zapytanie ofertowe – audyt (cpv:79212000-3)

1
Wrocław, 12.03.2013r.
ZAPYTANIE OFERTOWE – AUDYT (CPV:79212000-3)
DOTYCZY: Usługi audytu: Numer CPV: 79212000-3
Agrainvest Sp. z o.o. zwraca się z prośbą o składanie ofert na realizację usługi audytu
w ramach realizacji projektu „Grunt to doskonalenie” nr umowy UDA-POKL.02.01.01-00-314/10
współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu
Społecznego w ramach Priorytetu II, Działanie 2.1 Poddziałanie 2.1.1 Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki.
Powyższe zapytanie ofertowe prowadzone jest w ramach zasady efektywnego zarządzania
finansami i nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia
29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2010r. Nr 113, poz. 759
z późniejszymi zmianami).
I. Zamawiający
Agrainvest Sp. z o.o.
ul. Krzywoustego 29, 56-400 Oleśnica
NIP: 781173618, REGON: 634522880
II. Informacje o audytowanym projekcie
1. Projekt realizowany jest w ramach POKL, Poddziałania 2.1.1. „ Rozwój kapitału
ludzkiego w przedsiębiorstwach”.
2. Projekt realizowany w okresie 01.07.2011- 30.06.2013 r.
3. Beneficjent Pomocy: ilość podmiotów - 4 spółki: Osadkowski SA, Osadkowski-Cebulski
Sp. z o. o., Osadkowski Raiffeisen Sp. z o.o. i Agrainvest Sp. z o.o.
4. Wartość projektu: 4 008 781,91 zł
5. Wartość dofinansowania: 2 782 787,40 zł
6. Liczba uczestników projektu: 539
7. Wartość i forma wkładu prywatnego:
2
wkład
wynagrodzeniami
uczestników
szkoleń (PLN)
Osadkowski SA
608 085,28 zł
Osadkowski Raiffeisen Sp. z 127 648,14 zł
o.o.
Osadkowski-Cebulski Sp. z o.o. 242 225,83 zł
Agrainvest Sp. z o.o.
35 602,75 zł
PODSUMOWANIE
1 013 562,00 zł
Beneficjenci pomocy:
wkład
gotówkowy
(PLN)
161 975,80 zł
50 456,71 zł
ŁĄCZNIE
WKŁAD
PRYWATNY
(PLN)
770 061,08 zł
178 104,85 zł
0,00 zł
0,00 zł
212 432,51 zł
242 225,83 zł
35 602,75 zł
1 225 994,51 zł
8. Liczba złożonych wniosków o płatność do dnia 08.03.2013 wynosi 6.
9. Liczba zatwierdzonych wniosków o płatność: 6
10. Średnia liczba pozycji załącznika nr 1 we wniosku o płatność: 109
11. Wnioskodawca prowadzi pełną księgowość.
III. Zakres usługi
Ocenie audytora podlegać będzie zgodność realizacji projektu z jego założeniami określonymi
w umowie o dofinansowanie projektu, a w szczególności:
1. Ocena prawidłowości rozliczeń finansowych, obejmująca w szczególności:





weryfikację na podstawie reprezentatywnej próby oryginałów dokumentów
księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach projektu, które zostały
rozliczone w zatwierdzonych wnioskach o płatność i w szczególności wydatków
poniesionych w ramach cross-financingu, w tym weryfikację opisu dokumentów
księgowych o poniesieniu wydatku w ramach projektu .
weryfikację dowodów zapłaty i innych dokumentów potwierdzających fakt zakupu
zamówionych towarów i usług,
weryfikację umów o pracę (umowy cywilnoprawne) oraz zakres obowiązków
pracowników zaangażowanych w realizację projektu,
sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków dla projektu
zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego w Systemie Realizacji
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013,
- sprawdzenie, czy wkład własny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem
projektu i jeśli to możliwe, ujęty w wyodrębnionej ewidencji wydatków projektu
(w przypadku gdy w projekcie przewidziany jest wkład własny, w tym
w przypadku projektów objętych pomocą publiczną),
3

2.
3.
4.
5.
sprawdzenie, czy w ramach projektu nie finansuje się zwykłej działalności
jednostki realizującej projekt, a jedynie koszty związane z realizacją projektu
w ramach PO KL,
 sprawdzenie statusu podatkowego beneficjenta.
Sposób rekrutacji uczestników projektu (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10
% uczestników projektu w ramach danego projektu poprzez odniesienie zapisów
Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013,
Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, dokumentacji
konkursowej oraz założeń projektu do dokumentacji przedłożonej beneficjentowi przez
potencjalnych uczestników projektu na etapie ich rekrutacji, np. oświadczeń).
Sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach
projektu (w ramach Podsystemu PEFS) zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r.
o Ochronie Danych Osobowych.
Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu
rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu
dostępną w siedzibie beneficjenta. W szczególności weryfikację stopnia osiągnięcia
wskaźników projektu, w tym dzienniki zajęć, listy obecności, dokumenty ewaluacyjne.
Ocena poprawności udzielania zamówień publicznych, obejmująca sprawdzenie, czy
beneficjent prawidłowo stosuje Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień
Publicznych (Dz. U. 2007 Nr 223, poz. 1655):
 czy spełnione zostały przesłanki zastosowania trybu udzielenia zamówienia
(gdy zamawiający wybrał tryb inny niż przetarg nieograniczony i ograniczony),
 czy ustalenie wartości zamówienia było prawidłowe,
 czy beneficjent posiada kompletny protokół postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego,
 czy SIWZ jest kompletny tj. zawiera wszystkie elementy zawarte w art. 36 ustawy, np.
opis przedmiotu zamówienia, tryb udzielenia zamówienia, kryteria dotyczące wyboru
oferty,
 czy ogłoszenia o postępowaniach prowadzonych przez zamawiających przekazywane
są do publikacji zgodnie z przepisami Ustawy,
 czy umowa podpisana z wykonawcą została przygotowana zgodnie z warunkami
określonymi w SIWZ.,
 czy beneficjent udzielający zamówienia w ramach projektu dokonał wyboru
wykonawcy z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania.
6. Ocena poprawności udzielania zamówień z zastosowaniem zasady konkurencyjności
(dotyczy zamówień na kwotę przekraczającą 14 tyś euro) - dotyczy podmiotów, które nie
są zobligowane do stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych:
- czy beneficjent wysłał zapytanie ofertowe
o do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców lub
4
-
-
-
o do wszystkich potencjalnych wykonawców i jednocześnie udowodnił, że na
rynku istnieje ich mniej niż 3,
czy beneficjent zamieścił zapytanie ofertowe co najmniej na swojej stronie
internetowej,
czy zapytanie ofertowe zawiera jednoznaczny opis przedmiotu zamówienia zgodny ze
stanem faktycznym, kryteria oceny oferty, informację na temat wag punktowych lub
procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, informację na
temat sposobu przyznawania punktacji za spełnienia danego kryterium, informację na
temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia oraz termin składania
ofert,
czy beneficjent posiada kompletny protokół w formie pisemnej, potwierdzający
prawidłowość wyboru wykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności (tj. wybór
najkorzystniejszej oferty, odpowiadającej przedmiotowi zamówienia, złożonej
w terminie i w oparciu o kryteria wskazane w zapytaniu ofertowym).
czy beneficjent posiada umowę w formie pisemnej zawartą z wykonawcą.
7. Ocena poprawności udzielania zamówień na kwotę poniżej 14 tyś euro, w szczególności
sprawdzenie czy beneficjent przy dokonywaniu zakupów usługi lub towarów o wartości
powyżej 20 tyś PLN właściwie udokumentował rozeznanie rynku.
8. Ocena poprawności udzielania pomocy publicznej, obejmująca w szczególności:
a) Pomoc de minimis, m.in.:
- zweryfikowanie, czy beneficjent posiada zaświadczenia/oświadczenia beneficjenta
pomocy o kwocie udzielonej pomocy de minimis w ciągu ostatnich trzech lat
kalendarzowych/podatkowych albo oświadczenie o nieotrzymaniu takiej pomocy, złożone
przed dniem udzielenia pomocy w danym projekcie (pomoc nie może zostać udzielona
podmiotowi, który w bieżącym roku kalendarzowym/ podatkowym oraz w dwóch
poprzedzających go latach kalendarzowych/podatkowych otrzymał pomoc de minimis
z różnych źródeł i w różnych formach, której wartość brutto łącznie z pomocą, o którą się
ubiega, przekracza równowartość w złotych 200 tys. EUR, a w przypadku
przedsiębiorstwa działającego w sektorze transportu drogowego – równowartość w złotych
kwoty 100 tyś. EUR, obliczanych według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy
Bank Polski),
- zweryfikowanie, czy beneficjent posiada formularze informacji przedstawianych przy
ubieganiu się o pomoc de minimis złożone przez beneficjentów pomocy,
- zweryfikowanie, czy beneficjent posiada wystawione zaświadczenia o udzielonej pomocy
de minimis.
b) Udzielanie pomocy w ramach wyłączeń blokowych, m.in.:
- sprawdzenie zgodności wysokości udzielonej pomocy z odpowiednimi pułapami
intensywności, określonymi w przepisach unijnych i krajowych (w przypadku pomocy na
szkolenia – z pułapami odnoszącymi się do typu szkoleń, natomiast w przypadku usług
doradczych – w pułapami odnoszącymi się do tej formy wsparcia),
5
- sprawdzenie, czy udzielona pomoc publiczna oraz wymagany wkład prywatny zostały
obliczone w sposób prawidłowy (podstawę wyliczenia stanowią wykazane w budżecie
projektu w ramach poszczególnych zdań koszty objęte pomocą publiczną
w przeliczeniu na jednego uczestnika projektu),
- zweryfikowanie, czy beneficjent posiada formularze informacji przedstawianych przy
ubieganiu się o pomoc inną niż de minimis złożone przez beneficjentów pomocy,
- sprawdzenie, czy beneficjent pomocy publicznej nie prowadzi działalności w sektorze
wykluczonym ze wsparcia.
9. Sposób realizacji działań promocyjnych,
10. Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu.
11. Zgodność z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi (w tym: polityką równych
szans i koncepcją zrównoważonego rozwoju).
IV. Raport z usługi powinien zawierać następujące elementy:
I. Informacje ogólne:
1. Data sporządzenia raportu.
2. Numer audytowanego przedsięwzięcia.
3. Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie.
4. Termin przeprowadzenia audytu.
5. Okres objęty audytem.
II. Cel i metodologia (cel, zakres, zastosowane techniki) audytu:
1. Cel audytu.
2. Zakres przedmiotowy audytu.
3. Zastosowane techniki audytu.
4. Audytor powinien dokonać sprawdzenia dokumentacji oraz zapewnić identyfikowalność
dokumentów, które podlegały badaniu. Wykaz sprawdzonych dokumentów stanowić
będzie załącznik do raportu z audytu.
III. Ustalenia stanu faktycznego - zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu.
IV. Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich
wagi oraz zaznaczenia, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy.
V. Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień.
VI. Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje.
VII. Opinia w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym
i szczegółowym audytu.
Do raportu audytor ma obowiązek dołączyć zestawienie badanych dokumentów potwierdzających
faktyczną realizację działań w projekcie, w tym dokumentów księgowych.
6
V. Termin przeprowadzenia audytu:
Audyt powinien zostać przeprowadzony w okresie: od 13 do 20 maja 2013r.
Miejsce audytu: biuro projektu, ul. Lotnicza 24 pok. A16, 54-155 Wrocław
Raport z audytu powinien zostać przedstawiony zamawiającemu najpóźniej do dnia: 27 maja
2013r.
VI. Złożona oferta powinna zawierać co najmniej następujące informacje:
Zasady przygotowania oferty:
1. Oferta powinna zawierać cenę netto i brutto za wykonanie usługi audytu.
2. Oferta musi być czytelna i odpowiadać treści zapytania ofertowego.
3. W łącznej cenie usługi Wykonawca zobowiązany jest ująć wszystkie przewidywane koszty
związane z realizacją zamówienia plus podatek VAT naliczony zgodnie z obowiązującymi
przepisami na dzień składania ofert oraz wszystkie koszty wynikające z zapisów
niniejszego zaproszenia, bez których realizacja zamówienia nie byłaby możliwa.
4. Oświadczenie iż, ceny określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres ważności
umowy i nie będą podlegały zwiększeniu.
5. Zaleca się, aby strony były kolejno ponumerowane. Oferta powinna być sporządzona na
papierze firmowym Oferenta lub opatrzona pieczątką firmową, posiadać datę sporządzenia
oraz powinna być podpisana przez oferenta.
6. Na ofertę składa się:
a) arkusz ofertowy (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego wraz z CV potencjalnych
audytora/ów),
b) załącznik nr 2 do arkusza ofertowego – Oświadczenie o braku powiązań osobowych
i kapitałowych z Zamawiającym,
c) załącznik nr 3 do arkusza ofertowego – Oświadczenie Oferenta.
VII. Kryteria dostępu - w postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy:
1. Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy
nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
2. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym
i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, które posiadają minimalne kwalifikacje
opisane w zapytaniu ofertowym;
3. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
4. Nie otwarto wobec firmy likwidacji ani nie ogłoszono upadłości;
7
5. Nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub
zdrowotne;
6. Nie została prawomocnie skazana za przestępstwo popełnione w związku
z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo
przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia
korzyści majątkowych; Oraz wspólnik spółki jawnej, partner lub członek zarządu spółki
partnerskiej; komplementariusz spółki komandytowej oraz spółki komandytowo-akcyjnej;
członek organu zarządzającego osoby prawnej nie został prawomocnie skazany za
przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia,
przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne
przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych;
7. Sąd nie orzekł zakazu ubiegania się firmie o zamówienia, na podstawie przepisów
o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.
Dokumentem potwierdzającym spełnienie powyższych warunków jest „Oświadczenie Oferenta”,
które stanowi załącznik nr 2 do arkusza ofertowego.
Wymagane jest również spełnienie przesłanki o bezstronności i niezależności pomiędzy
Oferentem a Zamawiającym usługę – w postaci oświadczenia, załącznik nr 3 do arkusza
ofertowego.
Wymagania odnośnie sposobu pracy oraz minimalne kwalifikacje audytora
1. Osoba podpisująca raport powinna posiadać uprawnienia biegłego rewidenta lub inne
kwalifikacje audytora wymagane przez organizację będącą członkiem Międzynarodowej
Federacji Księgowych - International Federation of Accountants,
2. Osoba podpisująca raport powinna posiadać minimum 5 letnie doświadczenie
w przeprowadzaniu audytów oraz powinna uczestniczyć w co najmniej 5 audytach
projektów finansowanych ze środków UE w ramach POKL Poddziałanie 2.1.1.
3. Audyt będzie przeprowadzony zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu
(International Standards of Auditing – ISA). Jednakże należy pamiętać, że niniejszy audyt
jest audytem zgodności a nie audytem statutowym. Warunki programu są więc zawsze
nadrzędne wobec standardów ogólnych (standardy rachunkowości lub standardy odnośnie
systemów zarządzania).
8
VIII. Kryteria oceny oferty:
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryteria:
1. Kryteria dostępu – wymagania (punkt VII niniejszej oferty) wobec Oferentów oraz audytora,
który będzie realizować audyt dotyczący
projektów objętych pomocą publiczną
dofinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki (zwłaszcza w ramach Poddziałania 2.1.1). Udokumentowane
oświadczeniem i życiorysami załączonymi do oferty. Jest to kryterium bezwzględne – oferty,
które nie spełnią tego wymagania, nie przejdą do oceny w pkt. 2.
2. Cena usługi – waga 100% (do porównania ofert będzie brana cena netto - bez VAT).
Oferta, która spełni kryteria dostępu, a cena będzie najniższa i mieścić się będzie
w zaplanowanym budżecie zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę
najkorzystniejszą.
IX. Termin złożenia Oferty:
Oferty prosimy składać do dnia 28 marca 2013r. na adres firmy Agrainvest Sp. z o.o.,
ul. Lotnicza 24 pok. A16, 54-155 Wrocław, bądź mailowo na adres osoby podanej do kontaktu.
X. Rozstrzygnięcie zapytania:
Zapytanie zostanie rozstrzygnięte do 12 kwietnia 2013r. Zainteresowane strony zostaną
poinformowane o rozstrzygnięciu drogą e-milową.
Osoba do kontaktu: Katarzyna Osadkowska Tel: 0 600 46 88 58
e-mail: [email protected]
XI. Załączniki:
Załącznik nr 1 – Wzór formularza ofertowego
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym
Załącznik nr 3 – Oświadczenie Oferenta