Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel : vademecum

Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel : vademecum
Walkenbacha / Michael Alexander, John Walkenbach. – Gliwice, cop.
2014
Spis treści
O autorach
12
Wprowadzenie
Co trzeba wiedzieć?
Co trzeba mieć?
Konwencje typograficzne
Konwencje dotyczące klawiatury
Konwencje dotyczące myszy
Co oznaczają ikony
Układ ksiąŜki
Część I: Podstawowe informacje na temat pulpitów menedŜerskich
Część II: Stosowanie wykresów na pulpitach menedŜerskich
Część III: Pulpity menedŜerskie — zagadnienia zaawansowane
Część IV: Tabele przestawne a pulpity menedŜerskie
Część V: Kontakt ze światem zewnętrznym
Materiały dodatkowe
Zestaw narzędzi dodatkowych: Power Utility Pak
Kontakt z autorami
13
14
15
15
15
16
16
17
17
17
17
18
18
18
18
19
Część I Podstawowe informacje na temat pulpitów menedŜerskich
21
Rozdział 1. Pulpity menedŜerskie — wprowadzenie
Pulpity menedŜerskie i raporty — definicje
Raporty — definicja
Pulpity menedŜerskie — definicja
Określanie wymagań uŜytkownika
Definiowanie przekazu
Określanie odbiorców
Określanie wskaźników wydajności
Lista potrzebnych źródeł danych
Określanie wymiarów i filtrów
DrąŜenie danych
Harmonogram aktualizacji
Rzut oka na zasady projektowania pulpitów menedŜerskich
Zasada nr 1. Zachowaj prostotę
Układ i rozmieszczenie elementów
Formatowanie liczb
23
23
24
24
25
26
26
27
28
29
29
29
30
30
34
35
Tytuły i etykiety
WaŜne pytania
Czy mój pulpit przedstawia właściwe informacje?
Czy wszystko na moim pulpicie jest celowe?
Czy przekaz jest wystarczająco wyraźny?
Czy pulpitem da się zarządzać?
Zakres i okres
Dokumentacja
Czy pulpit jest łatwy w obsłudze?
Poprawność danych
36
36
36
36
37
37
37
38
38
39
Rozdział 2. Najlepsze rozwiązania w projektowaniu tabel
Zasady projektowania tabel
Oszczędne uŜywanie kolorów
Zmniejszanie wyrazistości obramowań
Właściwe formatowanie liczb
Pokonaj chęć korzystania z etykiet i nagłówków
Ulepszanie raportów za pomocą formatowania liczb
Podstawowe formatowanie liczb
Formatowanie duŜych liczb (wyświetlanie w tysiącach i milionach)
Formatowanie komórek zawierających zera
Formatowanie za pomocą kolorów
Formatowanie dat i czasu
Niestandardowe formatowanie liczb z uŜyciem warunków
41
42
42
43
45
47
48
49
51
52
53
54
55
Rozdział 3. Wykresy przebiegu w czasie
Wykresy przebiegu w czasie — zasady działania
Stosowanie wykresów przebiegu w czasie
Tworzenie wykresów przebiegu w czasie
Dostosowywanie wykresów przebiegu w czasie
Zmiana rozmiarów i scalanie komórek zawierających wykresy
Brakujące i ukryte dane
Zmiana typu wykresu przebiegu w czasie
Zmiana kolorów i linii wykresów przebiegu w czasie
Stosowanie kolorów do podkreślania kluczowych danych
Skalowanie osi wykresów przebiegu w czasie
Sztuczna linia odniesienia
Oś daty
Automatyczna aktualizacja zakresów dla wykresów przebiegu w czasie
57
57
58
60
62
62
63
64
64
64
65
65
67
68
Rozdział 4. Inne techniki wizualizacji
Ulepszanie raportów za pomocą formatowania warunkowego
Stosowanie formatowania warunkowego
Reguły wyróŜniania komórek
Reguły pierwszych/ostatnich
69
69
69
70
72
Paski danych
Skale kolorów
Zestawy ikon
Tworzenie własnych reguł formatowania
Wyświetlanie ikony tylko jednego rodzaju
Wyświetlanie pasków danych i ikon w osobnych komórkach
Ilustrowanie trendów za pomocą zestawu ikon
Ulepszanie raportów za pomocą symboli
Narzędzie Aparat fotograficzny
Gdzie znaleźć Aparat fotograficzny?
Narzędzie Aparat fotograficzny
Ulepszanie pulpitów menedŜerskich za pomocą narzędzia
Aparat fotograficzny
74
76
77
77
81
83
85
86
89
89
90
Część II Stosowanie wykresów na pulpitach menedŜerskich
95
Rozdział 5. Wykresy dla niewtajemniczonych
Co to jest wykres?
Wykresy w Excelu
Wykresy osadzone
Wykresy w osobnych arkuszach
Elementy wykresu
Podstawy tworzenia wykresu
Tworzenie wykresu
Przełączanie wierszy i kolumn
Zmiana typu wykresu
Style wykresu
Styl wykresu
Dodawanie i usuwanie elementów wykresu
Przenoszenie i usuwanie elementów wykresu
Formatowanie elementów wykresu
Praca z wykresami
Przesuwanie i zmiana rozmiarów wykresów
Konwertowanie wykresu osadzonego na utworzony na osobnym arkuszu
Kopiowanie wykresów
Usuwanie wykresu
Kopiowanie formatowania wykresu
Zmiana nazwy wykresu
Drukowanie wykresów
97
97
98
100
101
101
104
104
105
106
106
107
108
108
109
110
110
111
111
112
112
112
113
Rozdział 6. Serie danych na wykresie
Wybór danych do wykresu
Dodawanie nowych serii do wykresu
Dodawanie nowych serii przez kopiowanie zakresu
Dodawanie nowych serii przez rozszerzenie zaznaczonego zakresu
115
115
117
118
119
92
Dodawanie nowych serii za pomocą okna dialogowego Wybieranie
źródła danych
Dodawanie nowych serii za pomocą formuły SERIE
Usuwanie serii z wykresu
Zmiana zakresu danych dla serii na wykresie
Zmiana serii danych za pomocą obramowania
Zmiana serii za pomocą okna dialogowego Wybieranie źródła danych
Zmiana serii danych za pomocą formuły SERIE
Nazwy serii
Zmiana nazwy serii
Usuwanie nazwy serii
Zmiana kolejności prezentacji serii
Umieszczanie na wykresach zakresów nieprzylegających
Serie umieszczone na osobnych arkuszach
Brakujące dane
Serie danych: ukrywanie danych
Odłączanie serii na wykresie od zakresu danych
Konwertowanie wykresu w obraz
Konwertowanie zakresu na tablicę
Praca z wieloma osiami
Tworzenie pomocniczej osi wartości
Tworzenie wykresu z czterema osiami
119
120
120
121
121
122
123
124
126
127
127
128
129
130
132
133
133
134
136
136
137
Rozdział 7. Formatowanie i dostosowywanie wykresów
Podstawowe informacje o formatowaniu
Wybieranie elementów wykresu
Najczęściej uŜywane elementy wykresu
Wybór metody formatowania
Dostosowywanie wypełnień i krawędzi: zasady ogólne
Zakładka Wypełnienie
Formatowanie krawędzi
Formatowanie podłoŜa wykresów
Edycja obszaru wykresu
Edycja obszaru kreślenia
Formatowanie serii
Podstawowe formatowanie serii
Formatowanie serii za pomocą obrazków i grafiki
Opcje dodatkowe
Edycja tytułów wykresów
Dodawanie tytułów do wykresu
Zmiana tekstu w tytule
Formatowanie tekstu w tytule
Zawartość komórki jako tytuł wykresu
Edycja legendy wykresu
Dodawanie i usuwanie legendy
139
139
140
141
143
146
146
147
149
149
149
151
152
152
153
153
155
156
156
156
157
157
Przesuwanie i zmiana rozmiarów legendy
Formatowanie legendy
Zmiana tekstu legendy
Usuwanie legendy
Identyfikowanie serii bez uŜywania legendy
Osie wykresu
Oś wartości kontra oś kategorii
Skala na osi wartości
Oś daty
Tworzenie wieloliniowych osi kategorii
Usuwanie osi
Formatowanie liczb na osiach
Linie siatki
Dodawanie i usuwanie linii siatki
Etykiety danych
Dodawanie i usuwanie etykiet danych
Edytowanie etykiet danych
Problemy i ograniczenia etykiet danych
Tabele danych
Dodawanie i usuwanie tabeli danych
Problemy i ograniczenia tabel danych
159
159
159
160
160
160
161
163
168
170
170
171
172
172
173
173
173
175
177
178
178
Rozdział 8. Komponenty do prezentacji trendów
Tendencje — nakazy i zakazy
Właściwy wykres dla zobrazowania tendencji
Punkt zero na osi pionowej
Stosowanie skali logarytmicznej
Zarządzanie etykietami
Tendencje porównawcze
Tworzenie porównań obok siebie
Tworzenie porównań skumulowanych
Wskazywanie tendencji za pomocą osi pomocniczej
Zaznaczanie wybranych okresów
Formatowanie wybranych okresów
Stosowanie znaczników podziału do zaznaczania zdarzeń
Przedstawienie prognoz
Inne metody przedstawiania tendencji
Unikanie zbyt duŜych ilości danych
Wygładzanie danych
179
179
180
181
183
185
187
187
189
191
193
193
194
195
196
196
197
Rozdział 9. Komponenty do grupowania danych
Tworzenie list rankingowych
Organizowanie danych źródłowych
Zastosowanie tabel przestawnych do tworzenia zestawień
Zastosowanie histogramów do monitorowania relacji i częstości wystąpień
201
201
202
203
205
Dodawanie formuł do zgrupowanych danych
Dodawanie skumulowanych wartości procentowych
Tworzenie histogramów za pomocą tabel przestawnych
Zaznaczanie największych wartości
206
209
211
212
Rozdział 10. Komponenty do oceny efektywności realizacji celów
Przedstawianie oceny efektywności realizacji celów z wykorzystaniem
odchylenia
Ocena realizacji na podstawie danych statystycznych
Wykresy w kształcie termometru
Wykorzystanie wykresów pociskowych
Tworzenie wykresów pociskowych
Dodawanie danych do wykresu pociskowego
Końcowe przemyślenia na temat wykresów pociskowych
Przedstawianie zakresów oceny efektywności realizacji celów
217
Część III Pulpity menedŜerskie — zagadnienia zaawansowane
231
Rozdział 11. Projektowanie modelu danych
Tworzenie modelu danych
Rozdzielenie warstw danych, analiz i prezentacji
Najlepsze wzorce modeli danych
Unikaj przechowywania zbędnych danych
UŜywaj arkuszy do dokumentowania i tworzenia modelu danych
Przetestuj model danych przed tworzeniem komponentów
Funkcje Excela do wykorzystania w modelu danych
Tablice — informacje
Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO
Funkcja WYSZUKAI.POZIOMO
Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW
Funkcja WYBIERZ
Praca z tabelami Excela
Konwertowanie zakresu komórek na tabelę programu Excel
Konwertowanie tabeli programu Excel na zakres komórek
233
233
234
238
238
239
240
241
241
242
245
247
249
252
253
255
Rozdział 12. Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów
menedŜerskich
Kontrolki formularza — podstawy
Kontrolki formularza — gdzie je znaleźć?
Dodawanie kontrolek do arkusza
Stosowanie kontrolki Przycisk
Stosowanie kontrolki Pole wyboru
Pole wyboru: włączanie i wyłączanie serii na wykresie — przykład
Stosowanie formantu Przycisk opcji
Przycisk opcji: wyświetlanie wielu widoków na jednym wykresie —
257
258
258
260
261
261
263
266
218
219
220
221
222
225
226
228
przykład
Stosowanie formantu Pole kombi
Zmiana danych na wykresie za pomocą listy rozwijanej — przykład
uŜycia pola kombi
Stosowanie formantu Pole listy
Pole listy: kontrolowanie wielu wykresów za pomocą jednego kliknięcia
267
269
270
272
273
Rozdział 13. UŜycie makr w raportach
Po co uŜywać makra?
Jak zarejestrować swoje pierwsze makro
Uruchamianie makra
Przypisywanie makra do przycisku
Uruchamianie makr w Excelu 2013
Komunikaty bezpieczeństwa w Excelu
Konfigurowanie zaufanych lokalizacji
Przykłady makr programu Excel
Tworzenie przycisków nawigacyjnych
Dynamiczna zmiana danych w tabeli przestawnej
Raporty na jedno kliknięcie
277
277
278
281
283
284
284
285
286
286
287
288
Część IV Tabele przestawne a pulpity menedŜerskie
291
Rozdział 14. Tabele przestawne
Tabele przestawne — wprowadzenie
Anatomia tabel przestawnych
Tworzenie prostej tabeli przestawnej
Dostosowywanie tabel przestawnych
Zmiana układu tabeli przestawnej
Zmiana nazwy pól
Formatowanie liczb
Zmiana sposobu obliczania podsumowania
Pomijanie sum częściowych
Usuwanie wszystkich sum częściowych jednocześnie
Usuwanie pojedynczych sum częściowych
Usuwanie sum końcowych
Ukrywanie i wyświetlanie pozycji
Ukrywanie i wyświetlanie pozycji bez danych
Sortowanie tabel przestawnych
Filtrowanie danych
Tworzenie list rankingowych
Tworzenie zestawień miesięcznych, kwartalnych i rocznych
Tworzenie zestawień procentowych
Tworzenie zestawień przychodów narastająco
Tworzenie zestawień miesięcznych
293
293
294
296
303
303
304
305
306
307
307
308
309
309
311
313
314
314
318
320
321
322
Rozdział 15. Zastosowanie wykresów przestawnych
Wprowadzenie do wykresów przestawnych
Tworzenie wykresu przestawnego
ZaleŜności pomiędzy wykresami przestawnymi a tabelami przestawnymi
Ograniczenia wykresów przestawnych
Stosowanie formatowania warunkowego w tabelach przestawnych
Dostosowywanie formatowania warunkowego
Alternatywy dla wykresów przestawnych
Rozłączanie wykresu i tabeli przestawnej
Tworzenie samodzielnych wykresów połączonych z tabelą przestawną
325
325
326
328
330
330
333
338
338
340
Rozdział 16. Fragmentatory
Fragmentatory — podstawowe informacje
Tworzenie standardowego fragmentatora
Formatowanie fragmentatorów
Kontrolowanie wielu tabel przestawnych
Tworzenie fragmentatora osi czasu
Wykorzystanie fragmentatorów jako formantów formularza
343
343
345
347
350
350
353
Rozdział 17. Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych
i dodatek Power View
Wewnętrzny model danych — zasady działania
Tworzenie pierwszego własnego modelu danych
Wykorzystywanie modelu danych do tworzenia tabel przestawnych
Zewnętrzne źródła w wewnętrznym modelu danych
Tworzenie pulpitów menedŜerskich z wykorzystaniem Power View
Tworzenie wykresów Power View i praca z nimi
Wizualizacja danych na mapach Power View
Zmiana wyglądu pulpitów menedŜerskich Power View
357
358
358
362
364
367
369
373
376
Część V Kontakt ze światem zewnętrznym
377
Rozdział 18. Włączanie danych zewnętrznych do raportów Excela
Importowanie danych z Microsoft Accessa
Metoda „przeciągnij i upuść"
Kreator eksportu MS Access
Ikony grupy Dane zewnętrzne
Importowanie danych z SQL Server
Przekazywanie własnych instrukcji języka SQL do zewnętrznej bazy danych
Samodzielna edycja instrukcji języka SQL
Wykonywanie procedur składowanych z poziomu Excela
Tworzenie dynamicznych połączeń za pomocą VBA
379
380
380
381
382
386
388
389
389
390
Rozdział 19. Współdzielenie danych
Zabezpieczanie pulpitów menedŜerskich i raportów
393
393
Zabezpieczanie dostępu do skoroszytu
Ograniczanie dostępu do określonych komórek w arkuszu
Ochrona struktury skoroszytu
Łączenie pulpitu menedŜerskiego Excela z MS PowerPointem
Tworzenie łącza pomiędzy Excelem a PowerPointem
Samodzielna aktualizacja łączy
Automatyczna aktualizacja łączy
Zapisywanie pulpitów menedŜerskich w formacie PDF
Udostępnianie pulpitów menedŜerskich za pomocą SkyDrive
Ograniczenia dotyczące publikowania w sieci
393
396
399
400
400
402
403
404
406
408
Skorowidz
411
oprac. BPK