OPZ Promocja - Tuczępy

Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Zakład Gospodarki
Odpadami Komunalnymi Spółka z
ograniczoną odpowiedzialnością
Rzędów 40
28 – 142 Tuczępy
Polska
Strona 1 z 17
tel. : +48 15 864 22 51
fax. : +48 15 864 22 51 wew. 26
www.zgok.ornet.pl
Nr referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego
ZGOK.JRP.P/3/12
Część III
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
DLA
PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO
NA USŁUGI
przeprowadzanego zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.)
Promocja podczas realizacji Projektu: ”Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie gmina Tuczępy”
KONTRAKT 05
Niniejsza część III Specyfikacji zawiera [17] stron
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Strona 2 z 17
SŁOWNIK TERMINÓW I SKRÓTÓW
Użyte w Opisie Przedmiotu Zamówienia pojęcia oznaczają:
„FIDIC” – oznacza Federation Internationale des Ingenieurs-Conseils (Międzynarodowa Federacja
Inżynierów-Konsultantów).
„FIDIC Czerwona Księga” – Warunki Kontraktowe dla budowy dla robót inżynieryjnobudowlanych projektowanych przez Zamawiającego – 4 wydanie angielsko – polskie niezmienione
2008 – tłumaczenie I wydania FIDIC 1999.
„Instytucji Audytowej” – należy przez to rozumieć Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej;
„Instytucji Certyfikującej (IC)” – należy przez to rozumieć ministra właściwego do spraw
rozwoju regionalnego, którego obsługę w zakresie certyfikacji zapewnia komórka organizacyjna w
urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego odpowiedzialna za
realizację zadań w zakresie certyfikacji, wskazana w Szczegółowym opisie priorytetów PO IiŚ;
„Instytucji Pośredniczącej (IP)” - należy przez to rozumieć ministra właściwego do spraw
środowiska, którego zadania w zakresie realizacji PO IiŚ wykonuje właściwa komórka organizacyjna
w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw środowiska;
„Instytucji Zarządzającej (IZ)” – należy przez to rozumieć ministra właściwego do spraw
rozwoju regionalnego, którego obsługę w zakresie realizacji PO IiŚ zapewnia komórka
organizacyjna w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego
odpowiedzialna za przygotowanie i realizację PO IiŚ, wskazana w Szczegółowym opisie priorytetów
PO IiŚ;
„Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca II stopnia (IW/IP II)” – Narodowy
Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz Wojewódzkie Fundusze Ochrony
Środowiska i Gospodarki Wodnej
Inżynier Kontraktu
Wykonawca wyłoniony przez Zamawiającego na podstawie postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego do wykonania usług Inżyniera, zgodnie z obowiązkami wynikającymi z FIDIC oraz
pełnienia roli inspektora nadzoru w rozumieniu Ustawy prawo budowlane oraz zarządzania
Kontraktami na Roboty w ramach Projektu.
JRP
Jednostkę Realizującą Projekt, wyznaczoną przez Zamawiającego, współpracującą w jego imieniu z
Wykonawcą Pomocy Technicznej, Inżynierem Kontraktu i Wykonawcami Robót, powołaną przez
Zamawiającego.
Kontrakt
Oznacza umowę na usługi promujące podczas Projektu, zawartą przez Zamawiającego w celu
wykonania Projektu.
Kontrakty na Roboty
Umowy o roboty budowlane zawarte przez Zamawiającego albo mające być zawartymi w
przyszłości w celu wykonania Projektu.
Kwartał
Oznacza każdy z czterech trzymiesięcznych okresów w ciągu roku kalendarzowego realizacji
Kontraktu, rozpoczynający się odpowiednio 1 stycznia, 1 kwietnia, 1 lipca i 1 września danego
roku, za wyjątkiem:
· Pierwszego kwartału realizacji Kontraktu, który rozpoczyna się w dniu zawarcia Kontraktu i
kończący się z upływem ostatniego dnia kwartału kalendarzowego, w którym to rozpoczęcie
nastąpiło
· Ostatniego kwartału realizacji Kontraktu, który kończy się w dniu zakończenia realizacji
Kontraktu.
Monitorowanie
Proces systematycznego zbierania i analizowania informacji finansowych i statystycznych,
dotyczących wdrażania Projektu, którego celem jest zapewnienie zgodności realizacji Projektu z
wcześniej zatwierdzonymi założeniami realizacji.
Prawo Budowlane
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Strona 3 z 17
Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tj. Dz. U z 2010r. Nr 243 poz. 1623 ze zm.)
wraz z aktami wykonawczymi do tej ustawy w zakresie w jakim określają lub wpływają na sposób
wykonywania zobowiązań Inżyniera Kontraktu.
Projekt
Oznacza przedsięwzięcie pn. „Kompleksowy system gospodarki odpadami komunalnymi w
Rzędowie gmina Tuczępy”, dofinansowane z Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko
Sektorowy Urzędnik Zatwierdzający (SUZ)
Powoływany jest przez ministra środowiska w randze nie niższej niż podsekretarz stanu lub
dyrektor generalny. Odpowiedzialny jest za realizację zadań Instytucji Pośredniczącej oraz za
nadzór nad pracą pozostałych Instytucji Pośredniczących lub Podmiotów odpowiedzialnych za
realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu Spójności.
Wykonawca
Wykonawca usług promujących podczas realizacji Projektu pn „Kompleksowy system gospodarki
odpadami komunalnymi w Rzędowie gmina Tuczępy”, którego zadaniem jest działanie zgodne
z wymaganiami wynikającymi z Decyzji Komisji Europejskiej oraz wytycznymi dotyczącymi działań
promujących i informacyjnych dla projektów współfinansowanych ze środków Funduszu Spójności,
Wykonawca będzie doradzał JRP w bieżącym zarządzaniu i administrowaniu kontraktami na roboty i
usługi, realizowanymi w ramach Projektu w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych.
Zadanie
Oznacza część Projektu, będącą przedmiotem odrębnego zamówienia.
Zamawiający (ZGOK)
Oznacza Zakład Gospodarki Odpadami Komunalnymi Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w
Rzędowie gmina Tuczępy.
1. INFORMACJE PODSTAWOWE
1.1.Kraj Beneficjenta:
RZECZPOSPOLITA POLSKA
1.2.Strony zaangażowane w Projekt:
Beneficjent Projektu
Zakład Gospodarki Odpadami Komunalnymi Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Rzędów 40
28 – 142 Tuczępy
Polska
Instytucja Zarządzająca (IZ)
Minister Rozwoju Regionalnego
00 -926 Warszawa, Polska
Ul. Wspólna 2/4
Instytucja Pośrednicząca (IP)
Minister Środowiska
ul. Wawelska 52/54
00-922 Warszawa
Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca II
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska
i Gospodarki Wodnej w Kielcach, Polska
ul. Św. Leonarda 7
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Strona 4 z 17
25 – 311 Kielce
Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu (MAO)
Osoba nominowana przez Zamawiającego, zatwierdzona przez SUZ odpowiedzialna za
prawidłową realizację dofinansowanego Projektu (działająca w strukturze Beneficjenta)
Podmiot Odpowiedzialny za Realizację (POZR)
Zakład Gospodarki Odpadami Komunalnymi Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
(dalej: ZGOK Sp. z o.o., Spółka).
Zamawiający
Beneficjent Projektu odpowiedzialny za podpisanie Kontraktu.
Jednostka Realizująca Projekt (JRP)
Wyodrębniona w strukturze organizacyjne ZGOK Sp. z o.o. jednostka odpowiedzialna za
zarządzanie Projektem
Partnerzy współfinansujący Projekt
1)
2)
Unia Europejska w ramach dofinansowania z Funduszu Spójności (Program Operacyjny
Infrastruktura i Środowisko)
Zakład Gospodarki Odpadami Komunalnymi Sp. z o.o. w Rzędowie
1.3.Podstawowe informacje o projekcie:
Lokalizacja:
Gmina: Tuczępy, Staszów
Powiat: buski, staszowski
Województwo: świętokrzyskie
Obszar objęty przedsięwzięciem: obręb Dobrów, Rzędów, obręb Grzybów
Zasięg działania przedsięwzięcia obejmuje następujące gminy udziałowców ZGOK Sp. z o.o. w
Rzędowie:
Staszów, Połaniec, Łubnice, Oleśnica, Rytwiany, Szydłów (powiat staszowski), Nowy Korczyn,
Pacanów, Solec Zdrój, Tuczępy, Wiślica (powiat buski), Kazimierza Wielka, Czarnocin,
Opatowiec, Bejsce (powiat kazimierski), Pińczów, Kije (powiat pińczowski) i Raków (powiat
kielecki). Jest to obszar o powierzchni łącznej około 2024 km2, zamieszkały przez około 153
tys. osób.
Opis Projektu ”Kompleksowy system gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie gmina
Tuczępy”
Planowana inwestycja polega na realizacji kompleksowego systemu gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie gmina Tuczępy. W ramach Projektu wykonana będzie budowa
Zakładu Gospodarki Odpadami Komunalnymi (ZGOK) na terenie byłej Kopalni Siarki
„Grzybów”, na gruntach leżących w obrębie miejscowości Dobrów, Rzędów, gmina Tuczępy,
powiat buski, a częściowo na terenie gminy Staszów, powiat Staszów (składowisko odpadów
komunalnych po segregacji). Projektowana inwestycja obejmuje budowę kompleksowego
zakładu gospodarki odpadów komunalnych z technologią segregacji, kompostowania odpadów
organicznych, belowania surowców wtórnych i składowania pozostałości po segregacji.
Projekt składa się z następujących elementów:
a)
nakłady przedinwestycyjne (dokumentacja projektowa, ekspertyzy i in.);
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Strona 5 z 17
zakład sortowni odpadów wraz z kompostownią oraz obiektami towarzyszącymi (waga
samochodowa wraz z portiernią, myjnia płytowa, budynek socjalno - biurowy, magazyn
surowców wtórnych z warsztatem, budynek z pomieszczeniem do demontażu odpadów
wielkogabarytowych, plac na odpady budowlane, zbiornik na ścieki technologiczne, magazyn
odpadów problemowych (niebezpiecznych), biofiltr do kompostowni pryzmowej, plac przyjęcia
odpadów zielonych, zbiornik na ścieki opadowe z dróg i placów);
pierwsza kwatera składowiska odpadów innych niż niebezpieczne i obojętne o
powierzchni 1,0 ha, a w dnie ok. 0,66 ha, wraz obiektami towarzyszącymi (kontener socjalny,
zbiornik na odcieki (ziemny), zbiornik bezodpływowy na ścieki sanitarne, zbiornik na ścieki
deszczowe, waga samochodowa najazdowa, brodzik dezynfekcyjny, separator olejowy, plac na
materiał na przysypki);
samochód dostawczy do transportu odpadów niebezpiecznych, posiadający dopuszczenia ADR
z niezbędnym wyposażeniem (pojemniki);
kampania edukacyjna dla mieszkańców gmin;
nadzór inwestorski, nadzór autorski,
Jednostka Zarządzająca Projektem (JRP) i pomoc techniczna dla JRP,
działania informacyjno-promocyjne Projektu.
ZGOK będzie wyposażony w technologię segregacji, kompostowania odpadów organicznych
i belowania surowców wtórnych, co pozwoli przyjmować odpady zmieszane, zielone,
surowcowe oraz wielkogabarytowe. Zakład, przy przyjętych w Projekcie założeniach przygotowany
będzie do przyjęcia rocznie ok. 25 000-30 000 Mg odpadów komunalnych.
Poza pracami budowlanymi Projekt obejmuje niezbędne wyposażenie w maszyny i urządzenia, w
tym w szczególności linii sortowniczych. Podstawowe parametry techniczne wyposażenia
ZGOK przedstawiają się następująco:
·
·
·
·
·
·
·
·
·
linia sortownicza o długości 80 m i maksymalnej dopuszczalnej wysokości ok. 10 m; moc
zainstalowana na poziomie ok. 240 kW przy współczynniku wykorzystania energii ok. 0,7;
segregacja mechaniczna na sicie bębnowym umożliwiającym rozdzielenie odpadów na 3
frakcje:
drobna (do 20 mm) przeznaczona do przesypywania warstw składowanych
odpadów,
średnia (do 80-100 mm) kierowana przenośnikiem taśmowym na linię
przygotowania masy organicznej do kompostowania,
gruba (powyżej 80-100 mm) kierowana układem przenośników taśmowych do
kabin sortowniczych w celu dalszej ręcznej segregacji);
segregacja ręczna na przenośnikach sortowniczych w kabinach wyposażonych w instalacje
ogrzewania oraz wentylacji;
osobna linia do przyjmowania i sortowania odpadów pochodzących z selektywne zbiórki
(możliwość uruchomienia gdy nie pracuje linia główna, niższe zużycie energii elektrycznej);
prasowanie uzyskanych surowców wtórnych na prasie stacjonarnej w baloty, transport
wózkiem widłowym do tymczasowego magazynowania;
rozdrabnianie materiału kierowanego do kompostowania na przewoźnym rozdrabniaczu;
mieszanie za pomocą ładowarki kołowej teleskopowej;
kompostowanie w pryzmach napowietrznych, oparte na naturalnych procesach
biochemicznych;
plac do kompostowania wyposażony w instalacje do napowietrzania i nawilżania pryzm oraz
odwodnienia;
zasysanie powietrza z pryzm przy zastosowaniu wentylatora promieniowego
i dezodoryzacja powietrza przy użyciu biofiltru.
1.4.Zadania wchodzące w zakres Projektu:
Poniższa tabela nr 1 przedstawia dane o kontraktach przewidzianych w ramach Projektu:
Tabela 1
Zestawienie kontraktów
Kontrakt
Nazwa przedmiotu zamówienia
Warunki kontraktu
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Strona 6 z 17
Kontrakt 01
Pomoc techniczna dla Beneficjenta (JRP) w ramach Projektu
Kompleksowy system gospodarki odpadami komunalnymi w
Rzędowie gmina Tuczępy”
Kontrakt 02
Pełnienie roli Inżyniera Kontraktu dla Projektu Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie gmina Tuczępy
Przetarg nieograniczony na usługi
Kontrakt 03
Budowa Zakładu Gospodarki Odpadami Komunalnymi (ZGOK) w
ramach Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie gmina Tuczępy”
Przetarg nieograniczony; warunki
kontraktowe dla robót inżynieryjnych i
budowlanych projektowanych przez
Zamawiającego (FIDIC – czerwona
książka)
Przetarg nieograniczony; warunki
kontraktowe dla robót inżynieryjnych i
budowlanych projektowanych przez
Zamawiającego (FIDIC – czerwona
książka)
Przetarg nieograniczony na usługi
Kontrakt 04
Budowa kwatery składowania (pierwszej) w ramach Projektu
„Kompleksowy system gospodarki odpadami komunalnymi w
Rzędowie gmina Tuczępy”
Kontrakt 05
Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie gmina Tuczępy”
Kontrakt 06
Kampania edukacyjna w ramach Projektu „Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie gmina Tuczępy”
Przetarg nieograniczony na usługi
Przetarg nieograniczony na usługi
2. CELE PROJEKTU
2.1.Cel ogólny
Podstawowym celem projektu jest zapewnienie kompleksowego, zgodnego z wymogami ochrony
środowiska (prawa Polski i UE) zagospodarowania odpadów komunalnych pochodzących z 18 gmin
uczestniczących w Projekcie
2.2.Cele szczegółowe
Ekologiczne:
- Zabezpieczenie zagospodarowania odpadów komunalnych dla gmin uczestniczących w Projekcie
co najmniej do 2023 r. w sposób zgodny z wymogami ochrony środowiska z zachowaniem
przepisów prawa i zapisów przedmiotowych dokumentów strategicznych na poziomie kraju i
UE.
- Zmniejszenie ilości odpadów składowanych – kierowanie całego strumienia odpadów
komunalnych do sortowni pozwoli maksymalizować przy danej jakości odpadu (tzn.
występującego w danym momencie poziomu segregacji u źródła) ilości odzyskiwanych
surowców wtórnych i kompostu, a także frakcji drobnej, która w znacznej mierze będzie mogła
być wykorzystywana jako warstwa przesypowa na składowisku.
- Wprowadzenie kompleksowej i jednolitej polityki gospodarki odpadami komunalnymi w 18
gminach uczestniczących w Projekcie, co powinno skutkować m.in. ‘uszczelnieniem’ systemu
gospodarki odpadami oraz poprawą jakości odbieranych odpadów (np. poprzez promowanie
segregacji u źródła).
Społeczne:
- Poprawa warunków życia i zdrowia mieszkańców w gminach wchodzących w zakres Projektu.
- Utworzenie nowych miejsc pracy.
Organizacyjne:
- Utworzenie zrównoważonego i efektywnego systemu gospodarki odpadami.
- Ujednolicenie ewidencji ilościowej odpadów.
Gospodarcze:
- Podniesienie atrakcyjności terenów dla inwestorów.
3. CELE KONTRAKTU
3.1.Cel ogólny
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Strona 7 z 17
Ogólnym celem Kontraktu jest :
Ø prowadzenie działań informacyjnych i promujących Projekt „Kompleksowy system gospodarki
odpadami komunalnymi w Rzędowie gmina Tuczepy”.
Celem działań informacyjnych i promujących jest:
Ø
zwiększenie świadomości społeczeństwa dotyczącej:
§
§
§
projektów współfinansowanych z Funduszu Spójności
roli, jaką odgrywa Unia Europejska w projektach realizowanych w ramach POIiŚ
korzyści wynikających z realizacji projektów POIiŚ istotnych dla zwiększenia
konkurencyjności kraju i regionów
Ø
promowanie Projektu wśród mieszkańców
Ø
upowszechnienie i reklama Projektu
Działania muszą być prowadzone zgodnie z wymaganiami wynikającymi z Decyzji Komisji
Europejskiej, aktualnie obowiązującymi Wytycznymi do prowadzenia działań informacyjnych
i promujących dotyczących przedsięwzięć Funduszu Spójności oraz Zasadami promocji projektów
dla beneficjentów POIiŚ 2007 – 2013 oraz Zasadami stosowania znaku, budowania ciągu znaków
oraz projektowania tablic i naklejek w promocji POIiŚ” wydane przez Ministerstwo Rozwoju
Regionalnego. Należy zwrócić uwagę, że Wytyczne i Zasady mogą ulegać zmianom/ modyfikacjom
w trakcie trwania Kontraktu, dlatego obowiązkiem Wykonawcy jest ich bieżący monitoring.
Rezultatem do osiągnięcia przez Wykonawcę w ramach niniejszej Umowy jest doprowadzenie do
wywiązania się Zamawiającego ze zobowiązań dotyczących działań informacyjnych i promujących
Projekt, wynikających z wytycznych obowiązujących przy realizacji projektów Funduszu Spójności.
Działania informacyjne i promujące realizowane w ramach Projektu muszą być zgodne z aktualnymi
obowiązującymi wytycznymi w tym zakresie.
3.2.Cele szczegółowe
Działania informacyjne i promujące mają na celu:
a) zwiększenie świadomości społeczeństwa dotyczącej roli jaką odgrywa Unia Europejska
poprzez Fundusz Spójności,
b) promowanie Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami komunalnymi w
Rzędowie gmina Tuczępy” poprzez wskazanie pozytywnych efektów takich jak: poprawa
stanu ekologicznego terenu objętego Projektem, budowa nowoczesnej infrastruktury
miejskiej, poprawa jakości życia w mieście oraz promowanie udziału Unii Europejskiej w
realizowanym Projekcie;
c) wzmacnianie zaangażowania społeczności 18 gmin objętych zakresem działalności Projektu
poprzez włączanie jej do procesu czynnej komunikacji przy wdrażaniu Projektu;
d) stworzenie strategii komunikacyjno - informacyjnej, która sprzyjałaby niwelowaniu
konfliktów związanych z Projektem i kreowała korzystną percepcję społeczną wobec
Projektu.
3.3. Założenia i ryzyka
Przyjmuje się za najważniejsze następujące założenia leżące u podstawy zamówienia:
-
polityka ekologiczna Państwa pozostaje stabilna,
-
wymogi dotyczące wdrażania programu Funduszu Spójności tj. procedury i standardy
wymaganych dokumentów są ustalone i pozostają niezmienne w okresie kontraktowania
i realizacji inwestycji,
-
następuje stały wzrost świadomości ekologicznej mieszkańców regionu,
-
Rząd Rzeczypospolitej Polskiej wspiera inwestycje umożliwiające postęp w osiąganiu
zgodności z celami ochrony środowiska,
-
Zamawiający posiada zdolność finansową do realizacji Projektu, tzn. wszystkie źródła
finansowania wymienione w Memorandum Finansowym są dostępne.
Na osiągnięcie celów zamówienia mogą mieć wpływ następujące czynniki ryzyka:
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Strona 8 z 17
-
opóźnienia w realizacji Projektu wskutek przedłużającej się procedury przetargowej na
wyłonienie wykonawców robót budowlanych. Opóźnienia te mogą nastąpić ze względu na
protesty i odwołania składane przez wykonawców. Czynniki te mogą mieć na termin realizacji
oraz okres wydatkowania środków z Funduszu Spójności,
-
działanie siły wyższej.
4. ZAKRES USŁUG
Działania informacyjne i promujące będą obejmowały działania obowiązkowe oraz działania
rekomendowane określone w wytycznych.
4.1.
Zadania ogólne.
Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie działań informacyjnych i promujących podczas
realizacji Projektu pn: „Kompleksowy system gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie
gmina Tuczępy”
Zgodnie z wymaganiami wynikającymi z Decyzji Komisji Europejskiej oraz wytycznych dotyczących
działań promujących i informacyjnych dla projektów współfinansowanych ze środków Funduszu
Spójności, Wykonawca będzie doradzał JRP w bieżącym zarządzaniu i administrowaniu kontraktami
na roboty i usługi, realizowanymi w ramach Projektu w zakresie działań informacyjnych i
promocyjnych.
Działania informacyjne i promujące będą obejmowały w szczególności:
1) Umieszczenie tablic informacyjnych w miejscu realizacji inwestycji
2) Umieszczenie tablic pamiątkowych upamiętniających finansowanie Projektu przez Unię
Europejską,
3) Opracowywanie materiałów prasowych.
4) Opracowywanie materiałów audiowizualnych
5) Organizowanie konferencji prasowych.
6) Opracowywanie i publikacja materiałów informacyjnych dla mieszkańców
7) Współpraca z mediami, sporządzanie dokumentacji fotograficznej.
8) Stworzenie i prowadzenie strony internetowej informującej o Projekcie.
Wykonawca będzie działał w sposób zapewniający profesjonalną i kompetentną realizację
Kontraktu, zgodnie z aktualnie obowiązującymi Wytycznymi do prowadzenia działań informacyjnych
i promujących dotyczących przedsięwzięć Funduszu Spójności oraz Zasadami promocji projektów
dla beneficjentów POIiŚ 2007 – 2013 oraz Zasadami stosowania znaku, budowania ciągu znaków
oraz projektowania tablic i naklejek w promocji POIiŚ” wydane przez Ministerstwo Rozwoju
Regionalnego.
Działania promocyjne i informacyjne
W ramach działań informacyjnych i promujących wchodzą następujące zadania:
Tabela nr 2.
Lp.
Forma promocji i krótki opis
Przewidywany czas trwania
1
Udostępnianie informacji nt. Projektu lokalnym i
regionalnym mediom oraz wszystkim
zainteresowanym
Cały czas trwania Projektu
2
Ogłoszenia prasowe
Dwukrotne:
• rozpoczęcie robót,
• zakończenie Projektu
3
Konferencje informacyjne dotyczące realizacji
Projektu
• zakończenie Projektu
4
Tablice informacyjne w miejscu realizacji Projektu
Cały czas trwania Projektu
5
Tablice pamiątkowe
stałe
6
Broszura informacyjna dla ogółu społeczeństwa
Dwukrotnie:
• rozpoczęcie robót
• zakończenie robót
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
4.2.
Strona 9 z 17
7
Materiał audiowizualny o Projekcie (płyty CD)
Dwukrotnie
• rozpoczęcie robót
• zakończenie robót
8
Strona internetowa WWW
Cały czas trwania Kontraktu
Zadania szczegółowe
4.2.1. Współpraca z mediami, sporządzanie dokumentacji fotograficznej
Zadaniem Wykonawcy będzie informowanie mediów o bieżącym stanie realizacji Projektu. W
szczególności, do obowiązków Wykonawcy będzie należało:
· dystrybucja materiałów prasowych do redakcji mediów drukowanych, elektronicznych, portali
internetowych i agencji informacyjnych oraz redagowanie artykułów na potrzeby i zapytania
przedstawicieli mediów zgodnie z opisem w punkcie 4.2.3.;
· organizowanie konferencji prasowych opisanych w punkcie 4.2.4.;
· zorganizowanie wywiadów w mediach regionalnych z przedstawicielami Zamawiającego
dotyczących tematyki Projektu – dwa radiowe, dwa prasowe, dwa telewizyjne w czasie
trwania kontraktu
· monitorowanie otoczenia pod kątem rozpoznania kwestii i problemów dotyczących
Zamawiającego lub takich, które mogą zostać wykorzystane dla potrzeb kampanii
informacyjnej;
· zarządzanie kryzysowe, obejmujące działania informacyjne w sytuacjach zagrażających
prawidłowej i terminowej realizacji Projektu;
· prowadzenie monitoringu mediów na potrzeby Zamawiającego w szczególności polegającej
na informowaniu Zamawiającego o negatywnej kampanii Projektu
Wszelkie informacje przekazywane przedstawicielom wszystkich rodzajów mediów muszą
uzyskać uprzednią akceptację Zamawiającego.
Ponadto zadaniem Wykonawcy będzie regularne wykonanie dokumentacji fotograficznej z
realizacji Projektu. W szczególności dokumentacja fotograficzna powinna obejmować
następujące wydarzenia:
1. Konferencje prasowe
2. Podpisanie umów z wykonawcami robót budowlanych.
3. Dokumentowanie postępów robót budowlanych – wykonanie raz na miesiąc
dokumentacji fotograficznej z terenu budowy oraz podczas odbiorów poszczególnych
etapów robót i przekazania obiektów do eksploatacji przez Zamawiającego.
Wszystkie zdjęcia należy wykonać w technice cyfrowej. Minimalna rozdzielczość zdjęć – 6 MPix
(2848 x 2136 dpi).
W ciągu 5 dni po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego Wykonawca przekaże
Zamawiającemu dokumentację fotograficzną wykonaną w tymże miesiącu. Dokumentację
należy przekazać na płycie CD/DVD w ilości 3 egzemplarzy. Wszystkie zdjęcia muszą być
w formacie uzgodnionym z Zamawiającym
Na płycie musi się znaleźć w formie cyfrowej (edytowalnej – uzgodnionej z Zamawiającym)
indeks zdjęć zawierający następujące informacje dla każdego zdjęcia:
- nazwa pliku,
- data wykonania,
- miejsce wykonania.
Indeks należy również dołączyć do płyty w formie drukowanej jako wkładka do etui.
4.2.2. Udostępnianie informacji nt. Projektu lokalnym i regionalnym mediom oraz wszystkim
zainteresowanym
Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie udostępnianie informacji nt. Projektu lokalnym i
regionalnym mediom oraz wszystkim zainteresowanym przez cały czas trwania Projektu łącznie
tj. 10 informacji prasowych o stanie realizacji Projektu wraz z publikacją przy okazji istotnych
etapów realizacji Projektu (przynajmniej: rozpoczęcia i zakończenia robót budowlanych w
ramach każdego z kontraktów oraz zakończenia Projektu) ze szczególnym uwzględnieniem roli
informującej społeczeństwo o zakresie prac, możliwych utrudnieniach, wydarzeniach i etapach
prac, korzyściach oraz źródłach finansowania.
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Strona 10 z 17
Formę i treść informacji dotyczących stanu realizacji Projektu, Wykonawca uzgodni z
Zamawiającym.
Zadaniem Wykonawcy będzie gromadzenie oraz bieżące przekazywanie Zamawiającemu, w
postaci cyfrowej i papierowej, notatek i informacji o opublikowanych informacjach związanych z
Projektem wraz z ewidencją ich publikacji (typ medium, data)
Wszelkie dane o Projekcie przekazywane lokalnym i regionalnym mediom oraz wszystkim
zainteresowanym muszą spełniać wymogi ujęte w dokumencie „Zasady promocji projektów dla
beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013”. W
szczególności informacje muszą dotyczyć: zakresu Projektu, stanu zaawansowania prac, celów i
korzyści wynikających z Projektu, źródeł finansowania przedsięwzięcia, kosztu Projektu oraz
wysokości dofinansowania przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności.
4.2.3.
Opracowywanie materiałów prasowych
Zadaniem Wykonawcy będzie opracowanie i opublikowanie materiałów prasowych dwukrotnie tj.:
na rozpoczęcie robót i zakończenie Projektu w prasie regionalnej i ogólnopolskiej. Treść artykułów
będzie zatwierdzana przez Zamawiającego.
Elementy wizualizacji: logo POIiŚ, Flaga Unii Europejskiej, Odwołanie słowne do Unii Europejskiej,
Odwołanie słowne do Funduszu Spójności, Logo Spółki, Nazwa Projektu oraz informacje o
współfinansowaniu projektu
Zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i
Środowisko 2007 – 2013 typowy układ informacji prasowej powinien zawierać:
· Nagłówek – krótki tytuł,
· Akapit wprowadzający – streszczenie najważniejszych faktów w 20-30 słowach,
· Tekst – opis zagadnienia z podaniem szczegółów (przedstawienie faktów, a nie opinii),
· Końcowe akapity – kontekst, cytaty, informacje ogólne (np. dane kontaktowe).
Projekty artykułów prasowych będą opublikowane dopiero po uzyskaniu pisemnej akceptacji przez
Zamawiającego w niżej wymienionych dziennikach:
1. Gazeta o zasięgu ogólnokrajowym o nakładzie nie niższym niż 200 000 egz. – (strona
redakcyjna, powierzchnia: 10 modułów, pełen kolor) – 2 emisje jedna na rozpoczęcie
robót, druga na zakończenie Projektu, dzień emisji piątek
2. Gazeta o zasięgu regionalnym (region świętokrzyski) o nakładzie nie niższym niż 20 000
egz. (strona redakcyjna, powierzchnia: 20 modułów, pełen kolor) – 2 emisje, jedna na
rozpoczęcie robót, druga na zakończenie Projektu, dzień emisji poniedziałek.
Zadaniem Wykonawcy będzie gromadzenie oraz bieżące przekazywanie Zamawiającemu, w postaci
cyfrowej i papierowej, notatek prasowych i informacji o opublikowanych materiałach prasowych
związanych z Projektem wraz z ewidencją ich publikacji (typ medium, data).
4.2.4.
Zorganizowanie konferencji prasowej
Do obowiązków Wykonawcy będzie należało zorganizowanie konferencji prasowej połączonej z
wizytą dziennikarzy na miejscu realizacji Projektu, w tym: wynajem sali, zapewnienie sprzętu i
wyposażenia, obsługa techniczna, zaproszenia, poczęstunek, materiały konferencyjne,
rejestracja fotograficzna i filmowo – dźwiękowa konferencji).
Przewiduje się, że w trakcie realizacji Projektu zostanie zorganizowana jedna konferencja
prasowa dla min. 150 osób na zakończenie Projektu po wykonaniu ostatniego z kontraktów na
roboty budowlane.
Wykonawca powiadomi media w formie papierowej, mailowej i ewentualnie telefonicznej o
konferencji związanej z zakończeniem Projektu pn. „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie gmina Tuczępy” z informacją uwzględniającą dane dotyczące
wysokości dofinansowania ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszu Spójności. Data i
miejsce zorganizowania konferencji prasowej zostaną podane przez Zamawiającego w terminie
min. 1 miesiąca przed konferencją. Miejsce konferencji będzie znajdować się na terenie jednej z
gmin udziałowców Spółki. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić sprzęt i obsługę techniczną
konferencji, w tym m.in. nagłośnienie i sprzęt audiowizualny oraz zaproszenia dla uczestników
konferencji. Konferencja powinna być przygotowana na min. 150 osób.
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Strona 11 z 17
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić materiały konferencyjne dla każdego z uczestników, tj.
broszury informacyjne o Projekcie, notes i długopis, zawierające stosowne oznaczenie Projektu.
Długopis: o wym. min. 12 cm max. 16 cm, automatyczny, korpus metalowy, wkład wymienny,
nadruk: grawer laserowy.
Notes: format A5, surowiec - papier o gramaturze 80g/m2, ilość kartek - 50 szt. w kratkę,
klejony, nadruk na zasadzie nagłówka i stopki na każdej kartce - nadruk jednokolorowy
stanowiący w kolejności: w nagłówku - logotyp Infrastruktura
i
Środowisko,
logotyp
Zamawiającego, logotyp Unii Europejskiej ze słownym odniesieniem do Funduszu
Spójności, w stopce - nazwę Projektu i adres Zamawiającego, na pierwszej stronie nadruk
kolorowy z informacjami dotyczącymi Projektu.
Wykonawca będzie odpowiedzialny za przygotowanie poczęstunku dla uczestników konferencji
W skład poczęstunku mają wejść: kawa, herbata, cukier, śmietanka do kawy, woda mineralna
gazowana i niegazowana, trzy rodzaje soków, dwa rodzaje ciast, dwa rodzaje ciastek, kanapki.
Na zaproszeniach i materiałach konferencyjnych i innych dokumentach należy umieścić
oznaczenia właściwe dla wariantu podstawowego zgodnie z Zasadami promocji projektów dla
beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013
Szczegóły:
1. Przygotowanie stanowiska prasowego.
2. Przygotowanie ścianki konferencyjnej z uwzględnieniem następujących elementów
wizualizacji: logo POIiŚ, Flaga Unii Europejskiej, Odwołanie słowne do Unii Europejskiej,
Odwołanie słowne do Funduszu Spójności, Logo Spółki, nazwa Projektu oraz informacje o
współfinansowaniu Projektu z Funduszu Spójności
3. Nagłośnienie, sprzęt audiowizualny
4. Prowadzenie: konferencja prasowa powinna być zorganizowana i prowadzona we współpracy
z Zamawiającym
5. Rejestracja: fotograficzna i filmowo – dźwiękowa
Wykonawca przekaże materiały z konferencji Zamawiającemu oraz mediom lokalnym i
regionalnym.
Scenariusz konferencji zostanie przedłożony do akceptacji Zamawiającego co najmniej z 14 –
dniowym wyprzedzeniem
4.2.5.
Tablice informacyjne:
Opracowanie, wykonanie i zamontowanie 2 sztuk tablic informacyjnych zgodnych z aktualnymi
Wytycznymi do prowadzenia działań informacyjnych i promujących dotyczących przedsięwzięć
Funduszu Spójności oraz Zasadami promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ 2007 – 2013
oraz Zasadami stosowania znaku, budowania ciągu znaków oraz projektowania tablic i naklejek
w promocji POIiŚ” wydane przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego
1
Tablice informacyjne będą umieszczane w miejscu realizacji inwestycji wchodzących w
zakres Projektu, niezwłocznie po rozpoczęciu robót. Zgodnie z w/w wytycznymi tablice
informacyjne powinny być umieszczone w następujący sposób:
Przewiduje się, że tablice informacyjne będą ustawione w 2 punktach w miejscach realizacji
robót na terenie Zakładu Gospodarki Odpadami Komunalnymi w Rzędowie gmina Tuczępy
oraz na terenie Składowiska Odpadów Komunalnych w gminie Staszów.
Projekt tablicy przed jej wykonaniem oraz szczegółowa lokalizacja tablic będzie
uzgodniona i zaakceptowana przez Zamawiającego.
2
Przewiduje się, że realizacja robót budowlanych w ramach Projektu trwać będzie do III
kwartału 2013 r. Wykonawca zobowiązany będzie do utrzymania i konserwacji tablic przez
okres realizacji robót budowlanych. Uzgodnienie lokalizacji oraz uzyskanie wszelkich
pozwoleń od zarządców terenu na których zlokalizowana zostanie tablica informacyjna
należy również do obowiązków Wykonawcy.
Tablice informacyjne wystawione w ramach poszczególnych zadań należy zachować do
czasu umieszczenia tablic pamiątkowych.
3
Zasady projektowania tablicy informacyjnej dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i
Środowisko zostały przedstawione w Zasadach stosowania znaku, budowania ciągu znaków
oraz projektowania tablic i naklejek w promocji projektów POIiŚ” wydane przez
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego.
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Strona 12 z 17
4
Tablice informacyjne muszą zawierać zgodni z Zasadami promocji projektów dla
beneficjentów POIiŚ 2007 – 2013 wydanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego
następujące elementy :
a) emblemat Unii Europejskiej z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej oraz z
odwołaniem słownym do Funduszu Spójności, logo POIiS, logo beneficjenta i/lub
podmiotu upoważnionego, hasło promocyjne POIiŚ – powyższe informacje muszą
zajmować co najmniej 25% powierzchni tablicy
b) informacje o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej: „Projekt
współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Programu Infrastruktura i Środowisko
c) tytuł Projektu
d) nazwę Beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego
e) wartość Projektu w PLN (w zaokrągleniu do pełnego PLN)
f) kwotę dofinansowania z Funduszu Spójności (w zaokrągleniu do pełnego PLN)
Wielkości czcionki zastosowana do elementu z ppkt b) nie może być mniejsza od wielkości
czcionki zastosowanej do opisania elementów w pptk c)-f).
5.
Zalecane wymiary tablicy informacyjnej wynoszą 3 m (szerokość) x 2 m (wysokość).
Dopuszcza się możliwość zwiększenia wymiarów tablicy pod warunkiem zachowania
wszystkich proporcji oryginalnego wzoru tablicy. Zwiększenie wymiarów tablicy
informacyjnej może nastąpić po uzyskaniu zgody Zamawiającego. Każda z tablic
informacyjnych wraz z elementami montażu musi być wykonana z trwałego materiału
odpornego na czynniki atmosferyczne, dzięki czemu zostanie zapewniona czytelność
informacji oraz wysoki poziom estetyczny umożliwiający eksploatację przez cały okres
realizacji Projektu. Wszystkie tablice powinny być zamontowane na metalowym stelażu i
metalowych słupkach mocowanych w podłożu w sposób zapewniający trwałe posadowienie
tablicy z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i porządku. Dolna krawędź tablicy powinna się
znajdować na wysokości nie mniejszej niż 2 m. Wykonawca udzieli co najmniej dwuletniej
gwarancji na tablice informacyjne. Wszelkie koszty uzyskania niezbędnych zgód na
umieszczenie tablicy oraz opłatę za zajęcie miejsca pod tablicę w okresie realizacji umowy
od daty instalacji tablicy ponosi Zamawiający. Zamawiający wskaże Wykonawcy miejsca
montażu tablic informacyjnych niezwłocznie po podpisaniu umowy. Wykonawca zamontuje
tablice informacyjne w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania akceptacji projektu
graficznego.
6.
Po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu tablice informacyjną zastępuje się stała tablicą
pamiątkową.
7.
Przykładowe wzory tablic w formatach AI, CDR, GIF, JPRG, PNG SA dostępne na stronie
internetowej
www.pois.gov.pl w zakładce Zasady promocji.
UWAGA:
W przypadku zmiany zapisów w Wytycznych do prowadzenia działań informacyjnych i
promujących dotyczących przedsięwzięć Funduszu Spójności, Zasad promocji projektów
dla beneficjentów POIiŚ 2007 – 2013 oraz Zasad stosowania znaku, budowania ciągu
znaków oraz projektowania tablic i naklejek w promocji POIiŚ” Ministerstwa Rozwoju
Regionalnego Wykonawca zobowiązany będzie do ewentualnego dostosowania wyglądu
tablic informacyjnych i pamiątkowych do wymogów zmienionych wytycznych.
4.2.6.
Tablice pamiątkowe:
Opracowanie, wykonanie i zamontowanie 2 sztuk tablic pamiątkowych.
1.
Nie później niż sześć miesięcy po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu tj. rzeczywistym
zakończeniu wszystkich robót i/lub dostaw, należy umieścić tablice pamiątkowe. Projekt
tablicy przed jej wykonaniem oraz szczegółowa lokalizacja tablic będzie
uzgodniona i zaakceptowana przez Zamawiającego.
2.
Tablic pamiątkowe należy umieszczać w miejscach najbardziej widocznych, zapewniających
dostęp jak największej liczbie osób oraz umożliwiających swobodne zapoznanie się z jej
treścią. Do najbardziej widocznych miejsc należy zaliczyć m.in. bramy wjazdowe, wejście
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Strona 13 z 17
do budynków, hale budynków, parkingi, stacje kolejowe (w pobliżu głównego budynku
dworca lub budynku dworca). Szczegółowa lokalizacja tablic pamiątkowych zostanie
uzgodniona z Zamawiającym.
5
6
Zasady projektowania tablicy pamiątkowej dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i
Środowisko zostały przedstawione w Zasadach stosowania znaku, budowania ciągu znaków
oraz projektowania tablic i naklejek w promocji projektów POIiŚ” wydane przez
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego.
Tablice pamiątkowe muszą zawierać zgodnie z Zasadami promocji projektów dla
beneficjentów POIiŚ 2007 – 2013 wydanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego
następujące elementy :
a) emblemat Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej, odwołanie
słowne do Funduszu Spójności, logo POIiS, logo beneficjenta i/lub podmiotu
upoważnionego, hasło promocyjne POIiŚ – powyższe informacje muszą zajmować co
najmniej 25% powierzchni tablicy
b) informacje o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej: „Projekt (należy
wstawić tytuł projektu) współfinansowany przez Unię Europejską ze środków
Funduszu Spójności w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko
10. Zaleca się aby tablice pamiątkowe były wykonane z materiałów trwałych tj. odpornych na
warunki atmosferyczne, dziki czemu zapewniona zostanie czytelność informacji oraz wysoki
poziom estetyczny tablicy, co najmniej w okresie trwałości projektu tj. 5 lat od zakończenia
realizacji projektu.
11. Zalecane wymiary tablicy pamiątkowej wynoszą 1 m (szerokość) x 0,7 m (wysokość).
Dopuszcza się możliwość zwiększenia wymiarów tablicy pod warunkiem zachowania
wszystkich proporcji oryginalnego wzoru tablicy. Zwiększenie wymiarów tablicy
pamiątkowej może nastąpić po uzyskaniu zgody Zamawiającego.
Każda z tablic
pamiątkowych wraz z elementami montażu musi być wykonana z trwałego materiału
odpornego na czynniki atmosferyczne, dzięki czemu zostanie zapewniona czytelność
informacji oraz wysoki poziom estetyczny umożliwiający eksploatację w okresie trwałości
Projektu tj. przez min. 5 lat po jego zakończeniu. Dwie szt. tablic pamiątkowych powinny
być przytwierdzone do metalowego słupka, który można będzie umieścić w podłożu w taki
sposób, aby zapewnić stabilność całej konstrukcji, a dolna krawędź tablicy znajdować się
będzie na wysokości nie mniejszej niż 1,8 m. Komplety (tablica pamiątkowa wraz z
metalowym słupkiem oraz elementami montażu) powinny być dostarczone do siedziby
Zamawiającego. Termin dostawy określa się na 30 dni kalendarzowych od dnia uzgodnienia
projektu graficznego przez Zamawiającego.
12. Przykładowe wzory tablic w formatach AI, CDR, GIF, JPRG, PNG SA dostępne na stronie
internetowej
www.pois.gov.pl w zakładce Zasady promocji
UWAGA:
W przypadku zmiany zapisów w Wytycznych do prowadzenia działań informacyjnych i
promujących dotyczących przedsięwzięć Funduszu Spójności, Zasad promocji projektów
dla beneficjentów POIiŚ 2007 – 2013 oraz Zasad stosowania znaku, budowania ciągu
znaków oraz projektowania tablic i naklejek w promocji POIiŚ” Ministerstwa Rozwoju
Regionalnego Wykonawca zobowiązany będzie do ewentualnego dostosowania wyglądu
tablic informacyjnych i pamiątkowych do wymogów zmienionych wytycznych.
4.2.7.
Opracowywanie i publikacja materiałów informacyjnych dla mieszkańców
Zadaniem Wykonawcy będzie opracowywanie, druk oraz dystrybucja następujących materiałów
informacyjnych o Projekcie:
· ogólna broszura informacyjna o Projekcie dla mediów oraz zainteresowanych podmiotów –
3 000 egzemplarzy.
Broszurę należy opracować w formacie min. A5, papier kredowy min. 150 gr, druk w pełnym
kolorze, objętość broszury min. 16 stron.
· broszura informacyjna o Projekcie dla mieszkańców gmin uczestniczących w projekcie,
wyjaśniająca cel i konieczność jego realizacji oraz przedstawiająca zakres rzeczowy, koszty i
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Strona 14 z 17
harmonogram realizacji Projektu ze wskazaniem korzyści, jakie odniosą mieszkańcy tych
gmin po zrealizowaniu inwestycji, wszelkie dane adresowe do kontaktu mieszkańców z
inwestorem oraz numer telefoniczny infolinii – 5 000 egzemplarzy.
Broszurę należy opracować w formacie min. A5, papier kredowy min. 200 gr, druk w pełnym
kolorze, laminowana. Objętość broszury min. 2 strony.
W/w materiały powinny zostać opracowanie dwukrotnie na rozpoczęcie robót i zakończenie
Projektu. Łącznie Wykonawca opracuje 6 000 egzemplarzy ogólnej broszury informacyjnej o
Projekcie dla mediów oraz zainteresowanych podmiotów oraz 10 000 egzemplarzy broszur
informacyjnych o Projekcie dla mieszkańców gmin uczestniczących w projekcie.
Po zatwierdzeniu treści broszur przez Zamawiającego, Wykonawca niezwłocznie przekaże
opracowane i poprawione według wskazówek Zamawiającego materiały do druku.
Publikacje na stronie tytułowej powinny zawierać jasne wskazanie udziału Wspólnoty w
Projekcie. W przypadku, gdy użyta jest flaga państwowa lub herb regionalny, umieszcza się
flagę Wspólnoty. Strona tytułowa musi również zawierać nazwę Projektu.
Po wydrukowaniu broszur Wykonawca zajmie się ich dystrybucją.
Lista odbiorców broszur przeznaczonych dla mediów oraz zainteresowanych podmiotów zostanie
ustalona wspólnie przez Wykonawcę i Zamawiającego. Koszt wysyłki broszur ponosi
Wykonawca. Broszury informacyjne o Projekcie przeznaczone dla mieszkańców zostaną im
przekazane podczas spotkań lub rozesłane do gospodarstw domowych.
4.2.8.
Materiał audiowizualny o Projekcie (płyty CD/DVD)
Zadaniem Wykonawcy będzie wykonanie materiałów audiowizualnych na temat realizacji
Projektu. Materiały te obejmować będą:
1.
Materiał filmowy o czasie trwania ok. 15 - 20 minut, przedstawiający genezę Projektu,
planowane działania, zakres techniczny, harmonogram i koszty realizacji, wypowiedzi
przedstawicieli instytucji zaangażowanych w realizację Projektu oraz spodziewane efekty
społeczne, gospodarcze i ekologiczne.
Materiał filmowy należy wykonać w terminie do 2 miesięcy od dnia podpisania Kontraktu.
2.
Materiał filmowy o czasie trwania około 15 – 20 minut, przygotowany na zakończeniu
realizacji całego Projektu, przedstawiający efekty realizacji.
Materiał filmowy wymieniony w w/w punktach należy opracować w ilości 500 egzemplarzy
(każdy) w formacie DVD-Video.
Przed wydaniem filmów na płytach DVD, materiał przeznaczony do wydania należy przedstawić
Zamawiającemu do akceptacji. Materiał może zostać opublikowany na płytach DVD dopiero po
uzyskaniu akceptacji Zamawiającego i uwzględnieniu wszystkich uwag.
Materiały audiowizualne (okładki płyt, nadruki na płytach, czołówka filmów) powinny zawierać
jasne wskazanie udziału Unii Europejskiej w Projekcie. W przypadku, gdy użyta jest flaga
państwowa lub herb regionalny, umieszcza się flagę Unii Europejskiej.
Po opublikowaniu materiału filmowego na płytach DVD, Wykonawca zajmie się ich dystrybucją.
Lista odbiorców materiału filmowego zostanie ustalona wspólnie przez Wykonawcę
i Zamawiającego. Koszt dystrybucji materiału ponosi Wykonawca.
4.2.9.
Internetowa strona informacyjna o Projekcie
Zadaniem Wykonawcy będzie utworzenie, prowadzenie i regularna aktualizacja strony
internetowej informującej o Projekcie przez cały okres realizacji Kontraktu.
Do zadań Wykonawcy będzie w szczególności należeć:
· opracowanie szaty graficznej strony;
· opracowywanie treści strony;
· opublikowanie strony jako podstrony pod domeną wykupioną przez Zamawiającego;
· bieżąca aktualizacja strony o najświeższe informacje dotyczące realizacji Projektu.
Na stronie tej należy zamieszczać podstawowe informacje o projekcie, w tym obligatoryjnie o:
zakresie Projektu, stanie zaawansowania prac, celach i korzyściach wynikających z Projekt,
źródłach finansowania przedsięwzięcia, koszcie projektu oraz wysokości dofinansowania przez
Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności. Wykonawca będzie zobligowany do dokonania
aktualizacji informacji zawartych na stronie internetowej w związku z postępami w realizacji
Projektu.
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Strona 15 z 17
Wszystkie dane zamieszczone na utworzonej stronie internetowej o Projekcie musza spełniać
wymogi ujęte w dokumencie „Zasady promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ 2007 – 2013”
Strona internetowa powinna zawierać również, stosowne dokumenty, formularze, porady, linki
do ważnych stron, w tym stron Komisji Europejskiej dotyczących Funduszu Spójności.
W Raporcie wstępnym, Wykonawca obowiązany jest przedstawić Zamawiającemu szczegółowy
projekt strony internetowej, w szczególności treści strony oraz szaty graficznej. Po
zatwierdzeniu przez Zamawiającego i uwzględnieniu jego uwag i wskazówek, Wykonawca
niezwłocznie opublikuje stronę pod wykupioną przez Zamawiającego domeną.
Wszelkie treści zamieszczane na stronie internetowej muszą wcześniej uzyskać pisemne
zatwierdzenie Zamawiającego.
5. LOGISTYKA I OKRESY WYKONYWANIA
5.1. Lokalizacja projektu
Projekt jest zlokalizowany na terenie dwóch gmin: Tuczępy, Staszów, województwo świętokrzyskie;
Polska.
Wykonawca będzie wypełniał swoje obowiązki głównie w Rzędowie. Należy przewidzieć
krótkoterminowe wyjazdy m.in. do siedziby Instytucji Wdrażającej/Pośredniczącej II – Wojewódzki
Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Kielcach. Koszty takich wyjazdów będą
pokrywane przez Wykonawcę.
5.2. Okres realizacji Kontraktu
Okres wykonywania Kontraktu: do 31.12.2013 roku.
6. INNE WYMAGANIA ZAMAWIAJĄCEGO
Dostępność personelu
1. Specjalista ds. działań informujących i promujących - Kierownik zadania (1 osoba) – niniejsza
osoba musi posiadać doświadczenie polegające na kierowaniu/zarządzaniu co najmniej 1 kampanią
informacyjną lub promocyjną lub reklamową.
Kluczowy Ekspert powinien być dostępny dla Zamawiającego w ramach realizacji obowiązków
wskazanych w SIWZ.
Współpraca Wykonawcy z Zamawiającym
1. Wykonawca zobowiązany będzie do bieżącej współpracy z Kierownikiem JRP, a także do
utrzymywania stałego kontaktu z Zamawiającym.
2. Aby wypełnić swoje zobowiązania, Wykonawca zapewni wykwalifikowany personel. W
przypadku gdy osoba biorąca udział w realizacji zamówienia nie zna języka polskiego
wymagane jest, aby Wykonawca zapewnił pełną usługę tłumaczenia „na i” z języka
polskiego.
3. Wykonawca jest zobowiązany do wskazania osoby, która będzie realizować zamówienie.
4. Wykonawca powinien wyposażyć osobę która będzie realizować zamówienie w niezbędne
wsparcie i techniczną pomoc ekspertów, którzy mogą być niezbędni do właściwej realizacji
tej Umowy.
Archiwizacja
Wykonawca będzie gromadzić i przechowywać przygotowywane przez siebie materiały i
dokumenty, w formie papierowej i cyfrowej, związane z realizacją Projektu w okresie trwania
Umowy.
7. OBOWIĄZKI ZAMAWIAJĄCEGO W ZAKRESIE WSPÓŁPRACY Z
WYKONAWCĄ
Zamawiający:
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Strona 16 z 17
1. dostarczy Wykonawcy niezbędnych informacji do prowadzenia działań objętych Kontraktem,
2. wskaże osobę do współpracy z Wykonawcą.
8. RAPORTOWANIE
8.1 Wymagania dotyczące składania raportów
Wykonawca podczas realizacji Kontraktu wykona następujące raporty:
-
Raport Wstępny,
-
Kwartalne Raporty z postępu prac,
-
Raport Końcowy.
8.2 Szczegółowe wymagania
8.2.1 Raport Wstępny
Musi być opracowany i przekazany Zamawiającemu w terminie 30 dni od daty podpisania Umowy
i powinien zawierać, co najmniej, następujące informacje:
-
Harmonogram działań Wykonawcy w całym okresie trwania umowy,
-
Opis zadań do najbliższego Kwartalnego Raportu z postępu prac,
-
Projekt internetowej strony informacyjnej o Projekcie. Raport powinien zawierać także
szczegółowy Harmonogram rzeczowo-finansowy
8.2.2 Raporty kwartalne z realizacji prac
Muszą być opracowane i przekazane zamawiającemu do 10-go dnia każdego miesiąca po
zakończeniu kwartału kalendarzowego, którego dotyczą, poczynając od daty podpisania Umowy.
Raporty muszą zawierać opis wykonanych usług oraz zaangażowanie poszczególnych specjalistów i
specjalistów krótkoterminowych. Raporty powinny zawierać co najmniej:
-
Opis działań podjętych przez Wykonawcę i plany na następny okres sprawozdawczy,
-
Prezentację rzeczowego i finansowego stanu zaawansowania realizacji Umowy,
-
Analizę procentową wykonania i wydatków podczas okresu sprawozdawczego narastająco
do dnia bieżącego,
-
Opisy powstałych podczas realizacji Umowy zagrożeń i podjęte działania oraz sposoby ich
unikania w przyszłości.
8.2.3 Raport Końcowy
Raport Końcowy powinien zostać przygotowany w terminie 30 dni od zakończenia realizacji Umowy
i zawierać pełne podsumowanie czynności wykonywanych podczas wdrażania projektu, krytyczną
analizę wszystkich ważniejszych problemów, jak również proponowane zalecenia dla przyszłych
działań o podobnym charakterze.
Raport końcowy zawierał będzie m. in.:
-
wykaz prac wykonanych podczas okresu sprawozdawczego narastająco do dnia bieżącego
(na podstawie Kwartalnych Raportów z postępu prac),
-
informację o technicznych problemach i przedsięwziętych działaniach mających na celu ich
przezwyciężenie, wraz z proponowanymi zaleceniami dla rozwiązywania tego typu
problemów w przyszłych działaniach Zamawiającego.
Szczegółową zawartość i format raportów, należy uzgodnić z Zamawiającym.
8.3 Składanie i zatwierdzanie raportów
Wszystkie raporty powinny być złożone do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Raporty będą
składane do JRP w jednym egzemplarzu oraz dodatkowo w wersji elektronicznej. Raporty będą
przygotowane w formacie uzgodnionym z Zamawiającym, a strony tytułowe będą wyraźnie
informować, że ten Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejska z Funduszu Spójności.
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Strona 17 z 17
Wszystkie raporty będą zatwierdzane przez Zamawiającego. W ciągu 14 dni od otrzymana raportu
Zamawiający powiadomi Wykonawcę o jego przyjęciu lub odrzuceniu. W przypadku Raportu
Końcowego termin ten wynosi 21 dni. Jeżeli Zamawiający nie przekaże uwag na piśmie raporty
będą uważane za zatwierdzone przez Zamawiającego. Błędy w raportach wykazane przez
Zamawiającego muszą być usunięte przez Wykonawcę w ciągu 7 dni roboczych.
Każdy raport zatwierdzony przez Zamawiającego będzie złożony przez Wykonawcę w jednym
egzemplarzu oraz dodatkowo w wersji elektronicznej. Każdy raport będzie istniał tylko w jednej
ostatecznej wersji.
Forma i zawartość oraz terminy wykonania Raportów muszą być zgodne z wymogami
Zamawiającego. Wykonawca ma obowiązek przygotowywania dodatkowych raportów, jeżeli zażąda
ich Zamawiający lub IW/IP II.
Zamawiający może wyznaczyć inny zakres, sposób i terminy sporządzania raportów.
Zestawienie terminów sporządzania raportów
Nazwa Raportu
Termin wykonania
Raport Wstępny
30 dni od zawarcia Umowy
Kwartalne Raporty z postępu prac
10 dni po okresie sprawozdawczym
Raport Końcowy
30 dni od daty zakończenia realizacji Umowy
Kontrakt nr 05: Promocja podczas realizacji Projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy”