Plik PDF - microbot.com.pl

AKADEMIA MORSKA W SZCZECINIE
WI-ET / IIT / ZTT
Instrukcja do zajęć
laboratoryjnych nr 5
TECHNOLOGIE INFORMACYJNE
I rok Kierunek Transport
Temat: Redagowanie pisma do wielu odbiorców przy użyciu
pól korespondencji seryjnej.
Opracował
mgr inż. Artur Kujawski
Zatwierdził
dr inż. Małgorzata Szyszko
Obowiązuje od: Rok akademicki 2016 / 2017
RAMOWY SPIS TREŚCI
CEL I ZAKRES ĆWICZENIA
3
CZĘŚĆ TEORETYCZNA
3
PRZEBIEG ĆWICZENIA
3
WARUNKI ZALICZENIA
4
EFEKTY KSZTAŁCENIA
4
LITERATURA
4
2
CEL I ZAKRES ĆWICZENIA
Celem ćwiczenia jest zredagowanie jednego pisma do wielu odbiorców jednocześnie przy
użyciu pól korespondencji seryjnej.
CZĘŚĆ TEORETYCZNA
Korespondencja seryjna to funkcja Worda, która ułatwia zredagowanie pisma/listu o tej
samej treści do wielu odbiorców jednocześnie.
Posiadając zewnętrzną bazę adresatów wystarczy połączyć ją za pomocą pól korespondencji
seryjnej z dokumentem w Wordzie i przygotować jedno pismo do wszystkich osób.
Do tego celu służy zakładka Korespondencja w panelu głównym programu Word.
Początkowo wszystkie opcje są nieaktywne do momentu, w którym nie podłączymy pliku z
bazą adresatów.
Zaletami automatyzacji redagowania pism do wielu odbiorców są:
• praca oraz modyfikacja tylko jednego dokumentu
• automatyczne adresowanie
• możliwość stosowania reguł, wyjątków oraz funkcji warunkowych
• automatyczne wiersze pozdrowień
• personalizacja pisma do różnych odbiorców
• edycja kopert oraz etykiet
• podgląd wyników korespondencji w jednym okienku
PRZEBIEG ĆWICZENIA
Proszę pobrać plik z zewnętrzną bazą adresatów http://microbot.com.pl/am/t/adresy.xls
i zapisać go na Pulpicie. Proszę otworzyć i przejrzeć jakie kolumny zawiera ten dokument.
Plik Excela jest tylko do wglądu – nie modyfikujemy go.
Aby utworzyć jeden dokument (pismo) z różnymi danymi adresowymi konieczne jest użycie
opcji korespondencja seryjna. Do korespondencji seryjnej potrzebne nam będą pola:
<Imie> <Nazwisko> <ulica> <Nr ul.> <Miasto> <Kod> <Płeć>
Otwieramy nowy dokument Worda i odszukujemy w Menu głównym hasło Korespondencja.
Następnie klikamy na Wybierz adresatów/Użyj istniejącej listy. Wskazujemy wcześniej
zapisany plik Excella na Pulpicie. Zatwierdzamy wszystko OK. Jeżeli program Word
3
prawidłowo dołączył plik z adresami uwidocznią się nowe przyciski na Pasku Korespondencji
seryjnej lub w Menu.
Treść oraz układ dokumentu powinien wyglądać tak:
http://microbot.com.pl/am/t/cwicz_lab05.pdf (załącznik)
W miejsce kolorów trzeba wstawić odpowiednie pola (tekstowe i korespondencji seryjnej):
czerwony – automatyczne pole tekstowe z datą (data w formacie DD-MM-YYYY)
żółte – pola korespondencji seryjnej (patrz wyżej jakie pola są potrzebne)
zielone – pola warunkowe (Jeżeli pole Płeć spełnia warunek wpisuje się odpowiedni zwrot
Szanowna Pani/Szanowny Pan oraz w treści pisma odpowiednio Pana/Panią)
W celu automatycznego wstawienia odpowiedniego zwrotu grzecznościowego (pola zielone)
należy skorzystać z odpowiedniej reguły sprawdzającej. Tą regułę należy wstawić w miejsce
zwrotu grzecznościowego Szanowna Pani/Szanowny Pan oraz w treści pisma w miejsce Pan
Pani. W tym celu należy użyć regułę „Jeżeli…to…inaczej…”.
Po wpisaniu treści listu na końcu tworzymy dwie kolumny z terminarzem konferencji. Aby
oddzielić kolumny od tekstu należy wstawić odpowiedni znak podziału.
Aby przetestować dokument pod kątem poprawności załączonych pól korespondencji
seryjnej należy kliknąć w Podgląd wyników i strzałkami przesunąć się po wszystkich adresach
sprawdzając czy prawidłowo zostały pola utworzone.
Po skończeniu pracy proszę zapisać plik Nazwisko_Imie_lab05 i wysłać do mnie.
WARUNKI ZALICZENIA
Warunkiem zaliczenia ćwiczenia jest poprawne wykonanie zadania oraz wysłaniw pliku
sprawozdania na serwer poprzez stronę www http://www.microbot.com.pl/am/t/
EFEKTY KSZTAŁCENIA
Posiada umiejętność redagowania pism i automatycznego adresowania ich do wielu
odbiorców przy użyciu korespondencji seryjnej. (SEKP7, SEKP8).
LITERATURA
https://support.office.com/pl-pl/article/Używanie-korespondencji-seryjnej-do-tworzenia-idrukowania-listów-oraz-innych-dokumentów-428328de-3d94-4997-a73e-3b992922ccf5
4