System usług zewnętrznych

System usług zewnętrznych
Wpisany przez Kamila Orzechowska-Przybyła
Rozwiązania outsourcingowe pozwalają na zmniejszenie kosztów prowadzenia
przedsiębiorstwa od 20 do nawet 70 proc. ich wartości.
Outsourcing to szeroko znany na całym świecie system usług zewnętrznych, zlecanych
przez firmy szukające nowoczesnych rozwiązań w celu obniżenia kosztów działalności,
zwiększenia własnej konkurencyjności, zdolności reagowania na zmieniające się
wymagania na rynku, poprawy jakości usług oraz optymalizacji inwestycji.
Nazwa pochodzi z języka angielskiego i jest skrótem trzech słów: outside - resource - using, co
oznacza korzystanie ze źródeł zewnętrznych.
Do głównych rodzajów outsourcingu możemy zaliczyć:
- outsourcing pełny,
- outsourcing selektywny.
W pierwszym przypadku klient zleca kompleksową obsługę wybranego zakresu działalności, w
drugim natomiast dokonuje wyboru, jakie obszary mają zostać objęte obsługą.
Outsourcing najczęściej znajduje zastosowanie w następujących działach prowadzonej
działalności: księgowość, kadry, szkolenia, administracja systemów informatycznych, audyty
1/4
System usług zewnętrznych
Wpisany przez Kamila Orzechowska-Przybyła
wewnętrzne, podatki, zarządzanie środkami trwałymi, zaopatrzenie, zarządzanie dokumentacją,
obsługa klienta, marketing, sprzedaż, kontroling i logistyka.
Z usług zewnętrznych korzystają zarówno przedsiębiorstwa prywatne, jak i instytucje publiczne.
Obecnie ok. 65 proc. menedżerów zleca wykonanie poszczególnych usług firmom
outsourcingowym. Związane jest to głównie z szukaniem oszczędności w firmie, a rozwiązania
outsourcingowe pozwalają na zmniejszenie kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa od 20
nawet do 70 proc. ich wartości.
Usługi outsourcingowe są niezwykle popularne zarówno wśród firm prywatnych, jak i jednostek
publicznych. Dużą popularnością cieszy się outsourcing finansów i rachunkowości.
Prowadzenie wewnętrznej komórki księgowości w przedsiębiorstwie wiąże się z ponoszeniem
wysokich nakładów na stworzenie i utrzymanie stanowiska księgowego oraz zakup, wdrożenie,
eksploatację i aktualizację programów informatycznych przeznaczonych do księgowości.
Korzystanie z usług zewnętrznych w tym obszarze pozwala na znaczną redukcję kosztów od 20
do 50 proc., co spowodowane jest posiadaniem przez firmy outsourcingowe niezbędnych
narzędzi, takich jak np. programy informatyczne do prowadzenia pełnej księgowości, służących
do profesjonalnej obsługi klientów.
Dodatkowo należy podkreślić wysoki standard usług zewnętrznych, który poparty jest
zatrudnianiem przez firmy outsourcingowe pracowników o wysokich kwalifikacjach. Szerokim
powodzeniem w zakresie outsourcingu cieszy się doradztwo w zakresie zarządzania oraz
pozyskiwania funduszy dla poszczególnych przedsiębiorstw na planowane przedsięwzięcia. W
zakres świadczonych usług wchodzi wykonanie audytu danej firmy, pozwalającego określić
sytuację finansową oraz predyspozycje działalności w celu optymalizacji planowanej inwestycji.
Po określeniu strategii dla projektu firmy doradcze przygotowują niezbędną dokumentację w
celu pozyskania funduszy ze środków publicznych bądź innych źródeł pozyskania kapitału na
realizację działań inwestycyjnych.
2/4
System usług zewnętrznych
Wpisany przez Kamila Orzechowska-Przybyła
Po dokonaniu wyboru firmy zewnętrznej następuje kolejny krok - ustalenie warunków umowy
oraz jej podpisanie przez obydwie strony.
Można tu wyróżnić trzy podstawowe strategie:
- otwartych ksiąg - w bezpośrednich negocjacjach przetargowych zainteresowane strony
przedstawiają swoje warunki, koszty, zakres działań. Zaletą tej strategii jest możliwość
dokładnego zbadania, w jaki sposób firma outsourcingowa świadczy usługi;
- porównań rynkowych - w tym przypadku wyłania się oferenta w trybie przetargowym,
proponującego najniższą cenę. Jest to niezwykle ryzykowne działanie dla zleceniodawcy, gdyż
jakość usług przedstawianych przez oferenta może okazać się niewystarczająca;
- porównań do kosztów własnych - tutaj określa się poziom kosztów uzyskanych przy
samodzielnym wykonywaniu danego zakresu prac. Następnie poszukujemy outsourcera, który
obniży nasze koszty. Strategia ta może być powtarzana w sposób ciągły.
Korzyści płynące z zaangażowania firmy outsourcingowej
Zleceniobiorcy mają wysokiej klasy specjalistów, korzystają ze specjalistycznego sprzętu i
oprogramowania oraz sprawdzonych systemów monitorowania, posiadają bieżące informacje w
danej dziedzinie.
W przypadku przedsiębiorstwa występującego w roli zleceniodawcy należy zwrócić uwagę na
następujące pozytywne aspekty wykorzystania zewnętrznych źródeł dla poszczególnych usług:
przejęcia przez outsourcera obsługi administracyjnej, co z kolei uwalnia menedżerów od
czasochłonnych czynności administracyjnych i pozwala skupić się na podstawowej formie
działalności, zapewnia większą dyscyplinę finansową, pomoc doświadczonych specjalistów i
gwarantuje dyskrecję.
3/4
System usług zewnętrznych
Wpisany przez Kamila Orzechowska-Przybyła
Długoterminowe korzystanie z outsourcingu pozwala na ciągły rozwój przedsiębiorstwa przy
zastosowaniu najnowocześniejszych strategii i rozwiązań, przy jednoczesnym ograniczeniu
kosztów związanych z samodzielnym wykonaniem czynności w danym obszarze. Należy więc
zastanowić się i podjąć decyzję, co jest dla naszej firmy korzystniejsze: utrzymywanie stanowisk
pracy wymagających ciągłych nakładów czy przesunięcie danego obszaru na outsourcera, który
wykona za nas określony rodzaj pracy profesjonalnie w połączeniu z przystępną ceną za
wykonaną usługę.
4/4