pytania i odpowiedzi do SIWZ ZP_PN_01_2015 090215

Wrocław dnia, 09.02.2015 r.
DO:
WYKONAWCÓW
BIORĄCYCH UDZIAŁ W POSTĘPOWANIU
Dotyczy:
postępowania przetargowego nr ref.: ZP/PN/01/2015 prowadzonego w trybie przetargu
nieograniczonego o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie
art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
ZAWIADOMIENIE O WNIESIENIU PYTAŃ DO SIWZ
I UDZIELONYCH ODPOWIEDZIACH
Na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013
r. poz. 907 z późn. zm.) - Zamawiający: Wrocławski Komitet Organizacyjny – Światowe Igrzyska Sportowe
2017 Sp. z o.o – zawiadamia, że w postępowaniu przetargowym prowadzonym w trybie przetargu
nieograniczonego o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust.
8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.)
pn. „Usługi agencji eventowej od lutego 2015 do czerwca 2016 dla Wrocławskiego Komitetu Organizacyjnego
– Światowe Igrzyska Sportowe 2017 Sp. z o.o.” (nr ref.: ZP/PN/01/2015) – do Zamawiającego zostały
wniesione pytania dot. treści SIWZ.
Poniżej przedstawiamy treść wniesionych pytań oraz odpowiedzi udzielonych przez Zamawiającego –
zgodnie numeracją porządkową nadawaną przez Zamawiającego (wg kolejności ich wpływu w prowadzonym
postępowaniu):
Pytanie nr 1:
W opisie przedmiotu zamówienia napisane jest, że do zadań Wykonawcy należeć będzie: stworzenie
koncepcji i realizacji pojedynczego wydarzenia promocyjnego w obrębie Polski, następnie: kompleksowa
obsługa wydarzeń promocyjnych – czy dobrze rozumiem, że wymyślam pojedyncze wydarzenie a następnie
promuję to wydarzenie w maksymalnie 35 lokalizacjach?
Odpowiedź nr 1:
Zamawiający sam przekazuje informację Wykonawcy, które eventy będą organizowane. Do zadań
wykonawcy będzie kontakt do głównego organizatora, oraz wraz z nim stworzenie koncepcji działań
mających na celu promocję wydarzenia The World Games 2017 oraz realizacja i rozliczenie się
w odpowiedniej formie z organizacji eventu. Wszystkie te działania będą realizowane ściśle przy współpracy
z pracownikiem zamawiającego oddelegowanym do współpracy z Wykonawcą. Osoba ta będzie miała
decydujące zdanie co do akceptacji ustaleń z głównym organizatorem.
Wrocławski Komitet Organizacyjny – Światowe Igrzyska Sportowe 2017 Sp. z o.o.
Zarząd: Piotr Przygoński (Prezes), Michał Bobowiec (Wiceprezes), Małgorzata Mielnik-Jakubiszyn (Prokurent)
Kapitał zakładowy: 3.577.000,00 PLN
NIP:897 179 68 27 Regon 022358693 KRS 0000504742
Pytanie nr 2:
Podane jest: event design – przygotowanie zapotrzebowania na materiały graficzne, identyfikacyjne,
promocyjne, ścianki, banery, ulotki, upominiki reklamowe, aranżacja powierzchni (opcjonalnie w zależności
od potrzeb) – bardzo proszę o informację jaka jest przewidywana maksymalna ilość na to zapotrzebowanie,
gdyż „opcjonalnie” nie można tego wycenić.
Odpowiedź nr 2:
Wszystkie materiały będą dostarczane wykonawcy przez Zamawiającego. Na tą chwilę nie możemy
przewidzieć maksymalnej ilości tego zapotrzebowania. Uzależnione to będzie od skali wydarzenia, którego
w tej chwili nie możemy przewidzieć.
Pytanie nr 3:
Branding obiektów – montaż oraz demontaż materiałów brandingowych (materiały dostarczone przez
Zamawiającego) – proszę o informację co to są za materiały brandingowe, gdzie będą montowane,
tj. na jakich rodzajach obiektów, jakie materiały będą potrzebne do ich montażu i demontażu?
Odpowiedź nr 3:
Materiały brandingowe typu baner, roll up, balon, flagi, ścianki wystawiennicza, pop up, namiot. Montowane
to będzie w miejscach, które będą każdorazowo uzgadniane z głównym organizatorem eventów. Wydarzenia
te będą organizowane na salach sportowych, boiskach sportowych, salach konferencyjnych, salach
widowiskowych, na świeżym powietrzu podczas eventów plenerowych. Nie będą potrzebne natomiast
specjalne uprawnienia (np. wysokościowe), aby zrealizować to zadanie. Materiały potrzebne do instalacji
i demontażu to standardowe materiały, które są urzywane w przypadku instalacji i demontażu powyższych
materiałów.
Pytanie nr 4:
Magazynowanie materiałów brandingowych oraz ich konserwacja – bardzo proszę o informację jaki będzie
maksymalny wymiar takich materiałów, a także ich waga – są to niezbędne informację żeby sprawdzić w jak
dużych pomieszczeniach powinny być magazynowane oraz jakie rodzaj transportu musimy posiadać, czy np.
ma być to tir?
Odpowiedź nr 4:
Największe materiały, które posiadamy to złożone balony. Waga 1 balonu to 40 kg, wielkość 2m*1m.
Balonów takich będziemy mieli 6 szt. Reszta materiałów, to sprzęt małogabarytowy, lekki.
Pytanie nr 5:
Kompleksowe doradztwo w zakresie organizowanych wydarzeń promocyjnych, współpraca z Zamawiającym
i podmiotami wskazanymi przez Zamawiającego w zakresie PR, social media, kreacja graficzna itd. – proszę o
informację czy w ramach tych działań Wykonawca będzie zobowiązany do regularnych przyjazdów do
Wrocławia (jeśli tak to jak często) czy będzie się to odbywało poprzez kontakt telefoniczny i mailowy?
Odpowiedź nr 5:
TAK, będzie potrzebny będzie pobyt we Wrocławiu. Na 48 godzin przed każdym wydarzeniem przewidywane
są odprawy w siedzibie Zamawiającego. Podsumowanie każdego wydarzenia również będzie się odbywać w
siedzibie Zamawiającego.
Wrocławski Komitet Organizacyjny – Światowe Igrzyska Sportowe 2017 Sp. z o.o.
Zarząd: Piotr Przygoński (Prezes), Michał Bobowiec (Wiceprezes), Małgorzata Mielnik-Jakubiszyn (Prokurent)
Kapitał zakładowy: 3.577.000,00 PLN
NIP:897 179 68 27 Regon 022358693 KRS 0000504742
Pytanie nr 6 :
Jaki charakter mają mieć organizowane eventy ? Otwarte, zamknięte? Na jaką ilość uczestników / osób
odwiedzających miejsce promocji ?
Odpowiedź nr 6 :
Eventy będą miały charakter zarówno otwarty jak i zamknięty. Średnia ilość uczestników to 500 osób.
Pytanie nr 7 :
Czy wykonawca ponosi koszty związane z produkcją materiałów takich jak ścianki, banery, upominki, ulotki,
produkcja zabudowy przestrzeni itp... ?
Odpowiedź nr 7 :
Nie, Wykonawca nie ponosi żadnych kosztów związanych z produkcją powyższych materiałów.
Pytanie nr 8 :
Jak rozumiana jest promocja wydarzenia? Poprzez prasę, radio, może promocja ma trafiać do sprecyzowanej
grupy odbiorczej ?
Odpowiedź nr 8 :
Rozumiana jest jako promocja podczas wydarzenia. Wszystkie działania promocyjne przed wydarzeniem
będą realizowane przez głównego organizatora eventu oraz Zamawiającego.
Pytanie nr 9 :
Czy wykonawca ma ponosić koszty promocji?
Odpowiedź nr 9:
Nie.
Pytanie nr 10:
Jakie obiekty mają być brandowane w ramach realizacji zamówienia? Chodzi o wysokie budynki czy np. hale
wystawiennicze ?
Odpowiedź nr 10:
Materiały brandingowe typu baner, roll up, balon, flagi, ścianki wystawiennicza, pop up, namiot. Montowane
to będzie w miejscach, które będą każdorazowo uzgadniane z głównym organizatorem eventów. Wydarzenia
te będą organizowane na salach sportowych, boiskach sportowych, salach konferencyjnych, salach
widowiskowych, na świeżym powietrzu podczas eventów plenerowych. Nie będą potrzebne natomiast
specjalne uprawnienia ( np. wysokościowe ), aby zrealizować to zadanie.
Pytanie nr 11:
W jakim zakresie ma się odbywać komunikacja z klientami i partnerami zamawiającego ? Czy chodzi tylko o
kwestie związane z organizacją eventów ?
Odpowiedź nr 11 :
Tak, Wykonawca będzie kontaktował się z klientami i partnerami zamawiającego tylko w kwestiach
związanych z organizacją eventów.
Wrocławski Komitet Organizacyjny – Światowe Igrzyska Sportowe 2017 Sp. z o.o.
Zarząd: Piotr Przygoński (Prezes), Michał Bobowiec (Wiceprezes), Małgorzata Mielnik-Jakubiszyn (Prokurent)
Kapitał zakładowy: 3.577.000,00 PLN
NIP:897 179 68 27 Regon 022358693 KRS 0000504742
Pytanie nr 12 :
Czy posiadacie państwo konkretne lokalizacje miejsc eventów na terenie Wrocławia i 10 na terenie Polski, czy
będzie to należało do obowiązków wykonawcy ?
Odpowiedź nr 12 :
Wykonawca będzie dostawał listę wszystkich lokalizacji na bieżąco, natomiast na tą chwilę nie ma
potwierdzonych wszystkich lokalizacji.
Pytanie nr 13 :
Czy macie państwo mniej więcej określony budżet na realizację jednego wydarzenia ?
Odpowiedź nr 13 :
Nie został jeszcze ustalony budżet na poszczególne wydarzenia.
Prosimy o uwzględnienie powyższych zmian w treści składanych ofert.
Dyrektor ds. Finansów i Administracji
PROKURENT
(-)
Małgorzata Mielnik-Jakubiszyn
Wrocławski Komitet Organizacyjny – Światowe Igrzyska Sportowe 2017 Sp. z o.o.
Zarząd: Piotr Przygoński (Prezes), Michał Bobowiec (Wiceprezes), Małgorzata Mielnik-Jakubiszyn (Prokurent)
Kapitał zakładowy: 3.577.000,00 PLN
NIP:897 179 68 27 Regon 022358693 KRS 0000504742