A r t y k u ³ d y s k u s y j n y

Artykuł dyskusyjny
Jan Micewicz
ROLA RZECZOWEGO WYKAZU AKT
W KSZTAŁTOWANIU
NARASTAJĄCEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO
— PROPOZYCJA OPRACOWYWANIA I STOSOWANIA
W KANCELARII WOJSKOWEJ
Istniejące współcześnie zjawisko masowości wytwarzanych akt (także i w
wojsku), poza tym ograniczona pojemność magazynów archiwalnych, stosunkowo
nieliczny personel archiwów, a tym samym i ograniczone możliwości archiwalnego
opracowywania przejmowanych akt, determinują taką działalność służby archiwalnej,
aby pozostawić do trwałego przechowywania minimum materiałów zawierających
maksimum informacji. Celowi temu służy właśnie
s e l e k c j a
a k t,
tj.
dokonywanie wyboru z całości dokumentacji aktowej danej jednostki organizacyjnej
tej części akt, która posiada największą wartość źródłową (informacyjną), a więc
zasługującą na trwałe przechowywanie1.
Zasadniczym normatywem warunkującym właściwe narastanie materiałów
archiwalnych w obrębie jednostki organizacyjnej jest r z e c z o w y w y k a z a k t.
Stanowi on bowiem klasyfikator rzeczowy — zalicza wytwarzane akta do
odpowiednich grup rzeczowych oraz kwalifikator archiwalny — określa wartość
1
W państwowej służbie archiwalnej przeprowadzono tzw. selekcję instytucji tj. dokonano wyboru
tych instytucji, które wytwarzają akta o wartości historycznej, obejmując je szczególnym nadzorem
archiwalnym.
historyczną lub praktyczną akt przy pomocy odpowiednich oznaczeń kategorii:
archiwalnej „A” i niearchiwalnej „B”. Klasyfikacja rzeczowa polega na grupowaniu
akt w klasy (grupy) według zakresu i treści spraw w obrębie odpowiedniej kategorii
archiwalnej. Celem klasyfikacji jest podział wytwarzanej dokumentacji aktowej na
odpowiednie teczki przedmiotowe umożliwiające w miarę szybkie i sprawne
odszukiwanie danej sprawy (pisma) wśród innych. Natomiast kwalifikacja archiwalna
polega na określeniu, które akta ze względu na zawartą w nich informację źródłową
mają wartość historyczną — trwałą (kategoria „A”), a które jedynie praktyczną —
czasową (kategoria „B”)2.
Tak więc w pracy kancelaryjnej rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę
podziału wytwarzanej dokumentacji aktowej na poszczególne teczki obejmujące
jednorodne grupy spraw o jednakowych kategoriach archiwalnych. Wykaz dobrze
opracowany i właściwie stosowany chroni materiały archiwalne przed zniszczeniem
oraz umożliwia terminowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. W kancelarii
systemu bezdziennikowego rzeczowy wykaz akt pełni również funkcję ewidencyjną,
gdyż stosowany w nim „znak akt” jest elementem numeru sprawy (pisma). Natomiast
w kancelarii wojskowej (systemu dziennikowego) „znak akt” może mieć jedynie
znaczenie pomocnicze w wyszukiwaniu poszczególnych teczek.
Dotychczas w działalności kancelarii wojskowej nie stosowano rzeczowych
wykazów akt w rozumieniu archiwistyki. Sporządzany z początkiem każdego roku
kalendarzowego wykaz teczek założonych na dany rok (Rejestr teczek dokumentów
tajnych, dzienników i ksiąg ewidencyjnych) jest tzw. planem registratury i nie może
być traktowany jako rzeczowy wykaz akt sensu stricto. Według definicji „Polskiego
Słownika Archiwalnego” plan registratury jest systematycznym spisem haseł
rzeczowych, według których kancelaria rejestruje i przechowuje akta. Natomiast
rzeczowy wykaz akt jest rzeczową klasyfikacją akt występujących w działalności
twórcy zespołu, wyrażoną za pomocą haseł obejmujących poszczególne grupy spraw
oraz przyporządkowanych im odpowiednim kategoriom archiwalnym3. Brak
dotychczas w kancelarii wojskowej właściwego podziału rzeczowego i odpowiedniego
2
A. M u s z y ń s k i, Rola wykazu akt w kształtowaniu narastającego zasobu archiwalnego,
Archeion t. 60, 1974, s. 27—28 i 34—35.
3
Polski Słownik Archiwalny, Warszawa 1974, s. 62 i 88.
określenia wartości archiwalnej dokumentacji jeszcze przed jej powstaniem utrudnia
prawidłowe — w sensie archiwalizacji — kompletowanie akt w ramach jednostki
organizacyjnej. Dlatego też istnieje konieczna potrzeba stosowania w kancelarii
wojskowej rzeczowego wykazu akt jako jednego z zasadniczych normatywów w jej
działalności.
*
Rzeczowe wykazy akt pod względem budowy mogą mieć układ strukturalny
lub dziesiętny, tzw. jednolity.
Wykaz strukturalno-rzeczowy oparty jest o aktualną strukturę organizacyjną
urzędu (instytucji) i obejmuje zagadnienia będące przedmiotem ich działalności. Jego
budowa polega na tym, że w jednej grupie rzeczowej znajdują się akta wytworzone
tylko przez jedną komórkę organizacyjną. Zaletą tego wykazu jest to, że w przypadku
częściowej zmiany organizacyjnej lub kompetencji instytucji trzeba dokonać zmian
tylko w jego części bez naruszania całości. Ma on również stronę ujemną — z chwilą
zmiany struktury organizacyjnej instytucji traci aktualność i wtedy konieczna jest
zmiana jego budowy. Ponadto umieszczenie identycznych lub zbliżonych do siebie
treściowo haseł w różnych częściach wykazu utrudnia właściwe kierowanie spraw do
odpowiednich teczek, np. materiały dotyczące kilku komórek4.
W państwowej służbie archiwalnej przyjęto jako ogólnie obowiązujący w
resortach cywilnych jednolity wykaz rzeczowy akt, o układzie dziesiętnym5. Tak więc
nie jest on uzależniony od struktury organizacyjnej twórcy akt i może być stosowany
w różnych instytucjach. Wykaz jest zatem rzeczową klasyfikacją akt w oderwaniu od
struktury organizacyjnej. Jego budowa polega na podziale całości wytwarzanej
dokumentacji na 10 klas głównych, oznaczonych cyframi od 0 do 9, następnie każdą z
nich na 10 klas stopnia niższego. Dalszego podziału dokonuje się w zależności od
potrzeby, jednak zawsze w obrębie od 0 do 9. Końcowy stopień podziału danej klasy
4
Ocenę strukturalnych wykazów akt dają: M. G d y n i a, i Sł. P o p r a s k a, Wykaz akt
przedsiębiorstw hutniczych, Archeion t. 34, 1961, s. 3—23, A. M u s z y ń s k i, op. cit., s. 24—27; I.
R a d t k e, Jednolite wykazy akt, Archeion t. 44, 1966, s. 33.
5
„Przykładowy wykaz akt typowych” stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia ministra Nauki,
Szkolnictwa Wyższego i Techniki z 25.07.1984 r. (Dz. U. nr 41, 1984, poz. 216).
stanowi hasło teczki.
Opracowywane dla poszczególnych resortów, instytucji czy urzędów
rzeczowe wykazy akt podlegają akceptacji państwowej służby archiwalnej. W
praktyce jednostki organizacyjne stopnia centralnego, których wykazy akt mają
charakter wzorcowy dla jednostek podległych uzgadniają opracowane rzeczowe
wykazy akt z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych. Natomiast jednostki
organizacyjne, które nie posiadają jednostek podległych wykazy akt uzgadniają z
archiwami sprawującymi nadzór archiwalny. Tak więc w resortach objętych nadzorem
archiwalnym przez państwową służbę archiwalną sprawa opracowywania i
uzgadniania (akceptacji) rzeczowych wykazów akt została ogólnie uregulowana, co w
praktyce daje właściwe wyniki. Rozwiązanie tej kwestii w wojsku stoi także przed
„wojskową służbą archiwalną”.
Biorąc pod uwagę specyfikę jednostek wojskowych między innymi pod
względem organizacji, obowiązującego w kancelarii dziennikowego systemu
prowadzenia
ewidencji
oraz
stosowanego
dotychczas
dowolnego
podziału
wytwarzanej dokumentacji na poszczególne teczki przedmiotowe — obowiązujący
„Wykaz
wojskowych
materiałów
archiwalnych”6
jest
jedynie
generalnym
kwalifikatorem i nie określa podziału dokumentacji wojskowej na grupy rzeczowe.
Ponadto ograniczone możliwości Centralnego Archiwum Wojskowego w zakresie
indywidualnego akceptowania rzeczowych wykazów akt opracowywanych przez
poszczególne jednostki wojskowe skłaniają do stwierdzenia, że zasady przyjęte w tym
zakresie przez państwową służbę archiwalną w odniesieniu do jednostek wojskowych
praktycznego zastosowania nie mają. Celem niniejszego opracowania jest zatem
przedstawienie
k o n c e p c j i — zdaniem autora — realnego rozwiązania tego
zagadnienia w wojsku.
*
W założeniu
6
r z e c z o w y
w yk a z
a k t
dla potrzeb jednostki
Wykaz stanowi załącznik do Instrukcji o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi,
sygn. Szt. Gen. 388/66.
wojskowej powinien stanowić systematyczny spis haseł ujęty w klasyfikację rzeczową
w formie tabelarycznej i w układzie poziomym zawierać:
Lp.
Hasło
Kat. arch.
Uwagi
1
2
3
4
1. Liczba porządkowa — oznaczenie cyfrowe kolejności zapisu haseł
wykazu (pozycji wykazu), może ona stanowić także numer teczki.
2. Hasło — sformułowanie słowne określające zakres treściowy spraw
gromadzonych w jednej teczce. Dlatego też jednym z zasadniczych warunków dobrze
sporządzonego wykazu, (należycie spełniającego swoją funkcję) jest odpowiednie
zredagowanie haseł właściwie informujących o przedmiotowości poszczególnych
teczek. Hasła wykazu powinny być tak sprecyzowane, aby bez trudu dało się każdą
sprawę zakwalifikować do właściwej teczki.
3. Kategoria archiwalna — oznaczenia literowe określające czas
przechowywania dla poszczególnych grup akt (teczek) objętych danym hasłem.
Dlatego też podział rzeczowy wytwarzanej dokumentacji winien być taki, aby akta
poszczególnych kategorii (A, B lub Bc) gromadzone były w oddzielnych teczkach.
4. Uwagi— dane uzupełniające (wyjaśniające) treść hasła, mogą też zawierać
wyszczególnienie rodzajów spraw gromadzonych w teczce pod określonym hasłem.
W wykazie pionowym poszczególne pozycje wykazu obejmowałyby
jednorodne grupy spraw określonych odpowiednim hasłem. Liczba haseł powinna
odpowiadać rzeczywistym potrzebom jednostki — tak więc ilości pozycji wykazu nie
należy nadmiernie rozbudowywać lub zbytnio ograniczać.
Rzeczowe wykazy akt dla poszczególnych jednostek (kancelarii) wojskowych
opracowywane byłyby przez te jednostki w oparciu o proponowany poniżej
S c h e m a t
j e d n o l i t e g o
dokumentacji
p o d z i a ł u
wojskowej
a r c h i w a l n e g o
oraz „Wykaz wojskowych materiałów
archiwalnych” stanowiący generalny kwalifikator dokumentacji powstającej w wyniku
działalności jednostek wojskowych. Dokonanie podziału wytwarzanej w jednostce
dokumentacji na grupy rzeczowe (teczki przedmiotowe) w ramach podziału
archiwalnego przyjętego w schemacie byłoby spełnieniem wymogów w zakresie
prawidłowego kształtowania narastającego zasobu archiwalnego, a tym samym
opracowany rzeczowy wykaz akt byłby akceptowany przez „wojskową służbę
archiwalną”.
Wykaz każdorazowo zatwierdzałby dowódca jednostki, natomiast CAW i
wojskowe archiwa terenowe prowadziłyby w tym zakresie konsultację oraz kontrole w
ramach sprawowanego nadzoru archiwalnego.
W przypadku zmiany struktury organizacyjnej lub zakresu działania jednostki,
rzeczowy wykaz akt winien być poddany weryfikacji i w miarę potrzeby należy
dokonać zmian (uzupełnienia) lub opracować nowy.
SCHEMAT
JEDNOLITEGO PODZIAŁU ARCHIWALNEGO
DOKUMENTACJI WOJSKOWEJ
Materiały archiwalne
1. D o k u m e n t a c j a n o r m a t y w n o – o r g a n i z a c y j n a:
1) projekty ustaw, dekretów, rozporządzeń i uchwał dotyczące obronności
kraju oraz Sił Zbrojnych PRL,
2) rozkazy, zarządzenia i inne dokumenty wyższych przełożonych stanowiące
podstawę prawną organizacji i zakresu działania własnej jednostki,
3) rozkazy, zarządzenia i inne dokumenty — własne — dotyczące organizacji
i zakresu działania jednostek podległych (stanowiące podstawę prawną ich
działalności),
4) rozkazy, zarządzenia, dyrektywy, wytyczne, instrukcje, regulaminy —
własne (oryginały, a w instytucjach centralnych także zasadnicze
projekty),
5) wykładnie aktów prawnych,
6) etaty jednostek wojskowych,
7) zakresy działania (statuty),
8) schematy strukturalno-organizacyjne — własne oraz jednostek podległych,
9) ewidencje jednostek podległych.
2. D o k u m e n t a c j a o r g a n ó w k o l e g i a l n y c h:
1) opracowania problemowe — własne,
2) sprawozdania (protokoły-relacje) z przebiegu posiedzeń,
3) uchwały,
wnioski,
postulaty itp.
(wypracowane
decyzje, przyjęte
ustalenia).
3. D o k u m e n t a c j a p l a n i s t y c z n a:
1) materiały dotyczące organizacji i metodyki planowania — opracowania
własne,
2) programy i plany perspektywiczne — opracowania własne (wersje
ostateczne),
3) plany wieloletnie oraz zmiany ustaleń planowych — opracowania własne
(wersje ostateczne),
4) plany roczne jednostkowe i zbiorcze oraz zmiany ustaleń planowych —
wersje ostateczne (w przypadku krótszych okresów sprawozdawczych niż
roczne należy zachować półroczne lub kwartalne).
4. D o k u m e n t a c j a s p r a w o z d a w c z a:
1) materiały dotyczące organizacji i metodyki sprawozdawczości —
opracowania własne,
2) sprawozdania wieloletnie zbiorcze — własne (wersje ostateczne),
3) sprawozdania roczne jednostkowe i zbiorcze — własne wersje ostateczne,
w przypadku krótszych okresów sprawozdawczych niż roczne, należy
zachować półroczne lub kwartalne),
4) sprawozdania z działalności komórek organizacyjnych, które nie znalazły
odzwierciedlenia w wersji ostatecznej sprawozdań całościowych.
5. D o k u m e n t a c j a s t a t y s t y c z n a:
1) zbiorcze opracowania końcowe zagadnień merytorycznych — własne,
2) analizy problemowe i kompleksowe — opracowania własne.
6. D o k u m e n t a c j a m e r y t o r y c z n a7:
1) materiały operacyjne,
2) materiały wyszkoleniowe wojsk i służb,
3) materiały odzwierciedlające stany liczbowe Sił Zbrojnych,
4) budżety oraz sprawozdania z ich realizacji — stopnia centralnego,
5) materiały dotyczące zaopatrzenia Sił Zbrojnych oraz stanu ilościowego
sprzętu i uzbrojenia,
6) zasadnicza dokumentacja techniczna i eksploatacyjna budownictwa
wojskowego oraz nieruchomości wojskowych,
7) materiały obejmujące wyniki prac naukowo-badawczych wojska,
8) materiały gier wojennych (ćwiczeń wojsk, sztabów i związków
taktycznych),
9) materiały dotyczące działalności wojska na rzecz gospodarki narodowej,
10) zasadnicze
materiały
dotyczące
działalności
wojska
w
misjach
pokojowych,
11) akta personalne żołnierzy zawodowych i pracowników cywilnych wojska
szczególnie zasłużonych dla obronności kraju i Sił Zbrojnych PRL.
7. Do k u m e n t a c j a p o k o n t r o l n a:
1) przepisy dotyczące zasad i trybu prowadzenia działalności kontrolnej i
rozliczeniowej — opracowania własne,
2) sprawozdania,
protokoły
i
zarządzenia
pokontrolne
z
kontroli
zewnętrznych — własnej jednostki,
3) sprawozdania i protokoły z działalności kontrolnej jednostek podległych,
4) sprawozdania,
meldunki
i
inne
materiały
o
realizacji
zaleceń
pokontrolnych — własne oraz jednostek podległych.
8. D o k u m e n t a c j a
współpracy
z
jednostkami
o r g a n i z a c y j n y m i w k r a j u i z a g r a n i c ą:
1) ogólne założenia i zasady współpracy — opracowania własne,
2) programy, umowy i porozumienia (egz. na prawach oryginału),
7
Materiały specyficzne dla danej jednostki — powstałe w wyniku zasadniczej działalności (nie ujęte
w poz. 3—5 i 7—9); zakwalifikowane w oparciu o odpowiedni dział „Wykazu wojskowych materiałów
archiwalnych”.
3) sprawozdania, protokoły, referaty itp. z posiedzeń kolegialnych, w których
jednostka stanowiła jedną ze stron,
4) sprawozdania i analizy z realizacji umów rocznych i wieloletnich.
9. D o k u m e n t a c j a
p a r t yj n o – p o l i t yc z n a
o r a z
o r g a n i z a c j i m ł o d z i e ż o w y c h:
1) protokoły z konferencji i narad partyjno-politycznych,
2) uchwały i protokoły z posiedzeń komitetu partyjnego jednostki,
3) protokoły z zebrań podstawowych organizacji partyjnych i organizacji
młodzieżowych,
4) komplet dokumentacji z akcji sprawozdawczo-wyborczej.
10. D o k u m e n t a c j a h i s t o r i o g r a f i c z n a:
1) opracowania monograficzne — własnej jednostki,
2) kroniki.
11. D o k u m e n t a c j a k a n c e l a r y j n a i a r c h i w a l n a:
1) instrukcje kancelaryjne i archiwalne — opracowania własne,
2) rzeczowe wykazy akt,
3) podstawowa ewidencja zasobu archiwum (spisy zdawczo-odbiorcze,
inwentarze, rejestry itp.),
4) wzory odcisków pieczęci wojskowych (główna ewidencja pieczęci
używanych w wojsku).
Dokumentacja niearchiwalna
kategoria „B”8
1. D o k u m e n t a c j a f i n a n s o w a:
1) preliminarze i sprawozdania budżetowo-finansowe — w zakresie oddziału
gospodarczego,
8
Podlega przekazaniu do archiwum; okresy przechowywania ustala się w oparciu o „Wykaz
wojskowych materiałów archiwalnych”.
2) protokoły komisji kontroli finansowych jednostek,
3) podstawowe rejestry rachunkowo-kasowe oddziału gospodarczego,
4) listy uposażeń żołnierzy zawodowych i pracowników cywilnych,
5) ewidencja i rozliczenia wojskowych dokumentów przewozowych,
6) zasadnicza korespondencja w sprawach uposażenia.
2. D o k u m e n t a c j a m a t e r i a ł o w a:
1) podstawowa ewidencja sprzętu i materiałów oddziału gospodarczego,
2) protokoły zdawczo-odbiorcze sprzętu i materiałów,
3) sprawozdania o obrocie sprzętu i materiałów — w zakresie oddziału
gospodarczego,
4) protokoły kontroli sprzętu i materiałów jednostki,
5) ewidencja i materiały dochodzeniowe — wyjaśniające — dotyczące strat i
szkód w mieniu wojskowym.
3. D o k u m e n t a c j a o s o b o w a:
1) ewidencja stanu osobowego żołnierzy zawodowych i pracowników
cywilnych wojska oddziału gospodarczego,
2) teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych i pracowników cywilnych
wojska (nie zaliczone do kategorii „A”),
3) sprawozdania (analizy) o stanie dyscypliny jednostki wojskowej,
4) ewidencja i meldunki o wypadkach nadzwyczajnych,
5) ewidencja oraz analizy skarg i wniosków jednostki wojskowej.
4. D o k u m e n t a c j a k a n c e l a r y j n a i o c h r o n y t a j e m n i c y:
1) podstawowa ewidencja kancelaryjna — „rejestr teczek tajnych i ksiąg
ewidencyjnych” przekazuje się po rozformowaniu jednostek,
2) protokoły zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej,
3) protokoły z kontroli stanu ochrony tajemnicy,
4) aprobaty do prac z materiałami niejawnymi.
5. D o k u m e n t a c j a m e r y t o r y c z n a:
1) materiały wytwarzane w wyniku zasadniczej działalności — ustalone w
oparciu
o
odpowiedni
archiwalnych”.
dział
„Wykazu
wojskowych
materiałów
kategorii „Bc”9
6. M a t e r i a ł y o t r z y m a n e d o w i a d o m o ś c i i s ł u ż b o w e g o
w y k o r z y s t a n i a:
1) rozkazy, zarządzenia, wytyczne i inne dokumenty — wchodzące, które nie
stanowią podstawy prawnej organizacji i zakresu działalności jednostki,
2) pisma okólne i biuletyny informacyjne,
3) inne materiały powtarzalne otrzymane z instytucji nadrzędnych lub
jednostek podległych.
7. M a t e r i a ł y ź r ó d ł o w e d o o p r a c o w a ń z b i o r c z y c h
(c a ł o ś c i o w y c h):
1) materiały planistyczno-sprawozdawcze z jednostek podległych,
2) materiały planistyczno-sprawozdawcze półroczne, kwartalne i miesięczne
— własne, które nie zostały zakwalifikowane do kategorii „A” (por.: 2.4/ i
3.3),
3) materiały
komórek
organizacyjnych
jednostki,
które
odzwierciedlenie w opracowaniach całościowych,
4) inne materiały wykorzystane w opracowaniach zbiorczych.
8. M a t e r i a ł y s t a n o w i ą c e p o d s t a w ę k s i ę g o w a n i a:
1) zapotrzebowania materiałowe,
2) asygnaty przychodowo-rozchodowe,
3) rozdzielniki materiałowe,
4) kartoteki magazynowe,
5) dowody kasowe.
9. K o r e s p o n d e n c j a m a n i p u l a c y j n a:
1) pisma przewodnie,
2) wyciągi, wypisy itp.,
3) telegramy,
4) zawiadomienia, potwierdzenia itp.
9
Nie podlega przekazaniu do archiwum; niszczy się w kancelarii jednostki.
znalazły
10. Ewidencja pomocnicza — wewnętrznego obiegu dokumentacji.
Schemat ma stanowić pomoc metodyczną przy opracowywaniu rzeczowego
wykazu akt dla potrzeb każdej jednostki (kancelarii) wojskowej niezależnie od
szczebla — w sensie organizacyjnym i wielkości — zakresu działania. Ujmuje on
rodzaje dokumentacji pod względem posiadanej wartości informacyjnej (źródłowej) w
ramach poszczególnych kategorii archiwalnych. Określa zatem jakie materiały
powstające w wyniku działalności jednostki mają wartość historyczną i kwalifikują się
do trwałego przechowywania (kategorii „A”), a jakie jedynie czasowe znaczenie
praktyczne i mogą być niszczone (kategorii „B”). Schemat nie narzuca podziału
dokumentacji na poszczególne grupy rzeczowe (teczki przedmiotowe), a jedynie ma
ułatwić dokonanie takiego podziału w odniesieniu do materiałów powstających w
jednostce. Dokonanie klasyfikacji w oparciu o schemat warunkuje tworzenie w
opracowywanym wykazie akt haseł obejmujących materiały o jednakowym okresie
przechowywania. Zakres treściowy haseł wykazu (spraw gromadzonych w
poszczególnych teczkach) uzależniony jest zatem od rzeczywistych potrzeb danej
jednostki, a nie uwarunkowany konstrukcją schematu.