WZÓR zakresu obowiązków Pełnomocnika Kwestora

Zakres obowiązków Pełnomocnika Kwestora
§1
1. Pełnomocnik Kwestora służbowo podlega Dziekanowi/ Dyrektorowi.
2. Kwestor Uniwersytetu Warszawskiego sprawuje nadzór merytoryczny nad działalnością
Pełnomocnika Kwestora.
3. Skutki prawne czynności podejmowanych przez Pełnomocnika Kwestora w zakresie jego
zadań są równoważne skutkom prawnym czynności, podejmowanych przez Kwestora.
§2
Pełnomocnik Kwestora działa w ramach obowiązującego prawa, a w szczególności zgodnie z:
1) Ustawą prawo o szkolnictwie wyższym,
2) Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad gospodarki
finansowej uczelni publicznych,
3) Ustawą o zasadach finansowania nauki,
4) Ustawą o rachunkowości,
5) Ustawą prawo zamówień publicznych,
6) Ustawą o finansach publicznych,
7) Kodeksem Pracy,
8) Statutem i Regulaminem organizacyjnym administracji Uniwersytetu Warszawskiego,
9) Uchwałami Senatu UW,
10) Regulaminem organizacyjnym jednostki,
11) Przyjętymi przez Uniwersytet Warszawski zasadami rachunkowości,
12) Wytycznymi dotyczącymi Funduszy Strukturalnych i Funduszy Europejskich,
13) Zarządzeniami i przepisami wewnętrznymi Rektora, Kanclerza, Kwestora, Dziekana/
Dyrektora ...
§3
1. Pełnomocnik Kwestora realizuje zadania i ponosi odpowiedzialność w zakresie:
1) organizacji
obiegu
i
kontroli
dokumentów
finansowo-księgowych
…
w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami obowiązującymi
w Uniwersytecie Warszawskim,
2) prowadzenia zapisów w systemie finansowo-księgowym, zgodnie z przepisami ustawy
o rachunkowości oraz obowiązującym Zakładowym Planem Kont,
3) prowadzenia gospodarki finansowej jednostki zgodnie z obowiązującymi
w Uniwersytecie Warszawskim zasadami, w tym szczególnie pokrywania kosztów
i wydatków z właściwych źródeł finansowania, oraz przestrzegania zasad dyscypliny
finansowej,
4) prowadzenia rozliczeń w zakresie wykorzystania środków budżetowych,
pozabudżetowych, europejskich, funduszy strukturalnych i innych będących
w dyspozycji jednostki z podziałem na poszczególne rodzaje działalności
i projekty,
5) terminowego regulowania zobowiązań i dochodzenia należności, a w przypadku braku
terminowego rozliczenia należności organizowania działań mających na celu ich
windykację,
1
6) nadzoru nad prowadzeniem ewidencji składników majątku oraz okresowego uzgadniania
ich stanu z Kwesturą,
7) sporządzania sprawozdawczości budżetowej i finansowej jednostki,
8) informowania władz o bieżącej sytuacji finansowej jednostki.
2. Pełnomocnik Kwestora jest odpowiedzialny za terminowe składanie dokumentów
finansowo-księgowych, rejestrów sprzedaży i zakupu oraz sprawozdań finansowych
w Kwesturze, a także za naliczanie odpisu na fundusz ogólnouczelniany.
3. Do uprawnień Pełnomocnika Kwestora należy w szczególności:
1) kontrola
działalności
finansowej
jednostek
oraz
żądanie
niezbędnych
w tym celu dokumentów, informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu
dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień,
2) żądanie usunięcia wykrytych nieprawidłowości w wyznaczonym terminie,
3) parafowanie w zakresie finansowym zamówień, umów i porozumień bez względu na
źródło pochodzenia środków,
4) podpisywanie wystawionych w imieniu jednostki dokumentów finansowo-księgowych na
rzecz innych podmiotów (faktury VAT, noty obciążeniowe itp.),
5) organizowanie i nadzorowanie wykonywania przepisów prawa oraz realizowania zadań
i obowiązków przez podległych mu pracowników.
4. Na czas swojego urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności, Pełnomocnik
Kwestora, za zgodą Dziekana/ Dyrektora, ma prawo upoważnić innego pracownika jednostki
do
wykonywania
czynności
w
jego
imieniu,
powiadamiając
pisemnie
o tym Kwestora. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 1.
§4
1. Pełnomocnik Kwestora, działając w imieniu Kwestora UW, ma obowiązek:
1) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych
z planem rzeczowo-finansowym jednostki,
2) dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących
operacji gospodarczych i finansowych jednostki.
2. Na dowód dokonania wstępnej kontroli, o której mowa powyżej, Pełnomocnik
Kwestora jest zobowiązany każdorazowo do złożenia podpisu na dokumentach dotyczących
danej operacji. Złożenie podpisu przez Pełnomocnika Kwestora na dokumencie obok podpisu
Dziekana/ Dyrektora lub innej osoby upoważnionej oznacza, że:
1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny
prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,
2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności
i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,
3) zobowiązania wynikłe z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie
dochodów i wydatków, a jednostki posiadają środki finansowe na ich pokrycie.
3. Odmowa podpisania przez Pełnomocnika Kwestora dokumentu finansowoksięgowego wstrzymuje realizację operacji gospodarczej, której dokument ten dotyczy.
Jednocześnie Pełnomocnik Kwestora zawiadamia na piśmie Dziekana/ Dyrektora
i Kwestora o odmowie podpisania dokumentu wraz z uzasadnieniem przyczyny odmowy.
Jeżeli po zapoznaniu się z treścią tego zawiadomienia Dziekan/ Dyrektor wyda
w formie pisemnej polecenie realizacji zakwestionowanej operacji gospodarczej,
Pełnomocnik Kwestora jest obowiązany ją zrealizować.
2
§5
Ponadto do obowiązków Pełnomocnika Kwestora należy:
1) dokonywanie kontroli właściwości podpisów osób akceptujących dokumenty finansowe,
2) bieżące egzekwowanie właściwego i terminowego obiegu dokumentów księgowych
w celu zabezpieczenia prawidłowego regulowania zobowiązań i egzekwowania
należności jednostki oraz rozliczania dokonanych przedpłat i zaliczek, w tym również
pobranych z kasy jednostki i Kasy Głównej,
3) nadzór, prowadzenie i analiza rozliczeń środków finansowych przyznanych jednostce na
działalność wydawniczą w zakresie zgodności ich wykorzystania z planem rzeczowofinansowym, kalkulacjami wstępnymi i preliminarzami oraz zawartymi umowami i
wymogami stawianymi przez instytucje finansujące,
4) nadzór nad sporządzaniem sprawozdań finansowych (kalkulacji wynikowych)
z wykorzystania środków wydatkowanych na działalność wydawniczą oraz ich
parafowanie,
5) uzgadnianie z Kwesturą kosztów i wydatków sprawozdawanych do instytucji
finansujących w raportach/sprawozdaniach etapowych/końcowych, wnioskach
o płatność itp. w ramach prowadzonych przez jednostkę projektów,
6) zapewnienie prawidłowego i terminowego wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji
księgowej i sprawozdawczości finansowej, z uwzględnieniem wymogów stawianych
przez instytucje finansujące projekty,
7) bieżąca analiza i monitorowanie przebiegu finansowania poszczególnych rodzajów
działalności, realizowanych zadań, projektów itp.,
8) nadzór nad wystawianiem faktur VAT lub not obciążeniowych,
9) dekretowanie dowodów księgowych,
10) kontrola poprawności ujęcia dowodów księgowych w systemie finansowo-księgowym
oraz korekta stwierdzonych błędów,
11) bieżąca analiza przychodów i kosztów z uwzględnieniem ich podziału na rodzaje
prowadzonej działalności, źródła finansowania oraz uzgadnianie ich z Kwesturą,
12) nadzór nad terminowym rozliczaniem nakładów inwestycyjnych (środków trwałych
w budowie),
13) uzgadnianie wpływów i wydatków z Kwesturą oraz innymi jednostkami Uczelni
14) dokonywanie kontroli pod względem finansowym składanych wniosków, preliminarzy
(kalkulacji wstępnych) i zawieranych umów, w tym finansowanych ze środków
europejskich i funduszy strukturalnych,
15) udział i współpraca z audytorami zewnętrznymi w kontrolach projektów realizowanych
przez ...,
16) instruowanie i szkolenie podległych mu pracowników, w tym szczególnie w kontekście
zmieniających się przepisów prawa,
17) przejawianie inicjatywy w celu zapewnienia wysokiego poziomu oraz terminowości
realizowanych zadań,
18) wykonywanie innych poleceń z zakresu rachunkowości zleconych przez przełożonych.
§6
Pełnomocnik Kwestora sprawuje nadzór nad pracą osób odpowiedzialnych za ewidencję
i ocechowanie majątku jednostki, a także majątku powierzonego stanowiącego własność obcą,
a w szczególności:
1) sprawuje nadzór nad prowadzeniem ksiąg inwentarzowych oraz ich uzgadnianiem
z ewidencją prowadzoną przez Kwesturę,
2) sprawuje nadzór nad oznakowaniem rzeczowych składników majątku jednostki,
3) prowadzi rejestr wraz z deklaracjami osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone
składniki majątku,
3
4) informuje użytkowników majątku o obowiązujących zasadach ewidencji,
5) sprawuje nadzór nad terminowym przekazywaniem do Kwestury wypełnionych
formularzy OT, PT, MT, MN, Mm, RW, LT i LN oraz protokołów dokumentujących
przyjęcie, zmianę miejsca lub likwidację środka trwałego.
§7
Pełnomocnik Kwestora sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą kasy jednostki,
a w szczególności:
1) sprawuje nadzór nad pracą kasjera oraz nad zabezpieczeniem gotówki,
2) sprawdza poprawność prowadzenia i kompletność raportu kasowego oraz go zatwierdza,
3) sprawuje nadzór nad terminowym i prawidłowym rozliczaniem wypłat gotówkowych
stypendiów, wynagrodzeń, itp.,
4) dokonuje systematycznie doraźne, nie zapowiedziane kontrole stanu gotówki w kasie,
sporządzając protokół z każdej kontroli,
5) w ostatnim dniu roboczym roku kalendarzowego przeprowadza kontrolę stanu gotówki po
zakończeniu pracy kasy i przesyła protokół z tej kontroli do Kwestury,
6) podejmuje działania ograniczające obrót gotówkowy tylko do niezbędnego minimum.
§8
Pełnomocnik Kwestora analizuje pod kątem finansowo-księgowym dokumenty magazynowe
jednostki i sprawuje bezpośredni nadzór nad rozliczaniem finansowo-księgowym magazynu
wyrobów gotowych ....
…………………………………………....
Dziekan/ Dyrektor
…………………………………………....
Kwestor
Powyższy zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień przyjęłam(-ąłem) do
wiadomości i stosowania:
Warszawa , dn. ……………..
…………………………………………....
Pełnomocnik Kwestora
4