Archiwizacja Przechowywanie Przygotowanie spisów zdawczo

Archiwizacja
Archiwizacja to proces tworzenia, zabezpieczania i klasyfikowania zbioru. Zanim akta trafią do
archiwum muszą zostać odpowiednio uporządkowane, konieczne jest również określenie ich
kategorii co jest jednoznaczne z wymaganym okresem przechowywania. Proces archiwizacji
rozpoczyna się już w momencie wytworzenia akt w danej jednostce. Aby proces ten
przebiegał prawidłowo konieczne jest wprowadzenie instrukcji kancelaryjno-archiwalnej.
Przechowywanie
Kwestia bezpieczeństwa przechowywanej dokumentacji jest sprawą priorytetową.
Specjalizując się w przechowywaniu akt kadrowo płacowych i medycznych stosujemy się do
rygorystycznych wymogów określonych przez obowiązujące przepisy. W związku z tym
wszystkie materiały, bez względu na rodzaj znajdują się w pomieszczeniach spełniających
powyższe warunki. Nasze magazyny podlegają okresowej kontroli przez pracowników
Archiwum Państwowego i Urzędu Marszałkowskiego.
Przygotowanie spisów zdawczo - odbiorczych
Pierwszym krokiem przygotowania do transportu jest przygotowanie spisów zdawczoodbiorczych na podstawie posiadanych przez klienta list, bądź spisu z natury podczas
przygotowania do pakowania i transportu.
Przygotowanie transportu
Dokumenty pakowane są do numerowanych, oznaczonych kontenerów transportowych.
Każdy z nich jest zabezpieczony plombą o unikatowym numerze. Numery pojemników i
plomb wpisywane są do protokołu.
Transport i rozładunek
Kontenery transportowane są w asyście naszych pracowników. W wyjątkowych przypadkach
w konwoju z bronią.
Dokumenty zostają porządkowane, opisywane, numerowane i przekazywane na magazyn.
Indeksowanie i dostęp do zasobu
Dokumenty trafiające na magazyn są wcześniej wprowadzane do systemu. Dzięki temu
dostęp do nich jest możliwie krótki. Właściciel dokumentów może składać wnioski o
wypożyczenie z wykorzystaniem naszego autorskiego systemu.
Nadrzędnym celem podczas niszczenia dokumentów jest zachowanie poufności zawartych w
nich danych. Od początku istnienia firmy wprowadziliśmy procedury pozwalające spełnić ten
warunek.
 Akta pakowane są do solidnych worków transportowych
 Każdy worek posiada swój numer.
 Każdy worek jest plombowany unikalną plombą.
 Worki transportowane są do zamkniętego monitorowanego magazynu bądź od razu
do miejsca utylizacji.
 Plomba zrywana jest tuż przed wrzuceniem zawartości worka do młyna.
 Przed odłożeniem sprawdzamy, czy nic nie zostało w środku
 Podczas niszczenia obecny jest co najmniej jeden członek zarządu i jeden archiwista




Proces zerwania plomby i niszczenia może zostać nagrany i przekazany na DVD bądź
karcie SD
Po zakończonym procesie niszczenia wystawiany jest certyfikat opatrzony
hologramem.
Wszyscy pracownicy przeszli szkolenie z zakresu ochrony danych
Na życzenie (lub ze względów proceduralnych) akta mogą być przewiezione w
konwoju z bronią
Nie handlujemy przetworzonym materiałem
Nie składujemy akt na stosach
Nie wrzucamy akt na taśmociągi
Wszyscy pracownicy przeszli szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i ochrony danych.
Korzyści: 100% pewność zachowania poufności powierzonych do zniszczenia dokumentów.
Wdrożenia
Pierwszym krokiem jest stworzenie instrukcji kancelaryjno-archiwalnej oraz jednolitego
rzeczowego wykazu akt. Zawarte w nich procedury określają kto i w jaki sposób wytwarza,
opisuje i przekazuje dalej dokumenty.
Instrukcje tworzone są przez naszych pracowników posiadających wieloletnią praktykę w
Archiwum Państwowym, w dziale nadzoru, którego celem jest kontrola wyżej wymienionych
dokumentów i procedur w instytucjach i firmach podległych AP.
Projektujemy i wyposażamy archiwa na zlecenie klientów, którzy ze względu na przepisy
muszą przechowywać akta we własnym zakresie. Dzięki wieloletniej współpracy z
producentami możemy zaoferować sprawdzone rozwiązania, zgodne z obowiązującymi
normami.
Zarządzanie przechowywanym zasobem umożliwia nasze autorskie oprogramowanie
ARCHIVE-MANAGER.pro
W celu poprawnego stosowania procedur zawartych w instrukcji kancelaryjno-archiwalnej
szkolimy personel.
Podczas zajęć teoretycznych, omawiany jest cel oraz istotność poprawnego,
uporządkowanego prowadzenia akt.
W ramach zajęć praktycznych przygotowane procedury są wprowadzane w życie, a uczestnicy
pod okiem instruktorów nabywają praktycznych umiejętności pracując na własnym zasobie.