pdfSzczegółowy opis przedmiotu zamówienia

„Kooperacyjne Opolskie – profesjonalne otoczenie biznesu”
nr decyzji: RPOP.02.03.00-16-0003/15-00 z dnia 31.03.2016 r.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2014-2020
Działanie 2.3 Wzmocnienie otoczenia biznesu
Symbol sprawy DOA /
/2016
Zał. nr 1 do wniosku………….
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Organizacja wyjazdu szkoleniowego do Eindhofen - obejmująca usługę transportową,
hotelową i cateringową.
Przedmiotem zamówienia jest:
Zorganizowanie – 4 dniowego (w tym 3 noclegi), w terminie: pomiędzy 25-28 października 2016 r.
zagranicznego wyjazdu szkoleniowego do Eindhoven (Holandia) w związku z udziałem w Dutch Design
Week dla minimalnie 12, a maksymalnie 16 osób*, tj. dla:
 pracowników projektu (przedstawiciele lidera projektu – Opolskiego Centrum Rozwoju Gospodarki)
kadry zarządzającej OCRG,
 przedstawicieli instytucji otoczenia biznesu z terenu woj. opolskiego.
*ostateczna lista uczestników zostanie przesłana Wykonawcy do 2 dni roboczych przed datą wyjazdu
Wszystkie punkty programu realizowane przez Wykonawcę będą konsultowane na bieżąco
z Zamawiającym. Ostateczny program wymagać będzie akceptacji Zamawiającego.
1. Obowiązki Wykonawcy:
a) zorganizowanie i zapewnienie transportu osobom biorącym udział w zagranicznym wyjeździe
bezpiecznym i odpowiednio do tego celu przystosowanym środkiem transportu (autokar klasy
turystycznej z rozsuwalnymi i uchylnymi siedzeniami oraz dystansem pomiędzy fotelami
odpowiednim dla przejazdów na długich trasach, autokar powinien posiadać także
klimatyzację, automat do serwowania gorących napojów i toaletę na pokładzie). Trasa podróży
obejmuje następujące etapy:
 przejazd na trasie Opole – Eindhoven,
 transport uczestników na terenie Eindhoven pomiędzy miejscem noclegu (hotel)
i miejscami związanymi z wydarzeniami w ramach Dutch Design Week
 transport uczestników na terenie Eindhoven,
 przejazd na trasie Eindhoven (miejsce noclegu) – Opole (w dniu powrotu),
 wszystkie koszty związane z użytkowaniem pojazdu/pojazdów, ubezpieczeniem oraz
noclegiem i wyżywieniem kierowców oraz innymi opłatami wynikającymi z podróży (m.in.
opłata za miejsca parkingowe, autostradę, itp.), ponosi Wykonawca;
b) zapewnienie 3 noclegów w hotelu o standardzie minimum 3 gwiazdkowym (wg. polskich
standardów) lub równoważnym, w pokojach jedno i 2- osobowych (warunek – łóżka
rozstawne). Wymagana liczba pokoi: 2 pokoje 1 osobowe oraz 7 pokoi dwuosobowych
z łazienkami z pełnym węzłem sanitarnym, z dostępem do bezpłatnego, bezprzewodowego
Internetu (WiFi).
W odniesieniu do miejsca noclegu, wszyscy uczestnicy wizyty muszą zostać zakwaterowani
w jednym hotelu na terenie Eindhoven lub w odległości maksymalnie 8 km od centrum miasta
„Kooperacyjne Opolskie – profesjonalne otoczenie biznesu”
nr decyzji: RPOP.02.03.00-16-0003/15-00 z dnia 31.03.2016 r.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2014-2020
Działanie 2.3 Wzmocnienie otoczenia biznesu
(rynek). Nie dopuszcza się możliwości przenoszenia żadnego uczestnika do innego hotelu po
odbyciu części noclegów. Miejsce noclegu (hotel) powinno posiadać zaplecze gastronomiczne;
c) zapewnienie profesjonalnych 2 kierowców na czas trwania całego wyjazdu;
d) ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz kosztów leczenia
wszystkich uczestników na czas przejazdu i pobytu na kwotę min. 20.000,00 zł. Ponadto
Wykonawca zobowiązany jest ubezpieczyć bagaż każdego z uczestników wizyty na kwotę co
najmniej 2.000,00 zł;
e) zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników tj. śniadania w formie bufetu oraz
obiadokolacji:
Rozkład posiłków w poszczególne dni wyjazdu:
Dzień 1:
 kolacja w hotelu gdzie odbędzie się nocleg;
Dzień 2:
 śniadanie,
 obiadokolacja,
Dzień 3:
 śniadanie,
 obiadokolacja,
Dzień 4:
 śniadanie,
Każda kolacja dla każdego uczestnika ma składać się z co najmniej następujących elementów:
1) dwóch rodzajów zimnych przystawek, każda po min. 100 g,
2) ciepłego dania głównego obejmującego:
3) mięso lub rybę lub danie jarskie – min. 200 g,
a) dodatek skrobiowy – min. 150 g,
b) sos – min. 50 ml,
c) surówki, sałatę – min. 150 g,
4) napojów wraz z dodatkami obejmującymi:
a) sok – 2 rodzaje spośród następujących smaków: pomarańczowy, wieloowocowy, jabłkowy,
grapefruitowy, porzeczkowy – min. 500 ml,
b) wodę mineralną gazowaną – min. 500 ml,
c) wodę mineralną niegazowaną – min. 500 ml,
d) kawę lub herbatę w zależności od preferencji uczestników – min. 200 ml,
e) śmietankę lub mleko do kawy – min. 20 g,
f) świeżą cytrynę w plasterkach – min. 2 plasterki cytryny,
g) cukier – min. 10 g.
W pierwszym dniu kolacja ma mieć charakter integracyjny dla uczestników wyjazdu w związku
z czym należy ją podać przy złączonych stołach w wydzielonej sali (lub jej części), przeznaczonej
wyłącznie dla uczestników wizyty.
Zamawiający dopuszcza wariant oferujący śniadania i kolacje w wybranym przez Wykonawcę hotelu.
„Kooperacyjne Opolskie – profesjonalne otoczenie biznesu”
nr decyzji: RPOP.02.03.00-16-0003/15-00 z dnia 31.03.2016 r.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2014-2020
Działanie 2.3 Wzmocnienie otoczenia biznesu
Menu obiadowe ma zostać tak dobrane, aby każdy uczestnik w każdym dniu wyjazdu miał prawo
wyboru dania głównego mięsnego, rybnego bądź dania głównego jarskiego.
f)
zapewnienie dla wszystkich uczestników wyjazdu 2 wejściówek z dostępem do wszystkich
wydarzeń w trakcie trwania Dutch Design Week w dniach wskazanych przez Zamawiającego.
Dopuszcza się modyfikację zakresu obowiązków Wykonawcy w zależności od wymagań programu
wyjazdu oraz konkretnych oczekiwań Zamawiającego odnoszących się do przesunięcia godzin
posiłków, przy uwzględnieniu jednak górnego poziomu kosztów, jakie Wykonawca zobowiązał się
ponieść w związku z organizacją wyjazdu.
2. Pozostałe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia:
a) rekrutację uczestników wyjazdu przeprowadzi Zamawiający i przekaże listę Wykonawcy do 2
dni roboczych przed datą wyjazdu,
b) na każdym etapie przebiegu wyjazdu uczestnicy muszą być traktowani jako grupa
nierozłączna,
c) Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych
wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane, oraz kosztów np. związanych
z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru, ww. koszty zostaną opłacone
indywidualnie przez uczestników wyjazdu,
d) Zamawiający zapewnia rezerwację sal szkoleniowych w wybranych miejscach odbywania się
wydarzeń związanych z Dutch Design Week i zapewnia prelegentów związanych z tematyką
wydarzenia
e) Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w końcowej cenie swojej oferty dodatkową kwotę
w wysokości 400 euro na pokrycie kosztów wynajmu sal i honorariów prelegentów,
Prosimy o przedstawienie kompleksowej oferty cenowej, zawierającej wszystkie wydatki, tak aby od
uczestników wyjazdu oraz Zamawiającego nie były pobierane żadne dodatkowe opłaty. Cena oferty
musi obejmować wszystkie koszty związane z wyjazdem.