Wydatki ponoszone na świadczone usługi niematerialne

Wydatki ponoszone na świadczone usługi niematerialne
Wpisany przez Joanna Patyk
Jakie są zasady zaliczania w koszty uzyskania przychodów tych wydatków? Co wynika w tej
kwestii z audytów podatkowych?
Jednym z podstawowych obowiązków ciążących na podatnikach zaliczających określone
wydatki w koszty uzyskania przychodów (dalej: KUP) jest obowiązek ich prawidłowego
udokumentowania. Tylko bowiem wydatki związane z faktycznie wykonaną usługą na
rzecz podatnika stanowią KUP w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o
podatku dochodowym od osób prawnych (tj. Dz. U. z 2000 r., Nr 54, poz. 654 z późn.
zmianami) - dalej: UPDOP.
Zgodnie z jednolitym stanowiskiem orzecznictwa: ...okoliczność, że podpisano kontrakt,
wystawiono fakturę i dokonano zapłaty nie stanowi wcale przesądzającego dowodu, że
czynność została wykonana, a poniesiony koszt był uzasadniony i został rzeczywiście
poniesiony
(sygn. akt SA/Bd 1514/03).
Przykład 1
W trakcie przeprowadzanych kontroli podatkowych w ramach audytów podatkowych BDO
wskazano m.in. występowanie ryzyka podatkowego związanego z zaliczeniem w KUP
wydatków ponoszonych na rzecz osoby fizycznej na podstawie zawartej umowy w zakresie
wspierania sprzedaży produktów Spółki oraz elektronicznym opracowywaniem raportów
sprzedaży zgodnie ze standardami Spółki. Osoba fizyczna wystawiała na rzecz podatnika
comiesięczne faktury związane z podpisaną umową, za które Spółka terminowo płaciła i
zaliczała wydatki w KUP.
1/4
Wydatki ponoszone na świadczone usługi niematerialne
Wpisany przez Joanna Patyk
Spółka poza podpisaną umową oraz wystawionymi fakturami nie przedstawiła Badającym
innych dowodów wykonania usługi, w szczególności na potwierdzenie faktu, iż w związku z
działaniami podmiotu - kontrahenta wzrósł poziom sprzedaży i w związku z powyższym nastąpił
wzrost przychodów. Wskazanie ryzyka podatkowego związanego z zaliczeniem w KUP
wydatków ponoszonych na rzecz osoby fizycznej świadczącej usługi „zwiększenia
sprzedaży" było więc przez Badających w pełni uzasadnione.
Przykład 2
Inna sytuacja wystąpiła w trakcie kontroli podatkowej Spółki, w której określone usługi
niematerialne na rzecz badanego podmiotu świadczyła zagraniczna spółka matka. Podmiot
zagraniczny - w strukturze organizacyjnej - był umiejscowiony jako podmiot zarządzający grupą.
Podatnik posiadał umowę o wykonywanie usług serwisowych oraz usług zarządzania
(wsparcia) ze spółką matką, której przedmiotem było świadczenie szeregu usług z zakresu
pomocy i serwisu, w tym:
- opracowanie nowych metod i technik produkcji - wprowadzenie nowych metod i technik
związanych z integracją systemów produkcyjnych i procesem planowania w celu zwiększenia
nasycenia rynku określonym produktem, polepszenia jakości produktów, większego
zadowolenia klientów i uzyskania odpowiedniej marży zysku;
- szkolenie w miejscu zatrudnienia - udzielanie rad i instrukcji związanych z planowaniem
produkcji w nowych i zmienianych procesach produkcyjnych;
- pomoc w identyfikacji i rozwiązywaniu problemów powstałych w procesie produkcyjnym
na etapie produkcji w Polsce;
2/4
Wydatki ponoszone na świadczone usługi niematerialne
Wpisany przez Joanna Patyk
- zachowanie odpowiednich norm oraz standardów jakości - związanych z realizacją
zapotrzebowań klientów - w otrzymywanych zamówieniach i podnoszących jakość
akredytowaniach;
- kalkulacje związane z produktem oraz system kosztów - przygotowanie i monitoring
kalkulacji produktu zarówno przed, jak i po wykonaniu zgodnie ze zwykłymi nakładami pracy;
- przedstawicielstwo w sprzedaży - reprezentacja przed grupami klientów wraz z innymi
doraźnymi wyznaczonymi zadaniami związanymi ze sprzedażą;
- kontrola i analiza inwestycji - pomoc w przygotowaniu i przedłożeniu budżetu zgodnie z
ustaleniami w Grupie. Miesięczne analizy i kontrola uzyskanych wyników. Ocena i aprobata
zarządcza indywidualnych projektów inwestycyjnych;
- finansowe zarządzanie - pomoc w księgowości finansowej oraz sporządzanie i przegląd
kwartalnych i rocznych raportów sporządzanych wg ustaleń Grupy. Dostosowanie transakcji w
grupie i bilansów do ogólnego wzoru. Pomoc w kontaktach z instytucjami finansowymi;
- zapotrzebowanie oraz monitorowanie udostępnianych narzędzi - projektowanie, ocena
zapotrzebowania i przekazanie prototypów oraz narzędzi do wykorzystania w produkcji seryjnej.
Nowy projekt udostępniania narzędzi i zarządzania nimi jest modyfikowany w zależności od
niezbędnych potrzeb w danej produkcji;
- pomoc w zapewnieniu właściwego oraz odpowiedniego elektronicznego oprogramowania i
systemów informatycznych jednolitych dla całej grupy.
Wynagrodzenie z tytułu świadczenia powyższych usług zostało określone w precyzyjny sposób:
- z tytułu świadczonych usług - jako wynagrodzenie za faktycznie przepracowane godziny
wg planowanej stawki za godzinę;
- stawka godzinowa była uzależniona od aktualnych wynagrodzeń pracowników
świadczących usługę i powiększana o odpowiednie bezpośrednie i pośrednie wydatki związane
z wykonywaną usługą.
Rozliczenie powyższej usługi następowało poprzez wystawienie faktury raz do roku. Faktura
zawierała kwoty wynagrodzenia związane z poszczególnymi usługami wykonanymi w
wymienionych powyżej poszczególnych grupach, w rozbiciu na te grupy.
3/4
Wydatki ponoszone na świadczone usługi niematerialne
Wpisany przez Joanna Patyk
Zawieranie umów o zarządzanie w grupie powinno dotyczyć faktycznie wykonanych usług.
Spółka również w tym przypadku, oprócz faktury, powinna posiadać odpowiednie dowody
potwierdzające faktyczne wykonanie tych usług.
Podkreślenia wymaga to, iż w przypadku usług niematerialnych wykonywanych w Grupie
fakt uzyskania dowodów wykonania tych usług jest kwestią techniczną - z całą
pewnością określone usługi spółka matka w omawianym przykładzie na rzecz podatnika
świadczyła. Uzyskanie dowodów wykonania usługi, także poprzez spisanie faktycznie
zrealizowanych usług w okresie rozliczeniowym, służy zminimalizowaniu ryzyka podatkowego w
tym zakresie
.
4/4