9. Podstawowe etapy postępowania mediacyjnego – zbieranie

dr Marta Janina Skrodzka
PODSTAWOWE ETAPY POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO – ZBIERANIE
INFORMACJI, IDENTYFIKACJA CELÓW I INTERESÓW ORAZ UCZUĆ STRON,
A TAKŻE ROLA MEDIATORA W TRAKCIE WSKAZANYCH ETAPÓW
Wprowadzenie
W poprzednim artykule zostały omówione dwa pierwsze etapy postępowania
mediacyjnego, tj. zainicjowanie wraz z czynnościami zmierzającymi do jego przeprowadzenia
oraz sesja łączona. Wskazano, że zadaniem pierwszych omówionych już etapów jest ustalenie
zasad prowadzenia konkretnego postępowania mediacyjnego; w oparciu o pozyskane od stron
sporu informacje - ustalenie kwestii (problemów), które są istotne w kontekście konkretnego
sporu; oraz zaplanowanie dyskusji i organizacja postępowania mediacyjnego.
Celem niniejszego opracowania jest szczegółowe przedstawienie kolejnych etapów
postępowania mediacyjnego, z uwzględnieniem ich znaczenie dla całego procesu mediacji.
Trzeci etap postępowania mediacyjnego – sesja indywidualna
Należy podkreślić, że sesje indywidualne z każdą ze stron, nie są w zasadzie odrębnym
etapem postępowania mediacyjnego, stanowią bowiem najczęściej element pozostałych
etapów. Nie mniej jednak na potrzeby niniejszego opracowania i zrozumienia wszystkich części
postępowania mediacyjnego warto wyorębnić ten jego element i omówić go w odrębnym
punkcie.
Pierwsza sesja indywidualna (zarządzona najczęściej przez mediatora), służy przede
wszystkim tzw. „wentylacji” emocji , polegającej na wyrażeniu swoich uczuć – zarówno
pozytywnych, jak i negatywnych. Najczęściej do wentylacji emocji dochodzi już podczas
pierwszej sesji łączonej. Czasami zdarza się bowiem, że strony w swojej obecności są
skrępowane i nie potrafią wyrazić tego co czują. Wentylacja zaś jest znaczącym elementem
mediacji, ponieważ zapewnia stronom możliwość satysfakcji psychologicznej, poprzez
odreagowane oraz zyskanie poczucia bycia wysłuchanym. Efektywna wentylacja pomaga
stronom nie tylko uwolnić się od napięcia emocjonalnego, ale także pozwala na spojrzenie na
spór z nowej perspektywy i przejście do kolejnych etapów mediacji. Dzięki temu zabiegowi,
strony pozwalają również na odkrycie ich istotnych problemów oraz prawdziwych interesów,
które nierzadko kryją się za warstwą emocji.
Obok wentylacji emocji, co już zostało powiedziane, dzięki pierwszemu spotkaniu
indywidualnemu mediator może dowiedzieć się od strony o kwestiach istotnych dla całego
sporu, lub tylko dla jednej ze stron. Często bowiem strony będące w sporze nie ufają sobie i są
w stanie przekazać ważne informacje tylko w sytaucji indywidualnej rozmowy z mediatorem.
Jeżeli jednak do wentylacji emocji doszło już podczas sesji łączonej lub też mediator
zarządził pierwszą sesję indywidualną z innego powodu, należy przyjąć, że w tym czasie
dojdzie do zbliżania stanowisk stron, precyzowania argumentacji obu stron oraz budowania
rozwiązań alternatywnych i dyskutowania nowych opcji rozwiązania sporu.
Należy wskazać, że spotkania indywidualne są poufne i wszystko co podczas takich
spotkań zostanie powiedziane mediatorowi będzie zachowane przez niego w tajemnicy,
chyba, że strona sporu wyraźnie zaznaczy mediatorowi, że tę konkretną informację może
przekazać drugiej stronie.
W trakcie postępowania mediacyjnego mediator, bądź strony sporu mogą poprosić o
kolejne spotkania indywidualne. W ramach tych spotkań mediator prowadzi indywidualne
negocjacje, zbliżając stanowiska obu stron, walczy z impasem pokonując pojawiające się w
trakcie sesji bariery, a także w twórczy sposób poszukuje rozwiązań, satysfakcjonujących obie
strony sporu, czy też ustala propozycje ugody, a nawet jej treść i formę. Potrzeba kolejnych
spotkań indywidualnych może wynikać m.in. ze wskazywanej wcześniej konieczności
omówienia istotnej dla sporu kwestii z każdą ze stron odrębnie, po to aby należycie i w pełni
zrozumieć dany aspekt sytuacji konfliktowej, czy też np. z potrzeby przekazania mediatorowi
poufnych informacji, które mogą być znaczące w kontekście konstruowania opcji rozwiązań
konkretnej sprawy i ugody. Postępowanie indywidualne jest również okazją do tego aby w
sposób realny przetestować z każdą ze stron zaproponowane wcześniej rozwiązania, ocenić
szanse i korzyści oraz ewentualne zagrożenia jakie niesie każde z nich bez konieczności
pokazywania wszystkich wad i zalet danego rozwiązania drugiej stronie, i wreszcie zastanowić
się nad wyborem najlepszego. Zdarza się również, że mediator podczas sesji indywidualnych
poprzez stosowanie odpowiednich technik mediacyjnych dąży do zapewnienia rónowagi obu
stronom postępowania mediacyjnego, zwłaszcza w sytuacji gdy jedna ze stron już podczas
etapu wstępnego wykazuje tendencję do dominacji nad drugą stroną. Sesje indywidualne służą
także dopracowaniu szczegółów zawieranej ugody, które nierzadko same w sobie są kwestiami
problematycznymi – stanowią źródło nowego konfliktu, dlatego też w przypadku niektórych
postępowań mediacyjnych warto omówić je z każdą ze stron osobno, aby następnie przejść do
wspólnego spisywania postanowień ugody, znając wszystkie ważne szczegóły.
Czwarty etap postępowania mediacyjnego – kolejna sesja wspólna mediatora ze stronami
Na wcześniejszych etapach postępowania mediacyjnego strony przy pomocy mediatora
przedstawiają swoje interesy i potrzeby, w zakresie problemów które zostały wspólnie
określone, a które istnieją w konkretnej sytuacji konfliktowej. W trakcie kolejnego etapu
postępowania
mediacyjnego
–
poprzedzonego
lub
nie
spotkaniem/spotkaniami
indywidualnym/indywidualnymi, strony pracują nad poszukiwaniem satysfakcjonujących
je rozstrzygnięć. Na tym etapie strony próbują znaleźć takie rozwiązania, które pozwolą na
realizację ich potrzeb, a następnie wraz z mediatorem dokonują oceny wszystkich
zaproponowanych ewentualnych rozwiązań, tak aby wybrać najlepsze – spełniające najwięcej
oczekiwań (potrzeb i interesów) obu stron sporu. Warto podkreślić, że na tym etapie strony
powinny dążyć do zaproponowania jak największej ilości rozstrzygnięć, które następnie
zostaną poddane ocenie w kontekście przedmiotowego sporu – ponieważ duża ilość i
różnorodność zaproponowanych wyjść z sytuacji konliktowej zwiększa szansę stron na
wypracowania
satysfakcjonującego
je
rozwiązania
i
podpisanie
ugody.
Ocena
zaproponowanych rozwiązań i dążenie do wybrania najkorzystniejszego w przedmiotowym
sporze polega m.in. na prowadzeniu negocjacji przez strony konfliktu, z udziałem mediatora,
który czuwa nad tym aby każda ze stron miała równe szanse w trakcie trwających negocjacji.
Piąty etap postępowania mediacyjnego – końcowa sesja wspólna mediatora ze stronami
Ostatnim etapem jest dążenie do zakończenia postępowania mediacyjnego oraz
ewentualna praca nad wypracowanym porozumieniem - skonkretyzowanie go wraz z
zawarciem ugody. Zdarza się jednak, że postępowanie mediacyjne nie może skutkować
podpisaniem ugody. W takiej sytuacji finałem mediacji jest złożenie oświadczenia przez
mediatora o niepowodzeniu prowadzonego przez niego postępowania lub też wycofanie się
stron z postępowania mediacyjnego. Jeżeli stronom nie udało się wypracować rozwiązania
wszystkich kwestii mediator może zaproponować stworzenie protokołu rozbieżności. Mogą
zostać w nim spisane osiągnięte przez strony uzgodnienia oraz lista tematów, w których strony
zdecydowały się na dalsze poszukiwanie rozwiązań już poza postępowaniem mediacyjnym.
Bez względu jednak na fakt ewentualnego zawarcia ugody, mediator powinien spisać
ze stronami postępowania mediacyjnego protokół z przeprowadzonej mediacji. Warto
zaznaczyć, że protokół z postępowania mediacyjnego jest dokumentem bardzo ogólnym
wskazującym wyłącznie strony sporu, osobę mediatora, miejsce i czas trwania mediacji, ilość
przeprowadzonych sesji oraz końcowy rezultat. Jeżeli strony zawarły ugodę – jest ona
dołączona do protokołu. Sam protokół nie zawiera żadnych szczegółów odnoszących się do
kwestii rozstrząsanych podczas postępowania mediacyjnego, nie opisuje zachowania stron czy
też składanych propozycji. Jego celem jest wyłącznie udokumentowanie zaistnienia
postępowania mediacyjnego w danym sporze, nie zaś opisanie przebiegu tego postępowania.
W przypadku wypracowania porozumienia przez strony, na tym etapie mediacji
ważne jest doprecyzowanie szczegółów zawieranej ugody. Jednym z obowiązków mediatora
jest sprawdzenie, czy zawierane przez strony porozumienie ma szanse być realizowane i czy
nie stanie się przyczyną kolejnych sporów w przyszłości. Należy pamiętać, że ugoda poza tym,
że powinna być zrozumiała, konkretna, sformułowana w języku polskim, powinna również
spełniać wymogi określone prawem, tak aby była skuteczna i możliwa do zrealizowania (ugoda
w postępowaniu mediacyjnym zostanie szczegółowo przedstawiona w kolejnym artykule). W
tym miejscu warto wskazać jedynie, że w polskim prawie ugoda, która została zawarta przez
strony przed mediatorem uzyskuje moc prawną ugody zawartej przed sądem dopiero w
momencie, gdy zostanie przez sąd zatwierdzona. Zatem także w odniesieniu do mediacji
pozasądowych warto kierować ugodę do sądu, celem jej zatwierdzenia i nadania mocy ugody
sądowej.
Podsumowanie
Z przytoczonego opisu postępowania mediacyjnego wynika, że jest to zupełnie różny
od postępowania sądowego sposób rozwiązania sporu, który cechuje m.in.: przejrzystość –
bowiem strony mogą otwarcie się wypowiadać, a przebieg mediacji jest prosty i całkowicie
odformalizowany; efektywność – ponieważ oferuje wiele nietypowych rozwiązań oraz pełną
kontrolę stron nad jego przebiegiem; przyjazność – ze względu na fakt, że sesje odbywają się
na neutralnym gruncie i osoba mediatora jako przewodnika procesu pomaga nie tylko
wypracować ugodę ale również pozostać w zgodzie; szybkość i elastyczność - jest bowiem
uzależniony wyłącznie od woli i aktywności stron; poufność i dyskretność – bowiem o jego
prowadzeniu wiedzą wyłącznie zainteresowane strony; skuteczność - gdyż przerywa bieg
terminów przedawnienia, a zakończony ugodą ma moc równą ugodzie zawartej przed sądem,
która z kolei stanowi tytuł wykonawczy uprawniający do prowadzenia egzekucji, wreszcie zaś
taniość – koszty postępowania mediacyjnego są łatwe do obliczenia i w porównaniu z
postępowaniem sądowym dużo mniejsze.
Warto zatem już dzisiaj, znając przebieg postępowania mediacyjnego skorzystać z tej
metody i rozwiązać przy jej zastosowaniu istniejące spory. Lub też, postarać się o wpisanie
klauzuli mediacyjnej we wszystkich zawieranych kontraktach, tak aby w przyszłości uniknąć
niepotrzebnego postępowania sądowego, które zostanie zastąpione równie skutecznym, a dużo
prostszym, przyjemniejszym, tańszym i bardziej efektywnym postępowaniem mediacyjnym.