Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

WZP/WIS/U-332-13/14
Załącznik nr 2 do SIWZ
dla rozwoju Mazowsza
Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 20072013 oraz budżetu województwa mazowieckiego
Człowiek – najlepsza inwestycja
Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Na organizację w ramach uroczystych obchodów 10 rocznicy przystąpienia Polski do Unii
Europejskiej „Strefy Funduszy Europejskich”
podczas imprez plenerowych w czterech dużych ośrodkach miejskich województwa
mazowieckiego, których przeprowadzenie planowane
jest w okresie pomiędzy 01 a 10.05.2014 r.
Opis przedmiotu zamówienia:
1. Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiającego: organizacja w ramach uroczystych obchodów
10 rocznicy przystąpienia Polski do Unii Europejskiej „Strefy Funduszy Europejskich” podczas
imprez plenerowych w czterech dużych ośrodkach miejskich województwa mazowieckiego.
2. Rodzaj zamówienia:
Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
92000000-1 usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe;;
92622000-7 usługi w zakresie organizowania wydarzeń sportowych;;
80550000-4 usługi szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa;
3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja w ramach uroczystych obchodów 10 rocznicy przystąpienia
Polski do Unii Europejskiej „Strefy Funduszy Europejskich” podczas czterech imprez plenerowych
organizowanych w dużych ośrodkach miejskich województwa mazowieckiego (Warszawa,
Szydłowiec, Siedlce, Płock) współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy
Technicznej dwóch programów: Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego
2007-2013 (RPO WM) oraz Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL).
Usługę organizacji „Strefy Funduszy Europejskich”, należy rozumieć, jako:
1. przygotowanie „Strefy Funduszy Europejskich”, czyli zapewnienie zadaszonej powierzchni, na której
wszyscy zainteresowani będą mogli poprzez proste prezentacje, praktyczne doświadczenia
i materiały dydaktyczne zdobywać nowe umiejętności i wiedzę. Zajęcia edukacyjne prowadzone
przez pracowników różnych instytucji (beneficjentów RPO WM i PO KL) będą miały na celu
wzbudzenie zainteresowań różnymi dziedzinami nauki oraz rozwijanie ciekawości poznawczej.
Zabawa, proste interaktywne doświadczenia i ciekawe pokazy pozwolą rozwijać wyobraźnię i
tłumaczyć podstawowe prawa natury. Zainteresowani będą mogli nabyć umiejętności udzielania
pierwszej pomocy. Dzieci będą mogły także wziąć udział w konkursach, pomalować buźki czy
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 1 z 6
WZP/WIS/U-332-13/14
Załącznik nr 2 do SIWZ
pobawić się balonami oraz nauczyć się zasad poruszania się na ulicy w mobilnym miasteczku ruchu
drogowe.
2. obsługa „Strefy Funduszy Europejskich” podczas imprez, na które składa się: rozłożenie, a następnie
złożenie namiotów i wyposażenia, obsługa sprzętu (oświetlenie, nagłośnienie, klimatyzacja,
ogrzewanie, agregat prądotwórczy), rozstawienie stanowisk do prezentacji i zajęć prowadzonych
przez beneficjentów, ustawienie i zawieszenie wszystkich elementów wizualizacji i aranżacja
przestrzeni w obu namiotach, rozkładanie materiałów informacyjnych, prowadzenie konkursów i gier
sprawnościowych dla dzieci i młodzieży, ustawienie Miasteczka Ruchu Drogowego, zabezpieczenie
stanowisk i powierzonych przez beneficjentów materiałów dydaktycznych podczas całego wyjazdu,
posprzątanie terenu po imprezie.
Wizualizacja oznacza przygotowanie projektów (oznaczenie namiotów, stanowisk, materiałów
dydaktycznych, flag przenośnych, itp.) zgodnie z wymaganiami określonymi w wytycznych dotyczących
wspólnej wizualizacji obchodów 10-lecia przystąpienia Polski do Unii Europejskiej (stanowiącym
Załącznik nr 2 Umowy) oraz Księgi Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności 2007-2013
(stanowiącą Załącznik nr 3 do Umowy) Projekty wizualizacji wymagają każdorazowej akceptacji
Zamawiającego przed wykonaniem.
Obszar działania dotyczy całego województwa mazowieckiego. Nie przewiduje się współpracy z
beneficjentami z poza administracyjnych granic Mazowsza.
Miejsca oraz terminy imprez plenerowych:
1.
01.05.2014
czwartek/Święto Państwowe
Warszawa
2.
03.05.2014
sobota/Święto Państwowe
Szydłowiec
3.
07.05.2014
środa
Siedlce
4.
10.05.2014
sobota
Płock
Czas trwania projektu od daty podpisania umowy do 15.05.2014 r. (przy czym przewidywany czas
realizacji wyjazdów od 01-11.05.2014 r.). Imprezy trwać będą nie mniej niż 8 godzin, przy założeniu, że
zakończą się nie później niż o godz. 22.00, a ich organizacja będzie zgodna z ustawą o bezpieczeństwie
imprez masowych
4. Opis przedmiotu zamówienia:
WYKONAWCA ZOBOWIĄZANY JEST DO:
4.1.
Zapewnienia namiotu z przeznaczeniem na zajęcia edukacyjne prowadzone przez
pracowników różnych instytucji (beneficjentów RPO WM i PO KL w stosunku 10:1), na który
składają się:
2
o namiot sferyczny o powierzchni od 100 do 120 m , np.:
o na powierzchni otwartej namiotu podłoga/podest wzniesiona w stosunku do podłoża na
wysokość zapewniającą komfort uczestnikom bez względu na warunki atmosferyczne
(wykluczone użycie wykładzin lub pianek ułożonych bezpośrednio np. na ziemi czy murawie). Do
namiotu musi być zapewniony wjazd dla osób niepełnosprawnych oraz wózków dziecięcych;
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 2 z 6
WZP/WIS/U-332-13/14
Załącznik nr 2 do SIWZ
o w wyposażeniu namiotu powinien być zapewniony standardowy system klimatyzacji oraz
ogrzewania, a także oświetlenie;
o namiot powinien zostać oznaczony z zewnątrz zawieszonym nad lub ustawionym obok wejścia
do namiotu nośnikiem typu: baner, stand 3D itp. oraz przenośnymi flagami, balonikami
i chorągiewkami itd. zgodnie z wytycznymi odnośnie wizualizacji (Załącznik nr 2 Umowy);
o rozstawienie zgodnie z zaakceptowanym przez MJWPU projektem aranżacji przestrzeni
stanowisk do zajęć i prezentacji prowadzonych przez 9 beneficjentów w ramach RPO WM
oraz jednego PO KL. Ze względu na różnorodność prowadzonych działań, zarówno
projektowanie stanowisk, jak i aranżacja przestrzeni wymaga indywidualnego podejścia do
każdego ze stoisk. Już na etapie projektowania Wykonawca powinien porozumieć się z
beneficjentami, w celu przygotowania optymalnych rozwiązań. Na wyposażeniu stanowisk
oprócz materiałów przekazanych przez beneficjentów powinny się znaleźć: stół i dwa
krzesełka, kosz na śmiecie, lada, szyld z logiem 10-lecia, tabliczka informującą o projekcie
i beneficjencie;
o do wykonania stanowiska Wykonawca indywidualnie ustali z beneficjentem, jakie dodatkowe
wyposażenie będzie niezbędne do prowadzenia zajęć czy prezentacji oraz zapewni je
podczas imprez (np. misie do robienia zastrzyków, bandaże, kredki do kolorowania, kreda,
miski na wodę itd.);
o dodatkowe wyposażenie namiotu, które zapewnia Wykonawca to:
−
punkt do konsultacji indywidualnych (stoliczek, minimum 4 krzesełka, oznaczenie zgodne z
sugestią Zamawiającego)
−
stand przy wejściu (wys. 2 m) z informacjami logotypami oraz informacjami zgodnymi z
wytycznymi Zamawiającego;
−
wystawa prezentująca zmiany, jakie dokonały się po 10 latach obecności Polski w UE,
poprzez zrealizowane projekty finansowane z Funduszy Europejskich w województwie
mazowieckim – 20 plansz rozwieszonych lub ustawionych wzdłuż ścian (plansze – wydruki
2
np. na materiale lub piance o powierzchni ok. 2 m ). Stosunek prezentowanych projektów
18 RPO WM do 2 PO KL – zdjęcia dostarczy Zamawiający. Na każdym ze zdjęć musi
zostać umieszczona informacja zawierająca: tytuł projektu, nazwa własna beneficjenta,
miejsce realizacji, logotyp programu i informacja o współfinansowaniu zgodnie z Księgą
Wizualizacji (Załącznik nr 3 do Umowy);
UWAGA! zamieszczone powyżej zdjęcia są jedynie przykładem graficznym i nie stanowią obligatoryjnego
wzoru.
4.2.
Zapewnienia namiotu z przeznaczeniem na rekreacji dla całych rodzin:
2
o namiot sferyczny o powierzchni od 100 do 120 m ;
o na powierzchni otwartej namiotu podłoga/podest wzniesiona w stosunku do podłoża na
wysokość zapewniającą komfort uczestnikom bez względu na warunki atmosferyczne
(wykluczone użycie wykładzin lub pianek ułożonych bezpośrednio np. na ziemi czy murawie). Do
namiotu musi być zapewniony wjazd dla osób niepełnosprawnych oraz wózków dziecięcych;
o w wyposażeniu namiotu powinien być zapewniony standardowy system klimatyzacji oraz
ogrzewania, a także oświetlenie i nagłośnienie z 3 bezprzewodowymi mikrofonami;
o w namiocie powinno się znaleźć wydzielone zaplecze magazynowe (osłonięte ściankami)
2
o powierzchni min. 12 m z dodatkowo ustawionymi 4 krzesełkami i stoliczkiem – dopuszcza się
2
dostawienie dodatkowego namiotu sferycznego o powierzchni min. 12 m , jednak pod
warunkiem, że wejście do niego będzie bezpośrednio z namiotu przeznaczonego na aktywność
dla całych rodzin;
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 3 z 6
WZP/WIS/U-332-13/14
Załącznik nr 2 do SIWZ
o w namiocie zostanie przygotowane miejsce dla rodziców oczekujących na dzieci o powierzchni
2
około 20 m , w którym zostaną ustawione: krzesełka (16 szt.), stoliczki (4 szt.), pufy (8 szt.) oraz
stojak na materiały informacyjne;
o namiot powinien zostać oznaczony z zewnątrz zawieszonym nad lub ustawionym obok wejścia
do namiotu nośnikiem typu: baner, stand 3D itp. oraz przenośnymi flagami, balonikami
i chorągiewkami itd. zgodnie z wytycznymi odnośnie wizualizacji (Załącznik nr 2 Umowy);
o stand przy wejściu (wys. 2 m) z informacjami logotypami oraz informacjami zgodnymi z
wytycznymi Zamawiającego;
o zapewnienie
wyposażenia
niezbędnego
do
przeprowadzenia
zabawy/quizów/
konkursów/gier sprawnościowych zgodnie z zaakceptowanym przez MJWPU projektem
aranżacji przestrzeni;
o mini-sceny wraz z wizualizacją.
o w ramach strefy dla dzieci Wykonawca zapewni umyte owoce nie wymagające obierania
(np. jabłka, gruszki, itp.), które będą rozdawane dzieciom podczas trwania imprezy, jako
element edukujący dzieci z zasad zdrowego żywienia, po 200 kg na imprezę;
4.3.
Ustawienia Mobilnego Miasteczka Ruchu Drogowego:
o o powierzchni 30 m x 40 m;
o zapewnienie pomocy przy rozkładaniu Miasteczka;
o zapewnienie stabilnego podłoża – podestu (np. z płyt wiórowych o grubości min. 22 mm,
suchotrwałej, klasy 1/1) wzniesiona w stosunku do podłoża na wysokość zapewniającą komfort
uczestnikom bez względu na warunki atmosferyczne (wykluczone użycie wykładzin lub pianek
ułożonych bezpośrednio np. na ziemi czy murawie). Na podest zapewniony wjazd dla osób
niepełnosprawnych oraz wózki dziecięce;
4.4.
Przygotowania wizualizacji oznaczonej zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Infrastruktury i
Rozwoju odnośnie wizualizacji (Załącznik nr 2 Umowy) oraz Księgą Znaku dla NSS 2007-2013
(Załącznik nr 3 Umowy), na który złoży się:
o przygotowanie projektu wizualizacji zewnętrznej do oznaczenia namiotów (typu: baner
o rozmiarze minimum 80 cm wysokości i 300 cm szerokości lub stand przestrzenny np.
eliptyczny, kolumnowy o wysokości 300 cm) zgodnie z wytycznymi Zamawiającego.
Wykonawca przygotuje i zawiesi/ustawi wizualizację dla dwóch namiotów po uzyskaniu
akceptacji Zamawiającego;
o przygotowanie projektu wizualizacji wewnętrznej do oznaczenia namiotów (typu: stand
przestrzenny np. eliptyczny, kolumnowy o wysokości 200 cm) zgodnie z wytycznymi
Zamawiającego. Wykonawca przygotuje i ustawi wizualizację dla dwóch namiotów po
uzyskaniu akceptacji Zamawiającego;
o przygotowanie projektu wizualizacji flag przenośnych wraz z systemem mocującym wg.
wytycznych Zamawiającego. Wykonawca przygotuje zestaw 40 flag przenośnych (3,5 m
wysokości) po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego oraz dostarczy do warszawskiej
siedziby MJWPU najpóźniej na dwa dni przez pierwszą imprezą;
o przygotowanie projektu nadruków na balony i chorągiewki wg. wytycznych Zamawiającego.
Wykonawca przygotuje 6000 szt. baloników na patyczkach oraz 6000 szt. chorągiewek
reklamowych na patyczku po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego oraz dostarczy po 2000
szt. baloników i chorągiewek do warszawskiej siedziby MJWPU najpóźniej na dwa dni przed
pierwszą imprezą;
4.5.
Przygotowania materiałów dydaktycznych do prowadzenia zabaw, konkursów i quizów:
o zestawów do prowadzenia zabaw, konkursów i quizów każdorazowo przed każdym
wyjazdem np. dużych klocków (np. kartonowych, piankowych itp.) czy puzzli
(np. piankowych, filcowych, tekturowych itp.) z nalepionymi wydrukami przedstawiającymi
projekty realizowane w okolicy imprez zgodnych z harmonogramem wyjazdów. Materiały
dydaktyczne po zakończeniu umowy przechodzą na własność MJWPU;
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 4 z 6
WZP/WIS/U-332-13/14
Załącznik nr 2 do SIWZ
UWAGA! zamieszczone powyżej zdjęcie jest jedynie przykładem graficznym i nie stanowi obligatoryjnego
wzoru.
o przygotowanie zestawu pytań do konkursów typu „koło fortuny” na temat obu programów
oraz zrealizowanych w okolicy projektów (w stosunku RPO WM i PO KL 9:1) czy ogólnych
nt. UE;
o Wykonawca przekaże Zamawiającemu autorskie prawa majątkowe do materiałów
wytworzonych w ramach wykonywania umowy, w szczególności wizualizacji, scenariusza
gier i zabaw, pytań w konkursach i quizach, grafiki stanowisk do zajęć i ich oznaczenia,
materiałów dydaktycznych itd.;
o zapewnienie farbek do malowania twarzy, baloników do skręcania „zwierzątek”, kredek do
rysowania, papieru i sztalug, elementów niezbędnych do przeprowadzenia różnego typu gier
sprawnościowych itd. w liczbie zapewniającej zabawę przez minimum 8 godz. imprezy;
4.6.
Zapewnienia personelu do obsługi 4 imprez, czyli „Stref Funduszy Europejskich”:
o Kierownika projektu – co najmniej 5 lat doświadczenia w prowadzeniu imprez plenerowych
mających na celu promocję produktów/instytucji/programów unijnych/itp.;
o 8 osób obsługi technicznej, do której zadań należy:
− rozłożenie, a następnie złożenie namiotów wraz z całym wyposażeniem, budowa
i demontaż stanowisk do prowadzenia zajęć przez beneficjentów, rozkładanie materiałów
promocyjnych przekazanych przez MJWPU i beneficjentów, pilnowanie stanowisk itd.;
− utrzymania i obsługa techniczna sprzętu nagłaśniającego, agregatu prądotwórczego,
systemu nagrzewania lub klimatyzacji (w zależności od warunków atmosferycznych) w
obu namiotach, obejmującej w szczególności zapewnienie sprawności wszystkich
urządzeń znajdujących się na wyposażeniu, zapewnienie kompletności elementów
wyposażenia, niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek;
− bieżącego utrzymania czystości i estetyki „Strefy Funduszy Europejskich”;
− Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej będzie realizował w sposób
nie kolidujący z funkcjonowaniem „Strefy Funduszy Europejskich”;
o 8 osób − animatorzy, do obowiązków których będzie należało:
−
zachęcanie mieszkańców Mazowsza do odwiedzenia stoiska MJWPU;
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 5 z 6
WZP/WIS/U-332-13/14
Załącznik nr 2 do SIWZ
−
przygotowanie oraz poprowadzenie zabaw, konkursów i quizów w trakcie trwania
całego eventu, w oparciu o wytyczne Zamawiającego (dla dzieci, młodzieży
i dorosłych);
−
przygotowanie oraz prowadzenie gier sprawnościowych;
−
opieki nad dziećmi korzystającymi z urządzeń do zabawy znajdujących się w „Strefie
Funduszy Europejskich”;
−
stosunek czasowy prowadzonych konkursów 10 RPO WM : 1 PO KL;
−
bloki tematyczne: RPO WM, PO KL, (podstawowy poziom znajomości) oraz zagadnień
związanych z UE.
o 1 osoba, która przeszła szkolenie w zakresie ratownictwa medycznego (osoba pełniąca
funkcję ratownika medycznego).
4.7.
Informacje dodatkowe:
o
pracownicy MJWPU uzyskają od organizatorów wskazanych w harmonogramie imprez
zgodę na uczestnictwo. Po stronie Wykonawcy leży zapewnienie miejsca na ustawienie
„Strefy Funduszy Europejskich” i punktu informatycznego w eksponowanym punkcie oraz
potwierdzenia, że impreza organizowana jest zgodnie z Ustawą o Bezpieczeństwie Imprez
Masowych z późn. zm. z dn. 22 sierpnia 1997 r.;
o
po zakończeniu każdej z imprez Wykonawca posprząta teren, na którym była rozstawiona
cała „Strefa Funduszy Unijnych”;
Wykonawca nie może wykorzystać „Strefy Funduszy Europejskich”, ani jego elementów
do promowania czegokolwiek lub kogokolwiek bez uzyskania zgody Zamawiającego;
szczegółowe wytyczne Wykonawca uzyska na podstawie bezpośrednich konsultacji z
Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować wizualizację wszystkich
elementów przewidzianych w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia na podstawie
pisemnej akceptacji Zamawiającego;
o
o
o
Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność w przypadku wszelkich szkód poniesionych
przez beneficjentów z tytułu powierzenia materiałów i sprzętu;
o
Wykonawca ponosi odpowiedzialność cywilną z tytułu wszelkich szkód wyrządzonych
osobom trzecim, w tym także organizatorom imprez plenerowych, w których uczestniczy
„Strefa Funduszy Europejskich”.
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 6 z 6