działania korygujące - Urząd Miasta Nowy Targ

Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Numer dokumentu:
PW-11.2.
Strona / stron
1/7
DZIAŁANIA KORYGUJĄCE
I ZAPOBIEGAWCZE
Wydanie: I
DZIAŁANIA KORYGUJĄCE
I ZAPOBIEGAWCZE
Opracował: (imię i nazwisko, podpis)
Stanisława Szołtysek
Data: 3 sierpnia 2007r..
Obowiązuje od:
Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis)
Marek Fryźlewicz
Data: 3 sierpnia 2007r.
Nr egz.:
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Numer dokumentu:
PW-11.2.
Strona / stron
2/7
DZIAŁANIA KORYGUJĄCE
I ZAPOBIEGAWCZE
Wydanie: I
KARTA ZMIAN
Lp.
Wprowadzono
Anulowano
Data zmiany
Wprowadzając
y zmianę
ROZDZIELNIK
Lp.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
1
0.
1
1.
1
2.
1
3.
1
4.
1
5.
1
6.
Otrzymujący procedurę
Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością
Burmistrz Miasta
Zastępca Burmistrza
Zastępca Burmistrza
Skarbnik Miasta
Naczelnik Wydziału Gospodarki
Nieruchomościami i Planowania
Przestrzennego
Naczelnik Wydziału Organizacyjnego
Naczelnik Wydziału Gospodarki
Komunalnej i Drogownictwa
Naczelnik Wydziału Rozwoju i Inwestycji
Naczelnik Wydziału Infrastruktury
Społecznej i Promocji
Nr egz.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich
11
Naczelnik Wydziału Oświaty
12
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego
13
Kierownik Referatu d.s. Zamówień
Publicznych
Kierownik Referatu d.s. Ochrony
Środowiska
Audytor Wewnętrzny
Data
otrzymania
14
15
16
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Podpis
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Numer dokumentu:
PW-11.2.
Strona / stron
3/7
DZIAŁANIA KORYGUJĄCE
I ZAPOBIEGAWCZE
1
Pełnomocnik d.s. Rozwoju Lokalnego
7.
1
Komendant Straży Miejskiej
8.
1
Radca prawny
9.
Wydanie: I
17
18
19
.
SPIS TREŚCI
1. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY ................................................................................................................... 4
2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA ..........................................................................................................................4
3. TERMINOLOGIA I SKRÓTY............................................................................................................................. 4
4. WŁAŚCICIEL PROCEDURY............................................................................................................................. 4
5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE...................................................................................................... 4
6. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA................................................................................................ 5
6.1 Postanowienia ogólne ...................................................................................................... 5
6.2 Tok postępowania przy wprowadzaniu działań korygujących......................................... 5
6.3 Dokumentowanie wykonania działań korygujących........................................................ 5
6.4 Tok postępowania przy wprowadzaniu działań zapobiegawczych...................................6
6.5 Dokumentowanie działań zapobiegawczych.................................................................... 6
7. ZAPISY ................................................................................................................................................................ 7
8. WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW...................................................................................................7
9. DOKUMENTY ZWIĄZANE............................................................................................................................... 7
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Urząd Miasta
Nowy Targ
1.
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Numer dokumentu:
PW-11.2.
Strona / stron
4/7
DZIAŁANIA KORYGUJĄCE
I ZAPOBIEGAWCZE
Wydanie: I
CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY
Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania przy wprowadzaniu działań
korygujących i zapobiegawczych celem usunięcia przyczyn niezgodności stwierdzonych
i potencjalnych w działalności Urzędu Miasta w Nowym Targu.
2.
ZAKRES OBOWIĄZYWANIA
Niniejsza procedura obowiązuje wszystkich pracowników Urzędu Miasta
w Nowym Targu.
3.
TERMINOLOGIA I SKRÓTY
Działania korygujące – działania podejmowane w przypadku zaistnienia
niezgodności, czyli różnicy pomiędzy obserwowaną rzeczywistością
a wymaganiami,
Działania
zapobiegawcze
–
działania
podejmowane
po
ustaleniu
prawdopodobieństwa zaistnienia potencjalnych niezgodności w określonym miejscu
w przyszłości.
Kierownik komórki – naczelnicy wydziałów, kierownicy referatów, samodzielne
stanowiska.
Pełnomocnik ds. ZJ – Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością
4.
WŁAŚCICIEL PROCEDURY
Pełnomocnik ds. ZJ
5.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE
Pełnomocnik ds. ZJ jest odpowiedzialny za:
- inicjowanie działań zapobiegawczych i korygujących,
- nadzór nad realizacją działań zapobiegawczych i korygujących,
- przechowywanie dokumentacji dotyczącej działań korygujących
zapobiegawczych,
Każdy kierownik komórki jest odpowiedzialny za:
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
i
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Numer dokumentu:
PW-11.2.
Strona / stron
5/7
DZIAŁANIA KORYGUJĄCE
I ZAPOBIEGAWCZE
Wydanie: I
− nadzór i koordynowanie działań korygujących w swoim obszarze działania ,
6.
SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA.
6.1
Postanowienia ogólne
Celem działań korygujących i zapobiegawczych jest znalezienie przyczyn oraz źródeł
powstawania niezgodności w funkcjonowaniu systemu zarządzania jakością tak, aby
uniknąć powtórnego ich wystąpienia, a także zapobieganie i eliminowanie potencjalnych
przyczyn powodujących w przyszłości występowanie takich niezgodności.
Wszystkie niezgodności są analizowane i usuwane zgodnie z ustalonym tokiem
postępowania, przyjętym w ramach niniejszej procedury.
6.2
Tok postępowania przy wprowadzaniu działań korygujących
6.2.1 Podstawą podjęcia działań korygujących stanowią zapisy z auditów, protokoły
z przeglądu systemu, a także wszelkie uwagi oraz zastrzeżenia zgłoszone do
działalności Urzędu Miasta w Nowym Targu.
Deklarację działań korygujących odnotowuje się w "Karcie działań korygujących/
zapobiegawczych" określonej w formularzu nr F/01 do PW-11.2. W deklaracji tej
określa się termin usunięcia niezgodności i podaje się osobę odpowiedzialną za jej
usunięcie. Termin wprowadzenia działań korygujących po audicie wewnętrznym
ustala się w zależności od charakteru występującej niezgodności.
6.2.2 Wszelką dokumentację
Pełnomocnik ds. ZJ.
dotyczącą
ujawnionych
niezgodności
przechowuje
Wszystkie niezgodności są analizowane pod kątem przyczyn ich wystąpienia przez
Pełnomocnika ds. ZJ i doraźnie powoływane przez niego zespoły problemowe –
jeśli zachodzi taka potrzeba.
6.2.3 Pełnomocnik ds. ZJ oraz zespół problemowy ustalają sposób i możliwości
sprawnego usunięcia niezgodności, osobę odpowiedzialną za wprowadzenie działań
korygujących oraz termin realizacji tych działań.
6.2.4 Wprowadzenie działań korygujących jest sprawdzane przez Pełnomocnika ds. ZJ
lub wyznaczonego przez Pełnomocnika auditora i odnotowywane na „Karcie
działań korygujących / zapobiegawczych” – formularz nr F/01 do PW-11.2..
Skuteczność wprowadzonych działań korygujących oceniana jest w trakcie auditów
planowych lub auditów pozaplanowych.
6.3
Dokumentowanie wykonania działań korygujących
Dokumentacja działań korygujących obejmuje:
a). "Kartę działań korygujących / zapobiegawczych"
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Numer dokumentu:
PW-11.2.
Strona / stron
6/7
DZIAŁANIA KORYGUJĄCE
I ZAPOBIEGAWCZE
Wydanie: I
b). Zapis potwierdzający sprawdzenie wprowadzenia działań korygujących wg pkt.
6.2.4 niniejszej procedury,
Za przechowywanie dokumentacji z działań korygujących odpowiedzialny jest
Pełnomocnik ds. ZJ.
6.4
Tok postępowania przy wprowadzaniu działań zapobiegawczych
6.4.1 Działania zapobiegawcze podejmowane są w celu wykrywania, analizowania
i eliminowania potencjalnych przyczyn niezgodności.
Podstawę podjęcia działań zapobiegawczych stanowią wszelkie informacje
uzyskiwane od pracowników i klientów.
6.4.2
Za inicjowanie działań zapobiegawczych są odpowiedzialni Pełnomocnik ds. ZJ
i kierownicy poszczególnych komórek, którzy sprawują nadzór nad ich realizacją.
6.4.3
Wszystkie potencjalne niezgodności wymagające działań zapobiegawczych są
analizowane pod kątem przyczyn ich wystąpienia przez Pełnomocnika ds. ZJ
i doraźnie powoływane przez niego zespoły problemowe - jeśli zachodzi taka
potrzeba.
6.4.4
Pełnomocnik ds. ZJ oraz zespół problemowy ustalają sposób rozwiązania problemu
i określają działania niezbędne dla usunięcia przyczyn potencjalnych niezgodności.
6.5
Dokumentowanie działań zapobiegawczych
6.5.1 Zapisy odnośnie działań zapobiegawczych sporządza się w formie zapisów na
formularzu nr F/01 do PW-11.2 „Karta działań korygujących/zapobiegawczych”,
podając termin wprowadzenia działań zapobiegawczych i osobę odpowiedzialną za
działania. Termin wprowadzenia działań zapobiegawczych ustala się w zależności
od charakteru potencjalnej niezgodności.
6.5.2
Wszelką dokumentację dotyczącą prowadzonych
przechowuje Pełnomocnik ds. ZJ.
działań zapobiegawczych
6.5.3
Realizacja działań zapobiegawczych jest dokumentowana w formie pisemnego
sprawozdania, które przekazuje Pełnomocnikowi ds. ZJ osoba odpowiedzialna za
ich wprowadzenie.
6.5.4
Wszelkie informacje dotyczące działań zapobiegawczych poddawane są
przeglądowi dokonywanemu przez kierownictwo zgodnie z procedurą … "Przegląd
systemu zarządzania jakością ",
6.5.5
Skuteczność wprowadzonych działań zapobiegawczych oceniana jest w trakcie
auditów planowych lub auditów pozaplanowych.
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Urząd Miasta
Nowy Targ
7.
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Numer dokumentu:
PW-11.2.
Strona / stron
7/7
DZIAŁANIA KORYGUJĄCE
I ZAPOBIEGAWCZE
Wydanie: I
ZAPISY
Dokumentacja z prowadzonych działań korygujących i zapobiegawczych (Karty działań
korygujących/zapobiegawczych) przechowywane są w uporządkowany sposób w teczkach
zgodnie z JRWA u Pełnomocnika zarządzania jakością .
8.
WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW
-
Formularz nr F/01 – Karta działań korygujących / zapobiegawczych
9.
DOKUMENTY ZWIĄZANE
-
PZ-2.1
PZ-2.2
PZ-2.3
PW-11.1
-
Zarządzanie dokumentacją systemu jakości.
Przegląd systemu zarządzania jakością
Nadzór nad zapisami
Audity wewnętrzne
KONIEC
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością