…… Załącznik nr 1c do SIWZ - Opis przedmiotu zamówienia

……
Załącznik nr 1c do SIWZ - Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie imprezy plenerowej pod nazwą „III Lubelski
Kongres Sołtysów”.
Termin realizacji zamówienia: 2 październik 2016 r.
Miejsce realizacji zamówienia: Muzeum Wsi Lubelskiej w Lublinie, al. Warszawska 96,
20-824 Lublin.
Przewidywana frekwencja: max 500 osób.
Zapewnienie usługi w godzinach: 10.00 – 17.00
Miejsce realizacji zamówienia Muzeum Wsi Lubelskiej zostało zarezerwowane przez
Zamawiającego. Koszt wynajęcia powierzchni pokrywa Zamawiający.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Etap 1. Montaż namiotu wraz z wyposażeniem:
1. Wykonawca zapewni montaż i demontaż namiotu z podłogą, podestem scenicznym,
oświetleniem, nagłośnieniem oraz wyposażeniem w miejscu wyznaczonym przez
Zamawiającego
 Namiot o szerokości minimum 10 m, wysokości ścian bocznych minimum 2,5
m, długości do 80 metrów mogących pomieścić 500 osób. Namiot główny o
powierzchni min. 800 m² ze ścianami bocznymi i zadaszeniem. W namiocie
głównym wydzielone miejsce na zaplecze około 10 m². – Zamawiający
dopuszcza szerokość namiotu większą niż 10 m.
 Podest sceniczny mieszczący się w namiocie o minimalnych wymiarach
8mx8m i wysokości 50 cm. Na podeście scenicznym Wykonawca zapewni
miejsca siedzące dla prelegentów (w formie foteli 4 szt.) oraz stolik kawowy.
Na podeście scenicznym Wykonawca zapewni aranżację (ozdoby) w stylu
folkowym po uzgodnieniu z Zamawiającym.
 Stoły z białymi obrusami oraz ławki lub krzesła dla 500 osób .
 Wieszaki na okrycie wierzchnie dla 500 osób
 Prąd w namiocie minimum 20 gniazd oraz oświetlenie żarowe (lampiony
podwieszane do sufitu w ilości min. po 20 punktów o mocy 100W w namiocie).
 Nagłośnienie system głośnikowy stereo (4-6 głośniki) o mocy nie mniejszej niż
500W, zapewnienie 4 mikrofonów bezprzewodowych.
 Podłoga z atestem na całej powierzchni namiotu.
 Oznakowanie namiotu zgodnie z księgą wizualizacji znaku PROW 2014-2020
dostępną na stronie www.minrol.gov.pl wraz z informacją o instytucji
zarządzającej i źródle finansowania po konsultacji z Zamawiającym.
Zakres prac Wykonawcy – Etap 1.
- postawienie namiotu we wskazanym miejscu przez Zamawiającego w dniu 2 października
2016 r. ;
- montaż i demontaż podłogi oraz podestu
- wyposażenie namiotu w stoły, krzesła lub ławki, nagłośnienie, oświetlenie, dekoracje;
- przygotowanie i udostępnienie namiotów w dniu 2 października 2016 r. od godziny 7.00 do
zakończenia kongresu;
- podłączenie prądu z agregatu prądotwórczego;
- złożenie oraz zabranie namiotów wraz z wyposażeniem po zakończeniu kongresu w dniu
2 października 2016 r.
Etap II. Zapewnienie Agregatu prądotwórczego o parametrach technicznych od 100
KVA,50 Hz na homologowanej przyczepie z regulowanym dyszlem, zabudowany i
wyciszony (z zapasem paliwa wystarczającym na czas trwania imprezy).
Zakres prac Wykonawcy - Etap 2:
- dostarczenie agregatu na miejsce imprezy;
- zainstalowanie agregatu;
- zapewnienie 1 osoby do obsługi agregatu;
- zdemontowanie i uprzątnięcie agregatu po zakończeniu imprezy;
Etap 3. Zakup, zapewnienie oraz podanie i wyserwowanie produktów wpisanych na
listę produktów tradycyjnych i regionalnych.
1. Wykonawca zakupi:
 Gotowe wyroby ze świni rasy puławskiej – smalec, boczek wędzony, rolada
boczkowa ze słoniną, karkówka wędzona, szynka peklowana, baleron wędzony - 20
kg
 Kaszanka pieczona z Dobrosławowa – 8 kg
 Kiełbasa wieprzowa z Krzczonowa – 8 kg
 Kiełbasa wędzona z Wisznic – 8 kg
 Kapusta kiszona Kraśnicka – 8 kg
 Ogórki kiszone Kraśnickie – 8 kg
 Racuchy Turowskie – 8 kg
 Piernik lubelski – 8 kg
 Rudnicki pieróg jaglany – 8 kg
 Pieróg gryczany – 8 kg
OP-IV.272.56.2016.AO
Załącznik nr 1c do SIWZ – opis przedmiotu zamówienia.
Strona 2 z 6





Marchwiak z makiem – 8 kg
Cebulak Żukowski – 8 kg
Chleb Wyganowski – 100 szt./700g
Chleb Starowiejski – 100 szt./600g
Oranżada kąkolewicka – 500 szt./330 ml
2. Wykonawca przygotuje oraz zapewni serwis zakupionych produktów tradycyjnych.
Zakres prac Wykonawcy - Etap 3:
- zakup produktów tradycyjnych;
- serwis zakupionych produktów na stoły;
- zapewnienie przynajmniej 5 osób do obsługi serwisu.
Etap 4. Wykonawca zapewni ciepłe posiłki (obiad) w formie stołu szwedzkiego dla 500
osób po uzgodnieniu z Zamawiającym oraz serwis kawowy podczas trwania
Kongresu.
1. Wykonawca zapewni ciągły serwis kawowy ( kawa, herbata, cukier, mleko, cytryna,
woda mineralna, ciasteczka domowe) dla uczestników kongresu od godziny 10.00.
2. Wykonawca ma zapewnić zastawę stołową dla 500 osób lub naczynia i sztućce
jednorazowe w ilości: tacki 1000 szt., widelce 1000 szt., noże 1000 szt., kubeczki
1000 szt., serwetki jednorazowe 1000 szt., flaczarki 500 szt., talerz duży 500 szt.,
filiżanki 100 szt., łyżeczki 500 szt., talerzyki deserowe 500 szt.
3. Obiad ma składać się z zupy 250 ml na osobę, drugiego dania gastronomicznego
składającego się z jednorodnej sztuki mięsa 150 g, ziemniaków 200 g lub ryżu 200 g,
dodatków 100 g (porcja dla jednej osoby).
Zakres prac Wykonawcy - Etap 4:
- zapewnienie stołów z obrusami na potrzeby serwisu kawowego w miejscu wskazanym
przez zamawiającego;
- zapewnienie przynajmniej pięciu warników na ciepłą wodę;
- zapewnienie stołów z obrusami na potrzeby zorganizowania stołu szwedzkiego i
ustawienie ich w miejscu wskazanym przez Zamawiającego;
- rozstawienie i pomoc w serwowaniu obiadu;
- zapewnienie przynajmniej 3 osób do pomocy w serwisie obiadu.
Etap 5. Zapewnienie przenośnych sanitariatów typu toy toy w ilości 4 szt.
1. Wykonawca ma zapewnić 4 sztuki przenośnych sanitariatów typu toy toy w dniu
2 października 2016 r. od godziny 8.00 oraz zapewnić demontaż sanitariatów po
imprezie.
Zakres prac Wykonawcy - Etap 5:
OP-IV.272.56.2016.AO
Załącznik nr 1c do SIWZ – opis przedmiotu zamówienia.
Strona 3 z 6
- Dostarczenie sanitariów i ustawienie ich w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
- Demontaż sanitariów po zakończeniu Kongresu.
Etap 6. Organizacja konkursów i zapewnienie nagród w dwóch konkursach
nawiązujących tematyką do PROW 2014-2020.
1. Wykonawca zapewni organizację 3 konkursów kulinarnych. Do jego zadań będzie
należeć:
 Przygotowanie regulaminów konkursów do uzgodnienia i zatwierdzenia przez
Zamawiającego. Regulaminy muszą zostać zatwierdzone przez Zamawiającego
do dnia 15 września 2016 roku.
 Przeprowadzenie konkursu.
 Powołanie komisji konkursowej składającej się z trzech osób w uzgodnieniu
z Zamawiającym, której zadaniem będzie wyłonienie laureatów.
 Przekazanie w dniu rozstrzygnięcia konkursu nagród pieniężnych w gotówce
laureatom zdobywcom I, II i III miejsca oraz dwóch wyróżnień potwierdzone
czytelnym podpisem przez laureata na potwierdzeniu odbioru nagrody oraz
oświadczeniu przygotowanym przez Zamawiającego- miejsce I - 300 zł,
II- miejsce 200 zł, III miejsce 100 zł. Dwa wyróżnienia po 50 zł.
2. Zorganizowanie na terenie Skansenu oznakowanego punktu konkursowego gdzie
będą przyjmowane zgłoszenia do konkursu i wydawane nagrody pieniężne w miejscu
wskazanym przez zamawiającego.
 Przygotowanie do każdego konkursu dla wszystkich laureatów czeków z wpisaną
kwotą pieniężną w formie papierowej o minimalnym formacie A3 w poziomie
i wręczenie ich na scenie (wręczenia symbolicznych czeków dokona Zamawiający
a nagrody pieniężne będą do odebrania w punkcie obsługi konkursów)
 zapewnienie min. 4 osoby do przygotowania, przeprowadzenia i obsługi
organizowanych konkursów. Konkursy nie mogą trwać jednocześnie. Po
zakończeniu jednego konkursu musi się rozpocząć następny.
Etap 7.Zakup ubezpieczenia OC dla imprezy pod nazwą „Kongres Sołtysów”.
1. Zakup polisy ubezpieczeniowej OC na warunkach standardowych dla imprezy
plenerowej odbywającej się w dniu 2 października 2016 r. w Muzeum Wsi Lubelskiej
w Lublinie i okazanie jej Zamawiającemu co najmniej na 15 dni przed rozpoczęciem
imprezy.
2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody oraz następstwa nieszczęśliwych
wypadków pracowników stron umowy oraz innych osób, powstałe w związku
z realizacją przedmiotu umowy.
Etap 8. Zakup identyfikatorów wyposażonych w smycz.
1. zapewnienie 500 sztuk identyfikatorów (laminat o wymiarach szer. 8 cm x 10 cm
wyposażony w smycz umożliwiającą zawieszenie) z napisem :
„ III Lubelski Kongres Sołtysów”
02.10.2016
OP-IV.272.56.2016.AO
Załącznik nr 1c do SIWZ – opis przedmiotu zamówienia.
Strona 4 z 6
Muzeum Wsi Lubelskiej
oraz umieszczonymi logotypami zgodnymi z księgą wizualizacji znaku PROW 2014-2020
dostępną na stronie www.minrol.gov.pl wraz z informacją o instytucji zarządzającej i źródle
finansowania.


Identyfikatory muszą zostać przypięte do smyczy.
Wzór identyfikatorów musi zostać zatwierdzony przez Zamawiającego do dnia 20
września 2016 roku.
Etap 9. Zapewnienie konferansjera prowadzącego kongres.
1. Zapewnienie konferansjera z udokumentowanym stażem, który musi mieć
doświadczenie z prowadzenia co najmniej 3 imprez plenerowych. Ponadto
Wykonawca zobligowany jest do:
 Przekazania CV konferansjera Zamawiającemu na co najmniej 14 dni przed
organizacją imprezy.
Etap 10. Zorganizowanie konferencji w ramach kongresu na temat problemów
związanych z PROW na lata 2014-2020 oraz możliwości wykorzystania funduszy
unijnych oraz temat dotyczący funduszy sołeckich.
Zakres prac Wykonawcy - Etap 10
- Zapewnienie zestawu multimedialnego – projektor, ekran projekcyjny min 4 m x 3m, laptop
z oprogramowaniem biurowym, łącze internetowe, nagłośnienie.
Zapewnienie prelegentów i programu konferencji leży po stronie Zamawiającego.
Etap 11. Uporządkowanie miejsca po zakończeniu kongresu.
1. Wykonawca zobowiązany jest do uporządkowania miejsca organizacji kongresu
w pierwszym dniu po zakończeniu kongresu i przywrócenie terenu do stanu
pierwotnego, posprzątanie miejsca organizacji ok. 1 ha, zapewnienie worków na
śmieci, zebranie śmieci pozostawionych przez uczestników w worki i zestawienie
wszystkich worków pełnych śmieci w jednym miejscu wskazanym przez
Zamawiającego.
Etap 12. Sprawozdanie z Kongresu Sołtysów.
1. Wykonawca wykona z całości przedmiotu zamówienia 50 zdjęć (część zdjęć z
widocznymi logotypami znaku PROW 2014-2020) oraz pełne sprawozdanie w wersji
papierowej i elektronicznej, w sprawozdaniu winny znaleźć się informacje i
ewentualne materiały z etapów przedmiotu zamówienia (miejsce, termin, podpisane
przez uczestników kongresu listy obecności zgodne ze wzorem przekazanym przez
Zamawiającego, wszelkie materiały informacyjne, zaproszenia oraz dokumentacja
fotograficzna z każdego etapu). Wszystkie materiały użyte w czasie realizacji zadania
OP-IV.272.56.2016.AO
Załącznik nr 1c do SIWZ – opis przedmiotu zamówienia.
Strona 5 z 6
winny zawierać informację o źródle finansowania z widocznymi logotypami zgodnymi
z aktualną księgą wizualizacji PROW 2014-2020, z informacją o źródle finansowania i
instytucji zarządzającej. Sprawozdanie winno być przekazane Zamawiającemu w
wersji papierowej i elektronicznej na nośniku po jednym egzemplarzu.
2. Wykonawca musi przedstawić koszt każdego z wyszególnionych elementów
przedmiotu zamówienia.
3. Sprawozdanie musi zostać przedstawione do akceptacji Zamawiającego w terminie
Etap 13. Zaprojektowanie i wysyłka 250 sztuk zaproszeń.
1. Zaprojektowanie i wydruk oraz wysyłka 250 sztuk zaproszeń. Format dl.
2. Projekt zaproszeń wymaga akceptacji Zamawiającego. Zaproszenia muszą zostać
wysłane nie później niż w dniu 16 września 2016 roku.
3. Zamawiający przekaże Wykonawcy listę osób i adresy do których będą przesłane
zaproszenia - do dnia 13 września 2016 roku.
4. Zaproszenia muszą zostać opatrzone logotypami zgodnie z Księgą Wizualizacji
Znaku PROW na lata 2014 – 2020.
OP-IV.272.56.2016.AO
Załącznik nr 1c do SIWZ – opis przedmiotu zamówienia.
Strona 6 z 6