Nikomu nie brak czasu tak jak zarządcy

Informatyka
Nikomu nie brak czasu
tak jak zarządcy
Zarządca, który obsługuje dziesiątki lub setki nieruchomości
zmaga się z typowym dla wszystkich problemem. Jest nim
czas w jakim pracownicy firmy muszą wykonać swe zadania.
Wzrost zatrudnienia nie wchodzi w rachubę. Z pomocą przychodzi profesjonalna informatyka.
Lokator czy właściciel mieszkania
oczekuje, że dzwoniąc do biura zarządcy otrzyma wszystkie interesujące go informacje w błyskawicznym
tempie. Ponieważ wyposażenie i
techniki rodem z call center nie zadomowiły się jeszcze u zarządców,
wobec czego pracownik księgowości lub administracji trzymając słuchawkę w jednej ręce, drugą sprawnie musi obsłużyć komputer. Kilka
kliknięć przyciskiem myszy musi pomóc mu w dotarciu do wielu danych
w programie.
System Łatwej Obsługi Nieruchomości pozwala sprostać tym wymaganiom. Dwa kliknięcia i trafiamy do
wykazu najemców lub właścicieli, kolejne dwa i odszukujemy lokal, który
każdy z nich zajmuje. Następne dwa
kliknięcia i przechodzimy do analizy
sald, jeszcze dwa i mamy na ekranie kompletną kartotekę księgową
użytkownika lokalu. W ten sam sposób można dotrzeć w programie do
danych o licznikach w lokalu i rozliczeniu opłat za media dla mieszkańca. Wszystko pod ręką, dostępne
natychmiast.
Jesteśmy
w Unii Europejskiej
Coraz więcej obcokrajowców kupuje lokale w Polsce. Wielu robi z
tego swój mały biznes – kupują i wynajmują te lokale zlecając zarządcy
kompleksową obsługę. Oczekuję sprawozdań drogą elektroniczną. Zjeżdżają do nas na zasadzie własnej
poczty pantoflowej, więc i liczba tych
sprawozdań rośnie lawinowo. Alternatywą dla takich raportów jest nowa,
wielojęzyczna wersja e-kartoteki opracowana na życzenie zarządców, któ-
rzy z podobnymi problemami już się
spotkali. System Łatwej Obsługi Nieruchomości przesyła do e-kartoteki
dane, do których dostęp mają nie tylko najemcy czy właściciele wspólnot,
lecz także zagraniczni zleceniodawcy
zarządcy. Nie trzeba wykonywać żadnych dodatkowych prac, analizy obecne w programie SŁONie natychmiast
trafiają do Internetu.
Gdy zarządca obsługuje kilkaset
wspólnot mieszkaniowych, wówczas
jego dział księgowości przypomina
potężne archiwum. Tysiące faktur
miesięcznie muszą zostać posegregowane i wprowadzone do komputera.
W całej masie tych dokumentów dominuje zwykle kilku dostawców. Wodociągi, PEC, usługi komunalne, zakład energetyczny i sam zarządca.
Pięć, czasem sześć faktur co miesiąc
do siebie podobnych. Tak samo trafiają do księgowości, takie same zasady obowiązują przy ich rejestracji.
Jednak te kilka tysięcy dokumentów
można zaksięgować szybciej. System Łatwej Obsługi Nieruchomości
pozwala na zautomatyzowanie tych
prac. Wystarczy kilkanaście godzin,
aby tak liczne dokumenty zakupu trafiły do ksiąg rachunkowych wszystkich wspólnot. – Księgowanie wszystkich faktur zakupu w tradycyjny sposób zajmuje nam sporo czasu – mówi
Elżbieta Galińska, główny księgowy
z PW ADM w Sosnowcu. – Wprowadzenie nowego rozwiązania opracowanego
przez firmę Mieszczanin, pozwoli na skrócenie tego procesu o kilka dni. Dodatkową
korzyścią jest znaczące zmniejszenie liczby pomyłek. Łatwo przecież można przeoczyć wybór wspólnoty i zaksięgować fakturę ze wspólnoty Polnej 12 w księgach rachunkowych Polnej 12a – dodaje.
Nie tylko księgowość
Z wiekiem nieruchomości rosną
jej potrzeby remontowe. Jednak tradycyjną barierą jest
wielkość środków
jakie na ten cel można przeznaczyć. Zarządca musi żonglować planowanymi
wydatkami tak, aby pogodzić możliwości finansowe właścicieli z zapewnieniem komfortu zamieszkania
i bezpieczeństwa w budynku. – W
programie Techniczna Obsługa Nieruchomości firma Mieszczanin dostarcza
skuteczne narzędzie do takich analiz. Plany remontów można dowolnie grupować,
dwa kliknięcia myszą wystarczają by uzyskać sumy rocznych wydatków – mówi
Marek Małetko, właściciel Biura Obsługi Nieruchomości z Kołobrzegu,
zarządzający ponad 30 wspólnotami.
Zgłoszenia usterek w nieruchomości
to często dominujący temat telefonów
od mieszkańców. – Wiele z nich dotyczy powtarzalnych awarii, jak pęknięcie rury, zimny kaloryfer czy brak
światła na klatce schodowej. Programiści
firmy Mieszczanin znaleźli i tu okazję do
oszczędności czasu pracy zarządcy. Opis
typowej usterki wprowadzamy klikając
jeden raz przyciskiem myszy. Przy zamykaniu zlecenia opis wykonanych, typowych prac zajmuje nam nie więcej czasu – dodaje.
z2520
listopad 2006 Wspólnota Mieszkaniowa
27