik ds. Jakości, zatwierdza Starosta Wałbrzyski.
Pełnomocnik jest zobowiązany do wydania Księgi i jej rozpowszechnienia oraz
odpowiada za właściwą jej aktualizację
3.3. Procedury wymagane postanowieniami normy PN-EN ISO 9001 opracowuje
Pełnomocnik ds. Jakości, a zatwierdza Starosta Wałbrzyski. Pełnomocnik jest
odpowiedzialny za wydanie procedur, ich rozpowszechnienie i aktualizację.
3.4. Schematy graficzne procedur wraz z opisami opracowują właściciele procesów lub
osoby przez nich wyznaczone. Właściciele procesów i Pełnomocnik ds. Jakości
odpowiedzialni są za zatwierdzanie schematów graficznych i ich aktualizację.
Pełnomocnik ds. Jakości odpowiedzialny jest za zatwierdzenie schematu graficznego
– procedury poprzez wydanie zarządzenia Starosty.
3.5. Karty usług opracowują pracownicy merytoryczni wykonujący określone zadania.
3.6. Pozostałe dokumenty wynikające z opisów do procesów oraz dokumenty pochodzące
z zewnątrz są nadzorowane przez właścicieli procesów w taki sposób, ze ich
specyfikacja jest pracownikom znana, zrewidowany jest ich aktualny status,
dokumenty są zebrane w określonym miejscu ich użytkowania.
3.7. Za nadzór nad dokumentami i właściwą ich gospodarkę w wydziałach odpowiadają
Data aktualizacji: 2013-10-23
Aktualne dokumenty SZJ znajdują się pod adresem: http://www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl
Pełnomocnik
ds. Jakości
TWORZENIE I NADZOROWANIE DOKUMENTÓW SYSTEMOWYCH (PROCEDUR, KSIĘGI
JAKOŚCI I KART USŁUG)
SJ.0142.1.2013
Data: 23.10.2013
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds. Jakości
Strona 2 z 5
Zatwierdzone przez: Starosta Wałbrzyski
naczelnicy, a na samodzielnych stanowiskach pracownicy
3.8. Pełnomocnik ds. Jakości odpowiada za:
- prowadzenie prawidłowej gospodarki dokumentami systemowymi
- nadzór nad aktualizacją dokumentów wydanych na
papierze
posiadaniu poszczególnych użytkowników.
będących w
4.
Realizacja
4.1. Dokumenty
Dokumenty takie jak: Księga Jakości oraz załączone do niej procedury wraz z opisami,
ankieta
zatwierdzone Zarządzeniem Starosty stanowią egzemplarze wzorcowe.
Dokumenty te udostępniane są użytkownikom w wersji elektronicznej. Dokumenty w
formie elektronicznej zapisane są w formacie PDF i umieszczone w Biuletynie Informacji
Publicznej Starostwa (www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl)
Karty usług są do wglądu dla każdego interesanta w Kancelarii Ogólnej oraz w każdym
Wydziale. Karty usług są umieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa
(www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl). Udostępnianie klientom kart usług odbywa się
poprzez:
1/ kopiowanie lub wydrukowanie,
2/ kopiowanie na nośniki elektroniczne,
3/ wysłanie pocztą elektroniczną,
4/ pobranie z BIP.
4.2. Użytkowanie i ochrona treści dokumentów
Dokumenty takie jak: Księga Jakości, procedura wraz z opisem
traktowane są jako
egzemplarze nadzorowane w wersji elektronicznej. Podlegają one aktualizacji i wymianie w
przypadku wznowienia wydania. Wszystkie nadzorowane dokumenty, które są w użyciu
powinny być aktualne. W przypadku wydruku dokumentacji systemu zarządzania jakością
przed jej każdym użyciem pracownik zobowiązany jest do upewnienia się czy posiadany
przez niego egzemplarz jest zgodny z tym na stronie internetowej.
Pełnomocnik ds. Jakości użytkuje komplet wzorcowy w formie wydrukowanej. Komplet
wzorcowy na nośniku papierowym jest tylko jeden w Starostwie i oznaczony jest słowem
„WZORCOWY”.
Dokumenty, które nie są nadzorowane rozpowszechniane są wyłącznie za zgodą
kierownika komórki organizacyjnej, nie podlegają one aktualizacji i ewidencjonowaniu.
Oryginały kart usług w wersji papierowej zatwierdzone pod względem merytorycznym i
formalnym przez osoby upoważnione są przechowywane w Wydziale Organizacyjnym i
Spraw Obywatelskich w Kancelarii Ogólnej.
4.3. Przegląd i aktualizacja dokumentów
4.3.1. Wprowadzanie zmian
Pełnomocnik
Zmiany wprowadzone do dokumentacji systemowej odbywają się poprzez wydanie ds. Jakości
zarządzenia Starosty, które reguluje tę zmianę. Nadzór nad zarządzeniem Starosty określa
procedura: Wydanie i nadzorowanie aktów prawnych Starosty tj. zarządzeń oraz
dyspozycji. Zmiany wprowadzane do Księgi Jakości muszą być odnotowywane w karcie
zmian. Karta zmian jest:
- w Księdze Jakości Wzorcowej na stronie po stornie tytułowej,
- załącznikiem do zarządzenia Starosty.
Data aktualizacji: 2013-10-23
Aktualne dokumenty SZJ znajdują się pod adresem: http://www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl
TWORZENIE I NADZOROWANIE DOKUMENTÓW SYSTEMOWYCH (PROCEDUR, KSIĘGI
JAKOŚCI I KART USŁUG)
SJ.0142.1.2013
Data: 23.10.2013
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds. Jakości
Strona 3 z 5
Zatwierdzone przez: Starosta Wałbrzyski
Zadaniem jej jest identyfikowanie aktualnego statusu zmian w Księdze Jakości. Zmiany
wprowadzane do procedur wydanych na papierze odbywają się poprzez wymianę stron lub
całych egzemplarzy przez osoby upoważnione do sprawowania nadzoru nad dokumentacją.
Zmiany odnotowuje się w karcie pn. „Komplet zmian procedur”, która jest załącznikiem do
zarządzenia Starosty. Karta ta znajduje się także przy segregatorach z procedurami, które
są w posiadaniu Pełnomocnika ds. Jakości i Przewodniczącego Rady ds. Jakości.
Nieaktualne schematy graficzne oraz dokumenty pochodzenia wewnętrznego i
zewnętrznego wyspecyfikowane w częściach opisowych procesów należy oznaczyć
pieczęcią o treści: Nie obowiązuje od dnia... lub zniszczyć.
Monitorowanie zgodności kart usług z przepisami prawa, aktualizacja innych danych
zawartych w kartach oraz uzupełnianie katalogu usług o karty w nim nie ujęte z różnych
przyczyn należy do pracowników wykonujących określone usługi, zgodnie z przydzielonym
zakresem czynności i odpowiedzialności. Odpowiedzialność za treść i aktualizację kart usług
ponoszą Naczelnicy Wydziałów. Aktualizacja treści istniejących kart następuje w
przypadku:
1) zmiany obowiązujących uregulowań prawnych, wpływających znacząco na
informacje zawarte w karcie,
2) zmian w strukturze organizacyjnej Starostwa,
3) uzasadnionych sugestii interesantów dotyczących czytelności kart.
Aktualizacja kart usług w związku ze zmianą przepisów jest przeprowadzana na bieżąco, a
w terminie do dnia 31 grudnia każdego roku osoby odpowiedzialne tj. Naczelnicy
Wydziałów składają Sekretarzowi Powiatu krótkie sprawozdanie o stanie aktualności kart
oraz o stopniu objęcia Katalogiem wszystkich świadczonych usług.
W przypadku, gdy przepisy prawa nakładają na Starostwo obowiązek świadczenia nowej
usługi, istotnej z punktu widzenia interesanta, właściwy merytorycznie Naczelnik analizuje
zasadność wprowadzenia nowej karty.
Decyzja o wprowadzeniu nowej karty powinna zostać uzgodniona i
zaakceptowana przez Sekretarza Powiatu.
Nową kartę należy opracować na ustalonym wzorze kart usług i przekazać w formie
drukowanej i elektronicznej do Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich, w
terminie 7 dni przed planowanym zamieszczeniem w Biuletynie Informacji Publicznej.
4.3.2. Usuwanie dokumentów nieaktualnych
Nieaktualne dokumenty nadzorowane wydane na papierze użytkownicy mają obowiązek
zwrócić Pełnomocnikowi ds. Jakości, który je niszczy. Za zniszczenie nieaktualnych
dokumentów w komórkach organizacyjnych odpowiadają kierownicy.
Nieaktualne egzemplarze dokumentów nadzorowanych opatrzonych słowem „WZORCOWY”
należy opatrzyć pieczęcią o treści: Nie obowiązuje od dnia...
Nieaktualne dokumenty znajdujące się w bazie informatycznej są usuwane.
Z chwilą gdy obowiązujące przepisy prawne znoszą obowiązek świadczenia usługi,
właściwy merytorycznie Naczelnik podejmuje decyzję o wycofaniu karty usług.
Fakt ten należy niezwłocznie zgłosić do Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich,
który w terminie do 3 dni od chwili powzięcia informacji podejmuje działania mające na
celu wycofanie karty z obiegu.
Data aktualizacji: 2013-10-23
Aktualne dokumenty SZJ znajdują się pod adresem: http://www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl
TWORZENIE I NADZOROWANIE DOKUMENTÓW SYSTEMOWYCH (PROCEDUR, KSIĘGI
JAKOŚCI I KART USŁUG)
SJ.0142.1.2013
Data: 23.10.2013
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds. Jakości
Strona 4 z 5
Zatwierdzone przez: Starosta Wałbrzyski
5. Zasady identyfikacji dokumentów
Dokumenty systemowe są identyfikowane poprzez nazwę, datę rejestracji, datę aktualizacji
podanie imienia i nazwiska lub stanowiska osoby sporządzającej dokument oraz osoby
zatwierdzającej dokument.
Ustanowione w systemie procedury podlegają zarejestrowaniu zgodnie z Rozporządzeniem
Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej,
jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych. Przyjęto zasadę, że wszystkie procedury będą
zarejestrowane u Pełnomocnika ds. Jakości z oznaczeniem komórki organizacyjnej SO, pod
symbolem klasyfikacyjnym 0142, po oznaczeniu roku umieszczony jest symbol
wydziału/komórki organizacyjnej, do której należy procedura. Z uwagi, na to, że wydziały/
komórki organizacyjne są właścicielami kilku procedur do symbolu wydziału / komórki
organizacyjnej dopisuje się cyfrę oznaczającą kolejny numer procedury w danym wydziale
/ komórce organizacyjnej, np. SO.0142. .2011.JK1
Karty usług identyfikowane są tak samo jak procedury.
Księga Jakości zarejestrowana jest u Pełnomocnika ds. jakości pod symbolem
klasyfikacyjnym 0141 zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18
stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt
oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
6. Archiwizowanie
Nieaktualne egzemplarze dokumentów nadzorowanych opatrzonych słowem „WZORCOWY”
archiwizowane są zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia
2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz
instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14
poz. 67 ze zm.) i przechowywana w archiwum zakładowym zgodnie z Jednolitym
Rzeczowym Wykazem Akt stanowiącym załącznik do ww. Rozporządzenia.
7. Miary i wskaźniki
Miara efektywności
procesu:
Ilość niezgodności
stwierdzonych
podczas auditów
wewnętrznych w
dokumentacji SZJ
Kryterium lub wskaźnik
oceny/monitorowania:
W1≥ 10% Stosunek Ilości niezgodności
stwierdzonych podczas auditów
wewnętrznych w dokumentacji SZJ do
okresu poprzedniego
Data aktualizacji: 2013-10-23
Aktualne dokumenty SZJ znajdują się pod adresem: http://www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl
TWORZENIE I NADZOROWANIE DOKUMENTÓW SYSTEMOWYCH (PROCEDUR, KSIĘGI
JAKOŚCI I KART USŁUG)
SJ.0142.1.2013
Data: 23.10.2013
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds. Jakości
Strona 5 z 5
Zatwierdzone przez: Starosta Wałbrzyski
8. Ocena efektywności procesu
Wskaźnik oceny
efektywności
Kryterium
Oceny (cel)
Ilość
niezgodności
stwierdzonych
podczas
auditów
wewnętrznych
W1 ≥10 %
Porównanie ilości
niezgodności
stwierdzonych w
dokumentacji SZJ
podczas auditów
wewnętrznych do
ilości niezgodności
stwierdzonych w
okresie poprzednim
Osiągnięty
wynik po ½
roku
Osiągnięty
wynik po
roku
Trend
wyników
Data aktualizacji: 2013-10-23
Aktualne dokumenty SZJ znajdują się pod adresem: http://www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl
Wnioski
uwagi