Zakres działania i kompetencje dyrektora administracyjnego

Zakres działania i kompetencje dyrektora administracyjnego

- 18 DZIAŁ IV
Zakres działania i kompetencje dyrektora administracyjnego, zastępcy
dyrektora administracyjnego, kwestora i zastępcy kwestora
§ 20
Dyrektor administracyjny
1. Dyrektor administracyjny – podlega bezpośrednio rektorowi.
2. Dyrektor administracyjny kieruje administracją i gospodarką Uczelni,
podejmuje decyzje dotyczące mienia w zakresie zwykłego zarządu
z wyłączeniem spraw zastrzeżonych w ustawie lub statucie dla organów
Uczelni.
3. Dyrektor administracyjny wykonuje swoje funkcje przy pomocy:
- zastępcy dyrektora administracyjnego,
- kwestora (Głównego Księgowego),
- kierowników
bezpośrednio
podporządkowanych
administracyjnych.
jednostek
4. Szczegółowy zakres kompetencji dyrektora administracyjnego:
w zakresie organizacji pracy administracji:
1) organizowanie i koordynowanie pracy podległej administracji Uczelni,
2) wydawanie zarządzeń, regulaminów i instrukcji regulujących działalność
gospodarczo-administracyjną i finansową,
3) nadzór nad działalnością jednostek administracyjnych oraz pracowników
bezpośrednio podległych,
4) wnioskowanie do rektora w sprawach struktury organizacyjnej administracji
Uczelni,
w zakresie spraw pracowniczych:
1) zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę i innych cywilno-prawnych
z pracownikami swojego pionu, przyznawanie premii i nagród,
2) nagradzanie, awansowanie, przenoszenie i karanie pracowników
zatrudnionych w podległych jednostkach organizacyjnych,
3) zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
4) rozpatrywanie skarg, zażaleń i wniosków,
5) zatwierdzanie planów urlopów wypoczynkowych dla pracowników
administracji i obsługi,
- 19 6) określanie zakresu obowiązków swoich zastępców,
7) opracowywanie planów zatrudnienia pracowników administracji i obsługi,
przedstawianie ich do zatwierdzenia rektorowi oraz wspólne z kwestorem
czuwanie nad prawidłowym wykorzystaniem funduszu płac,
w zakresie gospodarki mieniem:
1) podejmowanie decyzji i zawieranie umów o wykonanie remontów
i inwestycji,
2) zawieranie umów dotyczących eksploatacji budynków,
3) zawieranie umów o wynajem pomieszczeń i umów dzierżawy,
4) ustalanie stawek odpłatności za:
- wynajem pomieszczeń,
- korzystanie z miejsca w Hotelu Asystenckim,
- korzystanie z miejsca na parkingu,
- dzierżawę gruntu,
- wynajem środków transportu,
5) akceptowanie zamówień i zawieranie umów przy dokonywaniu zakupów na
cele administracyjne i gospodarcze,
6) akceptowanie faktur i rachunków, po ich sprawdzeniu pod względem
formalnym i merytorycznym przez odpowiedzialnych pracowników,
7) podejmowanie decyzji w sprawach likwidacji i przeceny środków trwałych
i materiałów,
8) podejmowanie decyzji o sprzedaży zbędnych środków trwałych,
przedmiotów i materiałów,
9) akceptowanie protokołów komisji likwidacyjnej oraz zatwierdzanie
rozliczeń i obciążeń za wynikłe różnice inwentaryzacyjne,
10) powoływanie komisji ds. przetargu środków trwałych,
11) przygotowanie
projektu
planu
rzeczowo-finansowego
Uczelni
i przedkładanie go rektorowi do uchwalenia przez senat oraz przygotowanie
sprawozdania z jego wykonania na podstawie planów i sprawozdań
cząstkowych,
12) przygotowanie projektu planu rzeczowo-finansowego swojego pionu
i sprawozdania z jego wykonania,
13) sprawowanie nadzoru nad pionem finansowo-księgowym w zakresie
prowadzenia ewidencji w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów
jednostek zdecentralizowanych i scentralizowanych dla celów
umożliwiających właściwe funkcjonowanie systemu finansowoekonomicznego,
14) prowadzenie bieżącej kontroli nad realizacją budżetu przez poszczególne
piony; możliwość wnioskowania do rektora o wstrzymanie finansowania
jednostek organizacyjnych,
15) odpowiedzialność za wydatkowanie środków przeznaczonych na
następujące cele:
- 20 a) odtwarzanie i modernizację środków trwałych w pionie dyrektora,
b) koszty bhp i p.poż.,
c) koszty środków czystości,
d) administrowanie wydatkami, na które są przeznaczone określone
fundusze, tj.:
- eksploatacja obiektów Uczelni,
- eksploatacja środków transportu,
- wydatki socjalne dla pracowników,
- remonty i inwestycje z dotacji dydaktycznej Ministerstwa Edukacji
Narodowej i Sportu oraz środków przekazanych przez wydziały
w drodze uzgodnień z rektorem,
- eksploatacja domów studenckich i stołówki z funduszu pomocy
materialnej dla studentów,
w zakresie spraw socjalnych i mieszkaniowych:
1) administrowanie funduszem świadczeń socjalnych w uzgodnieniu ze
związkami zawodowymi,
2) zawieranie umów o kolonie, zimowiska i wczasy,
3) uruchamianie naliczonego funduszu świadczeń socjalnych,
4) udzielanie pożyczek z funduszu świadczeń socjalnych,
5) wydawanie i zmiana regulaminu przyznawania pomocy ze środków
funduszu świadczeń socjalnych.
§ 21
Zastępca dyrektora administracyjnego
Do podstawowych obowiązków zastępcy dyrektora administracyjnego należy
w szczególności:
1) nadzorowanie racjonalnej i oszczędnej gospodarki składnikami majątkowymi,
w tym również związanymi z inwestycjami i remontami,
2) nadzorowanie należytego przechowywania, zabezpieczenia przed pożarem
i kradzieżą oraz ewidencji składników majątkowych, o których mowa w pkt 1),
3) nadzorowanie gospodarki transportem samochodowym, stołówki studenckiej,
eksploatacji, konserwacji obiektów Uczelni i sprzętu,
4) sporządzanie zakresów obowiązków służbowych podległych kierowników
jednostek organizacyjnych,
5) nadzorowanie działalności podległych jednostek organizacyjnych,
6) wykonywanie
wszystkich
obowiązków
służbowych
dyrektora
administracyjnego podczas jego nieobecności, nie zastrzeżonych dla dyrektora
administracyjnego.
- 21 § 22
Kwestor
1. Do obowiązków kwestora należy w szczególności:
1) prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami
i zasadami polegające zwłaszcza na:
a) zorganizowaniu sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwowania
i kontroli dokumentów w sposób zapewniający:
- właściwy przebieg operacji gospodarczych,
- ochronę mienia będącego w posiadaniu jednostki,
- sporządzanie kalkulacji wynikowych kosztów wykonywanych
zadań oraz sprawozdawczości finansowej,
b) bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu
kalkulacji
wynikowej
kosztów
wykonywanych
zadań
i sprawozdawczości finansowej w sposób umożliwiający:
- terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych,
- ochronę mienia będącego w posiadaniu jednostki oraz terminowe
i prawidłowe rozliczanie osób majątkowo odpowiedzialnych za to
mienie,
- prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych,
c) nadzorowaniu całokształtu prac z zakresu rachunkowości,
wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne,
2) prowadzenie gospodarki finansowej jednostki zgodnie z obowiązującymi
zasadami, polegające zwłaszcza na:
a) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami,
b) zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów
zawieranych przez jednostkę,
c) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości
pieniężnych,
d) zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia
roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań,
3) analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu i innych
będących w dyspozycji jednostki,
4) dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:
a) wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie
powierzonych mu obowiązków,
b) wstępnej
kontroli
legalności
dokumentów
dotyczących
wykonywania planu rzeczowo-finansowego,
c) następnej kontroli operacji gospodarczych stanowiących przedmiot
księgowania,
- 22 5) kierowanie pracą
pracowników,
podległych
jednostek
organizacyjnych
oraz
6) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez
dyrektora administracyjnego, dotyczących prowadzenia rachunkowości,
a w szczególności: zakładowego planu kont, obiegu dokumentów
(dochodów księgowych), zasad przeprowadzania i rozliczania
inwentaryzacji.
2. Oprócz obowiązków określonych w pkt 1-6 należy także:
- opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania planu
rzeczowo-finansowego oraz wstępna kontrola legalności dokumentów
dot. wykonania planu rzeczowo-finansowego.
3. Dowodem dokonania przez kwestora kontroli wewnętrznej operacji
gospodarczej, o której mowa w pkt 4 i 7, jest jego podpis złożony na
dokumentach tej operacji. Złożenie podpisu przez kwestora na dokumencie
oznacza, że:
a) sprawdził, że operacja została uznana przez właściwych rzeczowo
pracowników za prawidłową pod względem merytorycznym,
b) nie zgłasza zastrzeżeń do legalności operacji i rzetelności dokumentu,
w którym operacja ta została ujęta,
c) posiada środki finansowe na pokrycie zobowiązań wynikających
z operacji gospodarczej oraz operacji mieszczących się w planie
rzeczowo-finansowym,
d) stwierdził formalno-rachunkową prawidłowość dokumentu dotyczącego
tej operacji.
4. Główny Księgowy w razie ujawnienia:
a) nieprawidłowości formalno-rachunkowych dokumentu zwraca go
właściwemu rzeczowo pracownikowi w celu ich usunięcia,
b) nierzetelnego dokumentu lub dokumentu, w którym została ujęta
nielegalna operacja gospodarcza lub zobowiązanie nie mające pokrycia
w planie rzeczowo-finansowym, odmawia jego podpisania.
5. Odmowa podpisania przez kwestora dokumentu poddanego przez niego
kontroli wstępnej lub bieżącej wstrzymuje realizację operacji gospodarczej,
której dokument ten dotyczy. Jednocześnie kwestor powinien na piśmie
zawiadomić dyrektora administracyjnego o odmowie podpisania dokumentu
i odmowę tę umotywować. Jeżeli po zapoznaniu się z treścią tego
zawiadomienia dyrektor administracyjny wyda w formie pisemnej polecenie
realizacji zakwestionowanej operacji gospodarczej, kwestor jest obowiązany
dokument podpisać, z wyjątkiem przypadku, gdy wykonanie polecenia
dyrektora administracyjnego stanowiłoby przestępstwo lub wykroczenie.
- 23 6. Odmowa podpisania przez kwestora dokumentu poddanego kontroli następnej
powoduje księgowanie kwoty zakwestionowanej operacji gospodarczej, której
dokument dotyczy jako kwoty do dalszego rozliczenia. Jednocześnie kwestor
powinien zawiadomić pisemnie dyrektora administracyjnego o odmowie
podpisania dokumentu, odmowę tę umotywować oraz przedstawić wniosek co
do sposobu rozliczenia kwestionowanej operacji gospodarczej. Jeżeli po
zapoznaniu się z treścią tego zaświadczenia dyrektor administracyjny wyda
w formie pisemnej polecenie rozliczenia operacji w sposób zakwestionowany
przez kwestora, kwestor jest obowiązany dokument podpisać i przekazać go do
zaksięgowania stosownie do polecenia, z wyjątkiem przypadku gdy wykonanie
dyspozycji dyrektora administracyjnego stanowiłoby przestępstwo lub
wykroczenie.
7. W razie, gdy wykonanie polecenia dyrektora administracyjnego stanowiłoby
przestępstwo lub wykroczenie, kwestor jest obowiązany powiadomić o tym
rektora.
8. W celu realizacji swoich zadań kwestor ma prawo:
1) wnioskować określając tryb, według którego mają być wykonane przez
inne służby prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki
finansowej oraz księgowości kalkulacji wynikowej kosztów
i sprawozdawczości finansowej,
2) żądać od innych służb udzielania w formie ustnej lub pisemnej
niezbędnych informacji i wyjaśnień jak również udostępnienia do
wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji
i wyjaśnień,
3) żądać od innych służb usunięcia w wyznaczonym terminie
nieprawidłowości dotyczących zwłaszcza:
- przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów,
- systemu kontroli wewnętrznej,
- systemu wewnętrznej informacji ekonomicznej,
4) występować z wnioskiem do dyrektora administracyjnego
o przeprowadzenie kontroli określonych zagadnień, które nie leżą
w zakresie działania kwestora.
§ 23
Zastępca Kwestora
Do podstawowych obowiązków zastępcy kwestora należy:
- 24 1) wykonywanie wszystkich obowiązków służbowych kwestora podczas jego
nieobecności,
2) organizacja i nadzór nad całością spraw związanych z księgowością Uczelni,
3) organizowanie i doskonalenie wiedzy fachowej pracowników księgowości,
4) nadzorowanie właściwego przechowywania i zabezpieczania druków ścisłego
zarachowania oraz dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych,
5) dokonywanie wstępnej kontroli dokumentów finansowych,
6) prowadzenie kont analitycznych do:
- inwestycji budowlanych,
- działalności wydawniczej Uczelni,
7) sporządzanie sprawozdawczości finansowej i statystycznej zgodnie
z obowiązującymi przepisami,
8) nadzorowanie ewidencji majątku Uczelni,
9) prowadzenie dokumentacji finansowej dotyczącej środków inwestycji
i środków na wyposażenie,
10) sporządzanie wniosków kredytowych do NBP.