Lean in Back Office - Outsourcing Portal

Lean in Back Office
Optymalizacja procesów i kosztów
warsztaty i symulacja
Uczestnicy: dyrektorzy centrów operacyjnych, centrów obsługi, centrów usług
współdzielonych (SSC), BPO oraz menedżerowie ds. optymalizacji, jakości procesowej.
Jeśli szukasz odpowiedzi na jedno z następujących pytań
te warsztaty są dla Ciebie:
Jak bez zwiększania etatyzacji doprowadzić
do realizacji znacznie większej ilości zadań
operacyjnych, zwiększyć produktywność
pracowników?
Jak wpływać na poprawę efektywności
procesowej i obniżenie kosztów obsługi
poprzez współpracę ze sprzedażą, w oparciu
o konkretne dane?
Jak wdrożyć narzędzia skutecznego zarządzania
pracownikami oraz zbudować zespołowe
zaangażowanie w dalszą poprawę wyników?
Jak zarządzać zmieniającymi się priorytetami
oraz jak minimalizować ujemne konsekwencje
„peaków”?
W jaki sposób mierzyć i porównywać
efektywność realizacji zadań operacyjnych?
Jak wyposażyć kierowników liniowych
w narzędzia zarządzania i podnoszenia
efektywności pracy oraz wspierający ciągłe
doskonalenie system motywacyjny?
Jak wprowadzić mechanizmy zapewniające
realizację wszystkich zdań w terminach
zgodnych z SLA?
TABLICA WYNIKÓW
FINAŁ
1
2
3
W warsztatach treści teoretyczne przeplatają się z praktycznym ćwiczeniem i doświadczeniem efektów i metod
wdrażania Lean ( w trakcie symulacji) oraz z omówieniem szeregu przykładów z wdrożeń w firmach usługowych,
szczególnie w sektorze finansowym.
Uczestnicy warsztatów staną się pracownikami centrum operacyjnego, zajmującego się przetwarzaniem dokumentów.
W następujących po sobie etapach symulacji ich zadaniem będzie doprowadzenie do wdrożenia w praktyce zasad Lean:
oddzielenia wartości dodanej dla Klienta od marnotrawstwa w procesie, zmapowania strumienia wartości, zapewnienia
przepływu zadań oraz wdrożenia metod poziomowania i wyciągania pracy.
Cykl wdrożenia Lean kończy się opracowaniem standardów pracy zapewniających optymalną efektywność i jakość.
OPINIE UCZESTNIKÓW WARSZTATÓW
Katarzyna Szulc, Dyrektor Centrum Obsługi Klientów Kredyt Bank S.A.
Warsztaty dały mi możliwość poznania i zrozumienia praktycznego zastosowania Lean w procesach operacyjnych.
Od wielu lat zajmuję się zarządzaniem i optymalizacją pracy zespołów back office. Po poznaniu wielu optymalizacyjnych
narzędzi lean mam mnóstwo nowych inspiracji i pomysłów do wdrożenia.
Tomasz Brożyna, Dyrektor Operacyjny Mondial Assistance International S.A.
W naszej firmie nieustannie pracujemy nad produktywnością, dzięki czemu w Grupie jesteśmy jednym z najbardziej
efektywnych oddziałów na całym świecie. W trakcie warsztatów z lean byłem zaskoczony tym co zobaczyliśmy - jak dużo
można jeszcze zrobić, jakie są obszary podniesienia wydajności i to bez angażowania pieniędzy, zasobów IT itp.
DZIEŃ I
Zapoznanie z koncepcją Lean i Lean in Office
(5 zasad Lean)
Metody definiowania WARTOŚCI dla Klienta
Sposoby określania marnotrawstwa, jego rodzaje,
metody jego minimalizacji
Symulacja procesu przetwarzania dokumentów
Mapa Strumienia Wartości
(w oparciu o przeprowadzoną symulację)
Metody identyfikacji i eliminacji „wąskich gardeł”
w procesie
Przedstawienie narzędzi wyciągania i poziomowania
pracy (w oparciu o przeprowadzoną symulację)
DZIEŃ II
Podczas warsztatów poznasz narzędzia optymalizacji
wraz z inspiracjami praktycznego zastosowania:
NARZĘDZIA ANALITYCZNE:
Określenie wartości dodanej
8 typów marnotrawstwa
Mapa strumienia wartości
Spaghetti Chart GTT
NARZĘDZIA ZARZĄDCZE:
Wizualna dystrybucja pracy
Tablica wyników
Tablica kompetencji
Spotkania codzienne
Spotkania tygodniowe
Symulacja - Zastosowanie narzędzi
optymalizacyjnych w praktyce
Standaryzacja pracy
5S w biurze
Metodyka stosowania mierników procesu
do zbudowania zaangażowania pracowników
Przedstawienie narzędzi zarządzania wizualnego
Metody monitorowania i kontrolowania procesu
NARZĘDZIA WYCIĄGANIA
I POZIOMOWANIA PRACY:
Narzędzia zarządcze i system spotkań operacyjnych
System optymalizacji przepływu
Narzędzia standaryzacji pracy
Heijunka Box
System motywacyjny dla procesów usługowych
Wdrażanie systemu zarządzania efektywnością
operacyjną – główne wyzwania i metody ich
pokonywania
Mleczarz i Skoczek
Supermarket
Kanban
HarmoDesk
Runners, Repeaters, Strangers
OPINIE UCZESTNIKÓW WARSZTATÓW
Rafał Strzelecki, Prezes Zarządu Extor Accounting Services Sp. z o.o.
Warto było zainwestować dwa dni wysoko wykwalifikowanych księgowych obsługujących międzynarodowych
klientów w warsztaty LEAN realizowane przez trenerów 4 Results. Widoczny efekt to wygenerowanie nowych
pomysłów na doskonalenie procesów i zwiększanie satysfakcji klientów z obsługi księgowej oraz uzyskanie
entuzjazmu i gotowości księgowych do ich wdrażania w praktyce.
4 RESULTS SERVICES - Jesteśmy partnerem w podnoszeniu efektywności operacyjnej firm usługowych. Wdrażamy
rozwiązania gwarantujące szybkie i trwałe rezultaty zmian optymalizacyjnych. Angażujemy i budujemy zespoły
liderów optymalizacji, którym przekazujemy know-how oraz współtworzymy rozwiązania dopasowane do specyfiki
i oczekiwań naszych Klientów. Towarzyszymy w zmianach od etapu diagnozy, poprzez planowanie, testowanie,
wdrażanie, aż do utrwalenia zmian.
4 RESULTS GROUP - Grupa firm, która koncentruje się na wspieraniu naszych Klientów w szybkim rozwoju
i podnoszeniu efektywności działania. Dzięki unikalnemu połączeniu „twardych” i „miękkich” umiejętności
wdrożeniowych, szerokiemu zakresowi stosowanych narzędzi oraz wykorzystaniu najlepszych praktyk, jesteśmy
akceleratorem trwałych zmian biznesowych. Nasz wachlarz usług dostosowujemy do bieżącej sytuacji Klienta
i efektów, które chce osiągnąć. Naszymi Klientami są wiodące w swoich branżach korporacje i polskie firmy.
TRENERZY
Krzysztof Pimpicki
Partner 4 Results - z wykształcenia ekonomista, absolwent SGH. Coach
(ICC), Certyfikowany Doradca Business Process Modelling & Design
(IRM Wielka Brytania). Doświadczenia zdobywał, jako kierownik projektów
optymalizacyjnych w firmach usługowych oraz konsultant w wiodących
firmach doradczych. Specjalizuje się we wdrażaniu kompleksowych,
systemowych rozwiązań ukierunkowanych na stworzenie środowiska
ciągłego doskonalenia i podnoszenia efektywności operacyjnej.
Andrzej Bogusz
Senior Konsultant 4 Results - z wykształcenia doktor fizyki, absolwent
UMCS Lublin, Certyfikowiany Prince2 Practitioner i Audytor Systemów
Zarządzania. Doświadczenia biznesowe zdobywał w instytucjach
finansowych i w branży IT, z czego ponad 10 lat na stanowiskach
menedżerskich. Ekspert w dziedzinie optymalizacji procesów biznesowych,
strategicznych projektów zmian, zarządzania projektami, pasjonat myślenia
systemowego i tworzenia kultury doskonałości operacyjnej.
4 Results Sp. z o.o.
www.4results.pl