Zapytanie ofertowe - Instytut Wzornictwa Przemysłowego

Zapytanie ofertowe
dotyczące:
zorganizowania konferencji prasowej w dniu 25 września 2014 r.
w siedzibie Instytutu Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o.
w ramach projektu „Wzornictwo-Biznes-Zysk”
nr umowy o dofinansowanie POIG.05.02.00-00-001/14
Warszawa, 11.09. 2014 r.
Informacja o projekcie
Projekt „Wzornictwo-Biznes-Zysk” (dalej WBZ) realizowany jest w ramach działania 5.2 „Wspieranie
Instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu
ponadregionalnym”, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. Czas realizacji
projektu 1.06.2014 – 31.12.2015 r.
Głównym celem projektu „Wzornictwo–Biznes–Zysk” jest stworzenie profesjonalnego otoczenia
biznesowego, przygotowującego do aplikacji wzornictwa przemysłowego w przedsiębiorstwach.
Głównymi adresatami i odbiorcami produktów projektu (grupami docelowymi projektu) są:
• Przedsiębiorcy,
• Projektanci wzornictwa przemysłowego (indywidualni oraz studia projektowe),
• Studenci oraz absolwenci wyższych uczelni wydziałów związanych z rozwojem nowego
produktu,
• Przedstawiciele administracji państwowej i samorządowej.
W ramach projektu zostaną przeprowadzone warsztaty oraz seminaria dla grup docelowych
oraz powstanie portal internetowy.
Więcej informacji na temat Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dostępnych jest
na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju.
Informacje o Zamawiającym
Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o.
ul. Świętojerska 5/7
00-236 Warszawa
NIP: 525-00-12-484
Regon: 141244081
Informacja o sposobie prowadzenia postępowania
Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności. Zamówienie zostanie
udzielone na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami przejrzystości,
niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty zostaną ocenione w warunkach
efektywnej konkurencji. W tym celu opracowano kryteria oceny ofert: dopuszczające oraz
rozstrzygające, które potraktowane łącznie umożliwią wyłonienie oferty najkorzystniejszej dla Instytutu
Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o. o.
1. Opis przedmiotu zapytania ofertowego:
1.1.
1.2.
1.3.
Przedmiotem Zapytania ofertowego jest organizacja konferencji prasowej w siedzibie
Instytutu Wzornictwa Przemysłowego Sp. o.o. tj. kompleksowe zorganizowanie,
przeprowadzenie i obsługa logistyczna wydarzenia, zwana dalej Usługą.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zapytania ofertowego, w tym opis zadań Oferenta
związanych z realizacją Usługi, znajduje się w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.
Konferencja prasowa odbędzie się z udziałem przedstawicieli ministerstw oraz organizacji
działających na rzecz przedsiębiorców.
2
1.4.
Konferencja prasowa odbędzie się 25 września 2014 r. i trwać będzie od godziny
10:00 -12:00 (2 godziny).
2. Tryb składania ofert.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
Tryb składania ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty nie odbywa się na podstawie
Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223, poz. 1655
z późn. zm.).
Jeden Oferent może złożyć tylko jedną ofertę, pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia
wszystkich ofert danego Oferenta.
Oferta musi zostać złożona na piśmie, pod rygorem nieważności, z wykorzystaniem
Formularza ofertowego stanowiącego załącznik numer 2 do niniejszego zapytania
ofertowego.
Nie jest dopuszczalne składanie ofert wariantowych.
3. Kryteria oceny ofert:
3.1.
Kryteria dopuszczające:
Podmioty ubiegające się o zamówienie muszą spełnić łącznie następujące warunki,
niezależnie od innych określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym:
Posiadać doświadczenie w organizacji konferencji prasowych z udziałem
przedstawicieli władz państwowych na szczeblu ministerialnym, nabyte w ostatnich
2 latach (tj. od czerwca 2012 do czerwca 2014 r.)
Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent złoży stosowne oświadczenie
oraz uzupełni właściwą tabelę w ofercie (formularz ofertowy - załącznik nr 2) o listę
zorganizowanych konferencji prasowych z udziałem przedstawicieli władz państwowych na
szczeblu ministerialnym w ostatnich 2 latach (tj. od czerwca 2012 do czerwca 2014 r.).
Oferent zobowiązany jest do wskazania w tabeli doświadczenia tylko osób bezpośrednio
zaangażowanych w realizację Usługi. W ofercie należy wskazać kontakt do osób, które
potwierdzą wykonanie prac.
3.1.1.
3.1.2. Zobowiązać się do zorganizowania konferencji prasowej w dniu 25 września 2014 r.
w siedzibie Instytutu Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. z przedstawicieli
ministerstw oraz organizacji działających na rzecz przedsiębiorców.
Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent zobowiąże się do zorganizowania
konferencji prasowej w dniu 25 września 2014 r. w siedzibie Instytutu Wzornictwa
Przemysłowego Sp. z o.o. z udziałem przedstawicieli
ministerstw
oraz organizacji
działających na rzecz przedsiębiorców.
3.1.3.
3.1.4.
Oświadczyć, iż zapoznał się z Zapytaniem ofertowym, przyjął warunki w nim zawarte
i nie zgłasza zastrzeżeń.
Oświadczyć, iż firma znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej
zapewniającej wykonanie zamówienia.
3
3.1.5.
3.1.6.
3.1.7.
Oświadczyć, iż firma zapewni wykonanie zamówienia zgodnie z zapytaniem
ofertowym.
Oświadczyć, iż informacje zawarte w złożonej ofercie są zgodne ze stanem
faktycznym.
Dołączyć do oferty odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, z którego wynikać
będzie iż Oferent został wpisany do właściwego rejestru lub ewidencji (np. KRS,
CEiIDG). Dokumenty o których mowa powyżej, powinny być wystawione nie
wcześniej niż 30 dni przed terminem składania ofert.
Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia zgodności złożonej przez
Oferenta oferty ze stanem faktycznym, w tym również poprzez wezwanie Oferenta
do złożenia wyjaśnień. Brak wyjaśnień ze strony Oferenta będzie skutkował wykluczeniem
Oferenta z postępowania. Ocenie i wyborowi podlegać będą jedynie oferty ważne,
sporządzone i złożone Zamawiającemu zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym.
3.2.
Kryteria rozstrzygające:
3.2.2. Całkowita cena wyrażona w złotych polskich: za zorganizowanie konferencji
prasowej w dniu 25 września br. w siedzibie Instytutu Wzornictwa
Przemysłowego Sp. z o.o.
3.2.3. Liczba zorganizowanych konferencji prasowych z udziałem przedstawicieli
władz państwowych na szczeblu ministerialnym, w ostatnich 2 latach (tj. od
czerwca 2012 r. do czerwca 2014 r.).
4. Sposób oceny ofert:
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
Ocenie poddane zostaną oferty sporządzone i dostarczone zgodnie z instrukcją wskazaną
w ust. 5.
Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu (Kryteria dopuszczające, o których
mowa w ust. 3 pkt 3.1,będzie dokonana wg kryteriów: „tak” - „nie” i zostanie przeprowadzona
w oparciu o złożone oferty (wraz z wymaganymi innymi dokumentami). Niespełnienie przez
Oferenta przynajmniej jednego warunku udziału w postępowaniu skutkuje wykluczeniem go
z postępowania.
Oferty spełniające wszystkie kryteria dopuszczające zostaną poddane ocenie kryteriów
rozstrzygających.
Sposób oceny ofert w ramach kryteriów rozstrzygających został przedstawiony w tabeli
poniżej.
4
Sposób przyznania punktów
Kryterium
Całkowita cena wyrażona w złotych polskich:
za zorganizowanie konferencji prasowej w
dniu 25 września br. w siedzibie Instytutu
Wzornictwa Przemysłowego
Sp. z o.o.
Maksymalną liczbę punktów (50) otrzyma
Oferent, który zaoferuje najniższą cenę za
zorganizowanie konferencji prasowej w
dniu 25 września br. w siedzibie Instytutu
Wzornictwa Przemysłowego
Sp. z o.o.
Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio
mniejszą liczbę punktów zgodnie z
poniższym wzorem:
C=
(ONajniższa/OBadana) x 50 pkt.
gdzie:
UWAGI
- Komisja oceniająca oferty przyzna punkty na podstawie
informacji przedstawionych w punkcie Kalkulacja ceny w
Formularzu ofertowym (załącznik nr 2).
- Konferencja prasowa odbywa się w siedzibie
Zamawiającego w Warszawie.
- Konferencja prasowa trwać będzie 2 godziny od 10:00 –
12:00.
- Podana przez Oferenta cena musi zawierać wszelkie
koszty niezbędne do zrealizowania niniejszego
zamówienia zgodnie ze specyfikacją wymienioną w
załączniku nr 1.
C- liczba punktów przyznanych Oferentowi
ONajniższa – najniższa zaoferowana w
postępowaniu cena
OBadana – cena oferty badanej
Liczba zorganizowanych konferencji
prasowych z udziałem przedstawicieli władz
państwowych na szczeblu ministerialnym w
ostatnich 2 latach (tj. od czerwca 2012 r. do
czerwca 2014 r.)
Maksymalną liczbę punktów (50) otrzyma
Oferent legitymujący się największą liczbą
zorganizowanych konferencji prasowych z
udziałem przedstawicieli władz
państwowych na szczeblu ministerialnym w
ostatnich 2 latach (tj. od czerwca 2012 r.
do czerwca 2014 r.).
Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio
mniejszą liczbę punktów.
- Nie można składać ofert wariantowych.
Oferent ponosić będzie skutki błędów w ofercie wynikających
z nieuwzględnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na
cenę zamówienia
- Komisja oceniająca oferty, przyzna punkty na podstawie
informacji przedstawionych w tabeli nr 1 zamieszczonej w
Formularzu ofertowym (załącznik nr 2).
L=
(LOceniana / LNajwyższa) x 50 pkt.
gdzie:
L- liczba punktów przyznanych Oferentowi
LNajwyższa – największa liczbą
zorganizowanych konferencji prasowych z
udziałem przedstawicieli władz
państwowych na szczeblu ministerialnym w
ostatnich 2 latach.
LOceniana – liczba przeprowadzonych
zorganizowanych konferencji prasowych z
udziałem przedstawicieli władz
państwowych na szczeblu ministerialnym w
ostatnich 2 latach.
6
4.5. Maksymalna liczba punktów jaką może otrzymać oferent na podstawie kryteriów
rozstrzygających to 100.
5. Sposób przygotowania oferty, termin i miejsce złożenia oferty:
5.1.
5.2.
5.3.
Ofertę należy sporządzić na załączonym druku „Formularz ofertowy” (załącznik nr 2). Ofertę
należy złożyć w zamkniętej kopercie, na której należy umieścić zapis:
„Oferta na zapytanie ofertowe – konferencja prasowa”.
Oferta musi być podpisana przez uprawioną do tego osobę (bądź osoby), zgodnie
z zasadami reprezentacji Oferenta. Wszystkie załączniki do Oferty powinny być załączone
w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/y
reprezentującą/e Oferenta. Uprawnienie do reprezentacji Oferenta powinno wynikać
z załączonych do Oferty dokumentów, w szczególności dokumentu z właściwego rejestru
(KRS, CEiIDG) lub z pełnomocnictwa, w przypadku jego udzielenia przez osobę/osoby do
tego uprawnioną/e.
Ofertę należy dostarczyć (np. osobiście, kurierem, pocztą) na adres:
Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o.
ul. Świętojerska 5/7
00-236 Warszawa
(piętro II, pokój 200)
5.4.
5.5.
5.6.
Termin składania ofert: do 16 września 2014 roku, do godziny 12:00.
Oferty złożone po terminie ich składania nie będą rozpatrywane. Decyduje data i godzina
dostarczenia przesyłki do siedziby Zamawiającego.
Wszelkie dokumenty, które zostaną przez Oferenta złożone w niniejszym postępowaniu
powinny być sporządzone w języku polskim, ze skutkiem pozostawienia bez rozpatrzenia
Oferty.
Koszty przygotowania Oferty oraz jej dostarczenia ponosi Oferent.
6. Istotne warunki zamówienia
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
Złożona oferta wiąże Oferenta przez 30 dni licząc od dnia wskazanego w niniejszym
Zapytaniu Ofertowym jako termin składania ofert.
Z Oferentem, którego oferta będzie najkorzystniejsza (tj. otrzyma najwyższą liczbę punktów),
zostanie zawarta umowa.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków określonych w niniejszym zapytaniu
ofertowym, o czym zawiadomi poprzez swoją stronę internetową.
Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, niezwłocznie po ogłoszeniu
wyników postępowania i wyborze jego oferty przez Zamawiającego, w terminie
wyznaczonym przez Zamawiającego, jest zobowiązany do zawarcia umowy. Umowa
zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego. W razie braku zawarcia umowy przez
6.5.
6.6.
6.7.
Oferenta w powyższym terminie, Zamawiający będzie uprawniony do zawarcia umowy z
innym oferentem, który złożył kolejną najkorzystniejszą ofertę.
Wynagrodzenie będzie wypłacone w dwóch ratach odpowiednio:
 30% - po akceptacji przez Zamawiającego scenariusza konferencji prasowej oraz po
przygotowaniu, nagraniu i pełnej post-produkcji 2 filmów o charakterze informacyjnopromocyjnym projektu WBZ o długości 2-3 minuty do premierowej prezentacji
podczas konferencji.
 70% - po zakończeniu konferencji prasowej.
w terminach określonych w harmonogramie prac.
Zamawiający nie przewiduje dla uczestników postępowania środków odwoławczych
od rozstrzygnięć Zamawiającego podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie
zamówienia.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia
bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, bez podania przyczyn takiego zakończenia
postępowania.
7. Kontakt z Zamawiającym
7.1
Każdy Oferent może zwrócić się do Zamawiającego
o wyjaśnienia związane z przedmiotem zapytania ofertowego.
drogą
elektroniczną
7.2
Zamawiający będzie porozumiewać się z Wykonawcami drogą elektroniczną pod adresem
e-mail: [email protected].
7.3
Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia odpowiedzi na pytania do dnia
15 września do godz. 12:00.
Załączniki:
Załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy
8
Załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Przygotowanie konferencji prasowej obejmuje:
1. Przygotowanie scenariusza konferencji.
2
2. Projekt scenografii konferencji. Zamawiający posiada scenę o max wymiarach 24 m tj. 12
modułów o wymiarach 1m x 2m, nagłośnienie i oświetlenie, rzutnik, krzesła. Koszt wynajmu/
produkcji pozostałych elementów scenografii ponosi Oferent.
3. Przygotowanie treści zaproszeń (logotypy zostaną przekazane przez IWP).
4. Dystrybucja zaproszeń do dziennikarzy i gości specjalnych.
5. Zapewnienie prowadzącego - dziennikarz ekonomiczny.
6. Przygotowanie informacji prasowych – wkład merytoryczny przekazany przez IWP
7. Przygotowanie prezentacji multimedialnej.
8. Follow up zaproszeń dziennikarzy i gości specjalnych (goście specjalni
to m.in.:
przedstawiciele ministerstw oraz organizacji zrzeszających przedsiębiorców polskich).
9. Obsługa dziennikarzy.
10. Dystrybucja materiałów prasowych.
11. Projekt graficzny i produkcja łukowej ścianki promocyjnej o wymiarach: 338,9 cm x 223 cm
składającej się z 5 modułów o wymiarach 68,5 cm x 221,5 cm, montowanych do stelaża za
pomocą magnesów.
12. Przygotowanie, nagranie i pełna post-produkcja 2 filmów o charakterze informacyjnopromocyjnym projekt „Wzornictwo – Biznes – Zysk” o długości 2 minuty do premierowej
prezentacji podczas konferencji.
13. Zapewnienie catering dla ok. 40 osób.
14. Przygotowanie multimedialnego materiału promocyjnego do wyświetlenia na monitorach w
holu wejściowym:
Rozmiar całego pulpitu 3072x768p mimo połączenia w jeden pulpit
monitory fizycznie maja obudowę o szerokości ok 5cm. Animacja flash/grafika nie musi mieć
rozmiaru 3072x768px, powinna mieć jednak takie same proporcje.
15. Dostarczenie, montaż, udostępnienie i demontaż dwóch infokiosków z dostępem online do
portalu www.projekt-wbz.com.pl.
16. Zapewnienie hostessy i osoby do pilnowania eksponatów na wystawie towarzyszącej
konferencji.
17. Przygotowanie raportu z przebiegu konferencji oraz publikacji po zgodnie z wymogami
projektów unijnych.
9