pobierz - ministerstwo rozwoju

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie sali konferencyjnej wraz z kompleksową obsługą
gastronomiczną oraz usługą hotelarską i transportową dla maksymalnie 100 osób na potrzeby
Seminarium na temat Komitetów Monitorujących w dniach 30-31 maja 2016 r.
I. TERMIN ORAZ RAMOWY PROGRAM SPOTKANIA
Spotkanie odbędzie się w dniach 30-31 maja 2016 r.
Przewidywany program spotkania w poszczególnych dniach (podane godziny mogą ulec zmianie):
I. dzień (30 maja 2016 r.)
11:30 – wyjazd z Warszawy
12:30 – 13:30 – zakwaterowanie, kawa powitalna
13:30 – 15:00 – spotkanie merytoryczne w sali konferencyjnej
15:00 – 16:00 – obiad
16:00 – 17:15 – spotkanie merytoryczne w sali konferencyjnej
17:15 – 17:30 – przerwa kawowa
17:30 – 19:00– spotkania merytoryczne w salach warsztatowych
19:00-22:00 – kolacja
II. dzień (31 maja 2016 r.)
8:00 – 9:00 – śniadanie
9:00 – 10:30 – spotkania merytoryczne w salach warsztatowych
10:30 – 10:45 – przerwa kawowa
10:45 – 12:15 – spotkanie merytoryczne w salach warsztatowych
12:15 – 12:30 – Przerwa kawowa
12:30 – 13:30 – spotkanie merytoryczne w sali konferencyjnej
13.30 – 14.30 – obiad
14.30 – wyjazd do Warszawy
II. UCZESTNICY SPOTKANIA
Uczestnikami spotkania będą przedstawiciele urzędów marszałkowskich, Ministerstwa Rozwoju oraz
partnerów spoza administracji (partnerów społecznych i NGO). Łączna liczba uczestników
to maksymalnie 100 osób (wraz z osobami koordynującymi spotkanie ze strony Zamawiającego).
III. ZAKRES ZAMÓWIENIA
SALA KONFERENCYJNA I SALE WARSZTATOWE:
Zapewnienie w dniach 30 i 31 maja 2016 r. sali konferencyjnej dla maksymalnie 100 osób oraz 3 sal
warsztatowych dla maksymalnie 34 osób każda (dopuszczalne jest zapewnienie sali konferencyjnej
oraz dwóch sal warsztatowych) wraz z pełnym wyposażeniem.
W sali konferencyjnej powinny znajdować się:
• stół prezydialny dla maksymalnie 6 osób,
• krzesła dla uczestników (mile widziane również stoły),
• ekran,
• projektor multimedialny (zdolny do współpracy z laptopem),
• mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu,
• laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),
• pilot do zmieniania slajdów,
•
•
•
•
•
mikrofony bezprzewodowe (2 dla prelegentów i 5 dla uczestników spotkania) (mile widziane
multifony na stole prezydialnym i na stołach uczestników - 1 multifon dla maksymalnie 5
osób),
sprzęt nagłaśniający,
mile widziany bezprzewodowy dostęp do Internetu,
tablica typu „flipchart” i flamastry,
obsługa techniczna sprzętu (dostępna podczas całego spotkania).
W salach warsztatowych powinny znajdować się:
• krzesła dla uczestników (mile widziane również stoły),
• laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),
• projektor multimedialny (zdolny do współpracy z laptopem),
• mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu,
• pilot do zmieniania slajdów,
• mikrofony bezprzewodowe (1 dla prelegentów i 2 dla uczestników spotkania) (mile widziane
multifony na stole prezydialnym i na stołach uczestników - 1 multifon dla maksymalnie 5
osób),
• sprzęt nagłaśniający,
• mile widziany bezprzewodowy dostęp do Internetu,
• tablica typu „flipchart” i flamastry,
• obsługa techniczna sprzętu (dostępna podczas całych spotkań w salach warsztatowych).
USŁUGI HOTELOWE:
Nocleg w hotelu/ośrodku minimum trzygwiazdkowym położonym minimalnie 10 km od granicy
administracyjnej Warszawy oraz maksymalnie w odległości do 1 godziny jazdy autokarem od siedziby
MR (ul. Wspólna 2/4, Warszawa) dla maks. 100 osób w dniach 30-31 maja 2016 r. (1 doba hotelowa),
z czego koszt 55 (liczba może ulec zmniejszeniu) noclegów będzie objęty zamówieniem. Pozostałe
rezerwacje (maksymalnie 45) będą dokonywane indywidualnie przez uczestników spotkania u
Wykonawcy, a koszty noclegu zostaną pokryte przez uczestników spotkania we własnym zakresie.
Wymagania odnośnie do pokoi:
• pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania,
• wszystkie pokoje, sala, w której podawane będą posiłki, miejsca, w których będą
organizowane przerwy kawowe, sala konferencyjna oraz sale warsztatowe muszą znajdować
się w jednym kompleksie,
• w cenę pokoju musi być włączone śniadanie w formie bufetu.
USŁUGI TRANSPORTOWE:
• Transport z Warszawy (spod gmachu MR - Warszawa, ul. Wspólna 2/4) na miejsce spotkania
w dniu 30 maja 2016 r. (dla maksymalnie 100 osób) oraz z powrotem do Warszawy (pod
gmach MR - Warszawa, ul. Wspólna 2/4) z przystankiem przy Dworcu Centralnym PKP
w Warszawie w dniu 31 maja 2016 r. (dla maksymalnie 100 osób).
•
Środki transportu (autokary, busy) nie starsze niż 5 lat, z ważną polisą ubezpieczeniową.
Wykonawca, bądź podmiot świadczący usługę transportu na rzecz Wykonawcy, musi
posiadać licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób.
•
Zapewnienie oznakowania przedniej i bocznej szyby autokaru (arkuszem papierowym
w formacie co najmniej A4) zgodnie z wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego.
USŁUGI GASTRONOMICZNO-RESTAURACYJNE:
a) Kawa powitalna z kanapkami – w formie szwedzkiego stołu: kawa z ekspresu, herbata (różne
rodzaje), mleko do kawy, cytryna, cukier, woda mineralna (gazowana, niegazowana), soki
owocowe (co najmniej dwa rodzaje), kanapki dekoracyjne bankietowe („tartinki”) (po 4 na osobę)
(na pieczywie jasnym i ciemnym z minimum 5 składnikami, takimi jak: masło, pasty, sery, oliwki
czarne, szynka, pepperoni, indyk, wędzony łosoś, sałata dekoracyjna, kiełki warzyw, warzywa
świeże bądź konserwowe), owoce (świeże owoce 5 rodzajów do wyboru Zamawiającego na etapie
konstruowania menu), ciasteczka, ciasto (dla maksymalnie 100 osób).
b) Przerwy kawowe (I i II dzień zgodnie z harmonogramem spotkania) – w formie szwedzkiego stołu:
kawa z ekspresu, herbata (różne rodzaje), mleko do kawy, cytryna, cukier, woda mineralna
(gazowana, niegazowana), soki owocowe (co najmniej dwa rodzaje), owoce (świeże owoce 5
rodzajów do wyboru Zamawiającego na etapie konstruowania menu), ciasteczka, ciasto (dla
maksymalnie 100 osób) (mile widziany całodzienny serwis kawowy). Przerwa kawowa powinna
być podawana w miejscu znajdującym się blisko sali konferencyjnej i sal warsztatowych.
c) Lunch w formie szwedzkiego stołu (I i II dzień zgodnie z harmonogramem) – zupa, co najmniej 2
dania mięsne, minimum 1 danie wegetariańskie, 3 rodzaje surówek, 3 rodzaje sałatek, 2 rodzaje
dodatków skrobiowych, pieczywo, 3 rodzaje deserów oraz kawa z ekspresu, herbata (różne
rodzaje), mleko do kawy, cytryna, cukier, soki owocowe (co najmniej dwa rodzaje), woda
mineralna (dla maksymalnie 100 osób) (inne każdego dnia).
d) Kolacja w formie szwedzkiego stołu (I dzień zgodnie z harmonogramem) – przystawki, danie ciepłe
(w wersji mięsnej i bezmięsnej), deser, kawa z ekspresu, herbata (różne rodzaje), mleko do kawy,
cytryna, cukier, napoje soki owocowe (co najmniej dwa rodzaje), woda mineralna (dla
maksymalnie 100 osób). Kolacja dla grupy powinna być serwowana w wydzielonej sali.
e) Śniadanie (II dzień zgodnie z harmonogramem) – w formie szwedzkiego stołu, wliczone w cenę
noclegu.
f) Serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów/obrusy, zastawa
porcelanowa i szklana, sprzątanie).
g) Wydruk informacji o nazwie potrawy oraz umieszczenie informacji na stołach, na których będą
podawane kolacja i lunch.
IV. DODATKOWE INFORMACJE DLA WYKONAWCY:
1. Hotel powinien odpowiadać standardowi hotelu minimum trzygwiazdkowego, zgodnemu z
Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów
hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U.06.22.169 z
późniejszymi zmianami) oraz powinien posiadać możliwość zapewnienia noclegu dla uczestników
konferencji na swoim terenie.
2. W każdej z ofert należy uwzględnić całościową kwotę netto i brutto realizacji zamówienia z
podaniem szczegółowego kosztorysu poszczególnych elementów zadania w podziale na koszty
netto i brutto (w formie pliku Excel – zgodnie z załącznikiem nr 1 do SOPZ). Dodatkowo do każdej z
ofert, należy załączyć kalkulację powyższej kwoty w podziale na koszty stałe i koszty osobowe przy
założeniu pobytu maksymalnie 100 osób i noclegu dla maksymalnie 55.
3. Menu będzie ustalane przez Zamawiającego na podstawie propozycji przedstawionych przez
Wykonawcę.
4. Ostateczna liczba uczestników spotkania zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy
najpóźniej do 23 maja 2016 r. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie
potwierdzonej ilości uczestników.
5. W czasie nieobejmującym zameldowania w pokojach Wykonawca zapewni bezpieczne miejsce na
przechowanie bagażu uczestników spotkania.
6. Działania podejmowane przez Wykonawcę w ramach realizacji zamówienia wymagają konsultacji
i zatwierdzenia przez Zamawiającego. Wykonawca wyznaczy 1 osobę do ogólnej koordynacji
realizacji zamówienia. W trakcie realizacji projektu osoba wyznaczona do koordynacji działań po
stronie Wykonawcy będzie na bieżąco współpracowała z osobami wskazanymi przez
Zamawiającego.
7. Wyznaczenie opiekuna grupy na miejscu spotkania będzie mile widziane.
V. WARUNKI WYBORU WYKONAWCY
1. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
2. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków zamówienia.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
4. Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.
7. Ministerstwo Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów, stosowanych w
Ministerstwie.
8. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
9. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa
zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek
z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek
ze złożonych ofert.
10. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną
w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez
oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy, jego oferta zostanie
odrzucona.
11. Zamawiający nie wpłaca zaliczek za realizację zadania. Płatność dokonana jest po wykonaniu
usługi.
12. Oferty będą oceniana na podstawie następujących kryteriów:
•
kryterium nr 1 – cena (maksymalnie 10 punktów) od 0 do 5 pkt, gdzie 5 oznacza spełnienie
kryterium w możliwie najlepszy sposób. Z uwagi na znaczenie przedmiotowego kryterium,
przyznane punkty mnożone są razy 2, w celu wzmocnienia jego wagi;
•
kryterium nr 2 – wyposażenie sali konferencyjnej (maksymalnie 5 punktów) od 0 do 5 pkt,
gdzie 5 oznacza spełnienie danego kryterium w możliwie najlepszy sposób, a 0 jego
niespełnienie;
•
kryterium nr 3 – walory lokalowe (maksymalnie 5 punktów) od 0 do 5 pkt, gdzie 5 oznacza
spełnienie danego kryterium w możliwie najlepszy sposób, a 0 jego niespełnienie.
Oferty wraz z kalkulacją kosztów, przykładowymi propozycjami menu lunchu (4 propozycje do
wyboru) i kolacji (dwie propozycje do wyboru) oraz zdjęciami obiektu należy przesyłać do 16 maja
2016 r. na adres e-mail: [email protected] (z tematem wiadomości „Zapytanie ofertowe
– składanie ofert na organizację spotkania w dn. 30-31 maja 2016 r.”)