4-zawiadomienie

Automatyczne umieszczanie w listach zwrotów grzecznościowych
Korespondencję seryjna można również wykorzystać do automatycznego umieszczania w
listach zwrotów grzecznościowych.
Załóżmy, że wysyłamy zawiadomienie do osób fizycznych i chcielibyśmy, aby list
rozpoczynał się zwrotem „Szanowna Pani!”, jeśli adresatem jest kobieta, zaś zwrotem „Szanowny
Panie!”, gdy jest to mężczyzna.
Chcąc zrealizować to zadanie, w tabeli źródłowej z adresami trzeba umieścić kolumnę, dzięki
której będzie można dokonać podziału adresatów na kobiety i mężczyzn. Przykładowo może to
wyglądać następująco:
Czy
Imię i nazwisko
kobieta?
T
Anna Kowalska
Janusz Maj
T
Ewa Tumska
Jan Długosz
T
Irena Biały
Kod
Miasto
Ul., al., plac
Ulica
00-987
76-933
34-421
09-889
01-224
Warszawa
Jasło
Opole
Warszawa
Radom
ul.
al.
ul.
pl.
ul.
Mała 1
Rybaków 1
Bajeczna 23/4
Rycerski 34
Gwiaździsta 2
Plik z powyższą tabelką zapamiętać pod nazwą Adresy.doc.
Utworzyć przykładowy dokument główny – list z zawiadomieniem.
Warszawa, 12 listopada 2004 roku
Tu wstawić pola korespondencji seryjnej adresata
Tu wstawić zwrot grzecznościowy
Zawiadamiamy o upływie terminu ważności karty stałego klienta. Chcielibyśmy
zachęcić do dalszego korzystania z naszych usług i proponujemy kontynuację bonifikaty na
nasze usługi. Prosimy o nadesłanie przedawnionej karty wraz z wypełnionym formularzem,
który załączamy do niniejszego zawiadomienia. Nową kartę wyślemy pocztą w ciągu dwóch
tygodni od otrzymania odpowiedzi.
Z wyrazami szacunku
Jan Kowalski
Dokument zapamiętać pod nazwą Zawiadomienie.doc
Źródło danych: Mirosława Kopertowska „Europejskie Komputerowe Prawo Jazdy.
Przetwarzanie tekstów.” Mokom
1
Dokument Zawiadomienie.doc powinien być otwarty. Kursor umieścić w wierszu, w którym
jest napis Tu wstawić pola korespondencji seryjnej adresata. Usunąć ten napis i wstawić pola
korespondencji seryjnej:
Aby wymusić pojawienie się zmiennej formułki grzecznościowej na początku listu, w
zależności od tego, czy mamy do czynienia z kobietą czy z mężczyzną, musimy w tym miejscu, w
którym w liście ma się pojawić odpowiedni zwrot grzecznościowy wstawić pole programu Word o
odpowiednich parametrach.
Ustawić kursor w wierszu, w którym jest napis Tu wstawić zwrot grzecznościowy. Usunąć ten
napis. Z paska narzędzi korespondencji seryjnej wybrać Wstaw pole programu Word. Z
rozwiniętej listy poleceń wybrać Jeśli...to...inaczej... Otworzy się wtedy okno dialogowe, w którym
należy określić warunki pojawiania się określonego zwrotu. Prawidłowe wypełnienie okna
dialogowego dla naszych rozważań przedstawione jest poniżej:
Jeśli w polu Czy kobieta? tabeli źródłowej znajduje się litera T, to w zawiadomieniu
wydrukuje się „Szanowna Pani!”, jeśli natomiast znajduje się tam coś innego (np. jest pusto, tak
jak u nas), to wydrukuje się zwrot „Szanowny Panie!”.
Po zamknięciu okna dialogowego, do dokumentu z zawiadomieniem zostanie wstawione pole
warunkowe w postaci jednego z użytych w oknie zwrotów.
Przed scaleniem można jeszcze przeformatować wstawione pola korespondencji i zwroty
grzecznościowe (czcionka, ustawienia w tekście, odstępy między wierszami).
Teraz można scalić zawiadomienie i źródło danych (adresy), klikając na przycisk Scal w
nowy dokument. Word stwarza nowy dokument, który składa się z tylu listów, ilu jest adresatów w
źródle danych i nadaje mu roboczo nazwę Korespondencja seryjna1.
Przygotowywane zawiadomienia zapisać pod nazwą Zawiadomienie seria.doc.
2