Rzeczpospolita publikuje ekspercki artykuł Katarzyny

echo
www.roedl.pl
Rzeczpospolita z 09.01.2014
Jak rozliczyć użytkowanie auta służbowego na cele prywatne
Pracodawcy rzadko obciążają pracowników kosztami w związku z wykorzystywaniem przez nich firmowych
samochodów do załatwiania swoich spraw. Oznacza to, że podwładni uzyskują z tego tytułu nieodpłatne
świadczenie.
Pracownikom, których zakres zadań wymaga mobilności, pracodawcy powszechnie udostępniają samochody służbowe w
celu umożliwienia im wykonywania powierzonych obowiązków. Wraz z przekazaniem pracownikowi samochodu
służbowego pojawia się wiele wątpliwości związanych z potencjalnym użytkowaniem tych samochodów przez
pracowników do celów prywatnych. Ze względu na to, że pracodawcy często rezygnują z obciążania pracowników
kosztami w związku z prywatnym użytkowaniem samochodów służbowych, pracownicy ci uzyskują od pracodawcy
nieodpłatne świadczenie.
Najważniejsze kwestie związane z ustaleniem wartości i opodatkowaniem nieodpłatnego świadczenia, jakie pracownik
uzyskuje z tego tytułu, zostały przedstawione na przykładzie spółki produkcyjnej ABC, która zatrudnia przedstawicieli
handlowych, udostępniając im samochody użytkowane na podstawie umowy leasingu oraz której członkowie zarządu
dysponują samochodami będącymi własnością spółki.
Przykład 1
Spółka ABC zajmująca się produkcją galanterii skórzanej podpisała umowy leasingowe na flotę składającą się z 20
samochodów dla swoich przedstawicieli handlowych w związku z wykonywanymi przez nich obowiązkami służbowymi.
Ze względu na to, że trudno ustalić, czy, kiedy i w jakim zakresie przedstawiciel handlowy używa samochodu
służbowego dla celów prywatnych, spółka zdecydowała, że w umowach o użytkowaniu samochodów służbowych zabroni
pracownikom wykorzystywania ich do jazd prywatnych. Mimo to nie będzie wyciągała konsekwencji wobec
pracowników, jeżeli okaże się, że załatwiali swoje prywatne sprawy, jeżdżąc samochodem służbowym.
Milczące przyzwolenie
Spółka musi mieć na uwadze, że zgoda, nawet milcząca, na użytkowanie samochodów służbowych przez pracowników w
prywatnych celach, skutkuje dla pracowników powstaniem przychodu z tytułu umowy o pracę. Przychodem tym jest
świadczenie otrzymywane od spółki w postaci użytkowania samochodu osobowego, za pomocą którego nieodpłatnie
można załatwiać swoje prywatne sprawy, jednakże tylko w zakresie, w jakim auto jest użytkowane dla prywatnych celów
pracownika.
Jeżeli w momencie, kiedy do spółki dotrze informacja o tym, że auto służbowe było użytkowane w celach prywatnych,
spółka nie wyciągnie wobec pracownika konsekwencji służbowych lub też nie rozliczy mu przychodu z tego tytułu,
będzie to oznaczało, że spółka akceptuje taki stan rzeczy. Będzie to jednocześnie oznaczało, że spółka ustala
pracownikowi przychód z tytułu umowy o pracę w niewłaściwej wysokości, tzn. bez uwzględnienia nieodpłatnego
świadczenia z tytułu korzystania z samochodu osobowego dla prywatnych celów. Nie może być wytłumaczeniem dla
spółki to, że trudno jest ustalić wysokość tego przychodu. Spółka powinna to zrobić w sposób możliwie odpowiadający
realnej wartości przysporzenia. Takie stanowisko potwierdza Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 15 lutego 2013
r. (ILPB1/415-1094/12-2/TW).
Konsekwencje braku określenia tego przychodu we właściwej wysokości poniesie spółka.
Kto jest odpowiedzialny
echo informuje Państwa o wizerunku Rödl & Partner w mediach.
W Polsce osobą odpowiedzialną za echo jest Radosław Cichoń Rödl & Partner ul. Sienna 73, 00-833 Warszawa, tel. +48 22 696 28 00 E-mail: [email protected]
Do jej obowiązków należy bowiem ustalenie właściwej wysokości wynagrodzenia ze wszystkimi świadczeniami
pozapłacowymi oraz rozliczenie i zapłata od tej sumy składek na ZUS i podatku dochodowego. Spółka jako płatnik
odpowiada za te rozliczenia, zatem w jej interesie jest właściwe ustalenie przychodu uzyskiwanego przez pracownika.
W przypadku członków zarządu wykorzystywanie samochodu służbowego dla celów prywatnych będzie skutkowało
powstaniem przychodu podlegającym opodatkowaniu w zależności od tytułu, na podstawie którego dany członek zarządu
wykonuje swoje czynności na rzecz spółki. Jeżeli z tego tytułu spółka ma obowiązek rozliczania i zapłaty zaliczek na
podatek dochodowy oraz składek ZUS, to konsekwencje braku rozliczenia tych należności obciążą spółkę.
Jaki przychód przy leasingu
Formalna zgoda na użytkowanie samochodów służbowych przez pracowników także dla celów prywatnych oznacza w
pierwszej kolejności konieczność ustalenia sposobu określania wartości tego nieodpłatnego świadczenia. W ustawie o
PIT nie ma przepisów odnoszących się do podobnych sytuacji. W związku z tym należy stosować reguły ogólne,
wskazane w art. 11 ustawy o PIT. W przypadku samochodów użytkowanych przez podatnika na podstawie umowy
leasingu zastosowanie znajdzie art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o PIT. Stanowi on, że wycena nieodpłatnego świadczenia, gdy
przedmiotem świadczeń są usługi zakupione, powinna być dokonana na podstawie ceny zakupu tych usług. Oznacza to,
że przychód pracownika powinien być ustalony przy uwzględnieniu rzeczywistej ceny płaconej przez pracodawcę w
związku z umową leasingu, podwyższonej o dodatkowe koszty związane z utrzymaniem samochodu (ubezpieczenie,
koszty przeglądów i napraw, itd.).
Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych, w tym w interpretacji wydanej przez Izbę
Skarbową w Poznaniu 19 kwietnia 2013 r. (ILPB1/415-78/13-2/TW) oraz interpretacji z 22 marca 2013 r. (ILPB2/4151162/ 12-2/AJ), czy w interpretacji ministra finansów z 13 grudnia 2012 r. (DD3/033/32/OBQ/12/PK-403).
Przykład 2
Mając już świadomość, że w przypadku braku określania pracownikom odrębnego przychodu w związku z użytkowaniem
przez nich samochodów służbowych dla celów prywatnych, spółka ABC – jako płatnik – będzie miała zaległości z tytułu
niezapłaconych zaliczek na PIT i składek na ZUS, zdecydowała ona, że formalnie udzieli pracownikom zgody na
używanie samochodów służbowych dla prywatnych celów.
Własna flota
W przypadku samochodów osobowych stanowiących własność pracodawcy przepisy ustawy o PIT przewidują odmienne
zasady ustalania wartości nieodpłatnego świadczenia. Jeżeli przedmiotem działalności gospodarczej spółki byłoby
świadczenie usług wynajmu samochodów osobowych, to zgodnie z art. 11 ust. 2a pkt 1 ustawy o PIT podstawę do
obliczeń stanowiłyby ceny stosowane wobec klientów. W pozostałych sytuacjach wartość uzyskiwanego przez członków
zarządu nieodpłatnego świadczenia powinno ustalać się na podstawie cen rynkowych dla podobnych świadczeń. Wynika
to z art. 11 ust. 2a ust. 4 ustawy o PIT (patrz interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 1 marca 2012 r.,
IBPBII/1/415-997/11/BD).
Przepisy przewidują w tym przypadku swoistą fikcję wynajmowania przez pracodawcę samochodu osobowego
pracownikowi. W praktyce oznacza to konieczność analizy cenników firm świadczących usługi wynajmu samochodów w
zakresie ceny najmu takiego samego lub podobnego samochodu osobowego, o zbliżonym wyposażeniu, podobnym
stopniu zużycia, przy uwzględnieniu czasu i miejsca jego użytkowania i zastosowania tej ceny do ustalenia wysokości
nieodpłatnego świadczenia. Należy zwrócić szczególną uwagę na szeroki przedział cen stosowanych dla wynajmu
samochodów, wynikający m.in. z długości okresu postawienia ich do dyspozycji. Wobec tak ogólnie sformułowanego
przepisu ustawy trudno jest jednoznacznie wskazać, które ceny rynkowe są najbardziej odpowiednie dla potrzeb ustalenia
tego świadczenia.
Przykład 3
Spółka ABC postanowiła wymienić samochody służbowe użytkowane przez członków zarządu. W tym celu kupiła dwa
samochody osobowe. Samochody zostały przydzielone dwóm członkom zarządu wraz ze zgodą na ich użytkowane
również dla celów prywatnych.
— Katarzyna Gajda, doradca podatkowy Poznań, Rödl & Partner
Źródło: http://www.archiwum.rp.pl/artykul/1228856-Jak-rozliczyc-uzytkowanie-auta-sluzbowego-na-celeprywatne.html#.V20h0v5f3Dc
echo informuje Państwa o wizerunku Rödl & Partner w mediach.
W Polsce osobą odpowiedzialną za echo jest Radosław Cichoń Rödl & Partner ul. Sienna 73, 00-833 Warszawa, tel. +48 22 696 28 00 E-mail: [email protected]