Wprowadzanie zmian organizacyjno-prawnych do

Wprowadzanie zmian organizacyjno-prawnych do umowy o dofinansowanie
Analizując wnioski o wprowadzenie zmian do umowy nie trudno zauważyć, że wśród
Beneficjentów działań 8.1 i 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka wzrasta
tendencja do przekształcania się. W niniejszym artykule przedstawiamy Państwu projekt
procedury dokonywania zmian organizacyjno-prawnych w umowie o dofinansowanie projektu
realizowanego zarówno w działaniu 8.1, jak i 8.2 PO IG, w taki sposób by nie naruszyć jej
zapisów.
I.
Kiedy zmiana organizacyjno-prawna firmy?
Beneficjenci coraz częściej dokonują zmian organizacyjno-prawnych w swoim statusie.
Powodów decydowania się na ten krok może być wiele, najpopularniejszym z nich jest fakt, że
dotychczasowa forma prowadzenia działalności przestaje spełniać oczekiwania swojego
właściciela. Decydują się oni na ten krok zarówno w okresie kwalifikowalności wydatków, jak
i w okresie trwałości projektu, niekiedy informując Instytucję Wdrażającą/Instytucję
Pośredniczącą II stopnia dopiero po fakcie (trzeba pamiętać o tym, że stanowi to naruszenie
zapisów umowy o dofinansowanie projektu).
Mając to na uwadze należy pamiętać, iż zapisy umowy o dofinansowanie zobowiązują
Beneficjenta w okresie kwalifikowalności wydatków, o którym mowa w §6 ust. 3 oraz do dnia
zakończenia okresu trwałości projektu, o którym mowa w §8 ust. 2, do niedokonywania
czynności rozporządzających na inny podmiot, dotyczących praw i obowiązków, wynikających
z podpisanej umowy, bez uprzedniej zgody Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej
II stopnia. W świetle powyższych zapisów każda zmiana organizacyjno-prawna, która następuje
w okresie kwalifikowalności wydatków lub okresie trwałości projektu powinna zostać zgłoszona
w RIF oraz zbadana w kontekście realizacji umowy o dofinansowanie.
II.
Rola RIF i PARP w procedurze
Bez względu na moment czasowy, w którym Beneficjent chce dokonać zmiany formy prawnej
(okres kwalifikowalności czy okres trwałości projektu), przed dokonaniem tego przekształcenia
powinien zwrócić się do PARP, albo za pośrednictwem RIF lub bezpośrednio do RIF, w sytuacji
planowanego przekształcenia na podstawie przepisów Kodeksu spółek handlowych o wyrażenie
zgody. Decyzja PARP w przypadku tego typu zmian jest możliwa po zapoznaniu się z wnioskiem
Beneficjenta i jest uzależniona od trybu oraz uzasadnienia dla planowanego przekształcenia.
Regionalna
Instytucja
Finansująca
może
jedynie
przyjąć
do
wiadomości
zmiany
dot. Beneficjentów wymienione w Pełnomocnictwie, tj. zmianę adresu siedziby i reprezentacji
Beneficjenta oraz zmianę nazwy Beneficjenta bez zmiany formy prawnej. Pozostałe zmiany
wymagają akceptacji w Instytucji Wdrażającej.
Należy mieć na uwadze, iż Instytucja Wdrażająca nie ma możliwości negowania zmian
następujących z mocy prawa (ustawy), badaniu podlega jednak wpływ takiej zmiany na
realizację projektu i utrzymanie jego trwałości. Ponadto biorąc pod uwagę konkursowy tryb
wyłaniania Beneficjentów w ramach działań 8.1 i 8.2 PO IG konieczne jest sprawdzenie na
podstawie przekazanej przez Beneficjenta dokumentacji, czy podmiot, na rzecz którego mają być
przeniesione prawa i obowiązki z tytułu zawartej umowy, spełnia warunki do ubiegania się
o wsparcie na gruncie obowiązujących przepisów oraz wymagań programowych oraz czy dalsza
realizacja projektu przez spółkę cywilną będzie przebiegała prawidłowo.
III.
Zmiana z akceptacją
Co do zasady, zmiana w strukturze udziałowców spółki jest możliwa do zaakceptowania i nie
wymaga sporządzania aneksu do umowy o dofinansowanie, gdy nie powoduje zmiany firmy
Beneficjenta i o ile taka zmiana nie powoduje zagrożenia realizacji projektu (w sytuacji gdy np.
wiedza lub doświadczenie dotychczasowego udziałowca stanowiły istotny element projektu).
Pozostałe zmiany związane z przekształceniami na podstawie KSH (wynikające z mocy prawa na
podstawie sukcesji generalnej) wymagają podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie,
ze względu na konieczność uporządkowania danych w systemach informatycznych PARP oraz
celem zapewnienia zgodności danych przy rozliczaniu wniosków o płatność.
IV.
Zmiana z aneksem
RIF po otrzymaniu wniosku dotyczącego zmian organizacyjno-prawnych wykraczających poza
Pełnomocnictwo,
po
ustaleniu
głównych
założeń
zmiany
(ewentualnym
wezwaniu
do uzupełnienia wniosku o niezbędne informacje związane z planami co do zmian
w przedsiębiorstwie) przesyła wniosek do PARP. Po analizie dokumentów i akceptacji zmian
Beneficjent jest wzywany do złożenia niezbędnych dokumentów, potwierdzających zmiany
w statusie Beneficjenta, celem zawarcia aneksu. Wezwanie do uzupełnienia dotyczy m.in.
dokumentu z którego wynika przekazanie przedsiębiorstwa innemu podmiotowi,
aktualny odpis z ewidencji działalności gospodarczej/KRS,
decyzja o NIP,
zaświadczenie o nr REGON,
zaświadczenie z banku o nr rachunku bankowego,
deklaracje o niekaralności każdego ze wspólników/członków Zarządu.
innych dokumentów, których charakter zależy od charakteru zgłoszonej zmiany
organizacyjno-prawnej.
Po przeanalizowaniu przedłożonej przez Beneficjenta dokumentacji i uzyskaniu zgody
RIF/PARP na dokonanie przekształcenia, następuje wprowadzenie zmian do umowy
o dofinansowanie w formie aneksu. Ponadto należy pamiętać, iż Beneficjent po podpisaniu
aneksu będzie zobligowany do złożenia nowego weksla wraz z deklaracją wekslową. Weksel
powinien być podpisany zgodnie z aktualną reprezentacją, zgodną z dokumentem rejestrowym.