Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

WOJEWODA ŁÓDZKI
PNK-IV.431.9.2014
Łódź, 7 sierpnia 2014 r.
Pan Stanisław Stańdo
Przewodniczący Rady Miejskiej
w Tomaszowie Mazowieckim
Pan Rafał Zagozdon
Prezydent Miasta Tomaszowa Mazowieckiego
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 258 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego1, w dniach 5 i 8 maja 2014 r. pracownicy Wydziału Prawnego, Nadzoru
i Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi przeprowadzili czynności kontrolne
w Urzędzie Miasta w Tomaszowie Mazowieckim, ul. P.O.W 10/16. Przedmiotem kontroli było
przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków. Zakres kontroli obejmował działalność Prezydenta
Miasta Tomaszowa Mazowieckiego2 i Rady Miejskiej w Tomaszowie Mazowieckim3 w okresie od
1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli. Kontroli nie podlegało sprawdzenie prawidłowości załatwienia
skarg i wniosków pod względem merytorycznym.
Kontrolę przeprowadzili:
1) Krzysztof Strychalski – starszy inspektor wojewódzki;
2) Anna Czajeczna – specjalista.
Przewodniczącym Rady w okresie objętym kontrolą jest Pan Stanisław Stańdo, natomiast
Prezydentem jest Pan Rafał Zagozdon.
Mając na uwadze ustalenia dokonane w toku kontroli, działalność we wskazanym zakresie
należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami.
1
Dalej zwanej kpa.
Dalej zwanego Prezydentem.
3
Dalej zwanej Radą.
2
Organizacja w zakresie skarg i wniosków
1. Organy Miasta Tomaszowa Mazowieckiego są organizacyjnie przygotowane do przyjmowania
i rozpatrywania skarg i wniosków, nie wszystkie jednak kwestie objęte kontrolą zostały w sposób
prawidłowy i kompletny unormowane w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta w
Tomaszowie Mazowieckim4.
Rozdział
IV
Regulaminu
Organizacyjnego
dotyczy
organizacji
przyjmowania,
rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym
Prezydent i Zastępcy Prezydenta przyjmują klientów w sprawach skarg i wniosków w każdy drugi i
czwarty czwartek miesiąca w godzinach od 8:00 do 12:00. Powyższy zapis nie wypełnia wymogów
wynikających z art. 253 § 2 i 3 kpa, który stanowi, iż kierownicy organów wymienionych w § 1 lub
wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i
wniosków co najmniej raz w tygodniu. Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb
ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym
dniu po godzinach pracy. W toku przeprowadzonych w Urzędzie Miasta w Tomaszowie
Mazowieckim oględzin stwierdzono wywieszenie w widocznym miejscu informacji o dniach i
godzinach przyjęć. Wśród ww. informacji znajdowała się również taka, której treść nie ma
odzwierciedlenia w Regulaminie Organizacyjnym: „Prezydent Miasta Tomaszowa Mazowieckiego
lub jego Zastępcy oraz Sekretarz Miasta przyjmują mieszkańców w sprawach skarg i wniosków w
każdą środę w godz. 15.30 – 16.00”.
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym kontrolę i koordynację działania komórek
organizacyjnych Urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw klientów, w tym skarg,
wniosków i listów oraz interwencji, sprawuje Kancelaria Prezydenta Miasta. W toku dokonanych
oględzin stwierdzono wywieszenie następującej informacji: „Jednostką organizacyjną przyjmującą
skargi i wnioski jest Wydział Administracji, Obsługi i Majątku Urzędu Miasta w Tomaszowie
Mazowieckim.”. Biorąc pod uwagę treść § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8
stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków stwierdzić
należy naruszenia polegające na:
− nieprecyzyjnym
określeniu
w
Regulaminie
Organizacyjnym
komórki
organizacyjnej
przyjmującej i koordynującej rozpatrywanie skarg i wniosków,
− nieumieszczeniu w siedzibie jednostki informacji, iż Wydział Administracji, Obsługi i Majątku
koordynuje rozpatrywanie skarg i wniosków.
Jak wyjaśnił Sekretarz Miasta Pan Krzysztof Janik zapis w Regulaminie Organizacyjnym
4
Zarządzenie Nr 315/2011 Prezydenta Miasta Tomaszowa Mazowieckiego z dnia 9 grudnia 2011 r. w sprawie
Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim (ze zm.), zwane dalej Regulaminem
Organizacyjnym.
2
dotyczący Kancelarii Prezydenta Miasta został przeniesiony z poprzednio obowiązującego
regulaminu i nieuaktualniony – Kancelaria stanowi obecnie część Wydziału Administracji, Obsługi
i Majątku. Nadto ustalono, iż w zakresie, w jakim Regulamin Organizacyjny odnosi się do
przyjmowania skarg i wniosków przez inne komórki organizacyjne lub pracowników, dotyczy to
wyłącznie przyjmowania skarg i wniosków w potocznym rozumieniu, ponieważ poza
kierownictwem jednostki, przyjęć skarg i wniosków, o których mowa w dziale VIII kpa dokonują
tylko pracownicy Wydziału Administracji, Obsługi i Majątku. Regulamin Organizacyjny winien
jednak w sposób precyzyjny, zgodny z prawem i stanem faktycznym regulować kontrolowane
zagadnienia.
(Akta kontroli str. 18-43, 53-55).
2. Stanowisko Naczelnika Wydziału Administracji, Obsługi i Majątku zajmuje Pan Piotr Zwardoń.
W zakresie obowiązków jednego z pracowników ww. Wydziału ujęto m.in. prowadzenie
centralnych rejestrów skarg i wniosków, zbieranie materiałów niezbędnych do wyjaśnienia skarg
od merytorycznych wydziałów oraz przeprowadzanie okresowej kontroli wewnętrznej dotyczącej
prawidłowego rozpatrywania skarg i wniosków. Kontrola taka obejmowała rok 2013. Obsługę
Rady Miejskiej sprawuje Biuro Rady Miejskiej, którego kierownikiem jest Pani Bogusława
Smejda. W zakresie obowiązków jednego z pracowników ww. Biura wpisano między innymi
wykonywanie spraw związanych z pomocą w obsłudze Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w
szczególności sporządzanie projektów uchwał.
Skargi rozpatrywane przez Prezydenta
3. Zgodnie z Regulaminem organizacyjnym wszystkie wpływające skargi i wnioski przekazywane
są do Wydziału Administracji, Obsługi i Majątku, celem rejestracji, a następnie do komórek
organizacyjnych Urzędu Miasta zgodnie z właściwością. Pełna dokumentacja związana
z załatwieniem sprawy winna znajdować się w powołanym wyżej Wydziale.
Centralny rejestr skarg i wniosków zawiera 20 pozycji, przy czym:
− 4 skargi zostały załatwione lub przekazane przez Radę,
− 13 skarg załatwił lub przekazał Prezydent5,
− 1 skarga została wycofana przez wnoszącego,
− 1 skargę pozostawiono bez rozpoznania (skarga anonimowa),
− 2 sprawy po rejestracji zakwalifikowano do załatwienia poza trybem skargowym określonym
w dziale VIII kpa, o czym uczyniono wzmiankę w rejestrze.
Poza rejestrem sprawy opisane są również w spisach spraw 1510 i 1511. Umieszczone
5
W 1 przypadku skarga została przekazana przez Prezydenta do Rady i w centralnym rejestrze skarg i wniosków
figuruje pod jedną pozycją.
3
w pismach numery spraw nie zawsze są jednak zgodne z numeracją nadawaną w spisach spraw za
rok 2013, co narusza § 5 ust. 3 pkt 3 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresów działania archiwów zakładowych.
(Akta kontroli str. 9-17).
4. Spośród 7 załatwionych bezpośrednio przez Prezydenta skarg w 4 przypadkach naruszono
właściwość (z czego w 2 przypadkach pisma nie zostały przekazane zgodnie z zasadą
pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym, w myśl art. 37 § 1 kpa do organu
wyższego stopnia), a w 2 innych nie jest możliwe ustalenie, który organ jest właściwy
do rozpatrzenia skargi, ponieważ pomimo że treść pisma nie wskazywała jednoznacznie przedmiotu
skargi, nie wystąpiono do skarżącego o wyjaśnienia w tej kwestii, czym naruszono § 8 ust. 2
rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.
Podkreślić należy, iż w sprawie, w której toczy się postępowanie administracyjne skarga
złożona przez stronę podlega rozpatrzeniu w toku postępowania, zgodnie z przepisami kodeksu, a
skarga pochodząca od innych osób stanowi materiał, który organ prowadzący postępowanie
powinien rozpatrzyć z urzędu. Skargę w sprawie, w której wydano decyzję ostateczną, uważa się
zależnie od jej treści za żądanie wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji albo
jej uchylenia lub zmiany, które może być uwzględnione, z zastrzeżeniem art. 16 § 1 zdanie drugie
kpa.
Osoba wnosząca pismo nie ma obowiązku wykazania się znajomością prawa,
wiadomościami o zakresie działania organów administracji publicznej lub organizacji społecznych,
ciężar kwalifikacji prawnej spoczywa zawsze na jego adresacie. Przepis art. 222 kpa należy
rozpatrywać w łączności z art. 233-235 i 240 kpa. Pismo wpływające do organu musi być
zakwalifikowane z uwagi na osobę je wnoszącą oraz sprawę, której dotyczy. Może ono zawierać
skargę, gdy odpowiada w swej treści przepisowi art. 227 kpa, może być wnioskiem – art. 241 kpa, a
może być również pismem procesowym strony, któremu należy nadać bieg stosownie do art. 233235 lub art. 240 kpa, gdy chodzi o postępowanie inne niż administracyjne. Przepisy te tworzą treść
zasady jednotorowości proceduralnej, która wyklucza możliwość wykorzystania różnych procedur
równolegle lub kolejno po sobie w tożsamej sprawie, jak również zapobiega uchylaniu się od
rygorów procesowych6.
Przyczyną naruszeń właściwości była m.in. nieprawidłowa interpretacja przepisów. Organ
kontroli nie przychylił się w powyższym zakresie do wyjaśnień kontrolowanego, iż niektóre skargi
6
Komentarz. Kodeks postępowania administracyjnego, B. Adamiak i J. Borkowski. Wydawnictwo C.H. Beck.
Warszawa 2005.
4
dotyczyły wykonywania obowiązków pracowniczych przez naczelnika wydziału lub jego zastępcę
w ramach trwających stosunków pracy, zatem właściwość została ustalona prawidłowo.
W pierwszej kolejności podnieść należy, iż zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu
Administracyjnego w Gliwicach, IV SA/Gl 77/08, LEX nr 511512: „(...) skarga na pracownika
urzędu miasta, a takim jest naczelnik wydziału jest w rzeczywistości skargą na osobę kierującą
danym urzędem (...)”7. Po wtóre analiza zakresu podmiotowego, przedmiotowego i czasowego
skarg nie pozwala na uznanie, iż zachowania pracowników nie były bezpośrednio związane
z realizacją zadań przez organ. Organ kontroli nie kwestionuje podnoszonych przez
kontrolowanego uprawnień kierownika jednostki jako pracodawcy w stosunku do zatrudnionych
pracowników, podkreśla jednak, iż powyższe nie może wpływać na nieprzestrzeganie, określonej w
art. 229 kpa, właściwości w postępowaniu skargowym. W doktrynie wskazuje się, iż nie należy
utożsamiać załatwienia skargi z załatwieniem sprawy, której skarga dotyczy8.
W 2 przypadkach naruszenie właściwości przez Prezydenta nie wywołało poza
nieuzasadnioną zwłoką negatywnych konsekwencji, ponieważ ta sama lub podobna skarga została
również załatwiona lub przekazana właściwie przez Radę.
(Akta kontroli str. 56-122, 369-388, 403-405).
5. W 2 przypadkach z treści pism wynika, że skargi zostały złożone w interesie innej osoby
(w 1 sprawie również w interesie własnym). Zgodnie z art. 221 § 3 kpa skargi można składać
w interesie innej osoby za jej zgodą. Mając jednak na względzie, że obydwie skargi dotyczyły
spraw rozpatrywanych w postępowaniu administracyjnym, niewłaściwe jest uznanie skargi
za bezzasadną ze względu na brak pełnomocnictwa, albo z powodu nieposiadania „prawa
do ingerowania w toczące się postępowanie administracyjne”.
Postępowanie w sprawach skarg i wniosków, uregulowane przepisami Działu VIII kpa, jest
jednoinstancyjnym postępowaniem o charakterze uproszczonym, charakteryzującym się brakiem
stron postępowania. Przyjęta przez ustawodawcę generalna zasada pierwszeństwa postępowania
jurysdykcyjnego przed skargowym wyklucza zastępowanie regularnej procedury administracyjnej
czynnościami postępowania skargowego oraz uwalnianie od wymagań i rygorów tej procedury
administracyjnej. Oznacza to, że postępowanie skargowo-wnioskowe toczy się jako samodzielne
tylko w takich przypadkach, gdy wnoszący nie jest stroną postępowania administracyjnego
ogólnego lub szczególnego, a przedmiotem skargi lub wniosku nie są sprawy załatwiane przez
wydanie decyzji administracyjnej. W związku z powyższym istotnym jest określenie, w jakiej
procedurze dana sprawa jest załatwiana i stosowanie wybranego trybu jednolicie. Z ww. przyczyn
7
Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 5 sierpnia 2008 r., IV SA/Gl 77/08, LEX
nr 511512
8
K. Koralewska-Pietrzak, Skarga w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego jako actio popularis,
PPPubl. 2010, nr 7-8, s. 61
5
żądanie pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 32 i 33 kpa, jest uzasadnione dopiero na etapie
postępowania administracyjnego, w toku którego skarga podlega rozpatrzeniu.
(Akta kontroli str. 56-122, 369-388, 403-405).
6. Prezydent przekazał do załatwienia 6 skarg, w tym: 1 do Rady, 1 do organu stanowiącego innej
jednostki samorządu terytorialnego, 2 do kierowników jednostek organizacyjnych, 2 do organów
spółki miejskiej. Zastrzeżenia organu kontroli dotyczą przekazywania skarg kierownikom jednostek
organizacyjnych. Zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o strażach gminnych wójt,
burmistrz (prezydent miasta) sprawuje nadzór nad działalnością straży. Organem właściwym do
rozpatrzenia części zarzutów skargi był więc Prezydent, a przekazując ją na podstawie art. 231 kpa
do kierownika gminnej jednostki organizacyjnej, naruszył wskazany przepis. W konsekwencji w
przedmiotowej kwestii nie wypowiedział się organ, a jedynie kierownik gminnej jednostki
organizacyjnej.
Z przyczyn omówionych w pkt 4 wystąpienia nie można przyjąć, aby uprawnionym
do rozpatrzenia drugiej z omawianych skarg był Prezydent lub kierownik gminnej jednostki
organizacyjnej reprezentujący pracodawcę w stosunku do pracowników (w tym kierownika
komórki organizacyjnej jednostki), których skarga dotyczyła. Zgodnie z art. 229 pkt 3 kpa jeżeli
przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania skarg, organem
właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności kierowników gminnych
jednostek organizacyjnych jest rada gminy. Natomiast stosownie do art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12
marca 2004 r. o pomocy społecznej do zadań wojewody należy nadzór nad realizacją zadań
samorządu gminnego, powiatowego i województwa, w tym nad jakością działalności jednostek
organizacyjnych pomocy społecznej (...), a także nad zgodnością zatrudnienia pracowników
jednostek organizacyjnych pomocy społecznej z wymaganymi kwalifikacjami.
Prezydent naruszył także art. 231 kpa, poprzez nieprzekazanie do Łódzkiego Kuratora
Oświaty skargi, która zawierała zarzut dyskryminacji i pozbawienia praw ucznia (szersze
omówienie tego zagadnienia w pkt 12 niniejszego dokumentu). Na marginesie dodać należy,
iż skarga dotyczyła sprawy, w której wydano decyzję administracyjną. Organ nie zastosował jednak
§ 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków,
celem wyjaśnienia rzeczywistego przedmiotu skargi. Naruszenie ww. przepisów stanowi
nieprawidłowość.
(Akta kontroli str. 125-199, 403-405).
7. Załatwienie lub przekazanie skarg przez Prezydenta następowało w obowiązujących terminach.
W żadnym przypadku nie zaistniała konieczność sporządzania zawiadomienia o niezałatwieniu
sprawy w terminie.
8. Sporządzone zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi nie zawsze spełniały wszystkie
6
wymagania formalne. Spośród 6 skarg załatwianych przez Prezydenta lub kierownika gminnej
jednostki organizacyjnej i traktowanych jako prowadzone poza postępowaniem jurysdykcyjnym 3
odpowiedzi stanowią wyjaśnienia nie wskazujące bezpośrednio sposobu w jaki skarga została
załatwiona (zasadna lub bezzasadna), uzasadnienia prawnego (2 przypadki) oraz pouczenia o treści
art. 239 kpa (2 przypadki). Treść wyjaśnień wskazuje na bezzasadność zarzutów, zatem zgodnie z
art. 238 § 1 zd. 2 kpa odpowiedzi winny zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie
o treści art. 239 kpa. W pozostałym zakresie 2 skargi uznano za bezzasadne, a 1 za zasadną.
Zawiadomienie w jednej z ww. bezzasadnych skarg nie zawierało uzasadnienia prawnego.
Natomiast odnośnie zawiadomień o przekazaniu skarg zgodnie z właściwością w 1 przypadku nie
wskazano podstawy prawnej.
(Akta kontroli str., 100, 107, 131, 374-375, 382, 387, 403-405).
9. Odpowiedzi oznaczano symbolem klasyfikacyjnym właściwym dla załatwiania skarg i wniosków
(1510), z wyjątkiem pisma stanowiącego wyjaśnienia, gdzie użyto symbolu 6871. Także w jednym
z pism przekazujących wystąpienie nie zawarto prawidłowego symbolu klasyfikacyjnego dla skarg
i wniosków przekazywanych zgodnie z właściwością (1511). W związku z podnoszoną
okolicznością, iż 3 skargi dotyczyły spraw, w których toczy się postępowanie administracyjne,
biorąc pod uwagę treść art. 234 kpa, odpowiedzi winny być sygnowane symbolem właściwym dla
postępowania jurysdykcyjnego, ponieważ całość dokumentacji winna znajdować się w aktach tego
postępowania.
(Akta kontroli str. 58-61, 87, 121, 124, 375).
Skargi rozpatrywane przez Radę
10. Rejestr skarg i wniosków Rady w okresie objętym kontrolą zawierał 7 skarg. Wszystkie skargi
odnotowane zostały także w centralnym rejestrze skarg i wniosków, z wyjątkiem 2 przypadków,
przy czym w jednym z nich brak było podstaw do odstąpienia od rejestracji. Nie ma znaczenia,
że organ, do którego przekazano skargę, nie był właściwy do jej rozpatrzenia.
Zarówno art. 231, jak i art. 243 Kpa przyznają wyłącznie organowi kompetencje
do dokonania oceny, czy jest właściwy do rozpatrzenia skargi lub wniosku. W wyroku z 9 sierpnia
2012 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie wskazał: „Organ, który otrzymuje skargę
bada, czy jest właściwy do jej rozpatrzenia i w razie uznania swej niewłaściwości obowiązany jest
niezwłocznie przekazać ją właściwemu organowi albo wskazać skarżącemu właściwy organ (...)”9.
Niezarejestrowanie powyższej skargi powoduje naruszenie art. 254 kpa.
W drugim przypadku zasadnie nie wpisano skargi na uchwałę, która została przekazana
9
Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 9 sierpnia 2012 r., II SA/Sz 696/12, LEX nr
1224048.
7
do wojewódzkiego sądu administracyjnego, bowiem sprawa ta nie stanowi skargi w rozumieniu
działu VIII kpa. Ustalenia opisane w dalszej części wystąpienia nie będą dotyczyły tej sprawy.
11. Rada załatwiła we własnym zakresie 3 skargi oraz przekazała do załatwienia organom
właściwym 2 skargi (w 1 przypadku na podstawie art. 231 w związku z art. 37 § 1 kpa). Ponadto 1
skargę anonimową pozostawiono bez rozpoznania.
12. Jedna z trzech skarg rozstrzygniętych przez Radę została załatwiona z naruszeniem
właściwości. Kierownik Biura Rady wyjaśnił, iż „Rada Miejska nie przekazała skargi (w zakresie
dyskryminacji i praw ucznia) do kuratorium oświaty z tego powodu, że pismo wpłynęło
od Prezydenta Miasta na podstawie art. 229 pkt 3 Kpa. Z tego samego powodu skargi
nie potraktowano też jako odwołania (…) skarżący wyraźnie wskazuje, iż składa skargę
na dyrektora szkoły”.
Należy zauważyć, iż zgodnie z art. 31 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r.
o systemie oświaty, zadania i kompetencje w zakresie oświaty określone w ustawie i przepisach
odrębnych na obszarze województwa wykonuje kurator oświaty, w imieniu wojewody.
W szczególności sprawuje nadzór pedagogiczny nad publicznymi i niepublicznymi szkołami
i placówkami oraz placówkami doskonalenia nauczycieli, w tym nad niepublicznymi placówkami
doskonalenia nauczycieli o zasięgu ogólnokrajowym, które znajdują się na obszarze danego
województwa, a także wydaje decyzje administracyjne w sprawach określonych w ustawie.
Stosownie do art. 33 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o systemie oświaty, nadzór pedagogiczny polega
na ocenianiu stanu i warunków działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej szkół,
placówek i nauczycieli oraz analizowaniu i ocenianiu efektów działalności dydaktycznej,
wychowawczej i opiekuńczej oraz innej działalności statutowej szkół i placówek. W zakresie
wymienionym w ust. 1 pkt 1 i 2 nadzorowi podlega w szczególności przestrzeganie praw dziecka
i praw ucznia oraz upowszechnianie wiedzy o tych prawach. Co prawda, jak wynika z treści skargi,
wnoszący o opisanej sytuacji poinformował kuratorium oświaty, niemniej powyższe nie dawało
Radzie podstaw do uznania się za organ właściwy do rozpatrzenia sprawy.
Rozpatrując powyższą skargę we własnym zakresie Rada przekroczyła kompetencje
określone w art. 229 pkt 3 kpa, co stanowi nieprawidłowość.
(Akta kontroli, str. 151-199, 397-399, 403-405).
13. Rada rozpatrzyła wszystkie skargi po upływie miesięcznego terminu wskazanego w art. 237 § 1
kpa. Również przekazanie skarg do organu właściwego nastąpiło po upływie 7-dniowego terminu
określonego art. 231 kpa. Z wyjaśnień uzyskanych w toku kontroli wynika, że powodem
przekroczenia ww. terminów jest fakt, że posiedzenia Rady odbywają się tylko raz w miesiącu.
Także posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbywają się co do zasady raz w miesiącu. Jednak należy
zauważyć, iż w okresie od wniesienia skarg do ich załatwienia lub przekazania do organu
8
właściwego odbyło się więcej niż jedno posiedzenie Rady.
Ponadto w sytuacji, kiedy załatwienie skargi w terminie nie jest możliwe, stosowany winien
być art. 36 kpa. Nie można przyjąć za zasadne wyjaśnień, iż jako powiadomienia o przedłużeniu
terminu rozpatrywania skarg traktowane były pisma informujące skarżących o posiedzeniu Komisji
Rewizyjnej lub Rady, bowiem zawiadomienie takie winno wskazywać nowy termin załatwienia
sprawy z podaniem przyczyn zwłoki. Powyższy wymóg ciąży na organie administracji publicznej
również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.
Przekroczenie terminu na załatwienie skargi, przy braku zawiadomienia o przedłużeniu
terminu, o którym mowa w art. 36 kpa, narusza art. 237 kpa i stanowi nieprawidłowość.
(Akta kontroli, str. 151-199, 229-325, 399, 403-405).
14. Zarówno w sprawach przekazanych do załatwienia właściwym organom, jak i w sprawach
rozpatrzonych we własnym zakresie, Rada podjęła uchwały. O sposobie załatwienia skargi
powiadomiono skarżących, czym wypełniony został obowiązek wynikający z art. 237 § 3 kpa.
Zawiadomienia te zawierały elementy wymienione w art. 238 kpa.
15. Pisma sporządzane w powyższych sprawach opatrzone zostały symbolem klasyfikacyjnym
1510 przewidzianym dla skarg i wniosków załatwianych bezpośrednio. Należy zwrócić uwagę,
iż w przypadku skarg przekazywanych do załatwienia według właściwości prawidłowy jest symbol
klasyfikacyjny 1511, a nie 1510. Użycie nieodpowiedniego symbolu klasyfikacyjnego powoduje
naruszenie § 5 ust. 3 pkt 2 instrukcji kancelaryjnej.
(Akta kontroli, str. 200-228).
Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o:
1) dostosowanie treści Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Tomaszowie
Mazowieckim oraz informacji wywieszonych dla klientów do obowiązujących przepisów
prawa,
2) poszerzenie mechanizmów kontroli w zakresie zapewnienia wnikliwej analizy treści skarg,
celem wyeliminowania przypadków naruszenia właściwości lub zasady pierwszeństwa
postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym, a w sytuacji, gdy z treści skargi nie
można należycie ustalić jej przedmiotu, bezwzględne stosowanie § 8 ust. 2 rozporządzenia
w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków,
3) wzmocnienie nadzoru nad rejestracją skarg i wniosków w centralnym rejestrze,
4) zapewnienie poprawnego stosowania symboli klasyfikacyjnych i numeracji spraw zgodnie
z instrukcją kancelaryjną,
5) opracowanie i wprowadzenie mechanizmów kontroli celem wyeliminowania braków
formalnych w sporządzanych odpowiedziach,
6) bezwzględne stosowanie art. 36 kpa w związku z art. 237 § 4 kpa w przypadku, gdy
9
w konkretnej sprawie załatwienie skargi bez zbędnej zwłoki nie później jednak niż w ciągu
miesiąca nie jest możliwe. Usprawnienie organizacji rozpatrywania skarg przez Radę,
mając na względzie termin załatwiania skarg.
Jednocześnie uprzejmie proszę Pana Przewodniczącego oraz Pana Prezydenta o złożenie
informacji o wykonaniu zaleceń lub wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych działaniach lub
przyczynach ich niepodjęcia w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO
Elżbieta Stępczyńska - Gortat
Zastępca Dyrektora Wydziału
Prawnego, Nadzoru i Kontroli
10