Szybkie usuwanie uciąŜliwych spacji w
Transkrypt
Szybkie usuwanie uciąŜliwych spacji w
:: Trik :: Trik :: Trik :: Trik :: Trik 1. Szybkie usuwanie uciąŜliwych spacji w komórkach z kwotami 2. Wygodne kopiowanie danych z arkuszy cząstkowych do zestawienia zbiorczego 3. Formatowanie komórek z efektem 3D 4. Czytelna prezentacja odchyleń od budŜetu 5. Formuła sprawdzająca występowanie błędów Trik 1 Szybkie usuwanie uciąŜliwych spacji w komórkach z kwotami Z systemu transakcyjnego firmy zaimportowałeś dane dotyczące zamówień. Na tej podstawie chcesz sporządzić raport podsumowujący, ale pojawia się problem. Mimo Ŝe formuła jest prawidłowa to wynik jest błędny. W obliczeniu uwzględniane są jedynie kwoty mniejsze od 1000. Gdy bliŜej przyjrzałeś się arkuszowi, zauwaŜyłeś, Ŝe w niektórych komórkach znajduje się odstęp stanowiący separator tysięcy. Przykładowe zestawienie zamówień przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Formuła zwraca niepoprawny wynik => Jeśli chcesz uniknąć sprawdzania kolumny komórka po komórce i ręcznego usuwania odstępu powodującego błędy w obliczeniach, wykonaj następujące czynności: 1. Edytuj dowolna komórkę (dwukrotne kliknięcie myszą) zawierająca niepotrzebną spację i skopiuj (Ctrl + C) tylko i wyłącznie ten jeden znak. Rys. 2. Wyedytuj dowolną kwotę i skopiuj niepotrzebny odstęp 2. Zaznacz zakres komórek z kwotami i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + H. 3. W polu Znajdź wklej skopiowany wcześniej znak (Ctrl + V). 4. Pole Zamień na pozostaw puste i wciśnij Zamień wszystko. 1 Po zatwierdzeniu operacji kwoty zostaną poprawnie interpretowane przez formułę jak to przedstawia rysunek 3. Rys. 3. Poprawne obliczenia Spacje wstawione jako separator tysięcy wcale nie muszą nimi być mimo Ŝe tak wyglądają. Zalecamy zatem skopiowanie tego znaku i wklejenie go w polu Znajdź w oknie Znajdowanie i zamienianie. 2 Trik 2 Wygodne kopiowanie danych z arkuszy cząstkowych do zestawienia zbiorczego W oddzielnych arkuszach wprowadzasz dane dotyczące transakcji zrealizowanych przez poszczególnych handlowców. Na koniec kaŜdego miesiąca tworzysz zbiorczą listę, na której muszą się znaleźć wszystkie transakcje. Ręczne przenoszenie danych z arkusza cząstkowego do zbiorczego moŜe się okazać uciąŜliwe, dlatego proponujemy uŜycie makra. Skopiuje ono dane z aktywnego arkusza i dołączy do listy tworzonej w arkuszu zbiorczym. Rys. 1. Widok zestawienia w jednym z arkuszy cząstkowych => Aby przygotować makro: 1. Otwórz Edytor VBA, wciskając kombinację klawiszy lewy Alt + F11. 2. Z menu Insert wybierz polecenie Module. 3. Wpisz kod widoczny na rysunku 2. Rys. 2. Kod makra 4. Zapisz i zamknij Edytor VBA. 3 5. Przejdź do arkusza, z którego dane mają być przeniesione i wciśnij kombinację klawiszy lewy Alt + F8. 6. Na liście makr zaznacz DoZbiorczego i kliknij Uruchom. Rys. 3. Dane zostały przeniesione Wskazówki - W przykładzie arkusz zbiorczy nosi nazwę Zbiorczy. Jeśli swój nazwałeś inaczej, zastąp tę nazwę w całym kodzie makra. - Makro kopiuje dane tylko z aktywnego arkusza, a więc przeniesienie kolejnych danych wiąŜe się z otworzeniem kaŜdego arkusza z osobna i uruchomieniem makra. 4 Trik 3 Formatowanie komórek z efektem 3D Jeśli chcesz, aby Twoje zestawienie w arkuszu wyglądało efektownie moŜesz w taki sposób sformatować komórki, aby wyglądały jak trójwymiarowe przyciski. Taki wygląd tabeli na pewno zrobi wraŜenie na kolejnych osobach przeglądających dane. Przyjmijmy, Ŝe dysponujesz prostym zestawieniem zaliczek widocznym na rysunku 1. Rys. 1. Początkowy wygląd zestawienia => Aby uzyskać efekt trójwymiarowych komórek: 1. Zaznacz zakres o jeden wiersz i kolumnę większy od tabeli zawierającej dane (B2:E11) i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + 1. 2. Przejdź do zakładki Desenie, wybierz jednolity kolor tła i zatwierdź OK. => Teraz, aby uzyskać nagłówek tabeli w formie wypukłego przycisku 3D, zmodyfikuj w odpowiedni sposób krawędzie komórek: 3. Zaznacz obszar, który chcesz zamienić w przycisk wypukły (C3:D3) i ponownie wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + 1. 4. Wybierz zakładkę Obramowanie, zaznacz styl linii znajdujący się w lewym dolnym rogu okienka wyboru Styl i z rozwijanej listy Kolor wybierz Biały. 5. Włącz obramowanie z góry i z lewej. 5 Rys. 2. Opcje obramowania komórek 6. Teraz zmień kolor na Czarny, włącz obramowanie z dołu i z prawej, a następnie zatwierdź, klikając OK. Aby osiągnąć efekt przycisku wklęsłego (zakres C10:D10) wystarczy, Ŝe wykonasz te same kroki zamieniając jednak kolory obramowań odpowiednio: biały na czarny i czarny na biały. Końcowy wygląd zestawienia przedstawia rysunek 3. Rys. 3. Efektownie sformatowane zestawienie Zwróć szczególną uwagę na to, Ŝe operacje w zakładce Obramowanie musisz wykonywać w odpowiedniej kolejności: styl linii musisz wybrać, zanim zmienisz kolor. 6 Trik 4 Czytelna prezentacja odchyleń od budŜetu Na spotkaniu zarządu firmy będziesz prezentował kwoty stanowiące wydatki oddziału, którym kierujesz. Musisz więc stworzyć czytelny wykres, na którym oprócz planowanych i rzeczywiście poniesionych wydatków znajdą się takŜe wartości odchyleń. Do tego celu najlepiej nada się popularny wykres kolumnowy. Niestety domyślnie wstawiony przez Excela nie będzie spełniał Twoich oczekiwań. JednakŜe nieznaczna zmiana jego właściwości pozwoli uzyskać czytelną prezentację, która zrobi pozytywne wraŜenie na odbiorcach. Dane źródłowe oraz domyślnie zbudowany wykres kolumnowy prezentujący wydatki planowane i rzeczywiste przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Domyślny układ danych na wykresie NałoŜenie na siebie kolumn na wykresie Aby uzyskać efektowny i czytelny wykres, w pierwszej kolejności powinieneś nałoŜyć na siebie kolumny prezentujące wydatki. => W tym celu: 1. Kliknij lewym przyciskiem myszy jedną z kolumn wydatków planowanych (na wykresie) i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + 1. 2. Przejdź do zakładki Opcje i w polu Zakładka wpisz 100. 3. Uaktywnij zakładkę Desenie i wybierz kolor zielony. 4. Zatwierdź, klikając OK. 7 Rys. 2. NałoŜone kolumny Kolumna pomocnicza w arkuszu Dodaj teraz kolumnę pomocniczą, w której powinny znaleźć się wartości prezentujące odstępstwa od planu. => W tym celu: 1. Kolumnę E nazwij Pomocnicza. 2. Do komórki E2 wprowadź następującą formułę: =JEśELI(D2<0;B2;C2) i skopiuj do komórek poniŜej. Teraz dołącz uzyskane wartości do wykresu. => Aby to zrobić: 3. Zaznacz zakres komórek E2:E9 i wciśnij klawisze Ctrl + C. 4. Następnie kliknij wykres lewym przyciskiem myszy i z menu Edycja wybierz polecenie Wklej specjalnie. 5. W oknie, które się pojawi, wybierz opcję Nowe serie i kliknij OK. Uzyskasz efekt jak na rysunku 3. 8 Rys. 3. Czytelna prezentacja odchyleń Kolor zielony prezentuje wartości wydatków niewykorzystanych w danym roku. Kolor czerwony przedstawia stopień przekroczenia planowanych wydatków. 9 Trik 5 Formuła sprawdzająca występowanie błędów Otrzymałeś od swojego współpracownika obszerne zestawienie obejmujące kilkanaście tysięcy komórek. Twoim zadaniem jest weryfikacja obliczeń przed przekazaniem gotowego raportu przełoŜonemu. Przeglądanie arkusza w poszukiwaniu symboli błędów moŜe zając mnóstwo czasu przy takiej ilości danych. Jeśli chcesz mieć pewność, Ŝe usunąłeś wszystkie komunikaty o błędzie, zastosuj sprytną formułę. Fragment zestawienia zawierającego błędy przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Arkusz z błędami => W celu sprawdzenia występowania błędów: 1. Do komórki D1 wprowadź następującą formułę: =JEśELI(CZY.BŁĄD(SUMA(2:65536));"Błędy!";"Obliczenia są poprawne") Rys. 2. Formuła ostrzega o występowaniu błędów Wyjaśnienie działania formuły: W pierwszej kolejności sprawdzane jest, czy w wyniku obliczeń za pomocą funkcji SUMA zwracany jest błąd. Taki test przeprowadzany jest dzięki uŜyciu funkcji CZY.BŁĄD. W naszym przykładzie znajdują się błędy, więc zwracana jest wartość logiczna PRAWDA. Jeśli zatem w pierwszym argumencie funkcji JEśELI zostanie zwrócona wartość PRAWDA, wówczas wyświetlany jest tekst Błedy!. JeŜeli natomiast zwrócona zostanie wartość FAŁSZ (nie ma błędów w arkuszu), wyświetlony będzie komunikat Obliczenia są poprawne. 10