2) Szczegółowy protokół ze spotkania konsultacyjnego

PROTOKÓŁ ZE SPOTKANIA KONSULTACYJNEGO
DOT. PROCEDURY OCENY OFERT REALIZACJI ZADAŃ PUBLICZNYCH,
W TYM KARTY OCENY OFERT
16 LUTY 2015 R., URZĄD MIASTA SOPOTU
Dnia 16.02.2015 r. o godz. 16.00 w Sali Herbowej Urzędu Miasta Sopotu odbyło się spotkanie
konsultacyjne dotyczące procedury oceny ofert, w tym karty oceny ofert. W spotkaniu wzięło
udział 25 osób – przedstawiciele i przedstawicielki Urzędu Miasta Sopotu, sopockich organizacji
pozarządowych oraz Rady Miasta Sopotu.
Spotkanie otworzył, prowadził i moderował Piotr Harhaj, prezes Stowarzyszenia Na Drodze
Ekspresji. Przywitał uczestników oraz poinformował, że spotkanie jest realizowane w ramach
projektu „Top Model współpracy w województwie pomorskim”, który ma na celu poprawę
jakości współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi. Następnie oddał
głos p. Wojciechowi Zemle – sekretarzowi Miasta Sopotu, który przypomniał uczestnikom, iż
w ramach projektu do końca czerwca 2015 r. zostanie wypracowanych przez zespół roboczy ds.
współpracy 6 narzędzi, które mają usprawnić współpracę międzysektorową w Sopocie.
Podkreślił, iż dzisiejsze spotkanie poświęcone jest procedurze oceny ofert i wypracowanej karcie
oceny, składającej się z części formalnej i merytorycznej. Zaznaczył przy tym, że wprowadzenie
karty oceny ma wywołać głębszą refleksję zarówno dla ekspertów i komisji oceniających wnioski,
jak i dla organizacji pozarządowych aplikujących o środki publiczne.
Kolejno Anna Horak zaprezentowała zebranym wypracowaną przez zespół roboczy ds.
współpracy procedurę oceny wniosków wraz z kartą oceny. Omówiła poszczególne etapy oceny
oraz kartę oceny, szczegółowo omawiając kryteria formalne i merytoryczne.
Prezentację proponowanej procedury oceny ofert podsumował Piotr Harhaj, stwierdzając, że
będzie ona sprzyjała przejrzystości i transparentności. Przypomniał zebranym, że proponowany
dokument jest obecnie w konsultacji i że wszyscy mają prawo do zgłaszania swoich uwag
i wniosków jeszcze do 23.02.2015 r. Następnie zaprosił zebranych do dyskusji, przedstawiania
swoich pytań, wątpliwości, uwag, stanowisk.
Głos zabrała pani Marzena Piotrowicz – główny specjalista ds. organizacji pozarządowych, która
podkreśliła, że wypracowana sopocka karta oceny jest kartą prostą, przejrzystą i logiczną,
a jednocześnie dostosowaną do sopockich realiów. Zwróciła przy tym uwagę na najczęstsze
błędy organizacji pozarządowych aplikujących o gminne środki, czyli brak konkretnych danych
w szczególności w opisie adresatów zadania (liczba beneficjentów, sposób rekrutacji), jak
również przeszacowane, często nieadekwatne do działań kosztorysy ofert.
Pani Renata Birtus – przewodnicząca Sopockiej Rady Organizacji Pozarządowych przyznała, że
uczestnicząc w pracach komisji konkursowych widzi słabą jakość ofert. Zwróciła uwagę, że
w szczególności ocena merytoryczna powinna zmotywować przedstawicieli NGO’sów do
rzetelnego, przemyślanego (nie schematycznego) wypełniania ofert realizacji zadań publicznych.
Kolejno p. B. Dudycz-Hajgiel ze Stowarzyszenia Pomocy Osobom Niepełnosprawnym SPON
podkreśliła walor edukacyjny wypracowanej karty. Stwierdziła, że karta oceny merytorycznej
będzie bardzo pomocna dla organizacji pozarządowych w kwestii informacji zwrotnej – będzie
wiadomo, gdzie zostały popełnione błędy, których w kolejnych latach dzięki dostępowi do karty
będzie można uniknąć.
Następnie głos zabrała p. M. Pobłocka z Urzędu Miasta Sopotu (UMS), która zwróciła uwagę na
kryterium formalne dotyczące zgodności oferty z rodzajem i zakresem zadania publicznego
wskazanymi w ogłoszeniu konkursowym. Podkreśliła, iż to kryterium jest kluczowe, jednakże
możliwe do rzetelnej oceny na etapie oceny merytorycznej (po zapoznaniu z ofertą). Zadała
również pytanie dotyczące potencjalnie dużej ilości odrzucanych wniosków spowodowane
wdrożeniem nowej procedury. Sekretarz i gł. spec. ds. org. pozarządowych stwierdzili, że
ewentualne środki pozostające w dyspozycji Gminy na poszczególne zadania konkursowe będą
mogły być przesuwane na kolejne konkursy. P. Piotrowicz zaznaczyła przy okazji, że przed
wprowadzeniem nowej procedury oceny ofert będzie konieczne przeprowadzenie szkolenia dla
potencjalnych osób oceniających oferty konkursowe, jak również kolejne szkolenia dla
organizacji wypełniających oferty.
Przedstawiciel Wydziału Kultury i Sportu, zasugerował konieczność wydłużenia czasu oceny
wniosków wpływających w obszarze sport (tych jest najwięcej). Zebrani zgodzili się z tym
podkreślając, że tak działo się do tej pory. Wskazano również, że oceny może dokonywać więcej
niż jednen pracownik wydziału.
Kolejni przedstawiciele NGO’sów wyrażali swoje opinie odnośnie punktacji oceny merytorycznej
ofert, wyjaśniono również sposób oceny/punktowania wkładu własnego finansowego
i osobowego.
Następnie głos zabrał p. M. Kochanowski z UMS, który zwrócił uwagę na konieczność spójności
oceny części merytorycznej z częścią finansową. Zadał również ważne pytanie dotyczące błędów
rachunkowych w ofercie. Po dyskusji stwierdzono, że ewidentne błędy matematyczne będą
mogły być przez organizacje poprawione. Zauważono, że kwestę tę trzeba będzie doprecyzować
w karcie oceny oferty.
Przedstawiciele zespołu roboczego ze strony miasta Sopotu, W. Zemła i M. Piotrowicz
podkreślili, że karta oceny ma być materialnym dowodem, historią oceny danej oferty. Zwrócono
przy tym uwagę, że ocena nie zwiększy formalizacji dla urzędników, a wręcz uprości ich pracę.
Zachęcano, aby zebrani przetestowali zaproponowane narzędzia oceny na archiwalnych ofertach
i podzielili się swoimi uwagami, sugestiami do 23.02.2015 r.
Następnie głos zabrał p. Lesław Orski, radny Miasta Sopotu. Podziękował za zaproszenie na
spotkanie i zwrócił się z prośbą o informowanie radnych o tego typu inicjatywach. Podkreślił
również słabą frekwencję sopockich NGO’s i spytał o upowszechnienie informacji o dzisiejszym
spotkaniu, na co odpowiedzi udzieliła Anna Horak. Przywołała informację zamieszczoną na
stronie internetowej Sopockiego Centrum Organizacji Pozarządowych i Wolontariatu oraz
Urzędu Miasta Sopotu, wskazała na mailowy newsletter(3 kolejne środy), w którym organizacje
zapraszane były do udziału w konsultacjach i spotkaniu. Podkreśliła przy tym, że informacje są
powszechnie dostępne, a inną kwestią jest korzystanie z informacji przez organizacje
pozarządowe. Posłużyła się przykładem internetowego badania jakości współpracy gminy z NGO
w ramach projektu TOP MODEL. Zaproszenie do udziału w badaniu zostało wysłane drogą
elektroniczną do ok. 400 podmiotów dostępnych w bazie SCOPiW, a uzyskano jedynie 18
odpowiedzi. Wywiązała się przy tym dyskusja nt. jakości zadań realizowanych przez NGO’s,
sposobu ich kontroli, oceny. P. Piotrowicz zwróciła uwagę, ze zadania są kontrolowane np.
poprzez bezpośrednią obserwację, udostępnianie list beneficjentów, udział w organizowanych
przedsięwzięciach. Obecni na spotkaniu radni (p. Orski, p. Czajkowska) postulowali, aby do karty
oceny merytorycznej wprowadzono dodatkowy punkt odnośnie aktywności organizacji, czyli np.
uczestnictwa w doszkalaniu, spotkaniach tematycznych itp. Urzędnicy odpowiedzieli, że nie jest
to możliwe z uwagi na to, że dotacje są celowe, a nie podmiotowe. P. L. Orski zadeklarował
wspomaganie działań Gminy Miasta Sopotu i Sopockiego Centrum Organizacji Pozarządowych
i Wolontariatu w poprawieniu jakości pracy i dyscyplinowaniu NGOs.
Na zakończenie spotkania p. M. Piotrowicz zapowiedziała ułatwienie dostępu do informacji dla
sopockich NGO’s na stronie internetowej miasta, poprzez umieszczenie zakładki na startowej
stronie, a nie jak dotychczas w Biuletynie Informacji Publicznej.
Piotr Harhaj podziękował zebranym za obecność, zapowiedział realizację kolejnych spotkań
konsultacyjnych dotyczących wypracowywania narzędzi wspierających współpracę samorządu z
organizacjami pozarządowymi. Na zakończenie spotkania ponownie zachęcił do nadsyłania uwag
do proponowanej procedury wraz z kartą oceny ofert, w terminie do 23.02.2015 r.
Sporządził
Jakub Nowak
Sekretarz Zespołu Roboczego ds. współpracy