Dialog techniczny – formą doradztwa

Prowadzenie postępowania
Zamówienia na usługi ochrony
Dialog techniczny
– formą doradztwa
W obliczu trudności, jakie pojawiają się po stronie zamawiającego podczas
formułowania opisu przedmiotu zamówienia oraz określania kryteriów oceny
ofert, warto rozważyć skorzystanie z dialogu technicznego.
Jacek Szmalenberg
szef komórki organizacyjnej w wojskowej
jednostce logistycznej, będącej dysponentem III stopnia środków budżetowych
Z
godnie z art. 31a ust. 1 ustawy
– Prawo zamówień publicz­
nych (dalej: pzp) zamawiają­
cy, przed wszczęciem postępowania
o udzielenie zamówienia, może prze­
prowadzić dialog techniczny. Dzięki
temu otrzyma profesjonalne doradz­
two oraz zostaną mu przekazane
niezbędne informacje, które posłużą
do przygotowania opisu przedmiotu
zamówienia (dalej: OPZ), specyfika­
cji istotnych warunków zamówienia
(dalej: siwz) lub do określenia warun­
ków umowy.
Profesjonalna i skuteczna ochrona
wymaga często wykorzystania zaawan­
sowanych rozwiązań technicznych.
W tym obszarze należy zwrócić uwagę
na konieczność ukształtowania przez
zamawiającego koncepcji bezpie­
czeństwa wspieranej przeznaczonymi
dla niego rozwiązaniami techniczny­
mi z wykorzystaniem nowoczesnego
sprzętu technicznego, który wspomaga
www.przetargipubliczne.pl
ochronę. Takie rozwiązania mogą być
proponowane w czasie dialogu tech­
nicznego.
Zakres dialogu powinien dotyczyć
przede wszystkim:
–obiektów „krytycznych” – ważnych
ze względu na bezpieczeństwo i in­
teres państwa (gospodarczy, ekono­
miczny, społeczny);
–
obiektów użyteczności publicznej
(ze względu na mienie znacznej
wartości – zagrożenie zaborem,
dewastacją, ze względu na duże
natężenie ruchu osobowego – za­
pewnienie bezpieczeństwa osobom
korzystającym z obiektów).
Uregulowania prawne dotyczące
dialogu technicznego
Dialog techniczny, w ramach które­
go potencjalni wykonawcy świadczą
na rzecz zamawiającego doradztwo,
stanowi rzadko stosowaną platformę
przekazywania wiedzy o przedmiocie
zamówienia. Ustawodawca nie okre­
ślił sposobu przeprowadzania dia­
logu technicznego. Jedynie art. 31a
ust. 2 pzp wskazuje, że dialog technicz­
ny prowadzi się w sposób zapewniający
zachowanie uczciwej konkurencji oraz
równe traktowanie potencjalnych wy­
konawców i oferowanych przez nich
rozwiązań. Jeżeli w wyniku dialogu
technicznego zamawiający zamierza
wszcząć postępowanie przetargowe,
to na podstawie art. 31c pzp zamiesz­
cza informację o zastosowaniu dialogu
technicznego w ogłoszeniu o zamówie­
niu, którego ten dialog dotyczył.
Udział wykonawcy w dialogu tech­
nicznym nie może być powodem jego
wykluczenia z postępowania o udziele­
nie zamówienia. Wskazuje na to art. 24
ust. 2 pkt 1 pzp, zgodnie z którym
czynności bezpośrednio związane
z przygotowaniem prowadzonego po­
stępowania wykonywane podczas dia­
logu technicznego, o którym mowa
w art. 31a ust. 1 pzp, nie stanowią prze­
słanki do wykluczenia wykonawcy.
Podczas prowadzonego postępo­
wania przetargowego zamawiający
zobligowany jest do zastosowania
art. 96 ust. 2a pzp, zgodnie z którym,
jeżeli przed wszczęciem postępowania
o udzielenie zamówienia przeprowa­
dzono dialog techniczny, to zama­
wiający w protokole postępowania
o udzielenie zamówienia musi zawrzeć
informacje m.in. o:
Przetargi Publiczne | Luty 2015
33
Prowadzenie postępowania
–przeprowadzeniu dialogu technicz­
nego;
–
podmiotach, które uczestniczyły
w dialogu technicznym;
–
wpływie dialogu technicznego
na OPZ, siwz lub warunki umowy.
Sposób organizacji
dialogu technicznego
Zgodnie z art. 31b pzp zamawiają­
cy zamieszcza informację o zamiarze
przeprowadzenia dialogu technicznego
na swojej stronie internetowej. Informa­
cja ta powinna zawierać co najmniej:
–
określenie przedmiotu dialogu
technicznego;
–cel przeprowadzenia dialogu tech­
nicznego;
–termin i miejsce przeprowadzenia
dialogu technicznego;
–warunki i zasady udziału w dialogu
technicznym;
–dodatkowe ustalenia.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby
zamawiający sprecyzował procedury
prowadzenia dialogu technicznego
w regulaminie wewnętrznym. W regu­
laminie można wskazać, że czynności
w imieniu zamawiającego będzie wy­
konywała wyznaczona komisja.
Wykonawcy zgłaszają swój akces
do udziału w dialogu w odpowiedzi
na ogłoszenie lub indywidualne za­
proszenie.
W ramach prowadzenia dialogu
technicznego zamawiający powinien
zagwarantować poufność w zakresie
informacji, które stanowią tajemnicę
przedsiębiorstwa bądź są chronione
prawem autorskim.
Przykład
Zamawiający może przyjąć następujący harmonogram prac komisji:
1. etap – weryfikacja wykonawców.
Wyznaczone przez zamawiającego
osoby oraz eksperci zewnętrzni (według potrzeb) spotykają się z poszczególnymi wykonawcami. Wykonawcy
podczas tych spotkań przedstawiają:
34
Przetargi Publiczne | Luty 2015
plany, próbki, pokazy, prezentacje,
certyfikaty, atesty, rozwiązania
innowacyjne i techniczne. Każde spotkanie zapewnia poufność wymiany
informacji. W przypadku konieczności
uszczegółowienia pozyskanych informacji lub przedstawionych rozwiązań
zamawiający zaprasza danego wykonawcę na kolejną turę spotkań.
2. etap – analiza przedstawionych
rozwiązań.
Na tym etapie zamawiający kształtuje OPZ. Wymiana informacji z potencjalnymi wykonawcami następuje
w formie pisemnej, a spotkania są organizowane w razie potrzeby.
3. etap – sporządzenie protokołu
po zakończeniu dialogu technicznego
oraz ogłoszenie o zakończeniu dialogu technicznego.
Uwagi:
– po każdym spotkaniu zamawiający
sporządza notatkę;
– zaprezentowane i dostarczone
przez wykonawców materiały stanowią załącznik do notatek;
– protokół po przeprowadzonym
dialogu technicznym zawiera informacje wymagane zgodnie z art. 96
ust. 2a pzp (oraz stanowi załącznik
do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia);
– pozostałe informacje przekazane
w ramach doradztwa przez wykonawców mogą być udostępnione jedynie
za zgodą wykonawcy, który je przekazał (notatki ze spotkań, które stanowią
zastrzeżony załącznik do protokołu).
Możliwe do ustalenia
elementy siwz
Dialog techniczny stanowi doskonały
sposób kształtowania opisu przedmio­
tu zamówienia, szczególnie wymagań
dotyczących sposobu wykonywania
usługi ochrony, jak również pozaceno­
wych kryteriów oceny ofert (kryteriów
jakościowych). Dalej przedstawiono
uszczegółowienie elementów możli­
wych do ustalenia w trybie dialogu
technicznego.
Wymagania w zakresie OPZ
– ogólny zakres obowiązków
i odpowiedzialności na stanowiskach – przykłady
Posterunek stały nr 1 (PS-1)
–stała obserwacja obrazów wideo, pro­
wadzenie obserwacji ochranianego
terenu, rejestrowanie działań niezgod­
nych z prawem;
–prowadzenie obsługi systemu sygna­
lizacji włamania i napadu; weryfika­
cja i reagowanie na zaistniałe sygnały
otrzymywane z systemu; uzbrajanie
i rozbrajanie systemu po przybyciu
pracowników oraz po opuszczeniu
przez nich pomieszczeń;
–
obsługa otwierania i zamykania
szlabanów i bram;
–
obsługa kontroli dostępu do po­
mieszczeń;
–prowadzenie książki służby z uwzględ­
nieniem: godziny objęcia i zakończe­
nia sprawowania ochrony, ewidencji
zdarzeń zaistniałych podczas sprawo­
wania ochrony (próby włamania, na­
padu, podjęte interwencje, załączenia
systemów alarmowych i okoliczności
im towarzyszące);
–
wydawanie kluczy do pomieszczeń
chronionych, zgodnie z instrukcjami.
–
udzielanie dostępu do pomiesz­
czeń zgodnie z instrukcją ochrony
obiektu (IOO) oraz załącznikami
– dotyczy pracowników firm serwi­
sowych, gwarancyjnych itp.;
–prowadzenie obserwacji osób wcho­
dzących i opuszczających strefy pod
kątem wnoszenia/wynoszenia wielko­
gabarytowych przedmiotów;
–weryfikacja sygnałów otrzymanych
z systemu ppoż., podejmowanie
niezbędnych interwencji;
–ustalanie uprawnień osób do prze­
bywania na terenie chronionym
oraz legitymowanie osób w celu
ustalenia ich tożsamości;
–
wzywanie osób do opuszczenia
obiektu w przypadku stwierdzenia
braku uprawnień do przebywania
na terenie chronionego obiektu albo
www.przetargipubliczne.pl
Prowadzenie postępowania
Tabela: Przykładowe wymagania dotyczące rozwiązań technicznych i organizacyjnych
Potencjał kadrowy
Procedury postępowania
Wybrany sprzęt, wyposażenie
i urządzenia na posterunku
Nadzór, reakcja na obiekcje
zamawiającego, szkolenie
i dostępność pracowników
Kwalifikacje i doświadczenie
kadry (szkolenia, np. z pierwszej pomocy, obsługi urządzeń,
znajomości języka, szkolenia
dla operatorów kontroli bezpieczeństwa; doświadczenie
w sektorze lub konkretnym
zamówieniu, dyspozycyjność).
Przykłady procedur:
– P-1 – wystąpienie alarmu
pożarowego;
– B-1 – ewakuacja;
– B-3 – postępowanie na wypadek alarmu włamaniowego;
– B-4 – postępowanie w przypadku alarmu bombowego;
– B-5 – zakłócenie porządku
lub bezpieczeństwa;
– B-6 – postępowanie w przypadku zagrożenia życia;
– B-7 – informacja o podłożeniu
ładunku wybuchowego;
– U-1 – uszkodzenie windy;
– U-2 – katastrofa budowlana;
– K-2 – kradzież z samochodu;
– K-3 – włamanie;
– PAR-1 – kolizja na parkingu;
– PAR-2 – pożar samochodu
na parkingu lub w garażu
samochodu;
– PAR-3 – wyciek paliwa;
– POR-1 – nietrzeźwy gość,
petent, pracownik;
– POR–2 – bójka;
– POR–3 – dewastacja;
– POR– 4 – nieautoryzowane
fotografowanie lub filmowanie.
– Tripod – 2 szt.;
– zestaw komputerowy do obsługi Tripodów;
– Active Guard;
– umundurowanie, identyfikatory z oznaczeniem firmy,
stanowiska oraz imienia
i nazwiska pracownika;
– alkotest;
– radiotelefony dla każdego
posterunku ochrony + stacja
bazowa z instalacją antenową;
– pojazd (szczegółowy opis,
oznakowanie), wyposażony
w szperacz;
– broń.
Szczegółowy opis realizacji nadzoru nad pracownikami (inspekcje/kontrole, regulacje i sankcje
wewnętrzne) oraz reagowania
na uwagi zamawiającego (czas
reakcji, możliwości wsparcia,
szybkość i płynność obsługi, odpowiedni kanał komunikacyjny,
dokumentowanie przypadków
awaryjnych).
Struktura organizacyjna,
doświadczenie, kwalifikacje,
podstawa zatrudnienia, dodatkowe umiejętności:
– pracowników ochrony
(w tym kwalifikowanych pracowników, dopuszczonych
do posiadania broni);
– kwalifikowanych pracowników
zabezpieczenia technicznego;
– dowódcy zmian;
– szefa ochrony;
– menadżera FOM.
Stan obsady zmianowej zgodnie z godzinowym terminarzem działania posterunków,
godzinami zmian, przerwami.
Wykorzystanie systemów
telewizji użytkowej, systemów
kontroli dostępu, systemów
kontroli obchodów, instalacji
alarmowych i centralnych
systemów.
Szkolenie:
Opis przedsięwzięć szkoleniowych, praktyk podnoszących
kwalifikacje i umiejętności
pracowników (testy, zajęcia
praktyczne – rodzaj i częstotliwość, formy kontroli poziomu
wyszkolenia).
Określenie dostępności pracowników (zastępstwa)
Dzięki wiedzy pozyskanej podczas dialogu zamawiający może zdecydować o promowaniu nowoczesnych, dostępnych na rynku
ochrony rozwiązań technicznych, zabezpieczających go przed stratami (loss prevention) lub usprawniających jego funkcjonowanie
(zastosowanie elektronicznych czytników dokumentów identyfikacyjnych lub tablic rejestracyjnych itp.). Rozwiązania te mogą
być dodatkowo oceniane w pozacenowych kryteriach oceny ofert.
stwierdzenia zakłócania porządku;
–
ujęcie osób stwarzających bezpo­
średnie zagrożenie dla życia lub
zdrowia ludzkiego, a także dla
chronionego mienia, w celu nie­
zwłocznego oddania ich policji;
–udzielenie niezbędnej pomocy pra­
cownikom obiektu w razie wystą­
pienia klęsk żywiołowych.
Posterunek ochronny nr 2 (PO-2)
–
wykonywanie z czytnikiem Ac­
tive Guard patroli zewnętrznych
www.przetargipubliczne.pl
i wewnętrznych na zmianie nocnej
od poniedziałku do piątku oraz cało­
dobowo w soboty, niedziele i święta;
–
wykonywanie patroli zewnętrz­
nych i wewnętrznych od po­
niedziałku do piątku między
godz. 6.00 a 22.00 oraz między
22.00 a 6.00 i całodobowo w so­
boty, niedziele i święta, na wszyst­
kich kondygnacjach. Patrole na­
leży wykonywać nieregularnie
z częstotliwością jednego patrolu
w ciągu dwóch godzin. Podczas
patrolu należy zwracać uwagę
na zabezpieczenia techniczne
i budowlane, zamknięcie i stan
zabezpieczenia pomieszczeń oraz
osoby przebywające w patrolowa­
nej strefie. W przypadku ujaw­
nionych nieprawidłowości należy
przekazać informację osobie pro­
wadzącej zmianę i sporządzić no­
tatkę służbową;
–p owiadamianie osoby prowadzą­
cej zmianę o wszelkich zauwa­
żonych zdarzeniach mających
Przetargi Publiczne | Luty 2015
35
Prowadzenie postępowania
wpływ na bezpieczeństwo obiek­
tu oraz informowanie o zakłó­
ceniu porządku i ładu w obrębie
posterunku;
–
utrzymywanie łączności z osobą
prowadzącą zmianę i pozostałymi
pracownikami ochrony;
–
aktywny udział w przedsięwzię­
ciach dotyczących bezpieczeństwa
budynku i osób w nim przebywają­
cych (realizacja zadań dotyczących
ewakuacji osób z budynku);
–
wzywanie osób do opuszczenia
obiektu w przypadku stwierdzenia
braku uprawnień do przebywania
na terenie chronionego obiektu
albo stwierdzenia zakłócania po­
rządku;
–
wykonywanie czynności z PS-1
i PS-2 w przypadku zastępstwa.
Grupa interwencyjna (GI)
Dwóch uzbrojonych pracowników
ochrony wyposażonych w łączność
bezprzewodową, którzy – po uzyska­
niu za pośrednictwem uzbrojonego
stanowiska interwencyjnego infor­
macji z urządzeń sygnalizujących za­
grożenie chronionych osób i mienia
– wspólnie realizują zadania ochrony
osób i mienia w formie bezpośredniej
ochrony fizycznej doraźnej na terenie
chronionego obszaru, obiektu.
Zadania:
–
przybycie w czasie do 20 min
na miejsce zagrożenia;
–potwierdzenie przyczyny alarmu;
–ewentualne zabezpieczenie miejsca
zdarzenia do czasu przybycia służb
technicznych;
–
podjęcie interwencji w stosunku
do sprawcy naruszenia strefy chro­
nionej obiektu i jego ujęcie;
–przekazanie sprawcy policji;
–wykonywanie innych zadań zwią­
zanych z bezpieczeństwem obiektu.
Szef ochrony
–opracowywanie i przedstawienie
wyników analiz zagrożenia ochra­
nianych obiektów i wniosków
36
Przetargi Publiczne | Luty 2015
z tego wynikających menedżero­
wi ds. fizycznej ochrony mienia
(FOM) – wg potrzeby;
–
ocena skuteczności stosowanej
taktyki i środków zabezpieczenia
ochranianych obiektów;
–szkolenie podległych pracowników
z uwzględnieniem specyfiki dane­
go obiektu, prowadzenie szkolenia
nowo zatrudnianych pracowników
na obiekcie;
–
ocena przydatności podległych
pracowników do wykonywania
przydzielonych zadań;
–tworzenie warunków do wykony­
wania na odpowiednim poziomie
zadań przydzielonych podległym
pracownikom;
–
utrzymywanie stałego kontaktu
z przedstawicielem zamawiającego;
–natychmiastowe reagowanie na uwa­
gi i wnioski zamawiającego dotyczące
wykonywanej usługi i zgłaszanie
ich menedżerowi FOM;
–
zapewnienie ciągłości ochrony
podległych obiektów;
–sporządzanie i aktualizowanie pla­
nów urlopów i harmonogramów
dyżurów;
–uczestniczenie w organizowanych
szkoleniach i doskonaleniu zawo­
dowym pracowników;
–stałe podnoszenie kwalifikacji za­
wodowych;
–dbanie o estetykę ubioru służbowego;
–sporządzanie i przekazanie dyrekcji
obiektu harmonogramu czasu pra­
cy dowódców zmian i szefa ochro­
ny – raz w tygodniu.
Menedżer FOM
–działanie zgodne ze strategią i cela­
mi zamawiającego;
–
zapewnienie właściwego wyko­
rzystania zawodowego podległych
pracowników oraz posiadanych
przez nich kwalifikacji;
–
właściwy dobór pracowników li­
niowych w zespole menedżerskim
realizowany przez: nabór pra­
cowników, ocenę pracowników,
nagradzanie, karanie i zwalnianie
pracowników;
–systematyczny kontakt z zamawia­
jącym, reagowanie na wszelkie sy­
gnały negatywne ze strony klienta;
–
prowadzenie comiesięcznej anali­
zy osiąganych wyników w zespole
i podejmowanie działań mających
na celu ciągłą ich poprawę;
–przekazywanie podległym pracow­
nikom informacji o treści nowych
aktów normatywnych oraz o doko­
nujących się w nich zmianach;
–opracowanie i przedstawienie wy­
ników analiz zagrożenia ochrania­
nych obiektów i wniosków z tego
wynikających dyrektorowi ochrony
i kierownikowi obiektu;
–stworzenie warunków do wykonywa­
nia na odpowiednim poziomie zadań
przydzielonych podległym pracowni­
kom, w tym warunków BHP;
–
zapewnienie ciągłości ochrony
podległych obiektów;
–uczestniczenie w organizowanych
szkoleniach i doskonaleniu zawo­
dowym pracowników.
Zalety doradztwa w ramach
dialogu technicznego
Niewykorzystywanie instytucji dialogu
technicznego może skutkować: nie­
właściwym przygotowaniem postępo­
wania, błędnym formułowaniem OPZ
i warunków udziału w postępowaniu
(skutkujących naruszeniem pzp), dużą
liczbą zapytań, świadczących ewident­
nie o nieznajomości branży, odwoła­
niami do KIO.
Doradztwo w ramach dialogu technicz­
nego na usługi ochrony umożliwia m.in.:
–właściwe ukształtowanie wymagań
do OPZ;
–
rzetelne określenie warunków
do spełnienia;
–
zniwelowanie ewentualnych błę­
dów w OPZ;
–zdobywanie wiedzy i doświadczenia.
Wszystko to wpływa bezpośrednio
na wynik postępowania.
www.przetargipubliczne.pl