Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 65/2016 (Instrukcja zasad

Załącznik nr 1
INSTRUKCJA
ZASAD EWIDENCJI, POBORU I EGZEKUCJI OPŁATY ZA
GOSPODAROWANIE ODPADAMI KOMUNALNYMI
W URZĘDZIE MIEJSKIM W STARYM SĄCZU
1
SPIS TREŚCI
I. Przepisy ogólne- podstawa prawna
II. Zasady ewidencji wymiaru zobowiązań opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi
III. Pobór
IV. Nadpłaty i zwroty
V. Ulgi uznaniowe
VI. Zasady Egzekucji zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi
VII. Działania weryfikacyjne oraz rozliczenia roczne
2
Rozdział I. Przepisy ogólne- podstawa prawna
Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących, a w szczególności:
1.
Ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (tj. Dz. U.
z 2016 r. poz. 250);
2.
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2015 r. poz 613 ze zm.);
3.
Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tj. Dz. U.
z 2014 r. poz 1619);
4.
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania
wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2367);
5.
Uchwała nr X/158/2015 Rady Miejskiej w Starym Sączu z dnia 31 sierpnia 2015 r. w sprawie
wprowadzenia zniżki dla rodzin wielodzietnych z terenu Gminy Stary Sącz, posiadających Kartę
Dużej Rodziny, z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
6.
Inne akty prawne, na które powołuje się instrukcja w zakresie regulowania poszczególnych
zagadnień.
Rozdział II. Zasady ewidencji wymiaru zobowiązań opłaty za gospodarowanie
odpadami komunalnymi
1.
Ewidencja wymiaru zobowiązań opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi
prowadzona jest w referacie Spraw Obywatelskich, Administracyjno- Gospodarczych i Ochrony
Środowiska (SO).
2.
Ewidencja wymiaru zobowiązań opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi
prowadzona jest w formie elektronicznej, przy użyciu programu „Districtus” Korelacja Systemy
Informatyczne.
3.
Podstawą wpisów do ewidencji opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi są
deklaracje o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi składane przez właścicieli
i faktycznych użytkowników nieruchomości zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy utrzymaniu czystości
i porządku w gminach oraz decyzje określające wysokość zobowiązania w opłacie za odpady
komunalne.
4.
Pracownicy odpowiedzialni za wymiar opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi
3
dokonują czynności takich jak:
a) przyjmowanie deklaracji, stwierdzanie jej formalnej poprawności oraz niezwłoczne wprowadzanie
ich do systemu (najlepiej bezpośrednio podczas przyjmowania strony),
b)
ustalanie
stanu
faktycznego
w
zakresie
niezbędnym
do
stwierdzenia
zgodności
z przedłożonymi deklaracjami (porównanie podanej w deklaracji ilości osób zamieszkałych
z ilością osób zameldowanych wynikających z EL),
c) sprawdzanie ilości zadeklarowanych odpadów przez właścicieli nieruchomości niezamieszkałych
z ilością wskazaną w regulaminie;
d) oraz wszelkich innych czynności związanych z gospodarowaniem odpadami komunalnymi
zawartych w dziale V Ustawy Ordynacja Podatkowa.
5.
Opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi w zmienionej wysokości uiszcza się od
miesiąca w którym nastąpiła zmiana (zgodnie z art. 6m pkt. 2 Ustawy o utrzymaniu czystości
i porządku w gminie).
6.
W przypadku stwierdzenia braku deklaracji lub nieprawidłowości ich wypełnienia,
niezgodności danych w nich zawartych ze stanem faktycznym pracownicy odpowiedzialni za wymiar
opłaty wszczynają postępowanie w sprawie niezłożenia deklaracji lub wątpliwości co do danych w
niej zawartych.
7.
Pracownik zapewnia stronie czynny udział w każdym stadium postępowania. Stronie
wyznacza się 7 dniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego.
8.
Podstawą wymiaru opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi jest deklaracja
samowymiarowa lub decyzja określająca wysokość opłaty, doręczona za pośrednictwem operatora
pocztowego ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
9.
Do udokumentowania przypisów i odpisów w programie Korelacja służą:
a) deklaracja o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi zgodnie z art. 3 pkt 5
ustawy Ordynacja Podatkowa;
b) decyzje określające wysokość zobowiązania w opłacie za odpady komunalne;
c) decyzje w sprawie przyznanych w ciągu roku ulg;
d) dowody zrealizowanych spraw nieprzypisanych należnych od zobowiązanych;
e) dokumenty dotyczące odpisów należności zakwalifikowanych jako zobowiązania przedawnione;
f) uchwała KDR.
10.
Sumy przypisów i odpisów z ewidencji księgowej uzgadnia się z sumami przypisów i odpisów
naliczonych przez pracowników wymiaru opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi na
koniec każdego kwartału.
4
Rozdział III. Pobór
1.
Wpłaty na poczet opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi mogą być dokonywane
przez zobowiązanego:
a) przelewem bankowym na konto Wierzyciela.
b) w kasie Urzędu.
2.
Za termin dokonania płatności za gospodarowanie odpadami komunalnymi uważa się dzień
obciążenia rachunku bankowego zobowiązanego (zgodnie z art. 60 Ustawy Ordynacja podatkowa).
3.
Wyciągi z rachunku bankowego powinny zawierać dla każdej wskazanej w nich operacji dane
zapewniające identyfikację wpłaty (tytuł wpłaty/ imię nazwisko zobowiązanego, nazwa firmy/ adres)
4.
Jeżeli wpłaty dokonane na rachunek z różnych przyczyn nie mogą być zidentyfikowane lub
zaksięgowane na właściwą należność to zalicza się je przejściowo jako wpływ do wyjaśnienia.
5.
Wpływ do wyjaśnienia księguje się na karcie o nr 5271.
6.
Po zaksięgowaniu wpłaty wszczyna się postępowanie mające na celu ustalenie przeznaczenia
wpłaty.
7.
Po ustaleniu tytułu wpłaty księguje się wpłatę na odpowiednim koncie zobowiązanego.
8.
Wpłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi księguje się zgodnie z art. 62 ustawy
Ordynacja Podatkowa.
Rozdział IV. Nadpłaty i zwroty
1. Pracownik referatu Spraw Obywatelskich, Administracyjno-Gospodarczych i Ochrony
Środowiska (SO) jest zobowiązany do kontroli stanu nadpłat na kartach kontowych zobowiązanego.
2. Nadpłaty powstałe na kartach kontowych należności do których stosuje się przepisy ustawy
Ordynacja podatkowa likwiduje się w sposób określony w przepisach działu III, rozdziału
9 niniejszej ustawy, chyba że zobowiązany złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub
w części na poczet przyszłych zobowiązań.
3. Przed przygotowaniem wniosku o zwrot, pracownik jest zobowiązany:
a) wnikliwie przeanalizować dokumenty źródłowe, w których określona jest prawidłowa kwota
należności do zapłaty,
b) sprawdzić w innych referatach czy podmiot, dla którego miałby być dokonany zwrot nadpłaty nie
5
posiada innych zaległości w innym tytule należności,
c) przygotować wniosek o zwrot nadpłaty lub zarachować tą nadpłatę na inny tytuł należności.
4. Zwrot nadpłaty następuje:
a) na wskazany rachunek bankowy zobowiązanego,
b) na adres zobowiązanego za pośrednictwem Poczty,
c) w gotówce- w kasie Urzędu Miejskiego w Starym Sączu.
5. W przypadku zwrotu w postaci bezgotówkowej „Wniosek o zwrot” sporządza się w jednym
egzemplarzu, powinien być podpisany przez osobę sporządzającą i zaakceptowany przez kierownika
referatu lub osobę upoważnioną. Przygotowany wniosek jest przekazywany do Referatu FinansowoBudżetowego a kolejno dołączany jest do wyciągu bankowego.
6. W przypadku zwrotu w kasie, „Wniosek o zwrot” sporządza się w dwóch egzemplarzach. Wniosek
powinien być podpisany przez osobę sporządzającą i osobę zatwierdzającą. Osobą zatwierdzającą
może być kierownik lub inny upoważniony pracownik z zachowaniem zasady, że pracownik, który
sporządza wniosek o zwrot nie może sam sobie zatwierdzać zwrotu. Przygotowany wniosek jest
przekazywany do kasy i podłączany pod raport kasowy.
7. Nadpłata zwracana przekazem pocztowym jest pomniejszana o kwotę opłaty pocztowej.
8. W celu dokonania zwrotu lub zaliczenia nadpłaty na zobowiązanie z innego tytułu, albo przelanie
na inny rachunek bankowy sporządza się polecenie dokonania tej operacji.
9. W przypadku nadpłat powstałych w związku ze zgonem właściciela nieruchomości, przyjmuje się,
iż powstałą nadpłatę przeksięgowuje się na poczet kolejnej osoby, która złoży deklarację na daną
nieruchomość pod warunkiem, że osoba ta była ujęta w deklaracji.
10. W przypadku nadpłat powstałych w związku ze zgonem właściciela nieruchomości, który
mieszkał samotnie, powstałą nadpłatę zwróci się odpowiedniej osobie, po uprzednim przedstawieniu
przez nią kopii stosownych dokumentów (tj. testament, akt poświadczenia dziedziczenia lub
postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku).
11. Prawo do zwrotu nadpłaty wygasa po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego,
w którym upłynął termin jej zwrotu. Podstawą odpisu przedawnionej nadpłaty jest polecenie
księgowania (PK) podpisane przez pracownika księgowości oraz zatwierdzone przez Skarbnika oraz
Burmistrza Starego Sącza.
6
Rozdział V. Ulgi uznaniowe
1.
Ulgi uznaniowe dotyczące opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, udziela się na
podstawie art. 67a i 67b Ordynacji podatkowej. Sprawy dotyczące ulg uznaniowych prowadzi
pracownik referatu Spraw Obywatelskich, Administracyjno- Gospodarczych i Ochrony Środowiska
(SO).
2.
Umorzyć można tylko zaległość, a zatem opłatę która nie została uiszczona w terminie
płatności. Jeżeli wniosek został złożony wcześniej to sprawą nie można się zajmować i należy
odmówić wszczęcia postępowania na podstawie art. 165a Ordynacja podatkowa. Jeżeli na dzień
złożenia wniosku istnieje zaległość, to wniosek wszczyna postępowanie.
3.
Umorzenie zaległej opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi może nastąpić na
wniosek podatnika lub z urzędu. Umorzenie zaległej opłaty na wniosek podatnika może nastąpić
tylko
w przypadkach uzasadnionych jego ważnym interesem lub interesem publicznym. W świetle treści
przepisu art. 67a §1 Ordynacji podatkowej zobowiązany powinien określić już na wstępnym etapie
postępowania swój ważny interes. Nie pozbawia to jednak organu podatkowego uprawnienia do
oceny wedle zobiektywizowanych kryteriów, a nie tylko z punktu widzenia zobowiązanego.
4.
Przesłanka „ważnego interesu podatnika” wymaga ustalenia sytuacji majątkowej
zobowiązanego, skutków ekonomicznych jakie występują u niego i jego rodziny do uwzględnienia
wniosku na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej. Podjęcie rozstrzygnięcia w ramach uznania
administracyjnego wymaga by interes społeczny i słuszny interes obywatela zostały należycie
wyważone. Dlatego należy analizować sytuację osobistą i materialną zobowiązanego i związaną
z tym realność spłaty zadłużenia.
5.
Do wniosku o udzielenie ulgi dot. umorzenia zaległości za odpady komunalne strona ma
obowiązek dołączyć dokumenty potwierdzające uzasadnienie prośby, oświadczenie o sytuacji
majątkowej i bytowej zobowiązanego oraz w przypadku gdy ulga stanowi pomoc publiczną dołącza
się dokumenty określone w przepisach o pomocy publicznej (dot. firm).
6.
W sprawach nie budzących wątpliwości co do uzasadnienia i udokumentowania „ważnego
interesu zobowiązanego” lub „interesu publicznego” gdy zobowiązany wnioskuje o umorzenie,
odroczenie terminu płatności lub rozłożenie na raty zaległości w opłacie za gospodarowanie
odpadami komunalnymi wnioski należy rozpatrywać bez zbędnej zwłoki zgodnie z art. 139 § 2
Ordynacji podatkowej.
7.
Jeżeli sprawa jest bardziej skomplikowana, prowadzone jest postępowanie egzekucyjne lub
zobowiązany nie uzasadnił prośby w sposób dostateczny a prosi o umorzenie, rozłożenie na raty lub
7
odroczenie terminu płatności, pracownik wzywa wzywa zobowiązanego do:
a) uzupełnienia uzasadnienia wniosku zgodnie z art. 169 § 1 Ordynacji podatkowej poprzez
wskazanie „ważnego interesu zobowiązanego” lub „ważnego interesu publicznego”,
b) szczegółowego udokumentowania osiąganych dochodów, a także udokumentowania powołanych
we wniosku motywów.
8.
Organ weryfikuje wnioski występując do innych instytucji w celu ustalenia faktycznego
i„ważnego interesu zobowiązanego”.
9.
W przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie, Organ zawiadamia
zobowiązanego podając przyczynę niedotrzymania terminu i wyznacza nowy termin załatwienia
sprawy
zgodnie
z art. 140 Ordynacji podatkowej.
10.
Po przeprowadzeniu postępowania pracownik winien zawiadomić podatnika w trybie art. 200
§ 1 Ordynacji podatkowej o udostępnieniu akt do wglądu.
11.
Decyzja przyznająca ulgę lub odmawiająca ulgi zgodnie z treścią art. 210 § 4 Ordynacji
podatkowej powinna zawierać uzasadnienie prawne i faktyczne.
12.
Decyzje przyznające ulgę pracownik wprowadza do programu na konto zobowiązanego.
13.
W przypadku umorzenia całości lub części zaległości w opłacie za gospodarowanie odpadami
komunalnymi, na którą wystawiono tytuł wykonawczy pracownik prowadzący sprawę o ulgę
uznaniową aktualizuje lub wycofuje ten tytuł.
14.
W przypadku rozłożenia na raty zaległości objętych tytułami wykonawczymi, kopia decyzji
dołączona zostaje do zawiadomienia zawieszającego postępowanie egzekucyjne.
15.
Decyzja Burmistrza w sprawie odroczenia terminu płatności lub rozłożenia na raty zaległości,
wygasa z mocy prawa w przypadku gdy odroczony termin nie został dotrzymany lub nie dotrzymano
terminu płatności trzech kolejnych rat - zgodnie z art. 259 ustawy Ordynacja podatkowa.
16.
Zobowiązanym, którzy notorycznie zalegają w płaceniu, a w szczególności nie dotrzymują
ustawowych terminów płatności lub terminów wynikających z decyzji o odroczeniu zobowiązań,
można udzielić ulg w spłacie zaległości tylko w przypadkach szczególnych, tj. klęski żywiołowej,
wypadków losowych, poważnej choroby zobowiązanego lub członka rodziny.
17.
Umorzenia zaległości z urzędu można dokonać jedynie w sytuacjach przewidzianych w art.
67d § 1 Ordynacja podatkowa oraz w przypadku gdy w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się
kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne.
18.
Wolność decyzyjna w zakresie rozstrzygania na podstawie 67a§ 1 Ordynacja podatkowa
sprawia, że nawet wystąpienie ustawowych przesłanek nie obliguje organu podatkowego do
zastosowania ulgi pod postacią umorzenia w każdym przypadku. Uznanie administracyjne jest
8
ograniczone dyrektywami wyboru, interesem publicznym oraz ważnym interesem zobowiązanego.
O
istnieniu
ważnego
interesu
zobowiązanego
decydują
kryteria
obiektywne,
zgodne
z powszechnie obowiązującą hierarchią ważności.
Rozdział VI. Zasady Egzekucji zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie
odpadami komunalnymi
1.
Sprawy egzekucji należności (zaległości) z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami
komunalnymi prowadzi pracownik referatu Spraw Obywatelskich, Administracyjno- Gospodarczych
i Ochrony Środowiska (SO).
2.
Pracownik zobowiązany jest do kontroli terminowości wpłat.
3.
Wierzyciel może podejmować działania informacyjne wobec zobowiązanego poprzez
powiadomienie SMS zmierzające do dobrowolnego wykonania przez niego obowiązku uiszczenia
opłaty.
4.
W razie nieuregulowania przez zobowiązanego wymaganych należności w opłacie za
gospodarowanie odpadami komunalnymi w obowiązującym terminie zapłaty, Wierzyciel – Burmistrz
Starego Sącza wystawia upomnienie oraz przesyła je zobowiązanemu za zwrotnym potwierdzeniem
odbioru.
5.
Upomnienia dotyczące opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi generowane są
z programu komputerowego- „Districtus” Korelacja Systemy Informatyczne.
6.
Upomnienie sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla
zobowiązanego za potwierdzeniem odbioru, a drugi pozostaje w aktach sprawy.
7.
Mając na uwadze racjonalność gospodarowania środkami publicznymi, a w szczególności
ponoszenie kosztów przesyłek pocztowych upomnienia z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami
komunalnymi wystawia się niezwłocznie gdy wysokość zaległości przekroczy dziesięciokrotność
kosztów upomnienia zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów.
8.
W IV kwartale dokonuje się analizy kont płatników. W przypadku gdy podatnik zalega
z kosztami upomnień lub niewielkimi zaległościami, pracownik odpowiedzialny za wymiar opłaty za
gospodarowanie odpadami komunalnymi wysyła zawiadomienie określające kwotę zaległości
i wyznacza termin do jej uregulowania.
9.
Po upływie terminu płatności ostatniej raty za dany rok kalendarzowy upomnienia wystawia
się do wszystkich zaległości niezależnie od ich wysokości (łącznie z tymi podatnikami którzy nie
9
dokonali płatności po otrzymaniu zawiadomienia).
10.
Pracownik wystawia upomnienia nie wcześniej niż po upływie 7 dni a nie później niż 21 dni
od dnia przekroczenia terminu płatności.
11.
Przed wysłaniem upomnienia należy sprawdzić na koncie osoby zobowiązanej czy w okresie
od wystawienia upomnienia do dnia wysłania nie odnotowano wpłaty na zaległość.
12.
W przypadku nieotrzymania potwierdzenia odbioru upomnienia w ciągu 28 dni od daty
nadania, składa się reklamację u właściwego operatora pocztowego u którego nadano upomnienie lub
w komórce organizacyjnej Urzędu odpowiedzialnej za doręczanie korespondencji.
13.
Pracownik wprowadza niezwłocznie otrzymane zwrotne potwierdzenie odbioru upomnienia
do ewidencji prowadzonej w systemie komputerowym w celu odnotowania dat ich odbioru.
14.
Tytuł wykonawczy wystawia się niezwłocznie, ale nie wcześniej niż po 7 dniach od daty
odebrania upomnienia przez zobowiązanego za zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie
odpadami komunalnymi, powstałe w wyniku niezapłacenia lub jedynie częściowego zapłacenia
należności objętych upomnieniem.
15.
Tytuł wykonawczy sporządza się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden tytuł
wykonawczy wraz z jego odpisem, który przeznaczony jest dla zobowiązanego przekazuje się do
właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego. Trzeci egzemplarz jest kopią i pozostawia się
w aktach sprawy.
16.
Tytuł wykonawczy wystawia się niezwłocznie w przypadku zaległości przekraczającej
dziesięciokrotność kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
17.
Tytuł wykonawczy podpisuje osoba upoważniona do podpisu przez Wierzyciela.
18.
Tytuł wykonawczy przekazuje się do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego.
19.
Każda zmiana stanu zaległości objętej tytułem wykonawczym lub całkowita likwidacja
zaległości przekazywana jest w formie zawiadomienia do właściwego Naczelnika Urzędu
Skarbowego.
20.
Zobowiązanie podatkowe z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi
przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin
płatności tej opłaty.
10
Rozdział VII. Działania weryfikacyjne oraz rozliczenia roczne
1. Monitorowanie deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi
złożonych przez właścicieli nieruchomości niezamieszkałych- przeprowadzanie kontroli budynków
raz do roku. /w III kwartale/
2. Weryfikacja złożonych deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi
pod kątem:
a) urodzeń - weryfikacja prowadzona co najmniej raz w roku za miniony rok kalendarzowy. /w I
kwartale/
b) zgonów- weryfikacja prowadzona co najmniej raz w roku za miniony rok kalendarzowy, /w II
kwartale/
c) nowych meldunków osób fizycznych na terenie miasta i gminy Stary Sącz-
weryfikacja
prowadzona 2 razy do roku;
3. Wszczynanie raz do roku postępowań z zakresu naliczania opłaty za gospodarowanie odpadami
komunalnym dla osób fizycznych i firm na podstawie danych z EL, informacji o nowo nadanych
numerach budynkom z ref. budownictwa oraz z CEIDG, itp. /wg potrzeby/
4. Rozliczanie roczne osób prawnych i instytucji z rzeczywiście oddanych odpadów komunalnych za
miniony rok kalendarzowy na podstawie danych otrzymanych od firmy odbierającej odpady. /do 30
czerwca/
5. Kontrola podmiotu odbierającego odpady pod kątem terminowości, przestrzegania selektywnego
zbierania.
11