zalacznik nr 1 do umowy

Załącznik nr 1 do Umowy
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie 3 zadań szkoleniowych dla pracowników Urzędu
Miejskiego w Grudziądzu. Poszczególne zadania szkoleniowe odpowiadają Zadaniom 7, 8 i 9
zdefiniowanym we wniosku o dofinansowanie projektu „Urząd Miejski w Grudziądzu otwarty na
wyzwania XXI wieku” (dalej Projekt ). Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej,
Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej.
I. Informacje ogólne:
1.1 Miejsce prowadzenia szkoleń: sale szkoleniowe Urzędu Miejskiego w Grudziądzu, ul.
Ratuszowa 1,
86-300 Grudziądz i ewentualnie inne sale szkoleniowe wskazane przez
Zamawiającego w mieście Grudziądz.
1.2. Zajęcia będą odbywać się w czasie pracy Urzędu, w wymiarze 8 godzin lekcyjnych (po 45 min)
dziennie, w dniach od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8.30 do 15.30 dla wyodrębnionych
grup szkoleniowych według szczegółowych zakresów tematycznych zgodnie z Harmonogramem
realizacji usługi szkoleniowej (Załącznik nr 2 do Umowy).
1.3. Zamawiający zapewnia salę szkoleniową wyposażoną w projektor multimedialny, ekran oraz
flipchart (bez pisaków i bloków papierowych). Do szkoleń komputerowych Zamawiający zapewnia
salę wyposażoną w odpowiednią liczbę komputerów.
1.4. Zamawiający zapewnia materiały promocyjne dla uczestników szkoleń w postaci torby,
notatnika, pendrive, długopisu z logo Projektu.
1.5. Zamawiający zapewnia oznakowanie sali szkoleniowej zgodnie w z aktualnymi Wytycznymi
dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie internetowej
Ministerstwa
Spraw
Wewnętrznych
i
Administracji
http://ip2.mswia.gov.pl/portal/ip2/326/1265/Promocja_EFS.html.
II. Ogólna charakterystyka usług szkoleniowych:
Zamówienie dotyczy 3 zadań szkoleniowych zaplanowanych w projekcie: „Urząd Miejski w Grudziądzu
otwarty na wyzwania XXI wieku”:
2.1 Zadanie 7 - Przeprowadzenie szkoleń dla 40 urzędników na stanowiskach kierowniczych
Grupa K1 i K2:
a) Uczestnicy: kadra na stanowiskach kierowniczych – 2 grupy po ok. 20 osób
b) Liczba godzin: 8 dni szkoleń x 8 godzin = 64 h dla każdej grupy
P r o j e k t „ U r z ą d M i ej s k i w G r u d z i ą d z u ot w a r t y n a w y z w a n i a X X I w i e k u ”
w s p ó ł f i n an s o w a n y p r z ez U n i ę E u r o p ej s k ą w r a ma c h E u r op ej s k i e g o F u n d u s z u S p o ł e c z n eg o
c)
d)
e)
f)
Łączna liczba godzin: 2 grupy x 64h =128h
Termin realizacji szkoleń: sierpień 2011 –grudzień 2011
Forma zajęć: wykład, dyskusja, studia przypadków, ćwiczenia indywidualne i grupowe
Zakres tematów szkoleń:
– Techniki komunikacji z elementami negocjacji (szkolenie ogólne) – 2 dni szkoleniowe
dla każdej grupy
– Zarządzanie czasem pracy i delegowanie zadań (szkolenie ogólne) – 2 dni szkoleniowe
dla każdej grupy
– Zarządzanie kadrami i system ocen pracowniczych (szkolenie specjalistyczne)– 1 dzień
szkoleniowy dla każdej grupy
– Zamówienia publiczne (szkolenie specjalistyczne) – 2 dni szkoleniowe dla każdej grupy
– Przygotowywanie projektów uchwał JST (szkolenie specjalistyczne) – 1 dzień
szkoleniowy dla każdej grupy
Ogólne ramy tematyczne szkoleń specjalistycznych stanowią Załącznik do SIWZ – Wykonawca
zobowiązany jest uwzględnić wskazane zagadnienia opracowując programy szczegółowe szkoleń.
2.2. Zadanie 8 - Przeprowadzenie szkoleń dla 115 urzędników przygotowujących decyzje administracyjne
Grupy D1, D2, D3, D4, D5, D6, D7,D8:
a) Uczestnicy: urzędnicy przygotowujący decyzje administracyjne z Wydziałów: Budownictwa
i Planowania Przestrzennego, Finansowego, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska,
Komunikacji, Transportu, Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, Spraw Obywatelskich,
Urzędu Stanu Cywilnego i Spraw Społecznych – 8 grup po ok. 15-20 osób
b) Liczba godzin: 8 dni szkoleń x 8 godzin = 64 h dla każdej grupy
c) Łączna liczba godzin: 8 grup x 64 h = 512 h
d) Termin realizacji szkoleń: wrzesień 2011 – styczeń 2012
e) Forma zajęć: wykład, dyskusja, studia przypadków, ćwiczenia indywidualne i grupowe
f) Zakres tematów szkoleń:
– Techniki komunikacji z obsługą trudnego klienta (szkolenie ogólne)– 1 dzień
szkoleniowy dla każdej grupy
– Zarządzanie i organizacja czasu pracy (szkolenie ogólne)– 1 dzień szkoleniowy dla
każdej grupy
– Procedury wydawania decyzji administracyjnych (KPA) (szkolenie specjalistyczne) – 2
dni szkoleniowe dla każdej grupy
– Tematy specjalistyczne wg spraw/decyzji danego Wydziału (szkolenie specjalistyczne)
– 4 dni szkoleniowe dla każdej grupy
Ogólne ramy tematyczne szkoleń specjalistycznych stanowią Załącznik do SIWZ – Wykonawca
zobowiązany jest uwzględnić wskazane zagadnienia opracowując programy szczegółowe szkoleń.
2.3. Zadanie 9 - przeprowadzenie szkoleń dla 82 pracowników według potrzeb stanowiska pracy
Grupa S1
a)
Uczestnicy: członkowie Grupy Roboczej ds. zarządzania projektowego oraz partnerstwa
publiczno-prywatnego – 1 grupa 25 osób
P r o j e k t „ U r z ą d M i ej s k i w G r u d z i ą d z u ot w a r t y n a w y z w a n i a X X I w i e k u ”
w s p ó ł f i n an s o w a n y p r z ez U n i ę E u r o p ej s k ą w r a ma c h E u r op ej s k i e g o F u n d u s z u S p o ł e c z n eg o
b)
c)
d)
e)
f)
Liczba godzin: 5 dni szkoleń x 8 godzin = 40 h
Łączna liczba godzin: 1 grupa x 40 h = 40 h
Termin realizacji szkoleń: sierpień 2011
Forma zajęć: wykład, dyskusja, studia przypadków, ćwiczenia indywidualne i grupowe
Zakres tematów szkoleń:
– Tematy specjalistyczne z zakresu zarządzania projektowego i partnerstwa publicznoprywatnego (szkolenie specjalistyczne) – 5 dni szkoleniowych, w tym 3 dni szkoleń
teoretycznych i 2 dni szkoleń komputerowych
Grupy S2, S3, S4
a) Uczestnicy: urzędnicy zajmujący się finansami i księgowością, pracownicy Biura Obsługi
Interesantów, Straży Miejskiej ( 3 grupy po ok. 20 osób)
b) Liczba godzin: 5 dni szkoleń x 8 godzin = 40 h
c) Łączna liczba godzin: 3 grupy x 40 h = 120 h
d) Termin realizacji szkoleń: styczeń 2012 – luty 2012
e) Forma zajęć: wykład, dyskusja, studia przypadków, ćwiczenia indywidualne i grupowe
f) Zakres tematów szkoleń:
– Techniki komunikacji z obsługą trudnego klienta (szkolenie ogólne) – 1 dzień
szkoleniowy dla każdej grupy
– Zarządzanie i organizacja czasu pracy (szkolenie ogólne) – 1 dzień szkoleniowy dla
każdej grupy
– Tematy specjalistyczne wg potrzeb stanowiska pracy danej grupy (szkolenie
specjalistyczne) – 3 dni szkoleniowe dla każdej grupy
Ogólne ramy tematyczne szkoleń specjalistycznych stanowią Załącznik do SIWZ – Wykonawca
zobowiązany jest uwzględnić wskazane zagadnienia opracowując programy szczegółowe szkoleń.
III. Szczegółowa charakterystyka wymagań wobec usług szkoleniowych i cateringu:
3.1 W ramach opracowania i przeprowadzenia szkoleń stacjonarnych dla pracowników Urzędu Miejskiego w
Grudziądzu, w ramach projektu pt. „Urząd Miejski w Grudziądzu otwarty na wyzwania XXI wieku” (dalej –
Projekt) - na podstawie rekrutacji uczestników przeprowadzonej w 2011 roku – Wykonawca będzie
zobowiązany zapewnić:
3.1.1 Przeprowadzenie szkoleń będących przedmiotem zamówienia zgodnie ze złożoną przez
Wykonawcę ofertą oraz zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi szkoleniowej (Załącznik nr 2 do
Umowy).
3.1.2 Do szkoleń komputerowych – instalację programu MS Project w wersji Standard 2007 na
komputerach udostępnionych przez Zamawiającego, przeprowadzenie szkolenia w oparciu o
zainstalowane oprogramowanie oraz odinstalowanie programu po zakończeniu szkolenia.
3.1.3 Wysoko wykwalifikowaną kadrę wykładowców do prowadzenia szkoleń ogólnych i
specjalistycznych, która posiada wykształcenie i doświadczenie zawodowe zgodnie z wymaganiami
określonymi w SIWZ.
P r o j e k t „ U r z ą d M i ej s k i w G r u d z i ą d z u ot w a r t y n a w y z w a n i a X X I w i e k u ”
w s p ó ł f i n an s o w a n y p r z ez U n i ę E u r o p ej s k ą w r a ma c h E u r op ej s k i e g o F u n d u s z u S p o ł e c z n eg o
3.1.4 Opracowanie i dostarczenie Zamawiającemu szczegółowego programu szkoleń na każdy dzień
szkoleniowy na podstawie wyników zdiagnozowanych luk kompetencyjnych urzędników oraz
załączonego zakresu tematyki dla szkoleń specjalistycznych. Diagnoza luk kompetencyjnych jest
aktualnie prowadzona w ramach odrębnego zamówienia. Wykonawca otrzyma wersję elektroniczną
zdiagnozowanych luk kompetencyjnych urzędników oraz proponowane konspekty szkoleń po
podpisaniu umowy. Programy szkoleń Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć do akceptacji w
wersji elektronicznej Zamawiającemu nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem cyklu szkoleń dla
każdej grupy.
3.1.5 Przygotowanie, wydruk i przekazanie wszystkim uczestnikom szkoleń - zbindowanych lub w
inny sposób trwale złączonych materiałów szkoleniowych na każdy temat szkolenia.
Materiały o których mowa powyżej powinny składać się z 3 części:
- materiały podstawowe - kompendium wiedzy z danego tematu szkoleniowego
- materiały ćwiczeniowe - indywidualne i grupowe zadania, studia przypadków
- materiały uzupełniające - ustawy, akty wykonawcze, interpretacje, orzecznictwo, zalecenia,
wytyczne, itp. (nie dotyczy szkoleń ogólnych i szkolenia komputerowego)
Materiały ogółem powinny stanowić nie mniej niż 10 stron w formacie A4 na każdy dzień szkolenia.
Powinny zostać przekazane za potwierdzeniem odbioru każdemu uczestnikowi szkolenia oraz
dodatkowo muszą zostać dostarczone w wersji elektronicznej i papierowej Zamawiającemu do
dokumentacji projektu.
Materiały szkoleniowe Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć do akceptacji w wersji
elektronicznej Zamawiającemu nie później niż 3 dni przed każdym tematem szkoleniowym.
3.1.6 Opracowanie i wydruk zaświadczeń potwierdzających udział w cyklu szkoleń w ilości
odpowiadającej liczbie uczestników oraz przekazanie ich uczestnikom za potwierdzeniem odbioru
każdemu uczestnikowi po zakończeniu udziału w cyklu szkoleń. Wzór zaświadczenia Wykonawca
jest zobowiązany dostarczyć do akceptacji w wersji elektronicznej Zamawiającemu nie później niż 5
dni przed zakończeniem cyklu szkoleń dla każdej grupy.
3.1.7 Zweryfikowanie poziomu wiedzy, tj. stopnia osiągnięcia wskaźnika rezultatu miękkiego w
ramach prowadzonych szkoleń. Wskaźnik rezultatu miękkiego został zdefiniowany w projekcie jako:
„Podniesienie wiedzy i umiejętności w zakresie treści modułów (tematów) szkoleniowych wśród 90%
pracowników”.
Stopień osiągnięcia wskaźnika rezultatu miękkiego powinien zostać zweryfikowany za pomocą
przeprowadzenia przez Wykonawcę:
a) dwóch testów weryfikujących wiedzę uczestników w każdym temacie szkoleń specjalistycznych,
w tym jeden test na początku, a drugi na zakończenie danego tematu szkolenia. Powyższy test
Wykonawca jest zobowiązany opracować i wydrukować w ilości odpowiadającej liczbie uczestników
szkolenia. Test powinien składać się z ok. 10-15 pytań jednokrotnego wyboru. Wykonawca
zobowiązany jest do sprawdzenia testów i zagregowania wyników w formie raportu (sprawozdania
pisemnego) dla każdego tematu szkoleń.
Wzory testów Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć w wersji elektronicznej Zamawiającemu do
akceptacji nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem każdego tematu szkoleń specjalistycznych.
P r o j e k t „ U r z ą d M i ej s k i w G r u d z i ą d z u ot w a r t y n a w y z w a n i a X X I w i e k u ”
w s p ó ł f i n an s o w a n y p r z ez U n i ę E u r o p ej s k ą w r a ma c h E u r op ej s k i e g o F u n d u s z u S p o ł e c z n eg o
b) ankiet ewaluacyjnych badających wzrost wiedzy oraz poziom satysfakcji uczestników szkolenia w
każdym module (temacie) szkoleń.
Zamawiający dostarczy Wykonawcy wersję elektroniczną ankiet nie później niż 3 dni przed
rozpoczęciem każdego szkolenia, natomiast Wykonawca będzie zobowiązany wydrukować i rozdać
ankiety w ilości odpowiadającej liczbie uczestników szkolenia.
3.1.8 Wszystkie dostarczone dokumenty, formularze, materiały, etc. związane z realizacją
niniejszego zamówienia muszą być oznakowane przez Wykonawcę zgodnie z aktualnymi
Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie
internetowej
Ministerstwa
Spraw
Wewnętrznych
i
Administracji
http://ip2.mswia.gov.pl/portal/ip2/326/1265/Promocja_EFS.html.
3.1.9 Powadzenie dokumentacji realizowanych szkoleń według wzorów przesłanych przez
Zamawiającego drogą elektroniczną po podpisaniu umowy. Dokumentacja o której mowa dotyczy w
szczególności:
1) list obecności
2) dzienników zajęć
3) programów zajęć
4) ankiet ewaluacyjnych
5) list potwierdzających odbiór:
-materiałów szkoleniowych,
-skorzystania z cateringu,
-wydanych zaświadczeń ukończenia szkoleń.
3.1.10 Zorganizowanie cateringu dla uczestników szkoleń i wykładowców w postaci serwisu
kawowego dla potrzeb organizacji dwóch przerw kawowych i jednej przerwy obiadowej według
poniższych wymagań:
a) serwis kawowy:
-sposób podania – w miejscu prowadzenia szkoleń, w formie stołu szwedzkiego z zapewnieniem
warnika do grzania wody, filiżanek, talerzyków, szklanek, łyżeczek (niedopuszczalne jest stosowanie
naczyń i sztućców jednorazowego użytku) i serwetek w liczbie adekwatnej do liczby uczestników
szkoleń i wykładowców w danym dniu szkolenia, w tym także:
- ciastka (mieszanka deserowa –delicje, wafelki, ciastka kruche, itp.): 5 szt. różnych ciastek na osobę;
- kawa rozpuszczalna – 1 filiżanka 250 ml na osobę
- kawa mielona – 1 filiżanka 250 ml na osobę
- herbata – 1 filiżanka 250 ml na osobę
- woda mineralna niegazowana/gazowana do wyboru – 250 ml na osobę
- cukier – 4 łyżeczki lub 4 saszetki po 2 gr. na osobę
- śmietanka do kawy –50 ml na osobę
- cytryna do herbaty – 1 plasterek na osobę
b) przerwa obiadowa:
P r o j e k t „ U r z ą d M i ej s k i w G r u d z i ą d z u ot w a r t y n a w y z w a n i a X X I w i e k u ”
w s p ó ł f i n an s o w a n y p r z ez U n i ę E u r o p ej s k ą w r a ma c h E u r op ej s k i e g o F u n d u s z u S p o ł e c z n eg o
- sposób podania - obiad będzie serwowany każdego dnia szkolenia dla jego uczestników w sali
szkoleniowej lub w innej sali znajdującej się w siedzibie Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza
stosowania naczyń i sztućców jednorazowego użytku
Menu obiadowe powinno być odrębnie przygotowane na każdy dzień szkoleń danej grupy
i powinno składać się przynajmniej z: 1 zupy, 1 ciepłego dania głównego (w postaci dania mięsnego
lub rybnego, ziemniaków lub zamienników w postaci kaszy, ryżu lub frytek) oraz surówki lub
gotowanych warzyw, a także soku i wody do picia wg następującej gramatury:
- zupa – 250 ml na osobę
- porcja mięsa lub ryby – 150 gr. na osobę
- porcja ziemniaków/kaszy/ryżu/frytek – 150 gr. na osobę
- surówki/ gotowane warzywa – 150 gr. każdego rodzaju na osobę
- sok – 250 ml na osobę
- woda mineralna niegazowana/gazowana do wyboru – 250 ml na osobę
P r o j e k t „ U r z ą d M i ej s k i w G r u d z i ą d z u ot w a r t y n a w y z w a n i a X X I w i e k u ”
w s p ó ł f i n an s o w a n y p r z ez U n i ę E u r o p ej s k ą w r a ma c h E u r op ej s k i e g o F u n d u s z u S p o ł e c z n eg o