jak powinien wyglądać przepływ dokumentów w organizacji?

JAK POWINIEN WYGLĄDAĆ PRZEPŁYW DOKUMENTÓW W ORGANIZACJI?
Jest to temat często pomijany w działalności organizacji pozarządowych, a tym czasem „im
dalej w las tym ciemniej”. Zwykle nowe organizacje w ogóle nie myślą o temacie obrotu
dokumentami, uznając że poradzą sobie jakoś – przecież nie będzie ich wiele na początku.
Natomiast w organizacjach działających już wiele lat, które pozyskują granty o większej
wartości, a tym samym często tworzą wieloosobowe zespoły realizacyjne - wydaje się nie raz,
że jest już za późno aby opanować sytuację.
Tymczasem zawsze jest dobra pora na określenie zasad dotyczących obrotu dokumentami, a
w sytuacjach gdy jest ich wiele jest to koniecznością.
Pierwszym elementem jest stworzenie schematu organizacyjnego. Warto, najlepiej w formie
graficznej, opracować wizualizację odpowiadającą poszczególnym organom statutowym (ich
wewnętrznej strukturze), samodzielnym stanowiskom oraz podmiotom stale
współpracującym (np. firma świadcząca usługi księgowe).
Drugim elementem, gdy już wiemy jakie są elementy składowe struktury to określenie
(przypisanie) im głównych kategorii kompetencji (oczywiście najczęściej wynikających z
zapisu statutów, ale nie tylko – może to też być np. regulamin działania jakiejś struktury
wewnętrznej – choćby chóru, który działa przy organizacji pozarządowej), a następnie
wyznaczenie linii powiązań pomiędzy nimi.
Trzeci element to określenie kategorii dokumentów, jakie pojawiły się do tej pory lub mogą
pojawić się w przyszłości. Po wyznaczeniu tych kategorii należy zastanowić się nad
ewentualnym ich wewnętrznym podziałem.
Czwarty element to wybór trybu obiegu dokumentów, czyli tego od kogo jaka kategoria
trafia do kogo i kto ostatecznie akceptuje zapisy w danym dokumencie. To również decyzja,
czy obieg dokumentów odbywa się fizycznie, „w papierze”, czy też elektronicznie. A może
dokumenty będą wykładane do wglądu w danym punkcie (np. w biurze), z prośbą o
potwierdzenie zapoznania się z nim osób uprawnionych, które mogą przy okazji wyrazić
swoją krotką opinię?
Powinniśmy określić także miejsce przechowywania dokumentów oraz sposoby ich
przechowania i archiwizowania.
Wszystkie ww. elementy prowadzą nas ostatecznie do dwóch dokumentów wewnętrznych,
jakie mogą zostać stworzone w organizacji, czyli Instrukcji Kancelaryjnej (IK) i
Systematycznego Wykazu Akt (SWA, nazywany także Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt).
Ten pierwszy dokument (IK) określa m.in.: typy czynności kancelaryjnych, podział
korespondencji wraz zasadami jej rejestrowania, przyjmowania i wysyłania, nadawanie
znaków poszczególnym sprawom załatwianym w organizacji i zasady prowadzenia rejestru
spraw, zasady wypożyczania i przemieszczania akt, zasady podpisywania dokumentów oraz
najważniejsze czynności kontrolno-nadzorcze nad tym procesem.
Natomiast drugi typ dokumentu (SWA) określa strukturę podziału dokumentów i akt,
występujących w danej organizacji; jest on oparty o zasadę podziału dziesiętnego, gdzie
każda klasa powinna być rzeczowo powiązana.
W organizowaniu obiegu dokumentów należy pamiętać, że niektóre jego zasady będą
wynikać np. z zapisów konkretnych regulaminów dotyczących przyznawanych grantów z
programów operacyjnych, czy funduszy podmiotów prywatnych. Dobrą praktyką jest
wydzielanie grupy akt (wyższa kategoria w systematycznym wykazie) dla poszczególnych
projektów. Trzeba także uwzględniać osobne – często specyficzne i wynikające z przepisów
prawa powszechnego (np. rozporządzenia Ministra Kultury w zakresie archiwizacji)
– zasady przepływu dokumentów, co dotyczy np. dokumentacji o charakterze pracowniczym,
czy też księgowym.
Ostatnim, lecz chyba najważniejszym, poza sprawami formalnymi, elementem obiegu akt
jest określenie osób odpowiedzialnych merytorycznie za poszczególne projekty i sprawy
organizacji, które będą czuwać nad ich prawidłową realizacją. Jednak procedura
bezpieczeństwa w przypadku obiegu dokumentów powinna zawsze przewidywać osobę,
która może podjąć ostateczną decyzję w każdej z kwestii ww. opisanych.
Opracowanie: Agnieszka Dadak
Fundacja Alternatywnych Inicjatyw Edukacyjnych
Bielsko-Biała, 2015 r.