więcej

฀
฀
฀
฀
฀
฀
Jak dzisiaj wygląda rynek nieruchomości widziany oczyma informatyka? W jakim kierunku zmierza i jakie oczekiwania formułuje pod adresem producentów oprogramowania?
4
Ustawa o własności lokali wprowadziła pojęcie pozaksięgowej ewidencji kosztów, zaliczek i innych
rozliczeń. Wiele autorytetów w branży
sugeruje, że wystarczy kilka prostych tabel w arkuszu kalkulacyjnym
i wspólnota może mieć wszystkie
operacje finansowe pod kontrolą.
W internecie są dostępne bezpłatne
programy biurowe, a na różnych forach życzliwi ludzie oferują gratisowe
arkusze do takich rozliczeń.
Dlaczego zatem wspólnoty mieszkaniowe, z których zdecydowana większość posiada w swym gronie
komputer, nie sięgają po to dobrodziejstwo i nie tną zdecydowanie
swoich kosztów, korzystając z darmowych rozwiązań? Dlaczego zlecają prowadzenie tej pozaksięgowej
ewidencji profesjonalnym zarządcom,
a nawet same kupują (!) dedykowane tej branży oprogramowanie?
Kaprys to czy też chłodna i racjonalna kalkulacja? Co sprawia, że
programy komputerowe, nawet te
rażące ucho zwykłego śmiertelnika slangiem księgowości Wn i Ma,
biją na głowę to, co może być… pozaksięgowe? I kolejne pytanie – dlaczego zarządcy nieruchomości kupują
to oprogramowanie, dając zarobić
informatykom? Czy to tylko efekt
braku odporności na zmasowany atak
speców od reklamy i marketingu firm
komputerowych?
Rynek zarządzania nieruchomościami ewoluuje, zmieniają się wymagania właścicieli, rośnie ich świadomość,
czym jest część wspólna, postępuje
edukacja ekonomiczno-prawna społeczeństwa i zauważalne jest traktowanie
własnego lokalu jako swoistej lokaty
WSPÓLNOTA MIESZKANIOWA listopad 2008
kapitału. To ostatnie nabiera znaczenia zwłaszcza dzisiaj – przy wichrach
szalejących na światowych rynkach
finansowych. Tym większa presja nie
tylko na udokumentowanie obrotu powierzonymi środkami finansowymi, lecz także na uzasadnienie
ponoszonych na rzecz nieruchomości wydatków.
฀฀
฀
฀
฀ ฀
Znam zarządców z wieloletnią
praktyką, którzy do swojej działalności włączają budowę mieszkań.
Budują solidne budynki na miarę dzisiejszych czasów, z podziemnymi garażami, z dużym trawnikiem i placem
฀
zabaw. Sprzedają wszystkie lokale
i zarządzają taką wspólnotą. Co jednak jest w tym najistotniejsze? Projekty tych budynków powstają w ścisłej
współpracy doświadczonego zarządcy i architekta. Jakie są tego efekty?
Piorunujące! Choćby taki drobiazg,
jak wszystkie liczniki mediów dostarczanych do lokali umieszczone w korytarzu. Dostawcy mediów podpisują
umowy bezpośrednio z każdym
z właścicieli, ba, nawet godzą się
na rozliczanie różnic. Zarządca nie
musi już pokonywać łamigłówek
wytyczonych przez uchwalone regulaminy. Dba tylko o części wspólne
i prowadzi ewidencję kosztów i przychodów. Jednym słowem – żyć, nie
umierać. Oprogramowanie musi tutaj
spełniać dodatkowe oczekiwania. To m.in. nadzór nad całym złożonym
procesem inwestycyjnym
oraz marketing nieruchomości przy sprzedaży kolejnych mieszkań. Ci zarządcy, którzy prowadzą
takie inwestycje, doceniają znaczenie branżowego oprogramowania pomagającego im zapanować nad setkami pism,
terminów i szczegółów zawieranych umów.
Odkrywają także, że
oprogramowanie, które
zarządza korespondencją, jest doskonałym uzupełnieniem ewidencji rozliczeń z właścicielami.
Pozwala na likwidację
żółtych karteczek przyklejanych do monitora,
na których część z nas
zwykła tworzyć swoje doraźne listy zadań.
Zastępuje ono także doskonale folder Moje dokumenty i setki innych,
nie mówiąc już o tym,
że na pulpicie nareszcie
można mieć odprężający obrazek lub zdjęcie
niezasłonięte przez dziesiątki ikon.
฀
Jednak w kraju dominują setki tysięcy nieruchomości mieszkalnych
mających za sobą po kilkadziesiąt lat.
Często zaniedbane, przez lata nie
zainwestowano w nie ani złotówki z funduszu remontowego. I to one
spędzają zarządcom sen z powiek.
Często były właściciel nie zadbał
o dokumentację techniczną, co dzisiaj wspólnocie odbija się czkawką.
Kolejny przykład nadaje się wprost
do kabaretu. Otóż podczas analizy
różnic w dwóch sąsiadujących ze
sobą budynkach dwóch wspólnot,
każdy wyposażony w odrębny licznik główny, okazało się, że w jednej
ze wspólnot straty sięgnęły 60 proc.,
a w drugiej odnotowano nadwyżkę
rzędu 45 proc. Nikt nie był w stanie
powiedzieć, jak przebiegają rury, które
klatki i piony, do jakich liczników są
podłączone. Zawsze, gdy mówię o mediach, używam do opisu takich sytuacji określenia syndrom pokręconych rur. Oprogramowanie, które
ma wspomóc rozliczenie mediów,
w takich przypadkach musi być bardzo elastyczne, ponieważ w skrajnym
przypadku – ile nieruchomości, tyle
regulaminów rozliczeń. Rozliczanie
opłat za media to jednak operacja realizowana kilka razy w roku. Na co dzień
mamy do czynienia z bieżącym utrzymaniem, setkami telefonów od mieszkańców, ze zgłoszeniami usterek
i awarii. Im starsza nieruchomość, tym
problemów więcej. Bez znaczenia jest
to, czy zarządca posiada własnych
konserwatorów, czy kieruje zgłoszenia do zewnętrznych wykonawców.
W jego bazie danych jest przechowywana historia wszystkich zdarzeń
w każdej z nieruchomości – swoisty
magazyn wiedzy o tym, co tej nieruchomości dolega.
฀
฀ ฀
฀
Kolejnym wyznacznikiem zmian
na rynku są zarządcy, którzy rozwijając swoje firmy, nie zwiększają
liczby obsługiwanych nieruchomości,
nie stawiają sobie za cel pozyskania kolejnych dziesiątków tysięcy
mkw., lecz dywersyfikują swoje
usługi. Nadal świadczą je dla rynku nieruchomości, jednak rozszerzają
wachlarz swej oferty. Mając stały kontakt z setkami czy tysiącami właścicieli i najemców mieszkań, oferują im
pośrednictwo w sprzedaży nieruchomości, usługi dekoracji wnętrz i inne
podobne usługi. Zarządzanie nadal
pozostaje u nich dominującą działalnością, jednak nowe zadania wymagają od oprogramowania nowej
funkcjonalności. Tu zaczyna nabierać znaczenia zarządzanie ofertami i wszelkimi do nich dodatkami,
które dzisiaj przyjmują postać elektroniczną: zdjęcia mieszkania czy elewacji, rzuty pięter itp. Większość klientów, którym zarządca oferuje swoje
nowe usługi, to ludzie świadomie
poruszający się w internecie. Dla nich
poczta elektroniczna jest podstawowym środkiem komunikacji – przychodzą do biura zarządcy, by złożyć
podpisy na formalnym dokumencie.
Klasyczne programy pocztowe nie
są w stanie sprostać zadaniu selekcji przychodzących maili i związanych
z nimi odpowiedzi. Każda z prowadzonych spraw wymaga swoistej teczki na elektroniczne papiery, do której
można dotrzeć bez trudu i znaleźć
wszystkie dokumenty. I to bez względu na to, który z pracowników w tej
sprawie odebrał maila lub na czyim
dysku była redagowana treść umowy czy wreszcie, gdzie leży oryginał
pisma od notariusza (skaner, skaner
i jeszcze raz skaner).
฀
฀
฀
Nasza kilkuletnia obecność
w Unii Europejskiej jest też widoczna w nieruchomościach mieszkaniowych. Coraz więcej obcokrajowców kupuje mieszkania we wspólnotach. Traktują je jak lokatę kapitału.
Co więcej – szukają zarządców, którzy
im te mieszkania zapełnią najemcami. Wielu zarządców organizuje
kursy języków obcych dla swoich
pracowników – bowiem nowi klienci zza Odry wymagają bezpośredniego kontaktu z zarządcą. Tu oprogramowaniu stawiane są najwyższe
wymagania – językowe wersje dla kolistopad 2008 WSPÓLNOTA MIESZKANIOWA
5
฀
munikacji z właścicielem. Oczywiście
nikt nie oczekuje, że oprogramowanie
przetłumaczy treść uchwały (dajmy
zarobić profesjonalistom znającym
języki obce), lecz minimum przyzwoitości to informacja wskazująca na interpretację danych liczbowych.
฀
฀
Każdy z powyższych przypadków to inna grupa wymagań, inne
oczekiwania pod adresem informatyki. Chociaż można nieco uogólnić
– jest jeden wspólny mianownik.
6
WSPÓLNOTA MIESZKANIOWA listopad 2008
Wszyscy zaczynają traktować branżowe oprogramowanie jako jedyną
alternatywę gromadzenia danych
o zdarzeniach budowlanych i ogólnie
pojętej korespondencji. Wypowiadają wojnę zeszytom zapisywanym
uwagami i zgłoszeniami oraz kserokopiom dokumentów krążących
po firmie. Jeszcze raz podkreślę fakt,
iż zarządcy coraz częściej zwracają uwagę na marketing nieruchomości – być może nawet nie
zdając sobie z tego sprawy. To wiedza o problemach i oczekiwaniach
mieszkańców oraz właścicieli, którą
mogą zamienić na dobrze trafione
inwestycje w tej nieruchomości.
Dzięki nim można zlikwidować
ryzyko pustostanów, podnieść komfort zamieszkania (i ceny mieszkań
na rynku wtórnym), a zadowolonym
mieszkańcom zaoferować dodatkowe
usługi, wypełniając kolejne nisze
rynkowe, które wokół nieruchomości można kreować.
฀
฀
฀
฀
฀
฀
฀
฀