Załącznik nr 2 -Opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 2 –Opis przedmiotu zamówienia
Numer sprawy: ES/61-982/2016
Opis przedmiotu zamówienia dla zadania:
Obsługa korespondencji masowej
1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa korespondencji masowej, tj. wydruk i dostarczenie
dokumentów Zamawiającego do swoich klientów.
2. Przesłanie korespondencji do wydrukowania, przetworzenia i wysłania w formie papierowej
odbywać się będzie w formie elektronicznej poprzez przesłanie przez Zamawiającego pliku PDF z
obrazami elektronicznymi dokumentów do dostarczenia na serwer Wykonawcy lub w inny
podobny sposób, w zależności od możliwości technicznych Wykonawcy. Wykonawca ustali z
Zamawiającym sposób oznaczenia dokumentów jedno- lub wielostronicowych celem
prawidłowego grupowania.
3. Świadczenie usług pocztowych polegać będzie na wysłaniu korespondencji przyjętej w sposób
opisany powyżej w formie przesyłek listowych w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia
23.11.2012 (Dz. U. z dnia 29.12.2012, poz. Nr 1529), zwaną dalej „Ustawą” i właściwych przepisów
szczególnych wydanych na podstawie tej ustawy. Ponieważ zakres przedmiotu zamówienia jest
węższy niż zakres powszechnych usług pocztowych opisanych w ustawie, zastosowanie będą miały
tylko przepisy wykonawcze adresowane do Wykonawców przedmiotu umowy.
4. Ustala się następujące rodzaje przesyłek listowych:
a. przesyłki listowe krajowe
b. przesyłki listowe lokalne gmina Mszana woj. śląskie
c. przesyłki listowe lokalne gmina Godów woj. śląskie
d. przesyłki listowe lokalne gmina Jastrzębie-Zdrój woj. śląskie
3.1. Zamawiający na potrzeby poniższego postępowania przyjmuje następujące definicje:
3.1.1 Przesyłka listowa krajowa – przesyłka listowa określona w art. 3 pkt. 20 Ustawy.
3.1.2 Przesyłka listowa lokalna – przesyłka listowa określona w art. 3 pkt. 20 Ustawy,
nadawana i doręczana w obszarze administracyjnym gminy Jastrzębie-Zdrój, Mszana
Godów.
3.2. Zamawiający wymaga, aby przesyłki były wysyłane w kopertach do pakowania
maszynowego C5/C6 z okienkiem prawym wykonanych z białego, nie pylącego papieru o
gramaturze 80g/m2. Wykonawca zapewni możliwość nadruku do 50% koperty w kolorze. W
załączniku nr 1 znajduje się wymagany wzór nadruku na kopercie. Zamawiający przygotuje
treść korespondencji w taki sposób, aby po złożeniu korespondencji do koperty w okienku
widniały tylko dane adresata zgodnie z zasadami prawidłowego adresowania.
3.3. Przesyłki nie będą przekraczały wagi 50g.
3.4. Zasięg terytorialny Wykonawcy winien obejmować całą Polskę.
3.5. Nadanie przesyłek listowych przesłanych przez Zamawiającego odbywać się będzie
najpóźniej w następnym dniu roboczym po przesłaniu pliku PDF w przypadku gdy
Zamawiający prześle plik z obrazami elektronicznymi dokumentów do godziny 15:00.
3.6. Termin doręczenia przesyłek listowych:
lokalnych - Dzień nadania + 3 dni robocze.
krajowych - Dzień nadania + 3 dni robocze.
4. W skład usługi wydrukowania, przetworzenia i przygotowania do wysyłki wchodzi dostawa kopert,
usługa wydruku i kopertowania oraz inne nie wymienione usługi wymagane do kompletności
usługi. Koperty, papier i inne środki niezbędne do wykonania zamówienia pozostają w gestii
Wykonawcy
1
5. Wydruki będą wykonywane na papierze formatu A4, jednostronnie w odcieniach szarości, bez
nadruku offsetowego na papierze o gramaturze 80g/m2 przeznaczonym do wydruków.
6. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania tajemnicy pocztowej a także do ochrony danych
osobowych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, a w szczególności zobowiązuje się do
zabezpieczenia danych osobowych zgodnie z wymogami art. 36-39 przywołanej Ustawy oraz do
zniszczenia powierzonych danych osobowych w terminie 60 dni od daty wykonania usługi.
Zniszczenie danych osobowych przez Zleceniobiorcę zostanie potwierdzone protokołem
zniszczenia danych osobowych. Zamawiający rozumie tajemnicę pocztową określoną w Ustawie w
odniesieniu do przedmiotu zamówienia.
7. Wykonawca zobowiązuje się do nie przekazywania powierzonych danych osobom trzecim.
Powierzone dane nie mogą być przedmiotem odsprzedaży, darowizny, najmu, dzierżawy itp.
8. Wykonawca przedstawi referencje, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania
ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, Wykonawca wykonał lub
wykonuje minimum dla 3 klientów usługi przyjęcia, przetworzenia i wydruku korespondencji wraz z
wysyłką - każda o ilości minimum 70 000 szt.
9. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania usługi w całości bez udziału podwykonawców z
uwagi na bezpieczeństwo danych osobowych w myśl Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia
29 sierpnia 1997 roku.
10. Wykonawcę musi posiadać certyfikat ISO 27001
11. Kryteria oceny ofert: kryteriami oceny ofert są ceny jednostkowe usług. Zamawiający podpisze
umowę z Wykonawcą, którego oferta (zgodna z zapisami SIWZ) zdobędzie najwyższą łączną ilość
punktów. Najniższa cena jednostkowa zdobywa maksymalną ilość punktów w swoim kryterium,
zgodnie z poniższą tabelą:
KRYTERIUM 1 –obsługa przesyłek
kopertowanie pierwszej kartki A4
kopertowanie kolejnej kartki A4
wydruk jednej kartki
koperta
razem liczba punktów
KRYTERIUM 2 –usługi pocztowe
przesyłka listowa krajowa
przesyłka listowa lokalna gm. Jastrzębie-Zdrój
przesyłka listowa lokalna gm. Godów
przesyłka listowa lokalna gm. Mszana
razem liczba pkt kryterium 2
razem kryterium 1 i 2
maksymalna liczba
punktów
14
1
15
5
35
5
40
10
10
65
100
2