spis treści

Spis treści
3
SPIS TREŚCI
1. Wprowadzenie ........................................................................... str. 4
2. Instrukcja kancelaryjna ............................................................ str. 6
• Załączniki ............................................................................ str. 32
3. Jednolity rzeczowy wykaz akt .................................................. str. 39
4. Instrukcja archiwizacyjna ........................................................ str. 88
• Wprowadzenie ..................................................................... str. 89
• Zasady szczegółowe ............................................................ str. 93
• Załączniki ............................................................................ str. 105
5. Materiały uzupełniające ........................................................... str. 110
• Wyciąg z instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy
i związków międzygminnych ................................................ str. 110
• Tryb postępowania przy brakowaniu dokumentacji
nierachiwalnej ..................................................................... str. 111
• Wyciąg z rozporządzenia z dn. 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z
dokumentacją, zasad jej klasyfikowania
i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do
archiwów państwowych ........................... str. 112
• Wyciąg z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach .................................................... str. 118
• Wyciąg z Kodeksu postępowania administracyjnego .......... str. 120
• Ochrona danych osobowych ............................................... str. 122
• Uprawnienia kontrolne inspektorów PIP ........................... str. 129
• Przykładowe powiązania klasyfikacji akt ........................... str. 132
Spis treści
4
WPROWADZENIE
Niniejsze opracowanie powstało na bazie Rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z
dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków
międzygminnych
(Dz. U. Nr 112/98 poz. 1319 z późn. zm.).
Załączona do w/w rozporządzenia instrukcja kancelaryjna wraz
z rzeczowym
wykazem akt jest merytorycznie zgodna z opublikowanymi wcześniej instrukcjami stanowiącymi
załączniki do rozporządzeń Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160/98 poz. 1074
z późn. zm.) oraz z dnia
18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U.
Nr 160/98 poz. 1073 z późn. zm.).
Wszystkie trzy instrukcje zawierają w części ogólnej (§ 2) delegację umożliwiającą jej
stosowanie w podległych jednostkach organizacyjnych, stąd naszą publikację, będącą wyciągiem w/w
instrukcji kancelaryjnej, można wykorzystać zarówno w jednostkach oświatowych podległych
gminom jak również funkcjonujących w ramach samorządowych struktur powiatowych i
wojewódzkich.
Tworząc rzeczowy wykaz akt pod potrzeby jednostek oświatowych, kierowaliśmy się zasadą,
by zgodnie z cytowanym rozporządzeniem znajdujące się w nich akta jednorodne tematycznie
posiadały to samo, bądź zbliżone hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła, co akta w organach
samorządowych (§ 13.6 instrukcji).
W
efekcie
poszczególne
pozycje
tematyczne
przyjęte
w proponowanym przez nas rzeczowym wykazie akt, odpowiadają zarówno pod względem
sformułowań, jak i symboli klasyfikacyjnych wykazom prowadzonym przez organy gmin, powiatów i
województw. Ułatwi to identyfikację dokumentów i spraw, przy okazji usprawniając kontakty
służbowe między jednostkami oświatowymi a ich organami prowadzącymi.
Działając w oparciu o ust. 7 w/w 13 paragrafu, a także kierując się delegacją zawartą w § 14,
opracowaliśmy własną koncepcję rozszerzeń niektórych haseł klasyfikacyjnych.
W instrukcjach będących załącznikami do wspomnianych wcześniej rozporządzeń, hasła
klasyfikacyjne w dziale 43 – OŚWIATA obejmują jedynie zagadnienia związane z zarządzaniem
strukturami oświatowymi, nie uwzględniają natomiast problematyki dydaktyczno – wychowawczej
realizowanej przez szkoły, przedszkola i inne placówki oświatowe.
Rozbudowując wspomniany dział 43 uwzględnialiśmy w szerokim zakresie tematykę
oświatową, która została zawarta w nieaktualnym już rzeczowym wykazie akt, będącym załącznikiem
do Zarządzenia Nr 27 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 15 listopada 1991 r. (Dz. Urz. MEN Nr 7,
poz. 33 z 30.11.1991 r.).
Wśród dokonanych rozszerzeń umieściliśmy m.in. zagadnienia dotyczące zbiorowego
żywienia związane z systemem HACCP. Nasza propozycja rzeczowego wykazu akt nie zamyka
ostatecznego jego kształtu, jak również nie ogranicza inwencji dyrektorów jednostek w tym
względzie. Tym bardziej, iż każda indywidualna instrukcja kancelaryjna winna odzwierciedlać
merytoryczny zakres prowadzonych spraw oraz uwzględniać wielkość i specyfikę danej jednostki.
Pomocą w tym zakresie może być wersja elektroniczna przykładowego rzeczowego wykazu
akt, zamieszczona na załączonej płycie CD.
Wdrażając
nową
instrukcję
kancelaryjną
musimy
pamiętać,
że o jej wprowadzeniu do stosowania w jednostkach organizacyjnych rozstrzyga właściwy organ
prowadzący na podstawie art. 5 ust. 7 ustawy o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz.
2572 z późn. zm.).
Sądzimy, że oferowane opracowanie pomoże w wydaniu takiej decyzji.
Uwagi dotyczące archiwizacji: w proponowanym przez nas rzeczowym wykazie akt przyjęto
założenie, że w zdecydowanej większości jednostek oświatowych nie tworzy się narodowego zasobu
archiwalnego i nie występują w nich archiwa zakładowe a jedynie składnice akt (do utworzenia
archiwum zakładowego wymagana jest decyzja dyrektora właściwego miejscowo archiwum
państwowego). Ponieważ w składnicach akt nie przechowuje się dokumentacji archiwalnej (kat. A),
stąd w proponowanym wykazie akt kategorie archiwalną A zamieniono na kategorię niearchiwalną B25. Z tych samych powodów nie występuje również kategoria BE.
Spis treści
5
Pełne wdrożenie proponowanej instrukcji będzie wymagało podjęcia przez szefów placówek
oświatowych wielu działań o charakterze organizacyjnym, zarówno w obrębie kancelarii, jak i
obszarów strukturalnych jednostek.
W razie wystąpienia wątpliwości co do treści oferowanej instrukcji, bądź pojawienia się
problemów w trakcie jej wdrożenia prosimy o kontakt drogą pocztową lub faxem.
Redakcja
Spis treści
6
Spis treści
Rozdział I
Postanowienia ogólne
Rozdział II
Przyjmowanie i obieg korespondencji
Rozdział III
Przekazywanie korespondencji osobom funkcyjnym
Rozdział IV
Czynności kancelaryjne sekretariatu
Rozdział V
Przeglądanie i przydzielanie korespondencji
Rozdział VI
Wewnętrzny obieg akt
Rozdział VII
System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt
Rozdział VIII
Załatwianie spraw
Rozdział IX
Wysyłanie i doręczanie pism
Rozdział X
Przechowywanie akt
Rozdział XI
Przekazywanie akt do archiwum zakładowego
Rozdział XII
Opłaty skarbowe
Rozdział XIII
Powielanie i publikowanie
Rozdział XIV
Zbiory wspomagające
Rozdział XV
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
Rozdział XVI
Załączniki
Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1.
1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "Instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania
czynności kancelaryjnych w samorządowych oświatowych jednostkach organizacyjnych.
2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania
czynności kancelaryjnych
zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed
uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą dokumentów w jednostkach oświatowych.
Spis treści
7
II
Stopn
ia
podzi
ału
III
Stopn
ia
podzi
ału
IV
Stopni
a
podzia
łu
V
Stopn
ia
podzi
ału
HASŁA
KLASYFIKACYJNE
1.
00
2.
3.
4.
5.
ORGANY
JEDNOOSOBOWE
I KOLEGIALNE
Zjazdy, narady ,
konferencje
Plany i programy zjazdów,
narad i konferencji
własnych.
007
0070
01
W innych komórkach
KATEGOR
IA
ARCHIWA
LNA
W komórce macierzystej
SYMBOLE
KLASYFIKACYJNE
6.
7.
B-25
Bc
0071
Organizacja
zjazdów,
narad
i
konferencji własnych.
B-5
Bc
0073
Narady pracowników
własnej jednostki.
B-25
Bc
0074
Konferencje.
B-25
Bc
0075
Udział w obcych zjazdach,
naradach i konferencjach.
B-3
Bc
UWAGI
8.
Obsługa
administracyjno –
finansowa.
Protokoły,
informacje.
Programy, referaty,
listy uczestników,
uchwały,
protokoły.
Wystąpienia własne
(referaty) – kat.A.
ORGANIZACJA
-
WPROWADZENIE
Podstaw prawnych wymienionego w tytule dokumentu należy szukać w ustawie z
dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U.
Nr
171
z
2002
r.,
poz. 1396 z późn. zm.).
Ustawa już w pierwszym artykule podaje definicję materiałów archiwalnych, którą
powtórzono następnie w § 2 ust. 2 omawianej instrukcji. Materiałami archiwalnymi są
wszelkiego rodzaju akta
i dokumenty, korespondencja, dokumentacja
finansowa, techniczna
i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i
mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu
na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji
o wartości
historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych
państwowych jednostek organizacyjnych, a także działalności jednostek samorządu
terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych – powstała
w
Spis treści
8
przeszłości i powstająca współcześnie. Dziś definicję tę można uzupełnić o dokumentację
zapisaną na elektronicznych nośnikach informatycznych, takich jak dyskietka, czy płyta CD,
dlatego
też w instrukcji rozszerzono ją właśnie o te nośniki informacji.
Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy
do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego
za
pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
(art. 4.
ustawy).
Ustawa w art. 6 zobowiązuje także oświatowe jednostki organizacyjne gmin do
ewidencjonowania, przechowywania i ochrony w/w materiałów archiwalnych oraz do
zatwierdzania instrukcji
u Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
stwierdzając, iż:
• Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek
samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne
obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz
ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą:
a) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw,
b) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.
Spis treści
9
UPRAWNIENIA KONTROLNE INSPEKTORÓW PAŃSTWOWEJ INSPEKCJI
PRACY
Państwowa Inspekcja Pracy jest organem powołanym do nadzoru
przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów
bezpieczeństwa i higieny pracy.
i kontroli
i zasad
Zakres działania Państwowej Inspekcji Pracy obejmuje m.in.:
•
nadzór i kontrolę przestrzegania przez pracodawców prawa pracy,
w
szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów
dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę
i innych
świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, ochrony pracy
kobiet, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych,
•
ściganie wykroczeń
w Kodeksie pracy
•
nadzór i kontrolę zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych
i
higienicznych warunków pracy osobom fizycznym,
wykonującym pracę na
innej podstawie niż stosunek pracy
w zakładzie pracy lub w miejscu
wyznaczonym przez pracodawcę
przeciwko
prawom
pracownika
określonych
Pracownicy PIP uprawnieni są do prowadzenia bez uprzedzenia kontroli
przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu
bezpieczeństwa i higieny pracy, o każdej porze dnia i nocy.
KONTROLA
Kontrola ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania przez podmiot
kontrolowany prawa pracy,
w szczególności przepisów i zasad
bezpieczeństwa i higieny pracy, oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń.
W celu przeprowadzenia kontroli, inspektor pracy ma prawo:
-
swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotów
kontrolowanych,
-
przeprowadzania oględzin obiektów, stanowisk pracy, maszyn
urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy,
i