UMOWA o wykonywanie usług rachunkowo – podatkowych i

UMOWA
o wykonywanie usług rachunkowo – podatkowych
i doradztwa podatkowego
zawarta dnia ..........................
1. Strony:
a) Doradca:
PROFUS ARKADIUSZ PODNIESIŃSKI
59-220 LEGNICA KOŚCIUSZKI 18/2
b) Zleceniodawca:
........................................................................................
........................................................................................
........................................................................................
Nip:
...................................
Regon: ...................................
Pesel: ...................................
2. Usługi
a) Profus zapewnia usługi księgowe poprzez prowadzenie KPIR, ewidencji VAT, środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia i zapewnia usługi
płacowo-kadrowe oraz doradztwo podatkowe przedstawione w Warunkach Szczegółowych tj. załącznikach I, II i III.
b) Zleceniodawca pragnie skorzystać z usług firmy Profus przedstawionych w Warunkach Szczegółowych stanowiących integralną część tej Umowy.
3. Obowiązki Profus
a) Profus podejmuje się wypełniania wszystkich usług określonych w Warunkach Szczegółowych (Działanie - Profus).
b) Profus udostępni wszelkie zasoby niezbędne do wypełniania Obowiązków.
c) Profus gwarantuje wykonanie usług objętych niniejszą Umową z należytą starannością zgodnie z przepisami polskiego prawa.
d) Profus gwarantuje zachowanie w tajemnicy wszystkich okoliczności, o których dowiedział się w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy, chyba że Zleceniodawca zwolni
go z tego obowiązku. Obowiązek zachowania tajemnicy dotyczy również pracowników Profus i trwa nadal po wygaśnięciu niniejszej Umowy.
4. Obowiązki Zleceniodawcy
a) Zleceniodawca zobowiązuje się wykonywać wszystkie usługi określone w Warunkach Szczegółowych (Działanie - Zleceniodawca).
b) Zleceniodawca zobowiązuje się uiścić za usługi firmy Profus zgodnie z pkt 5 Umowy.
c) Zleceniodawca zobowiązany jest powiadomić Profus o toczącym się postępowaniu podatkowym dotyczącym jego zobowiązań podatkowych powstałych w okresie
wykonywania przez Profus usług wymienionych w pkt 2 Umowy oraz umożliwić Profus czynny udział w postępowaniu także po rozwiązaniu niniejszej umowy.
d) Zleceniodawca zobowiązany jest powiadomić bezpośrednio Doradcę o powstaniu jakiejkolwiek szkody lub błędu pracownika Doradcy oraz niezwłocznie umożliwić mu
podjęcie działań zmierzających do zmniejszenia bądź usunięcia szkody będącej następstwem tegoż błędu lub szkody.
e) Zleceniodawca zobowiązuje się odebrać wszystkie dokumenty księgowe najpóźniej 2 miesiące po złożeniu zeznania podatkowego za poprzedni rok. Po tym okresie
dokumenty będą przechowywane w archiwum Profus, za co pobierana jest dodatkowa opłata zgodnie z cennikiem.
5. Warunki płatności
a) Zleceniodawca zobowiązuje się do uiszczenia firmie Profus wymienionej w Warunkach Szczegółowych opłaty miesięcznej zgodnie z wystawioną fakturą wraz z podatkiem
VAT.
b) Opłata za usługi nie ujęte w Warunkach Szczegółowych będzie naliczana według cennika usług dodatkowych firmy Profus. W przypadku opóźnienia w dostarczaniu
dokumentów lub informacji przez Zleceniodawcę i wymaganej w związku z tym powtórnej pracy lub pracy ponad normalne godziny będzie pobierana podobna, dodatkowa
opłata.
c) Wysokość opłat będzie rewidowana okresowo zgodnie z Warunkami Szczegółowymi.
d) Płatność faktury winna być regulowana do 7-go dnia miesiąca następującego po miesiącu za który dostarczono dokumenty księgowe do kasy firmy lub na rachunek bankowy
BZWBK o/Legnica 92 1090 1232 0000 0000 2301 5374.
6. Czas trwania umowy
Od dnia podpisania niniejszej umowy na czas nieokreślony.
7. Czas wypowiedzenia Umowy
a) Umowa niniejsza może zostać rozwiązana przez każdą ze stron z jednomiesięcznym wypowiedzeniem na piśmie.
b) Profus może wypowiedzieć umowę w trybie natychmiastowym w przypadku zwłoki w zapłacie za co najmniej dwa pełne miesiące obsługi.
c) Umowę niniejszą uważa się za automatycznie rozwiązaną w trybie natychmiastowym w przypadku, gdy Zleceniodawca zaniecha współpracy z Profus przez co najmniej dwa
kolejne miesiące. Przez zaniechanie uważa się w szczególności brak możliwości kontaktu Profus ze Zleceniodawcą lub niedostarczanie dokumentów księgowych przez
Zleceniodawcę uniemożliwiające poprawne i terminowe wywiązanie się z niniejszej umowy.
d) W momencie rozwiązania niniejszej umowy z jakichkolwiek przyczyn i po uregulowaniu wszystkich zaległych opłat wszystkie akta pracowników i wszelka dokumentacja
finansowa zostaną zwrócone Zleceniodawcy w celu umożliwienia mu płynnego przejęcia obsługi księgowej. Przekazanie odbędzie się w biurze Profus.
8. Odpowiedzialność Doradcy
a) Doradca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań, podjętych na podstawie niniejszej umowy na zasadach
ogólnych, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy wynikło mimo zachowania przez Doradcę należytej staranności.
b) Doradca nie ponosi odpowiedzialności w szczególności za szkody wynikłe z naruszenia przez Zleceniodawcę zasad ustalonych w pkt 4b - 4e niniejszej umowy oraz w
Warunkach Szczegółowych lub za działania podjęte na podstawie niepełnych lub nieprawdziwych danych, podanych mu przez Zleceniodawcę.
c) W przypadku dostarczenia dokumentów po 16 dniu miesiąca następującego po miesiącu, którego dokumenty dotyczą, Doradca nie ponosi odpowiedzialności za terminowe
rozliczenie i złożenie deklaracji lub błędy i wynikające z nich kary, sankcje i odsetki, powstałe w wyniku przyśpieszonego trybu obliczania zobowiązań.
9. Pełnomocnictwo
a) Zleceniodawca udziela Doradcy pełnomocnictwa do występowania w jego imieniu przed organami podatkowymi, egzekucyjnymi, kontroli skarbowej, sądami administracyjnymi
wszystkich instancji oraz do sporządzania, podpisywania i składania w jego imieniu i na jego rzecz zeznań i deklaracji podatkowych.
b) Dokument pełnomocnictwa zostaje sporządzony oddzielnie.
10. Ogólne postanowienia
a) Umowa ta jest oparta na prawie Rzeczpospolitej Polskiej, zarówno pod względem interpretacji jak i wykonania. Rozstrzyganie wszelkich sporów wynikających z umowy lub
powstałych w związku z Umową przed ich skierowaniem do rozstrzygnięcia przez Sąd właściwy dla siedziby Profus, Strony zobowiązują się rozwiązać w drodze negocjacji.
b) Profus dołoży wszelkich starań, aby wykonać usługi dokładnie i na czas, a odpowiedzialność firmy Profus w przypadku błędu lub pomyłki będzie ograniczona do kwoty nie
większej niż kwota, na którą Profus posiada ubezpieczenie OC z tytułu doradztwa podatkowego (200.000 zł).
c) Zleceniodawca dostarcza firmie Profus listę osób upoważnionych, od których będzie otrzymywać instrukcje i którym będzie przekazywać informacje. Zleceniodawca
upoważnia firmę Profus do wykonania jakichkolwiek instrukcji czy to pisemnych, ustnych, przez telefon, fax, e-mail lub inny sposób, pochodzących od osoby upoważnionej. W
przypadku niedostarczenia takiej listy przyjmuje się, że jedyną upoważnioną osobą jest właściciel(e) firmy Zleceniodawcy.
d) Doradca oświadcza, iż wykonuje zawód doradcy podatkowego, przez co nie może prowadzić działalności gospodarczej, co powoduje, że zakres niniejszej umowy nie
obejmuje prowadzenia i zajmowania się sprawami gospodarczymi Zleceniodawcy.
e) Zleceniodawca oświadcza, że nie ciąży na nim obowiązek prowadzenia rachunkowości w sposób i w formie przewidzianej w ustawie o rachunkowości oraz że nie toczy się w
jego sprawie postępowanie podatkowe lub karne w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
f) W przypadku zatrudnienia pracownika firmy Profus przez Zleceniodawcę, lub jakiekolwiek przedsiębiorstwo, którego Zleceniodawca jest członkiem, akcjonariuszem bądź
udziałowcem, w trakcie trwania niniejszej umowy lub w przeciągu 12 (dwunastu) miesięcy po jej wygaśnięciu, Zleceniodawca zobowiązany będzie do zapłaty firmie Profus w celu
rekompensaty kwotę równą 12 (dwunasto) miesięcznej opłacie z tytułu świadczenia usług wymienionych w Warunkach Szczegółowych. Dokonanie zapłaty nastąpi w ciągu 14
dni od daty wystawienia przez Profus faktury.
g) Treść Umowy i Warunków Szczegółowych jest poufna i stanowi tajemnicę, nie może być ujawniana bez zgody obu stron innym podmiotom oraz instytucjom za wyjątkiem lub
na żądanie Sądów. Strona umowy, która naruszy ten zasadę podlega karze umownej, której wysokość i warunki płatności są identyczne jak w punkcie powyższym.
11. Podpisano
a) Za i w imieniu Profus
........................................................................................
b) Za i w imieniu Zleceniodawcy
........................................................................................
........................................................................................
........................................................................................
ZAŁĄCZNIK I - WARUNKI SZCZEGÓŁOWE – KSIĘGOWOŚĆ
WYSZCZEGÓLNIONE PONIŻEJ WARUNKI SZCZEGÓŁOWE OKREŚLAJĄ USŁUGI POKRYWANE PRZEZ PONIŻSZĄ OPŁATĘ
USŁUGA
STRONA
DZIAŁANIE
DATA
OPŁATA
Mobilizacja
usług
Księgowych
Zleceniodawca
- Dostarcza firmie Profus kopie dokumentów rejestrowych firmy (Sąd, Urzędy Skarbowe, Miejskie,
Statystyczne).
- Dostarcza firmie Profus KPIR, ewidencje VAT, ewidencje środków trwałych oraz wyposażenia
(ewentualnie wydruki) oraz kopie ostatnio złożonych deklaracji podatkowych.
- Dostarcza firmie Profus kompletną dokumentację źródłową od początku bieżącego roku
podatkowego.
Do 7 dni od daty
podpisania umowy
Nie dotyczy
Mobilizacja
usług
Księgowych
Profus
- Uzgadnia ze Zleceniobiorcą system komunikacji pomiędzy personelem Profus i Zleceniodawcy.
- Nawiązuje kontakty z Urzędami Skarbowymi, powiadamia je o miejscu prowadzenia
księgowości oraz przechowywania dokumentów.
- Przegląda procedurę księgową Zleceniodawcy, wzory handlowe i strategię podatkową.
Do 7 dni od daty
podpisania umowy
Bezpłatne
(wliczone w
opłatę główną)
Miesięczne
usługi
księgowe
Zleceniodawca
Dostarcza:
- Oryginały faktur zakupu, kopie faktur sprzedaży oraz ewidencję sprzedaży lub miesięczne
raporty okresowe.
- Faktury dotyczące wydatków z opisanymi na odwrocie szczegółami umożliwiającymi podjęcie
przez Profus decyzji o sposobie ich zakwalifikowania bądź nie, do kosztów uzyskania
przychodów. W przypadku ich nieopisania przyjmuje się, że w/w wydatki zostały poniesione w
celu osiągnięcia przychodu i Profus nie będzie odpowiadać za wszelkie konsekwencje mogące
wyniknąć z takiego księgowania.
- Oryginały wyciągów bankowych chyba, że są one bezpośrednio otrzymywane przez Profus z
banku Zleceniodawcy.
- Oryginały innych dokumentów źródłowych, np. SAD-y, faktury i dowody wewnętrzne, itp.
Do 7-go dnia
następnego miesiąca
za miesiąc poprzedni
Nie dotyczy
Wykonuje:
- Właściwie pod względem formalnym i rzetelne pod względem merytorycznym dokumentuje
operacje gospodarcze.
- Zasięga z własnej inicjatywy informacje o wysokości zobowiązania podatkowego za dany okres
przed terminem ich płatności.
- Prowadzi w miejscu sprzedaży lub wykonywania usług ewidencję sprzedaży.
Informuje:
- o wszelkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na formalną i merytoryczną poprawność
prowadzenia ksiąg i ewidencji oraz prawidłowe ustalenie zobowiązań podatkowych.
Miesięczne
usługi
księgowe
Profus
Wykonuje:
- Odbiera od Zleceniodawcy w firmie Profus dokumenty stanowiące podstawę do zapisów w
Księdze lub/i Ewidencjach.
Gdy nie wymienione to
najpóźniej do dnia
złożenia wymaganych
.......... zł + VAT
- Z należytą starannością, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i na podstawie
otrzymanych od Zleceniodawcy dokumentów i informacji KPIR i ewidencje VAT, ewidencję
środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencję wyposażenia.
- Ocenia dokumenty księgowe w świetle prawa podatkowego i podejmuje decyzję o sposobie ich
zakwalifikowania wraz ze sposobem ich uwidocznienia w Księdze/Ewidencji. Zaksięgowanie
zdarzenia gospodarczego wbrew opinii Profus może nastąpić wyłącznie na wyraźne, pisemne
polecenie Zleceniodawcy bądź poprzez nieopisanie dokumentu.
- Przechowuje oryginalne dokumenty w należytym porządku do momentu zamknięcia roku
podatkowego i złożenia zeznania rocznego oraz 2 miesiące po tym terminie.
- Ustala wysokość zaliczek na podatek dochodowy i rozliczeń podatku VAT oraz wypełnia w
imieniu Zleceniodawcy deklaracje podatkowe w podatku dochodowym od osób fizycznych oraz
deklaracji podatkowych od podatku od towarów i usług, a także zeznań rocznych na podstawie
danych z zapisów do Księgi/Ewidencji i innych niezbędnych informacji, dostarczonych przez
Zleceniodawcę.
- Przechowuje kopie deklaracji podatku dochodowego od osób fizycznych i VAT.
- Przygotowuje okresowe sprawozdanie finansowe z Księgi/Ewidencji.
- Udostępnia dla celów kontroli podatkowej i skarbowej wszelkie potrzebne dokumenty w których
jest w posiadaniu.
Informuje:
- o obliczonych zobowiązaniach podatkowych.
- o stwierdzonych nieprawidłowościach w dostarczonej dokumentacji niezwłocznie po jej
stwierdzeniu
Rewizja
Niniejsze Warunki Szczegółowe będą podlegać okresowym zmianom w zakresie:
- Miesięcznej opłaty: W przypadku zaistnienia którejkolwiek z niżej wymienionych sytuacji:
a) 1 roku po rozpoczęciu trwania Usług, jak również później co 1 rok,
b) na koniec każdego miesiąca podczas którego nastąpią znaczne zmiany w charakterze
działalności Zleceniodawcy, ilości zawieranych transakcji lub znacznie zwiększonych obrotów,
c) na początku każdego miesiąca, w którym zaczną obowiązywać znaczne zmiany legislacyjne,
rachunkowe bądź podatkowe.
- Informacyjnie: Szacunkowa ilość dokumentów pokrywana przez powyższą opłatę: ..................
- Obowiązki:
Powiązane z jakąkolwiek zmianą opłat
Podpisano ...................... :
Za i w imieniu Profus ........................................................................................
Za i w imieniu Zleceniodawcy ........................................................................................
deklaracji podatkowych
ZAŁĄCZNIK II – WARUNKI SZCZEGÓŁOWE – PŁACE I KADRY
WYSZCZEGÓLNIONE PONIŻEJ WARUNKI SZCZEGÓŁOWE OKREŚLAJĄ UZGODNIENIA POKRYWANE PRZEZ PONIŻSZĄ OPŁATĘ
USŁUGA
STRONA
Mobilizacja
Zleceniodawca
Mobilizacja
Profus
Miesięczna
obsługa
płac
Zleceniodawca
Miesięczna
obsługa
płac
Profus
Rewizja
DZIAŁANIE
DATA
OPŁATA
Dostarcza firmie Profus:
- Kompletne Akta Osobowe Pracowników.
- Kopie umów o pracę.
- Szczegóły dotyczące wszystkich poprzednich zarobków i odliczeń od 1 stycznia (lub od daty
zatrudnienia), dotyczące każdego pracownika.
- Informacje o terminie wypłat wynagrodzeń.
- Aktualne dokumenty zgłoszeniowe i aktualizacyjne firmy w ZUS, Inspekcji Pracy i Inspekcji
Sanitarnej
- Ostatnio złożony komplet dokumentów rozliczeniowych ZUS
Do 7 dni od daty
podpisania umowy
nie dotyczy
- Ustala termin(y) naliczania płac i informuje o nich Zleceniodawcę.
- Uzgadnia system współpracy pomiędzy pracownikami Profus i Zleceniodawcy.
- Przygotowuje indywidualne karty płac.
- Przechowuje dokumentację komputerową.
- Nawiązuje kontakty z ZUS, Urzędami Pracy oraz Urzędami Skarbowymi
Do 7 dni od daty
podpisania umowy
Wliczone w
opłatę główną
Dostarcza firmie Profus:
- Szczegóły zmian w płacy zasadniczej pracownika oraz ewidencję czasu pracy, gdy zostały
przekroczone normy czasu pracy w okresie rozliczeniowym.
- Szczegóły wszystkich składników wynagrodzenia, w szczególności premii, nagród itp.
- Szczegóły dotyczące nowych pracowników, wypełnione Kwestionariusze Osobowe
Pracowników i formularze podatkowe.
- Szczegóły odejścia i przyjęcia pracowników.
- Szczegóły choroby i odpowiednie dokumenty.
W ciągu 3 dni od daty
zaistnienia zdarzenia
-Przygotowuje komputerową listę płac.
- Przygotowuje deklaracje podatkowe i rozliczeniowe ZUS, dostarcza je do Urzędów i
przechowuje kopie tych deklaracji.
- Sporządza niezbędną dokumentację związaną z zatrudnieniem pracowników.
- Przygotowuje komputerowe wydruki przelewów bankowych do ZUS i U.S.
- Prowadzi Akta Osobowe Pracowników.
- Udostępnia dla celów kontroli wszelkie potrzebne dokumenty w których jest w posiadaniu
Gdy nie wymienione to
najpóźniej do dnia
złożenia wymaganych
deklaracji podatkowych
Niniejsze Warunki Szczegółowe będą podlegać okresowym zmianom w zakresie:
- Miesięcznej opłaty: W przypadku zaistnienia którejkolwiek z niżej wymienionych sytuacji:
a) 1 roku po rozpoczęciu trwania Usług, jak również później co 1 rok,
b) na koniec każdego miesiąca podczas którego nastąpi zmiana ilości zatrudnionych
nie dotyczy
................ zł +
VAT
za 1 pracownika
lub umowę
cywilnoprawną
pracowników lub nastąpią znaczne zmiany w charakterze działalności Zleceniodawcy lub w
miesiącu w którym zaczną obowiązywać znaczne zmiany legislacyjne, rachunkowe bądź
podatkowe.
- Obowiązki:
Powiązane z jakąkolwiek zmianą opłat
Podpisano ...................... :
Za i w imieniu Profus ........................................................................................
Za i w imieniu Zleceniodawcy ........................................................................................
ZAŁĄCZNIK III – WARUNKI SZCZEGÓŁOWE – CZYNNOŚCI POZOSTAŁE
WYSZCZEGÓLNIONE PONIŻEJ WARUNKI SZCZEGÓŁOWE OKREŚLAJĄ UZGODNIENIA POKRYWANE PRZEZ OPŁATĘ GŁÓWNĄ
USŁUGA
STRONA
Ustne doradztwo podatkowe z
zakresu obsługiwanej przez
Doradcę działalności Zleceniodawcy
Profus
Ustne doradztwo z zakresu
ubezpieczeń społecznych i prawa
pracy
DZIAŁANIE
CZĘSTOTLIWOŚĆ
OPŁATA
- Udziela odpowiedzi zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Na żądanie
Bezpłatnie
Profus
- Udziela odpowiedzi zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Na żądanie
Bezpłatnie
Sprawozdanie finansowe z
KPIR
Profus
- Sporządza i wysyła sprawozdanie finansowe na podstawie zapisów z KPIR
Miesięcznie
Bezpłatnie
Biuletyn – informacja podatkowa
Profus
- Sporządza i wysyła Biuletyn informujący o obecnych oraz przyszłych zmianach
prawnych dotyczących podatków, ubezpieczeń społecznych oraz prawa pracy.
Miesięcznie
Bezpłatnie
Ubezpieczenie OC
Profus
- Ubezpiecza się na wypadek błędu przy wykonywaniu czynności doradztwa
podatkowego w wysokości 200.000 zł za każde zaistniałe zdarzenie.
Rocznie
Bezpłatnie
Zeznanie roczne
Profus
- Sporządza zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (straty) za rok
podatkowy w części dotyczącej Zleceniodawcy i zakresie objętej niniejszą
umową.
Rocznie
Bezpłatnie
Deklaracje ZUS za Zleceniodawcę
Profus
- Sporządza i wysyła deklarację rozliczeniową ZUS, tj. ustala składki na
ubezpieczenie społeczne, zdrowotne dla osoby fizycznej prowadzącej
działalność gospodarczą i niebędącej pracodawcą.
Miesięcznie
Bezpłatnie