Część III SIWZ Opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

Projekt „Kompleksowe zabezpieczenie przeciwpowodziowe Żuław – Etap I – Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Gdańsku”
Dla rozwoju infrastruktury i środowiska
Część III SIWZ
Zadanie
pn.
Opis przedmiotu zamówienia
Przeprowadzenie
kampanii
promocyjnej
dla
Projektu
„Kompleksowe
zabezpieczenie przeciwpowodziowe Żuław – Etap I –Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej
w Gdańsku”.
Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.
I.
Celem
Cel zamówienia i grupa docelowa
realizacji
zamówienia
jest
zwiększenie
wiedzy
nt.
realizowanego
Projektu
pn. „Kompleksowe zabezpieczenie przeciwpowodziowe Żuław – Etap I – Regionalny Zarząd
Gospodarki Wodnej w Gdańsku” wśród społeczności zamieszkującej teren Żuław,
przedstawicieli instytucji państwowych i samorządowych, mediów oraz środowisk naukowych.
Zamówienie przyczyni się do promocji ochrony przeciwpowodziowej Żuław.
Projekt „Kompleksowe zabezpieczenie przeciwpowodziowe Żuław – Etap I– Regionalny Zarząd
Gospodarki Wodnej w Gdańsku” obejmuje swoim zasięgiem cały obszar Żuław (tj. 2150 km2)
i zamieszkującą go ludność (250 tys. osób). Celem Projektu jest odbudowa i modernizacja
systemu ochrony przeciwpowodziowej Żuław, zabezpieczenie ludzi i gospodarki przed stratami,
przyrody przed degradacją oraz powstrzymanie procesu peryferyzacji obszaru Żuław.
W ramach Projektu realizowanych jest 6, niżej wymienionych zadań:
1. Przebudowa ujścia Wisły.
Odbudowa kierownicy wschodniej i zachodniej oraz wydłużenie kierownicy wschodniej
o 200 m, na terenie Gminy Stegna, Gminy Gdańsk i obszarze morskich wód wewnętrznych
Zatoki Gdańskiej.
2. Odbudowa ostróg na rzece Wiśle.
Odbudowa 11 ostróg na terenie Miasta Tczew oraz Gmin: Subkowy i Stegna w celu
umożliwienia pracy lodołamaczom poprzez skoncentrowanie nurtu rzeki oraz zmniejszenia
erozji brzegów.
Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Gdańsku
80-804 Gdańsk ul. F. Rogaczewskiego 9/19; tel.: (058) 326 18 88 fax.: (058) 326 18 89
[email protected] www.gdansk.rzgw.gov.pl
3. Przebudowa koryta rzeki Motława.
Wykonanie ubezpieczeń brzegów oraz wyprofilowanie dna koryta rzeki na odcinku 19 220 m
(km 22+400 – 41+620).
4. Przebudowa koryta rzeki Wąska.
Wykonanie ubezpieczeń brzegów na odcinku o długości 13 600 m (km 0+000 – 13+600), tj. od
jeziora Drużno do mostu w ciągu drogi wojewódzkiej nr 505 w Pasłęku, a także prace
bagrownicze i roboty ziemne mające na celu nadanie właściwego spadku koryta wielkiej wody.
5. Przebudowa koryta rzeki Dzierzgoń.
Wykonanie ubezpieczeń brzegów oraz nadanie właściwych spadków dna koryta rzeki na
odcinku o długości 21 230 m (km 24+480 - 45+710), tj. od Jeziora Drużno do małej elektrowni
wodnej w mieście Dzierzgoń.
6. System monitoringu ryzyka powodziowego (SMoRP).
Zadanie nie jest objęte robotami budowlanymi. Celami zadania są:
•
analiza stanu ryzyka powodziowego na obszarze Żuław i jego zmian w czasie, w tym
identyfikacja słabych miejsc ochrony przeciwpowodziowej,
•
analiza wpływu inwestycji infrastrukturalnych, przewidzianych do realizacji w ramach
projektu na poprawę stanu ryzyka powodziowego na Żuławach,
•
ocena stopnia osiągnięcia właściwego poziomu ochrony przeciwpowodziowej na tym
obszarze,
•
wskazanie rekomendacji do planu działań „Programu Żuławskiego – 2030” i PZRP
•
działania informacyjno-edukacyjne w zakresie ochrony przeciwpowodziowej
II.
Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest opracowanie planu kampanii promocyjnej (zwanego dalej Media
Planem) i jego wdrożenie.
Zamówienie obejmuje organizację nw. działań promocyjnych i ich koordynację oraz realizację,
aby tworzyły spójną kampanię promocyjną:
2
A. Organizacja wizyty technicznej;
B. Organizacja Konferencji podsumowującej Projekt;
C. Wykonanie zdjęć lotniczych;
D. Opracowanie animacji promocyjnych;
E. Opracowanie i produkcja filmu promocyjnego;
F. Opracowanie i publikacja artykułów w prasie branżowej;
G. Produkcja i emisja spotów reklamowych w telewizji;
H. Produkcja i emisja akcji promocyjnej w radio;
I. Dostawa pendrivów promocyjnych;
J. Dostawa infokiosku;
K. Dostawa i montaż tablic pamiątkowych.
Zamówienie będzie realizowane w latach 2014-2015.
Wykonawca w ciągu 15 dni roboczych od podpisania umowy przekaże Zamawiającemu Media
Plan. Media Plan będzie zawierał proponowany harmonogram realizacji zamówienia, w tym
m.in. terminy realizacji wszystkich działań kampanii promocyjnej, terminy rozpoczęcia
przygotowań poszczególnych elementów kampanii promocyjnej, terminy przekazania
Zamawiającemu projektów poszczególnych elementów zamówienia do akceptacji, dane
dotyczące publikacji artykułów i emisji reklam, takie jak tytuł czasopisma, nazwa stacji radiowej,
nazwa stacji telewizyjnej, długość artykułu, godziny emisji itp.
W Media Planie zostaną uwzględnione warunki zawarte w III części SIWZ Opis przedmiotu
zamówienia. Zamówienie będzie realizowane zgodnie z ww. Media Planem zaakceptowanym
przez Zamawiającego. Dopuszcza się ewentualne zmiany Media Planu, jednakże każda zmiana
musi zostać zaakceptowana przez każdą ze Stron.
Po akceptacji Media Planu zostaną zakupione czasy antenowe i emisje artykułów w prasie.
3
III.
Wykaz zamówienia (w tym przewidywany termin realizacji)
Ilość [szt./cykl]
Przedmiot zamówienia
2014
Poz. A. Organizacja wizyty technicznej
2015
1
1
Poz. B. Organizacja Konferencji podsumowującej Projekt
Poz. C. Wykonanie zdjęć lotniczych
1
Poz. D. Opracowanie animacji promocyjnych
2
Razem
1
1
1
2
2
1
1
1
2
20
20
1
2
400
400
Poz. J. Dostawa infokiosku
1
1
Poz. K. Dostawa i montaż tablic pamiątkowych
4
4
Poz. E. Opracowanie i produkcja filmu promocyjnego
Poz. F. Opracowanie i publikacja artykułów w prasie branżowej
1
Poz. G. Produkcja i emisja spotów reklamowych w telewizji
Poz. H. Produkcja i emisja akcji promocyjnej w radio
1
Poz. I. Dostawa pendrivów promocyjnych
IV.
Specyfikacja zamówienia
A. Organizacja wizyty technicznej
1. Termin: uzależniony od warunków pogodowych; zakłada się 2014r.
2. Przewidywana ilość osób: 30.
3. Trasa: Gdańsk –Świbno wraz z powrotem (autokar).
Świbno - Ujście Wisły, Zatoka Gdańska (statek).
4. Przewidywany czas trwania wyjazdu: 4 godziny, w tym czas rejsu ok. 2 h.
5. Cel wyjazdu: Zapoznanie uczestników wyjazdu z inwestycją pn. „Przebudowa Ujścia
Wisły”, realizowaną przez RZGW w Gdańsku.
6. Data rejsu zostanie zaproponowana przez Zamawiającego. Przewiduje się możliwość
zmiany terminu rejsu na skutek niekorzystnych warunków pogodowych. W takim
przypadku niezwłocznie nastąpi wyznaczenie nowego terminu, przy czym, jeśli będzie
4
taka konieczność Wykonawca jest zobowiązany do poinformowania wszystkich
uczestników o odwołaniu rejsu i wyznaczonym nowym terminie.
7. Zamawiający przekaże Wykonawcy listę uczestników na 30 dni przed planowaną wizytą
techniczną. Wykonawca przygotuje projekt zaproszenia i przedstawi do akceptacji na 20
dni przed wydarzeniem. Wykonawca roześle zaproszenia drogą pocztową i elektroniczną
na 15 dni przed wizytą techniczną. Wykonawca potwierdzi również telefonicznie
obecność wszystkich uczestników na 4 dni robocze przed wydarzeniem.
8. Wykonawca będzie prowadził rejestrację uczestników i udzielał uczestnikom wszelkich
informacji dotyczących organizacji wyjazdu (telefon, e-mail).
9. W ramach wyjazdu odbędzie się prelekcja na statku, poprowadzona przez
Zamawiającego. Wykonawca zadba o to, aby każdy z uczestników dostał kompletny
zestaw informacyjny, który zostanie wcześniej przekazany przez Zamawiającego.
10. Statek wycieczkowy i autokar muszą być dostosowane do przewozu przewidywanej
ilości osób i warunków panujących w miejscu realizacji rejsu. Wykonawca jest
zobowiązany zapewnić bezpieczny i komfortowy przejazd i rejs. Statek i autokar muszą
spełniać wszelkie niezbędne normy bezpieczeństwa.
11. Statek musi mieć przynajmniej jedno zadaszone pomieszczenie z oknami umożliwiające
przeprowadzenie prelekcji i organizację stołu szwedzkiego. Wszyscy uczestnicy muszą
mieć miejsca siedzące oraz możliwość wyjścia na niezadaszony pokład (w celu
np. zrobienia
zdjęć).
Pomieszczenie
musi
być
wyposażone
w
komputer
z oprogramowaniem do wyświetlania prezentacji wykonanej w programie PowerPoint
2010, rzutnik, ekran projekcyjny (lub ekran telewizyjny) i nagłośnienie (o parametrach
opisanych w pkt. B). Statek musi być wyposażony w toaletę.
12. Ze względu na brak dostępności w wybranych terminie statku wraz z wyposażeniem
opisanym w SIWZ dopuszcza się ewentualne zmiany w charakterystyce statku i jego
wyposażeniu. Na każdą zmianę Zamawiający musi wyrazić zgodę, przy czym wprowadzona
zmiana nie może wpływać na zmniejszenie komfortu lub bezpieczeństwa uczestników
rejsu.
5
13. W ramach zamówienia Wykonawca zapewni: transport (statek, autokar,), catering na
statku oraz ubezpieczenie NNW dla wszystkich uczestników (na kwotę min. 10 000 zł).
14. Catering w formie szwedzkiego stołu dla każdego uczestnika będzie obejmował:
- napoje:
2 filiżanki kawy (kawa podana w termosie lub z ekspresu), 1 filiżanka herbaty (do wyboru
spośród 5 rodzajów herbat w torebkach), woda gazowana – butelkowa (0,25l)
i niegazowana – butelkową (0,25l), sok - 2 rodzaje (0,25l), śmietanka do kawy, cukier,
cytryna, serwetki;
- przekąski:
3 kanapki (ser, wędlina, mix- ser i wędlina; każda kanapka powinna być przystrojona
świeżymi warzywami);
- ciasta i ciastka:
4 szt. ciastek kruchych (2 rodzaje), 2 porcje ciasta (2 rodzaje – jabłecznik, sernik)
W ramach cateringu Wykonawca zapewni serwetki, szklane lub ceramiczne naczynia oraz
pozostały niezbędny sprzęt do korzystania z bufetu. Stół powinien być przykryty obrusem.
Wykonawca zapewni obsługę kelnerską, przygotowanie stołów oraz sprzątanie.
15. Plan wizyty technicznej może ulec zmianie np. w wyniku nagłej zmiany pogody.
Wykonawca będzie na bieżąco uzgadniał z Zamawiającym ewentualne zmiany w planie
wizyty.
16. Wykonawca zapewni wszelkie możliwe uzgodnienia związane z przepłynięciem statku,
cumowaniem, parkowaniem i przejazdem autokaru itp.
17. Wykonawca jest zobowiązany do sprawowania nadzoru nad całością przebiegu
wydarzenia.
B. Organizacja Konferencji podsumowującej Projekt
1. Przewidywany termin: III kwartał 2015r.; konferencja jednodniowa.
2. Przewiduje się możliwość zmiany terminu organizacji konferencji na skutek zmiany
terminu zakończenia realizacji Projektu (lub zmian terminów zakończenia realizacji
poszczególnych zadań Projektu).
6
3. Przewidywana liczba osób: nie więcej niż 200.
4. Przewidywany czas trwania: 6 godzin.
5. Uczestnicy: przedstawiciele administracji publicznej, środowiska naukowego oraz
mediów;
6. Wymagania odnośnie Sali konferencyjnej:
• Wykonawca zapewni salę do przeprowadzenia Konferencji, zlokalizowaną
w centrum Gdańska, w maksymalnej odległości do 2 km od stacji kolejowej Gdańsk
Główny, w obiekcie min. trzy gwiazdki w przypadku hotelu lub musi odpowiadać
standardom hotelu 3-gwiazdkowego w przypadku obiektów innych niż hotele i być
przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych;
• Sala konferencyjna dostosowana do liczby 200 osób – miejsca siedzące w układzie
teatralnym,
• Sala konferencyjna wyposażona w:
− stół prezydialny (miejsca siedzące dla min. 5 osób) w ustawieniu umożliwiającym
swobodny widok na ekran oraz salę,
− sala posiadająca system wentylacyjny oraz klimatyzację, oświetlenie i dostęp
do zasilania przy stole prezydialnym,
− projektor multimedialny – rozdzielczość 1024x768 XGA, jasność projektora
umożliwiająca przeprowadzenie prezentacji w sali konferencyjnej przy sztucznym
świetle,
− ekran projekcyjny o rozmiarach min. 3m x 2m,
− dopuszcza się wyświetlanie na ekranie/ekranach multimedialnych, zamiast użycia
projektora oraz ekranu projekcyjnego po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym,
− nagłośnienie – 2 mikrofony (bezprzewodowe) ze statywami, 2 mikrofony na stole
prezydialnym, możliwość nagłośnienia dźwięku z prezentacji,
− sprzęt komputerowy z oprogramowaniem do odtwarzania prezentacji wraz
z pilotem multimedialnym oraz wskaźnikiem laserowym.
7
• W pobliżu sali konferencyjnej powinno być zlokalizowane zaplecze sanitarne,
obszerne foyer do organizacji przerw kawowych oraz szatnia z obsługą zapewnioną
przez Wykonawcę (szatnia czynna w godzinach trwania konferencji);
• W bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej miejsce na recepcję
Konferencji z możliwością złożenia materiałów konferencyjnych przygotowanych dla
uczestników (wyposażone w stolik i minimum 2 krzesła);
• Przed salą konferencyjną oraz w sali konferencyjnej miejsca na rozstawienie
materiałów promocyjnych (banerów reklamowych i informacyjnych min. 4 szt.),
• Wykonawca odpowiednio oznakuje obiekt, w którym odbywać się będzie
Konferencja (tablice informacyjne w foyer obiektu: agenda spotkania na drzwiach
lub obok sali konferencyjnej, drogowskazy do sali konferencyjnej do recepcji, do
toalet, szatni, sali cateringowej. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do
uzgodnienia wzory oznakowań.
7. Wykonawca zapewni obsługę techniczną przed i w czasie trwania Konferencji.
8. Zamawiający przekaże Wykonawcy listę uczestników na 35 dni roboczych przed
planowaną konferencją. Wykonawca przygotuje projekt zaproszenia i przedstawi do
akceptacji na 30 dni roboczych przed wydarzeniem. Rozesłanie zaproszeń drogą
pocztową i elektroniczną nastąpi na 20 dni roboczych przed konferencją. Wykonawca
potwierdzi również telefonicznie obecność wszystkich uczestników na 3 dni robocze
przed wydarzeniem.
9. Wykonawca opracuje listę oraz roześle zaproszenia do 50 dziennikarzy mediów lokalnych i
lokalnych oddziałów ogólnopolskich i mediów branżowych (telewizja, radio, prasa,
internet). Lista powinna obejmować nazwiska dziennikarzy oraz nazwy redakcji. Lista
powinna zostać przedłożona Zamawiającemu do akceptacji na 20 dni roboczych przed
terminem konferencji. Zamawiający może wnieść do przedłożonej listy uwagi.
10. Wykonawca będzie prowadził rejestrację uczestników i udzielał uczestnikom wszelkich
informacji dotyczących organizacji konferencji (telefon, e-mail).
8
11. Wykonawca na bieżąco lub na prośbę Zamawiającego będzie informował o wynikach
prowadzonej rejestracji.
12. Wykonawca
dostarczy
nw.
akcesoria
konferencyjne.
Projekty
poszczególnych
akcesoriów zostaną przygotowane przez Wykonawcę na podstawie informacji
i materiałów przekazanych przez Zamawiającego. Wykonawca wykona projekty
w terminie min. 30 dni roboczych przed konferencją (z wyjątkiem folderu
promocyjnego, którego Projekt Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w terminie
min. 60 dni przed konferencją). Zamawiający w ciągu 4 dni roboczych przekaże
ewentualne swoje uwagi, które Wykonawca naniesie w ciągu kolejnych 2 dni roboczych.
Czynność ta może być powtarzana, aż do uzyskanie ostatecznej akceptacji, jednakże nie
dłużej niż na 10 dni roboczych przed planowaną konferencją. Wymagana jest pisemna
akceptacja
Zamawiającego
Zamawiającemu
jeden
poszczególnych
egzemplarz
każdego
projektów.
z akcesoriów
Wykonawca
przekaże
konferencyjnych
do
zatwierdzenia. Projekty graficzne nadruków Wykonawca przekaże na płycie CD/DVD na
własność Zamawiającemu, w celu ewentualnego wykorzystania.
Produkty zostaną zaprojektowane i wykonane zgodnie z zasadami obowiązującymi dla
przedsięwzięć współfinansowanych z Funduszu Spójności w ramach Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013, określonymi m.in. w dokumencie
„Zasady Promocji Projektów dla Beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura
i Środowisko 2007-2013” . Dokument ten jest dostępny do pobrania wraz z załącznikami
i logotypami (za wyjątkiem RZGW Gdańsk) na stronie internetowej Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (http://www.pois.gov.pl/; zakładka zasady
promocji).
• Folder informacyjno-promocyjny
− Ilość: 1000 szt.
− Wielkość: B5 (+/- 5%);
− Poszczególne części folderu:
Okładka - materiał: papier kredowy dwustronny mat 250 g/m2;
9
Środkowe strony - materiał: papier kredowy dwustronny mat 170 g/m2;
Wykończenie okładki - folia połyskowa na zewnętrznych stronach;
Wykończenie stron środkowych - lakierowanie wybiórcze UV na każdej stronie
(grafika, zdjęcia)
− Objętość: 20 stron + okładka (4 strony);
− Metoda nadruku: druk wielobarwny, dwustronnie;
− Oprawa: zszywanie – 2 zszywki;
− Zawartość: Zdjęcia + opis zadań Projektu + mapki;
− Projekt graficzny nadruku dostosowany i wykonany przez Wykonawcę na
podstawie materiałów wskazanych i przekazanych przez Zamawiającego (w tym:
tekst, zdjęcia, mapki).
• Identyfikatory (w przezroczystej okładce, na białej smyczy z logotypami zgodnymi
z zasadami Promocji)
230 szt. Wykonawca wykona identyfikatory zgodnie z zaakceptowanym projektem
graficznym i listą uczestników oraz zapewni puste identyfikatory.
• Teczka z gumką formatu A4 (z logotypami zgodnymi z zasadami Promocji)
230 szt.: papier karton, zewnętrzna strona lakierowana błysk 300 g/m³, druk
wielobarwny, zewnętrzna powierzchnia teczki; grzbiet: 3x bigowanie, trzy zakładki
chroniące dokument przed wypadnięciem.
• Notatnik min. 24 kartki formatu A4 (z logotypami zgodnymi z zasadami Promocji)
230 szt.: kartki- papier offsetowy min. 80g/m³, na spodzie tektura usztywniająca, druk
wielobarwny, grzbiet klejony trwale - krótszy bok, liniatura - gładka.
• Długopis (z logotypami zgodnymi z zasadami Promocji)
230 szt.: automatyczny długopis z mechanizmem przyciskanym, wykonany z metalu,
gładki, jednokolorowy z wymaganym logowaniem (grawer laserowy, w kolorze
kontrastującym z kolorem tła), z metalowym uchwytem mocującym, bez skuwki.
Długość całkowita długopisu 150mm +/- 10mm. Wkład wymienny w kolorze
niebieskim.
10
Wykonawca przedstawi trzy rodzaje długopisu (w formie projektów graficznych),
Zamawiający wybierze jeden rodzaj.
• Program Konferencji (z logotypami zgodnymi z zasadami Promocji)
230 szt.: druk wielobarwny, format A4
W terminie do 10 dni roboczych do terminu Konferencji Zamawiający przekaże
Wykonawcy informacje niezbędne do wydruku Programu Konferencji.
13. Wykonawca przygotuje pakiety konferencyjne dla uczestników Konferencji. Każdy pakiet
obejmuje identyfikator, teczkę, w której znajduje się: folder promocyjny, notatnik,
długopis i program Konferencji.
14. Wykonawca jest odpowiedzialny za ustawienie materiałów konferencyjnych (np.
banerów przekazanych przez Zamawiającego) w sali konferencyjnej oraz sprzętu
potrzebnego do sprawnego przeprowadzenia Konferencji.
15. Wykonawca zapewni załadowanie i odwiezienie po zakończeniu wydarzenia oraz
dostarczenie do siedziby Zamawiającego w Gdańsku (IIp. pokój 229) banerów oraz
pozostałych materiałów konferencyjnych, a następnie ich rozładowanie, w terminie
uzgodnionym z Zamawiającym.
16. Akcesoria i materiały konferencyjne przygotowane przez Wykonawcę przechodzą na
własność Zamawiającego.
17. Obsługa Konferencji.
• Wykonawca jest zobowiązany do sprawowania nadzoru nad całością przebiegu
wydarzenia oraz zapewni sprzęt i jego obsługę w czasie trwania Konferencji.
• Wykonawca dostarczy do recepcji Konferencji przed godziną 8:30 przygotowane
pakiety konferencyjne dla uczestników Konferencji.
• Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia miejsca w recepcji Konferencji na
pakiety konferencyjne dla wszystkich uczestników konferencji.
• Obsługę recepcji Konferencji zapewni Wykonawca.
• Koszty sprzątania sali konferencyjnej i pomieszczeń pomocniczych w obiekcie po
zakończeniu wydarzenia leżą po stronie Wykonawcy.
11
18. Obsługa cateringowa
a. kawa powitalna w formie bufetu, zorganizowana w obiekcie konferencyjnym dla
200 uczestników Konferencji,
•
Wykonawca zapewni dla 1 uczestnika co najmniej: 1 filiżankę kawy, 1 filiżankę
herbaty (do wyboru spośród 5 rodzajów herbat w torebkach), wodę gazowaną –
butelkową w ilości co najmniej 0,25l na osobę) i niegazowaną – butelkową (w ilości
co najmniej 0,25l na osobę), śmietankę do kawy, cukier, cytrynę, serwetki;
b. przerwa kawowa w formie bufetu, zorganizowana w obiekcie konferencyjnym
dla 200 uczestników Konferencji,
• Wykonawca zapewni dla 1 uczestnika co najmniej: 1 filiżankę kawy, 1 filiżankę
herbaty (do wyboru spośród 5 rodzajów herbat w torebkach), wodę gazowanąbutelkową (w ilości co najmniej 0,25l na osobę) i niegazowaną – butelkową (w ilości
co najmniej 0,25l na osobę), soki 100% (do wyboru co najmniej 3 rodzaje w ilości co
najmniej 0,25l na osobę), śmietankę do kawy, cukier, cytrynę, serwetki, 4 rodzaje
ciastek kruchych, 2 rodzaje ciasta np. jabłecznik, sernik (w ilości 1 porcja każdego na
osobę),
•
Wykonawca zapewni na stole prezydialnym wodę niegazowaną – butelkową
o ilości co najmniej 0,5 l na osobę wraz z odpowiednią ilością szklanek oraz będzie
odpowiadał za ich wymianę i uzupełnienie w trakcie konferencji,
•
Wszystkie naczynia do posiłków powinny być szklane lub ceramiczne,
•
Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji cateringu: naczynia, sztućce,
obrusy, stoły,
•
Wykonawca zapewni obsługę kelnerską, przygotowanie stołów oraz sprzątanie,
•
Zamawiający nie ponosi kosztów indywidualnych zamówień składanych przez
uczestników Konferencji,
•
Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia cateringu również dla
przedstawicieli mediów (pkt. 8). Zwiększenie powinno być proporcjonalne do ilości
potwierdzonych zgłoszeń.
12
19. Konferencja odbędzie się w godzinach 9 – 15. Wykonawca odpowiednio wcześniej
przygotuje niezbędny sprzęt, bufet, stanowisko do rejestracji uczestników, wszelkie
materiały promocyjne, szatnię, zadba o przygotowanie na czas sali konferencyjnej, a po
zakończeniu konferencji zajmie się uprzątnięciem ww. miejsc.
20. Zamawiający może zmniejszyć liczbę uczestników o maksymalnie 15%. Poinformuje
o tym Wykonawcę w terminie 5 dni roboczych przez datą konferencji. W takim
przypadku wynagrodzenie za organizację Konferencji podsumowującej Projekt zostanie
policzone proporcjonalnie do ilości uczestników zadeklarowanej przez Zamawiającego.
C.
Wykonanie zdjęć lotniczych
1. Zdjęcia zostaną wykorzystane m.in. do: filmu promocyjnego, animacji promocyjnych,
artykułów w prasie branżowej, spotów reklamowych w telewizji, infokiosku.
2. Zdjęcia każdego zadania zostaną wykonane w dwóch cyklach: w okresie do dwóch
tygodni po podpisaniu umowy oraz w I kwartale 2015r.
3. Termin wykonania zdjęć określi Zamawiający. Dopuszczalne jest przesunięcia terminu ze
względu na warunki pogodowe oraz dostępność sprzętu.
4. Zdjęcia muszą być wykonane w porze dziennej przy dobrej widoczności i słonecznej
pogodzie.
5. Zdjęcia lotnicze wykonane zostaną w zapisie cyfrowym w szerszym (50%) i bliższym
planie (50%), o jednostkowej wielkości nie mniejszej niż 21 mln pikseli (3744 x 5616 pix),
z wykorzystaniem przystawki cyfrowej wysokiej rozdzielczości. Dla liniowych inwestycji
zostaną wykonane zdjęcia na całych odcinkach realizacji inwestycji.
6. Obszar, na których należy wykonać zdjęcia obejmuje obszar ujścia Wisły (Gminy: Gdańsk
i Stegna), odcinki rzek Motława, Wąska i Dzierzgoń (kilometraż podany w pkt.I) oraz 11
ostróg znajdujących się w Mieście Tczew i Gminach Subkowy oraz Stegna.
7. W każdym cyklu:
− dla zadania pn. Przebudowa ujścia Wisły należy wykonać min. 40 zdjęć (50%
w szerszym i 50% w bliższym planie). Wybranych zostanie 30.
13
− dla pozostałych zadań tj. „Odbudowa ostróg na rzece Wiśle”, „Przebudowa koryta
rzeki Motława”, „Przebudowa koryta rzeki Wąska”, „Przebudowa koryta rzeki
Dzierzgoń” należy wykonać min. 30 zdjęć. Wybranych zostanie po 20.
8. Łącznie należy wykonać min. 320 zdjęć (w każdym cyklu po 160), wybranych zostanie
220 (w każdym cyklu 110).
9. Zdjęcia powinny być w formacie TIF/RGB/300dpi oraz JPEG/RGB/300dpi o parametrach
technicznych umożliwiających m.in. wykonanie ostrych powiększeń wielkoformatowych
wysokiej jakości.
10. Zdjęcia zostaną przekazane na płytach CD/DVD w terminie 5 dni roboczych po
zakończeniu każdego cyklu. Zamawiający w ciągu 5 dni roboczych dokona wyboru po 30
zdjęć dla każdego zadania obejmującego roboty budowlane. Wymagana jest pisemna
akceptacja Zamawiającego wybranych zdjęć. Wykonawca w ciągu 5 dni roboczych od
wyboru Zamawiającego przekaże zdjęcia na płytach CD/DVD (osobna płyta dla każdego
zadania).
11. Każdy egzemplarz płyty CD/DVD musi zostać oznaczony zgodnie z wymaganiami dot.
informacji i promocji. Projekt graficzny nadruku na ww. płytach winien być dostosowany
i wykonany przez Wykonawcę na podstawie materiałów wskazanych i przekazanych przez
Zamawiającego.
D. Opracowanie animacji promocyjnych
1. Animacje promocyjne zostaną wykorzystane do filmu promocyjnego, spotów
reklamowych w telewizji (fragmenty), infokiosku.
2. Zamówienie
obejmuje
wykonanie
dwóch
animacji
komputerowych
3D
przedstawiających prace wykonywane w ramach zadania pn. Przebudowa ujścia Wisły oraz
zasadę działania ostrogi regulacyjnej.
3. Scenariusze zostaną przygotowane na podstawie informacji przekazanych przez
Zamawiającego.
14
4. Zamawiający w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania scenariuszy wniesie ewentualne
uwagi. Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić wszystkie uwagi Zamawiającego.
5. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekty animacji do oceny. Zamawiający w
ciągu 5 dni roboczych od otrzymania projektów wniesie ewentualne uwagi. Wykonawca
jest zobowiązany uwzględnić wszystkie uwagi Zamawiającego. Wymagana jest pisemna
akceptacja Zamawiającego projektów animacji.
6. Animacje zostaną przekazane Zamawiającemu w formatach umożliwiających ich
wykorzystanie m.in. na stronie internetowej, infokiosku i w prezentacjach ppt.
7. Czas trwania każdej animacji wynosi max. 1 minuta.
8. Przy opracowaniu animacji należy uwzględnić wytyczne zawarte w dokumencie „Zasady
Promocji Projektów dla Beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko
2007-2013” . Dokument ten jest dostępny do pobrania wraz z załącznikami i logotypami (za
wyjątkiem RZGW Gdańsk) na stronie internetowej Programu Operacyjnego Infrastruktura i
Środowisko (http://www.pois.gov.pl/; zakładka zasady promocji).
9. Animacje zostaną przekazane na płytach CD/DVD. Każdy egzemplarz płyty CD/DVD musi
zostać oznaczony zgodnie z wymaganiami dot. informacji i promocji. Projekt graficzny
nadruku na ww. płytach winien być dostosowany i wykonany przez Wykonawcę na
podstawie materiałów wskazanych i przekazanych przez Zamawiającego.
E.
Opracowanie i produkcja filmu promocyjnego
1. Zamówienie obejmuje opracowanie koncepcji i produkcję filmu promocyjnego o czasie
trwania nie krótszym niż 5 minut do wykorzystania na stronach internetowych,
w infokiosku, prezentacjach mulitmedialnych oraz w telewizji.
2. W filmie powinny zostać wykorzystane m.in. opracowane w ramach zamówienia zdjęcia
lotnicze z perspektywy lotu ptaka i animacje.
3. Wykonawca wykona zdjęcia lotnicze (materiał filmowy) w formacie Full HD.
4. Produkcja filmu obejmuje:
15
− Opracowanie scenariusza (na podstawie materiałów przekazanych przez
Zamawiającego).
− Nagranie filmowych zdjęć lotniczych (materiał wideo) w formacie Full HD,
umożliwiającym montaż filmu promocyjnego o czasie trwania min. 5 minut,
− Dobór podkładu muzycznego (wraz z wykupem licencji), odpowiadającego
charakterowi filmu.
− Montaż filmu, wykonanie oprawy graficznej, plansz i napisów.
− Obsługa lektorska.
5. Wykonawca
zredaguje
tekst,
na
podstawie
materiałów
przekazanych
przez
Zamawiającego. Tekst zostanie przygotowany w ścisłej współpracy z Zamawiającym.
6. Lotnicze zdjęcia filmowe (materiał filmowy), w szerszym i bliższym planie, należy
wykonać w porze dziennej przy dobrej widoczności i słonecznej pogodzie.
7. Wykonawca przekaże Zamawiającemu, w ciągu 3 dni roboczych od dnia wykonania,
lotnicze zdjęcia filmowe, celem zapoznania się z przedmiotowym materiałem.
8. Wykonawca winien przedstawić Zamawiającemu do akceptacji proponowany podkład
muzyczny oraz głos lektora, scenariusz, projekt filmu. Zamawiający w ciągu 5 dni roboczych
od otrzymania poszczególnych, wyżej wymienionych elementów wniesie swoje uwagi.
Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić wszystkie uwagi Zamawiającego.
9.
Film promocyjny zostanie skierowany do produkcji po pisemnej akceptacji
Zamawiającego: scenariusza, podkładu muzycznego, głosu lektora i lotniczych zdjęć
filmowych.
10. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wykonany film promocyjny przygotowany
do emisji w formatach zgodnych ze specyfikacjami technicznymi stacji telewizyjnej oraz
w formacie umożliwiającym publikację na stronie internetowej Zamawiającego, na płytach
DVD oraz drogą elektroniczną wraz z metryką.
11. Przy przygotowaniu filmu promocyjnego należy uwzględnić wytyczne zawarte
w dokumencie „Zasady Promocji Projektów dla Beneficjentów Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko 2007-2013” . Dokument ten jest dostępny do pobrania wraz
16
z załącznikami i logotypami (za wyjątkiem RZGW Gdańsk) na stronie internetowej Programu
promocji).
12. Każdy egzemplarz płyty CD/DVD z nagranym filmem musi zostać oznaczony zgodnie
z wymaganiami dot. informacji i promocji. Projekt graficzny nadruku na ww. płytach winien
być dostosowany i wykonany przez Wykonawcę na podstawie materiałów wskazanych
i przekazanych przez Zamawiającego.
F.
Opracowanie i publikacja artykułów w prasie branżowej
1. Zamówienie obejmuje zakup powierzchni reklamowej, przygotowanie artykułu (w tym
redakcja i korekta tekstu) oraz przekazanie artykułu do publikacji.
2. Zamówienie obejmuje: 2 różne artykuły sponsorowane – każdy artykuł o objętości min.
2 strony A4.
3. Publikacja 1 artykułu sponsorowanego nastąpi w 2014r. i 1 artykułu sponsorowanego
w 2015r.
4. Dopuszcza się możliwość zamiany artkułu sponsorowanego na np. wkładkę tematyczną
w czasopiśmie spełniającym wymogi SIWZ. Ewentualna zmiana musi zostać uzgodniona
z Wykonawcą.
5. Artykuły zostaną opublikowane w dwóch różnych czasopismach branżowych,
bezpośrednio tematycznie związanych z gospodarką wodną, ochroną środowiska,
poświęconych
sprawom
budownictwa
wodnego,
dróg
wodnych,
ochronie
przeciwpowodziowej itp. o następującej charakterystyce: miesięcznik o nakładzie min. 1000
egzemplarzy.
6. Artykuły będą zawierać treści informacyjne dotyczące realizacji Projektu, jego efektów
i doświadczeń.
7. Artykuły
zostaną
opracowane
przez
Wykonawcę
na
podstawie
materiałów
udostępnionych przez Zamawiającego. Wykonawca zredaguje tekst i zapewni atrakcyjną
formę graficzną artykułów.
17
8. Informacje do opracowania artykułów Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcy na
bieżąco, z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym, tak aby dochować terminów
zaakceptowanego
Media
Planu.
Wykonawca
zredaguje
poszczególne
artykuły,
dostosowując ich treść do wymogów wybranego czasopisma.
9. Do opracowania artykułów należy wykorzystać wykonane w ramach zamówienia zdjęcia.
10. Wykonawca każdorazowo, na 20 dni roboczych przed przekazaniem do druku
przedłoży Zamawiającemu do akceptacji projekt artykułu. Zamawiający w ciągu 5 dni
roboczych wniesie swoje ewentualne uwagi. Wykonawca po uzyskaniu pisemnej akceptacji
treści artykułu przekaże artykuł do druku.
11. Wszystkie
artykuły
muszą
być
opublikowane
w
pełnym
kolorze
zgodnie
z zaakceptowanym projektem.
12. Wykonawca opracuje graficznie i przygotuje artykuły do publikacji, zgodnie
z wymaganiami wydawców prasy oraz z zasadami promocji projektów POIŚ. Publikacja
powinna być opatrzona informacją, że jest to artykuł sponsorowany lub ogłoszenie płatne.
13. Dopuszczalne formy artykułu sponsorowanego: recenzja, artykuł, wywiad lub reportaż.
14. Przekaz informacyjny, w tym język, powinien być dostosowany do charakteru tytułu
prasowego i jego czytelników. Teksty artykułów muszą charakteryzować się następującymi
cechami:
•
Czytelnością - niskim współczynnikiem mglistości FOG,
•
Empatią komunikacyjną, tj. dostosowaniem się do postaw odbiorcy, oczekiwań,
•
Światopoglądu i zakresu wiedzy,
•
Poprawnością językową,
•
Spójnym stylem,
•
Elementy graficzne artykułu sponsorowanego (np. tytuł, śródtytuł, ramka, zdjęcie,
rysunek, wykres, ciąg znaków promocyjnych/symboli graficznych) będą stanowić do
40% jego objętości.
15. Teksty przygotowane na potrzeby artykułu nie mogą być wykorzystywane w całości ani
w części do innych publikacji przygotowywanych przez Wykonawcę, a także nie mogą
18
pochodzić z innych publikacji przygotowanych przez Wykonawcę lub być skopiowane
z innych źródeł.
G. Produkcja i emisja spotów reklamowych w telewizji
1. Zamówienie obejmuje zakup czasu antenowego i produkcję 30 sek. spotu telewizyjnego
informującego o realizacji Projektu, w standardzie umożliwiającym wielokrotną emisję
w regionalnej stacji telewizyjnej. Zasięg regionalnej stacji telewizyjnej musi obejmować
województwo pomorskie, a także część województwa warmińsko-mazurskiego (obszar
Żuław).
2. Zakres zamówienia obejmuje:
• Opracowanie szczegółowego scenariusza spotu telewizyjnego (na podstawie
przekazanych przez Zamawiającego materiałów m.in. cele Projektu, założenia
Projektu, zakres rzeczowy Projektu, źródła finansowania, okres realizacji itp.);
• Użycie wybranych ujęć ze zrealizowanych wcześniej filmowych zdjęć lotniczych
(materiał filmowy) w formacie Full HD;
• Dobór podkładu muzycznego (wraz z wykupem licencji), odpowiadającej
charakterowi filmu;
• Montaż;
• Oprawa graficzna;
• Zapewnienie obsługi lektorskiej;
• Przygotowanie spotu telewizyjnego w formacie Full HD.
3. W skład spotu będzie wchodzić:
•
Czołówka
•
Krótka informacja o realizowanych zadaniach (lektor) wraz z filmikiem
przedstawiającym realizowane inwestycje
•
Informacja, gdzie szukać dalszych informacji nt. projektu z podaniem nazwy i strony
internetowej
•
Podkład muzyczny
•
Tyłówka
19
•
Informacja nt. źródeł finansowania
4. Wykonawca winien przedstawić Zamawiającemu do akceptacji proponowany podkład
muzyczny, głos lektora, scenariusz, projekt filmu. Zamawiający w ciągu 5 dni roboczych
od otrzymania poszczególnych, wyżej wymienionych elementów wniesie swoje uwagi.
Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić wszystkie uwagi Zamawiającego. Wymagana
jest pisemna akceptacja Zamawiającego przed skierowaniem spotu do emisji.
5. Spot powinien być wyprodukowany w jakości Full HD. Wykonawca zapewni kompleksowy
montaż i udźwiękowienie spotu - zapewni profesjonalną jakość wyprodukowanego
spotu telewizyjnego.
6. Zamawiający wymaga, aby film nagrano na profesjonalnym sprzęcie. Wykonawca zapewni
kompleksowy montaż i udźwiękowienie spotu -
zapewni profesjonalną jakość
wyprodukowanego spotu telewizyjnego.
7. Film powinien być oparty o filmowe zdjęcia lotnicze każdego zadania (dotyczy zadań
obejmujących roboty budowalne), realizowanego w ramach Projektu.
8. Zdjęcia do spotu telewizyjnego należy wykonać przy możliwie najlepszej (słonecznej)
pogodzie.
9. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wykonany spot telewizyjny przygotowany
do emisji w formatach zgodnych ze specyfikacjami technicznymi stacji telewizyjnej oraz
w formacie umożliwiającym publikację na stronie internetowej Zamawiającego, na
płytach DVD oraz drogą elektroniczną wraz z metryką.
10. Spot powinien być emitowany minimum 20 razy (20 dni), w tym minimum 50% spotów
powinno zostać wyemitowanych w godzinach 18:00 – 21:00, w cyklu 7 dniowym zgodnie
z zatwierdzonym przez Zamawiającego Media Planem.
11. Wybór stacji (telewizji regionalnej) powinien oprzeć się na kryterium najwyższej
oglądalności dziennej w grupie mieszkańców woj. pomorskiego według najnowszych
reprezentatywnych badań, które Wykonawca przedstawi Zamawiającemu.
12. Przy przygotowaniu spotu reklamowego należy uwzględnić wytyczne zawarte
w dokumencie „Zasady Promocji Projektów dla Beneficjentów Programu Operacyjnego
20
Infrastruktura i Środowisko 2007-2013” . Dokument ten jest dostępny do pobrania wraz
z załącznikami i logotypami (za wyjątkiem RZGW Gdańsk) na stronie internetowej
Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (http://www.pois.gov.pl/; zakładka
zasady promocji).
H. Produkcja i emisja akcji promocyjnej w radio
1. Zamówienie obejmuje zakup czasu radiowego w wybranej stacji radiowej i przygotowanie
scenariusza radiowej akcji promocyjnej informującej o realizacji Projektu. Akcja musi
zawierać elementy konkursu. Scenariusz powinien umożliwiać powtórzenie akcji, po
niewielkich modyfikacjach, w różnych rozgłośniach.
2. Wykonawca zaproponuje trzy pomysły akcji do wyboru przez Zamawiającego.
Zamawiający dopuszcza zmianę formy działań promocyjnych w radiu, jeśli w świetle
zdobytych doświadczeń, konkurs radiowy nie będzie gwarantował osiągnięcia założonych
efektów.
3. Scenariusz musi uwzględniać:
•
Krótką informację o realizowanych zadaniach
•
Informację, gdzie szukać dalszych informacji nt. Projektu z podaniem nazwy i strony
internetowej
•
Informację nt. źródeł finansowania
4. Wykonawca przygotuje scenariusz akcji i prześle go w terminie przyjętym w Media Planie
do
akceptacji
Zamawiającemu.
Koncepcja
akcji
będzie
podlegać
pisemnemu
zatwierdzeniu przez Zamawiającego. Zamawiający odpowie w ciągu 3 dni roboczych
i przedstawi swoje opinie i uwagi.
5. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu głosy lektorów (jeśli będą potrzebni) w terminie
określonym w Media Planie oraz uzyska od Zamawiającego ich akceptację w ciągu 3 dni
roboczych od daty przesłania propozycji.
6. Po akceptacji scenariusza i głosów lektorów przez Zamawiającego, Wykonawca przystąpi
do produkcji.
21
7. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu niezbędne do właściwego wykonania przedmiotu
umowy materiały dźwiękowe w formatach zgodnych ze specyfikacjami technicznymi
rozgłośni radiowej na płytach CD/DVD oraz drogą elektroniczną.
8. Zamawiający wymaga, aby wszelkie dźwięki nagrano w profesjonalnym studio
dźwiękowym. Wykonawca zapewni kompleksowy montaż i zapewni profesjonalną jakość
dźwięku. Minimalne wymagania techniczne spotu to: MP3, 44,1 kHz 16 bit joint stereo
minimum 128 kbps.
9. Akcja powinna być przeprowadzona najmniej raz w 2014 i raz w 2015 roku, w dwóch
rozgłośniach radiowych, jednej wybranej dla województwa pomorskiego, jednej dla
województwa warmińsko-mazurskiego. Jeśli zostałaby wybrana ta sama rozgłośnia dla
obu województw, akcję należy przeprowadzić trzykrotnie. Emisja powinna nastąpić
w godzinach 06:00 - 11:00 i 15:30 – 19:00, w dniach poniedziałek - piątek.
10. Czas trwania akcji: min. 1 dzień o łącznym czasie antenowym min. 45 minut.
11. Wybór stacji powinien opierać się na kryterium najwyższych słuchalności dziennych
w grupie mieszkańców woj. pomorskiego i woj. warmińsko-mazurskiego, według
najnowszych reprezentatywnych badań, które Wykonawca przedstawi Zamawiającemu.
12. Wybrana stacja powinna być stacją regionalną, obejmującą swym zasięgiem woj.
Pomorskie i obszar Żuław.
I.
Dostawa pendrivów promocyjnych
1. Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie, wykonanie i dostawa do siedziby
Zamawiającego pendrive reklamowych z nadrukiem, promujących projekt pn.
„Kompleksowe zabezpieczenie przeciwpowodziowe Żuław – Etap I – Regionalny Zarząd
Gospodarki Wodnej w Gdańsku”.
2. Nakład: określono w p. III, w Wykazie Zamówienia.
3. Parametry pendrive: Wymiary maksymalne: 80 x 25 x 15 mm (po rozłożeniu). Obudowa
składana (typu Twister), metalowo - plastikowa, w kolorze szarym z niebieskimi
aplikacjami, uchwyt/zawieszka umożliwiający zawieszenie na smyczy, pojemność
22
minimum 8 GB, typ złącza USB 3.0, nie blokuje dostępu do innych portów USB, dioda LED,
gwarancja 24 miesiące.
4. Opakowanie: pendrive pakowany w kartonowe opakowanie jednostkowe (pudełko
z wieczkiem), wielkością dopasowane do wymiarów pendrive’a.
5. Nadruk:
a. Na pendrive dwustronny grawer laserowy.
b. Na pudełku druk do 4 kolorów
6. Treść nadruku:
a. Na pendrive: logotypy: projektu „Żuławy” i Regionalnego Zarządu Gospodarki
Wodnej w Gdańsku.
b. Na pudełku nazwa projektu „Kompleksowe zabezpieczenie przeciwpowodziowe
Żuław – Etap I – Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Gdańsku”
i oznakowanie zgodne z wytycznymi określonymi w dokumencie „Zasady
promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura
i środowisko 2007-2013”
7. Logotypy RZGW w Gdańsku i programu Żuławy dostarczy Zamawiający.
8. Przed przystąpieniem do produkcji docelowej pendrive Wykonawca przedstawi
Zamawiającemu do akceptacji wizualizację (w formacie PDF) wszystkich materiałów
w ciągu czterech tygodni od dnia podpisania umowy. Zamawiający dokona akceptacji
wizualizacji w terminie do 3 dni roboczych. W przypadku zgłoszenia przez
Zamawiającego ewentualnych poprawek do projektu, Wykonawca niezwłocznie
je uwzględni i w ciągu 3 dni roboczych ponownie przedstawi wizualizację do akceptacji.
9. Wszystkie pendrivy muszą spełniać następujące kryteria dotyczące trwałości i estetyki:
a. artykuł nie ulega trwałym zniekształceniom, jest odporny na wstrząsy, ruchome
elementy materiału zapewniają jego właściwe funkcjonowanie, artykuł nie ulega
zniszczeniu przy zwykłym korzystaniu;
b. nie występują zarysowania, przebarwienia pęknięcia i inne uszkodzenia materiału
podczas właściwego i normalnego korzystania, poszczególne części materiałów
23
są dobrze do siebie dopasowane oraz zamocowane, graficzne elementy
materiałów nie ścierają się, nie rozmazują ani nie zmieniają kolorów;
10. Pendrivy zostaną dostarczone w zbiorczych opakowaniach po 50 sztuk.
11. Sposób transportu oraz opakowanie artykułów muszą zapewniać zabezpieczenie przed
uszkodzeniami. Za szkody powstałe w wyniku nienależytego opakowania oraz/lub
transportu winę ponosi Wykonawca.
J.
Dostawa infokiosku
1. Zamówienie obejmuje dostawę 1 infokiosku wraz z oprogramowaniem, konfiguracją,
wgraniem materiałów, uruchomieniem i montażem w siedzibie Zamawiającego.
2. Infokiosk powinien być wolnostojący (możliwość przesunięcia lub przewiezienia),
przeznaczony do użytku wewnętrznego.
3. Minimalne wymagania techniczne:
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
4. Forma
Monitor dotykowy: LCD 19”
System operacyjny: Windows 7 lub równoważny
Procesor: dwurdzeniowy x86
Pamięć RAM: 2 GB
Dysk twardy: 250 GB
Interfejs graficzny: zintegrowany
Interfejs sieciowy: 10/100/1000 Mbit zintegrowany
Interfejs dźwiękowy: zintegrowany
Głośniki Stereo
Interfejs USB
infokiosku powinna być klasyczna tzn. monitor na prostej nóżce (lub szerokim
froncie). Na froncie (nóżce) należy trwale zamieścić logotypy (zgodne z zasadami promocji)
– wybrane przez Zamawiającego elementy powinny być wycięte w poszyciu i podświetlone.
W
zależności
od
logotypów/logotypu.
szerokości
Sposób
frontu
dopuszcza
oznakowania
się
podświetlenie
infokiosku
musi
być
wybranych
uzgodniony
z Zamawiającym. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt graficzny
infokiosku przed wykonaniem. Projekt graficzny powinien obejmować:
- wizualizację wyglądu infokiosku (forma, kolor, podświetlenie itp.)
24
- wizualizację interfejsu zewnętrznego (strona startowa, rozmieszczenie i nazewnictwo
ikon itp.)
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu trzy warianty wizualizacji interfejsu zewnętrznego.
Zamawiający dokona wyboru jednej z przedstawionych.
5. Zamawiający w ciągu 4 dni roboczych od otrzymania projektu wniesie ewentualne uwagi
i dokona wyboru oprawy graficznej. Produkcja infokiosku powinna nastąpić po uzyskaniu
pisemnej akceptacji Zamawiającego.
6. Infokiosk będzie pełnił funkcję elektronicznej tablicy informacyjnej, umożliwiającej
przeglądanie strony internetowej RZGW w Gdańsku, informacji dotyczących realizowanego
Projektu, w tym min. opracowanych w ramach realizacji przedmiotowego zamówienia:
animacji, filmów, publikacji, zdjęć oraz innych tj. prezentacje multimedialne itp.
7. Urządzenie powinno posiadać solidną konstrukcję wykonaną ze stali (wandaloodporną).
Konstrukcja: ekran na nóżce (preferowana wysokość infokiosku 120- 140 cm). Obudowa
w kolorze szarym.
8. Infokiosk powinien być wyposażony w ekran dotykowy o intensywnej jasności
i doskonałym nasyceniu barw, pozwalający wyświetlać prezentowane treści w sposób
przejrzysty i czytelny.
9. Infokiosk powinien posiadać panel administratora, który pozwala na dodawanie
i aktualizowanie danych.
10.
Dostarczony do siedziby Zamawiającego infokiosk powinien być gotowy do
użytkowania, tzn. musi prezentować materiały opracowane w ramach zamówienia: film,
animacje, publikacje, itp. oraz inne dostarczone przez Zamawiającego.
11.
Wykonawca jest zobowiązany przeszkolić Zamawiającego z obsługi infokiosku (w
tym m.in. aktualizacja danych, konserwacja itp.). Odbędzie się jedno spotkanie w siedzibie
Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany również udzielania niezbędnych konsultacji
w okresie gwarancji.
12. Gwarancja jakości na infokiosk wynosi 3 lata. Gwarancja obejmuje ewentualne naprawy
na miejscu, które nie są wynikiem nieprawidłowego użytkowania i aktów wandalizmu. Czas
25
naprawy wynosi 7 dni roboczych od momentu zgłoszenia usterki przez Zamawiającego.
W okresie gwarancji infokiosk musi spełniać funkcję użytkową i wizulaną tożsamą ze stanem,
który został odebrany przez Zamawiającemu w ramach realizacji umowy.
K. Dostawa i montaż tablic pamiątkowych
1. Zamówienie
obejmuje
zaprojektowanie,
wykonanie,
dostawę
i
montaż
4 szt. tablic pamiątkowych dwustronnych zewnętrznych oraz 1 tablicy pamiątkowej
jednostronnej wewnętrznej.
2. Tablice informacyjne zewnętrze zostaną zamontowane na terenie województwa
pomorskiego i województwa warmińsko-mazurskiego. Ostateczne miejsca lokalizacji
tablic zostaną wskazane przez Zamawiającego na 2 m-ce przed planowanych terminem
montażu tablic.
3. Tablica informacyjna wewnętrzna zostanie zamontowana w siedzibie RZGW w Gdańsku.
4. Wymagania dotyczące tablic informacyjnych zewnętrznych:
− Wymiary: 1 m (szerokość) x 0,7 m (wysokość);
− Konstrukcja do posadowienia w gruncie;
− Tablica (tafla tablicy) wykonana z jednego elementu (nie łączonego);
− Tablice oraz konstrukcje powinny być wykonane z materiałów trwałych
i odpornych na zmienne warunki atmosferyczne, zapewniających
czytelność
informacji i wysoki poziom estetyczny tablicy oraz zamontowane z zachowaniem
zasad bezpieczeństwa;
− Ze względu na planowany montaż tablic na terenach o stosunkowo silnym
wietrze (m.in. okolice Ujścia Wisły) należy zapewnić odpowiednią konstrukcję do
posadowienia tablic w gruncie, minimalizującą ryzyko ewentualnego upadku
tablic.
− Zamówienie obejmuje również wykonanie wspólnych dla wszystkich tablic
zewnętrznych projektów tablicy (propozycja rozwiązań konstrukcyjnych – szkic
oraz projekt treści tablicy);
26
5. Wymagania dotyczące tablicy informacyjnej wewnętrznej:
− Wymiary: 1 m (szerokość) x 0,7 m (wysokość);
− Tablica powinna być wykonana z materiałów trwałych, zapewniających
czytelność informacji oraz wysoki poziom estetyczny tablicy;
− Tablica powinna posiadać obramowanie oraz przezroczystą powłokę ochronną;
− Tablica zostanie zamontowana na ścianie. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym
sposób montażu tablicy na ścianie;
− Zamówienie obejmuje również wykonanie projektów tablicy wewnętrznej
(propozycja rozwiązań konstrukcyjnych – szkic oraz projekt treści tablicy).
6. Tablice pamiątkowe zostaną wykonane z materiałów trwałych, tj. odpornych na warunki
atmosferyczne, tak aby zapewniona została czytelność informacji oraz wysoki poziom
estetyczny tablicy, co najmniej do końca 2020r.
7. Tablice zostaną zaprojektowane i wykonane zgodnie z zasadami obowiązującymi dla
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013, określonymi min. w dokumencie
„Zasady promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura
i Środowisko 2007-2013” (dokument wraz z załącznikami dostępny jest na stronie
internetowej www. pois.gov.pl).
8. Zasady projektowania tablic pamiątkowych znajdują się w załączniku nr 1 do „Zasad
promocji
projektów
dla
beneficjentów
Programu
Operacyjnego
Infrastruktura
i Środowisko 2007-2013”. Wykonawca zastosuje się do zasad promocji obowiązujących na
dzień rozpoczęcia prac związanych z projektowaniem tablicy.
9. Tablica pamiątkowa musi zawierać następujące elementy:
a) emblemat Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej, odwołanie
słowne do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Funduszu Spójności,
logo POIiŚ, hasło promocyjne POIiŚ – powyższe informacje muszą zajmować co najmniej
25% powierzchni tablicy,
27
b) tytuł projektu,
c) logo beneficjenta,
d) informację o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej: „Projekt Kompleksowe
zabezpieczenie przeciwpowodziowe Żuław – Etap I – Regionalny Zarząd Gospodarki
Wodnej w Gdańsku współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu
Spójności w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko”.
10. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu projekty tablic w ciągu 30 dni od zgłoszenia
terminu planowanego montażu przez Zamawiającego. Aktualnie zakłada się, iż wszystkie
tablice zamontowane zostaną w 2015r. Zakłada się również możliwość montażu
poszczególnych tablic w różnych terminach. Terminy montażu tablic zostaną wskazane
przez Zamawiającego.
11. Zamawiający w terminie do 4 dni roboczych od ich otrzymania projektów poinformuje
Wykonawcę o akceptacji przedstawionych projektów bądź jej braku w formie pisemnej
(wiadomość e-mail). W przypadku braku akceptacji projektów Wykonawca zobowiązuje
się do naniesienia poprawek lub przedstawienia wersji alternatywnej w ciągu kolejnych 3
dni roboczych. Wykonawca będzie prezentował Zamawiającemu alternatywne wersje
projektów graficznych lub nanosił zmiany w wykonanych projektach do czasu uzyskania
pełnej akceptacji Zamawiającego.
12. Wykonawca dokona montażu tablic informacyjnych w miejscach wskazanych przez
Zamawiającego.
13. Gwarancja jakości na tablice pamiątkowe kończy się z upływem 2020r. W okresie
gwarancji tablice informacyjne muszą spełniać swoją funkcję informacyjną oraz
promocyjną. W przypadku upadnięcia tablicy Wykonawca jest zobowiązany na jej
ponowne niezwłoczne posadowienie. Napisy muszą być czytelne, a kolorystyka znaków
graficznych niezmienna. Powłoka ochronna nie może pękać i odstawać od podłoża.
Przypadki wyblaknięcia, rozmazania treści umieszczonych na tablicach, złamania lub
pęknięcia jej elementów, pokrzywienia, stwierdzone protokolarnie przez Zamawiającego,
28
stanowią podstawę do dostarczenia nowych tablic (ewentualnie naprawy) na koszt
Wykonawcy, po uprzednim poinformowaniu Wykonawcy na piśmie. Gwarancją nie są
objęte uszkodzenia tablic, będące wynikiem wandalizmu i działania osób trzecich.
Usunięcie wad stwierdza się protokolarnie. Naprawa lub wymiana na nowa tablicę
dokonywana jest w ciągu 7 dni roboczych od zgłoszenia usterki przez Zamawiającego.
V.
Raporty z przeprowadzonych działań promocyjnych
1. Wykonawca jest zobowiązany przekazać Zamawiającemu raporty z realizacji działań
promocyjnych według harmonogramu:
• I raport okresowy – do 15 stycznia 2015r. (za okres od podpisania umowy do 31
grudnia 2014r.)
• II raport okresowy – do 15 lipca 2015r. (za okres od 1 stycznia 2015r. do 30
czerwca 2015r.).
• III raport okresowy – w ciągu 2 dni po zakończeniu realizacji ostatniego zadania
(za okres od 1 lipca 2015r. do 18.09.2015r.) wraz z raportem końcowym.
2. Każdy z raportów okresowych z realizacji działań promocyjnych będzie zawierał:
− opis każdego zadania, które zostało zrealizowane w okresie sprawozdawczym;
− dokumentację fotograficzną każdego elementu zamówienia;
− w przypadku artykułów, spotów reklamowych i akcji promocyjnej w radio dane
dot.
osiągniętych
efektów
mierzone
nakładem
wybranych
czasopism,
oglądalnością wybranej stacji telewizyjnej i słuchalnością wybranej
stacji
radiowej (należy podać również źródło danych);
− do raportu należy dołączyć 4 szt. czasopisma, w którym ukazał się artykuł (w
oryginale), płytę CD/DVD z nagraniem emisji spotu reklamowego i akcji
promocyjnej w radio.
3. Raport
końcowy
będzie
zawierał
podsumowanie
realizacji
wszystkich
działań
promocyjnych, w tym: opis wraz z dokumentacją fotograficzną zrealizowanych spotkań,
29
wykaz ilości i opis reklam i artykułów, które ukazały się w ramach realizacji zamówienia
oraz dane dotyczące osiągniętych efektów promocyjnych.
4. Raporty należy przygotować w wersji papierowej i płycie CD/DVD (wraz z kompletem
skanów).
5. W przypadku braku uwag Zamawiającego do przekazanych raportów, Strony podpiszą
protokół odbioru, który stanowi podstawę do wystawienia faktury VAT. Warunkiem
ostatecznego rozliczenia umowy jest zaakceptowanie przez Zamawiającego raportu
końcowego.
6. Udokumentowanie spotkań.
• Wykonawca zobowiązuje się do udokumentowania fotograficznego wizyty
technicznej oraz konferencji podsumowującej Projekt.
• W dniu realizacji ww. wydarzeń Wykonawca przekaże drogą mailową po 10 zdjęć
z ich realizacji (ujęcia grupowe uczestników i indywidualne poszczególnych
prelegentów) do umieszczenia na stronie internetowej Zamawiającego).
W terminie do 5 dni po zakończeniu ww. wydarzeń Wykonawca przekaże
na nośniku CD/DVD Zamawiającemu co najmniej 50 zdjęć z każdego wydarzenia
o rozdzielczości nie mniejszej niż 12 mpix w formacie umożliwiającym późniejsze
opublikowanie zdjęć na stronie internetowej Zamawiającego.
VI.
Inne uwarunkowania realizacji zamówienia
1. Wykonawca wyznaczy osobę odpowiedzialną za realizację i koordynację wszystkich
działań. Osoba ta będzie zobowiązana do stałego kontaktu z Zamawiającym
telefonicznie oraz mailowo, a także do spotkań w siedzibie Zamawiającego co najmniej
raz w miesiącu.
2. Wykonawca jest zobowiązany do udzielenia wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji
umowy na każde wezwanie Zamawiającego.
30
3. Zamawiający przewiduje trzy Etapy realizacji umowy tj. dokonanie odbiorów 3 Etapów
realizacji zamówienia (na podstawie raportów, opisanych w pkt. V SIWZ). Podstawą
wystawienia faktury VAT jest podpisany przez Zamawiającego protokołu odbioru.
4. Zamawiający dokona zatwierdzenia raportu lub wniesie do niego uwagi w terminie 3 dni
roboczych od otrzymania niniejszego dokumentu.
5. Za dzień wykonania przedmiotu zamówienia (Etapu) uznaje się dzień zatwierdzenia
protokołu odbioru bez zastrzeżeń.
6. Harmonogram rzeczowo-finansowy, stanowiący załącznik do umowy uwzględnia terminy
realizacji poszczególnych elementów zamówienia (w podziale miesięcznym), bazując na
terminach założonych w pkt. III SIWZ. Media Plan stanowi uszczegółowienie
harmonogramu rzeczowo-finansowego. Wykonawca zobowiązany jest przekazywać
Zamawiającemu do akceptacji projekty poszczególnych elementów zamówienia w
terminach uwzględniających czas potrzebny na ich ocenę i wniesienie uwag oraz
ewentualną korektę poszczególnych projektów przez Zamawiającego.
7. Wykonawca dołoży wszelkich starań aby kampania promocyjna Projektu była skuteczna.
8. Wszystkie realizowane w ramach zamówienia działania muszą być zgodne z
obowiązującymi w trakcie realizacji zamówienia zasadami obowiązującymi dla
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013, określonymi m.in. w dokumencie
„Zasady Promocji Projektów dla Beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura
i Środowisko 2007-2013” . Dokument ten jest dostępny do pobrania wraz z załącznikami
i logotypami (za wyjątkiem RZGW Gdańsk) na stronie internetowej Programu
promocji). Tym samym, odpowiedniemu oznakowaniu podlegają m.in.: akcesoria
konferencyjne, artykuły, spot telewizyjny. Spot radiowy będzie zawierał informacje
o finansowaniu wypowiedzianą przez lektora.
9. Zgodnie z ww. wytycznymi obowiązkowymi elementami oznakowania są:
• Logo POIŚ
31
• Flaga Unii Europejskiej
• Odwołanie słowne do Unii Europejskiej
• Odwołanie słowne do Funduszu Spójności
• Hasło określone dla POIŚ (opcjonalnie, w zależności od wielkości produktu)
• Logo RZGW w Gdańsku
• Tytuł i logo Projektu (opcjonalnie, w zależności od wielkości produktu)
• Informacja o współfinansowaniu Projektu (opcjonalnie, w zależności od wielkości
produktu)
• Pełne dane teleadresowe RZGW w Gdańsku (opcjonalnie, w zależności od
wielkości produktu)
• Informacja że materiał jest bezpłatny (dotyczy konferencyjnych akcesoriów
drukowanych)
10. Wykonawca winien przekazać m.in. wglądówki wykonanych wszystkich rodzajów zdjęć
lotniczych, lotniczych zdjęć filmowych, projektów graficznych, scenariusza filmowego,
podkładu muzycznego, głosu lektora itp. w sposób i w formie umożliwiającej dokonanie
oceny przez Zamawiającego.
11. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania autorskich praw majątkowych do całego
dzieła.
12. Wszystkie działania promocyjne będą wykonane w sposób ciekawy, kreatywny,
nowoczesny, zrozumiały i profesjonalny. Artykuły w prasie powinny być zredagowane
w sposób czytelny. Wszystkie działania promocyjne powinny być spójne (hasła oraz
ogólny wizerunek). Technika montażu filmu i niekonwencjonalne zdjęcia oraz ciekawa
muzyka powinny wywołać pozytywne zaskoczenie u widza.
13. W artykułach, spotach telewizyjnych i radiowych muszą być przekazane informacje
o Beneficjencie, celu Projektu, jego założeniach, zakresie rzeczowym oraz o źródłach
finansowania i okresie realizacji projektu.
32
14. Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić każdorazowo w toku realizacji zamówienia
wszystkie uwagi, sugestie i wskazówki Zamawiającego dotyczące przygotowania
produktów.
15. Zamawiający będzie informował na bieżąco Wykonawcę o postępach w realizacji
Projektu.
16. Wykonawca w ramach umowy dokona zakupu ewentualnych niezbędnych licencji (np.
podkład muzyczny itp.)
VII.
Gwarancja
1. Wykonawca wraz z przekazaniem zamówienia załączy gwarancję. Gwarancja jakości na
poszczególne składniki zamówienia musi wynosić minimum 12 miesięcy (poza tablicami
pamiątkowymi, infokioskiem i pendrive) od dnia ich protokolarnego odbioru bez
zastrzeżeń przez Zamawiającego.
2. Gwarancja jakości na tablice pamiątkowe kończy się z upływem 2020r.
3. Gwarancja jakości na infokiosk wynosi 3 lata.
4. Gwarancja jakości na pendrive wynosi 2 lata.
5. W okresie gwarancji poszczególne elementy zamówienia muszą spełniać swoją funkcję
użytkową i wizualną.
33

Część III SIWZ Opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

Podobne dokumenty

Roboty budowlane Podpisanie umowy na roboty budowlane

Załącznik nr 3 - wykaz sprzętu komputerowego

wymagania formatu dokumentacji - regionalny zarząd gospodarki

Lista kandydatów spełniających wymogi formalne ogłoszone o

UMOWA Nr Zawarta w dniu w Pile , pomiędzy Gminą Piła , którą

MwzakładcePlanprzeciwdziałaniaskutkomsuszy

zaproszenie renowacja mebli - Pomorski Urząd Wojewódzki w

Protokół otwarcia ofert z informacją o wyborze oferty

Opis Przedmiotu Zamówienia I. Wstęp 1) Zamówienie obejmuje

2 4 0 T ł uszcz Opis przedmiotu