Audyt zewnętrzny Urzędu Gminy

Audyt zewnętrzny – główne ustalenia
Tytułem wstępu
• Badaniem objęto działania jednostek w roku 2014.
• Sprawozdania zostały sporządzone na dzień 27.05.2015 r.
zatem obejmują stan wiedzy na tamten czas.
• Zgodnie ze zleceniem badaniem objęto:
A) Energię Wierzchosławice sp. z o.o.
B) Gminne Centrum Kultury w Wierzchosławicach
C) Urząd Gminy Wierzchosławice.
D) Wodociągi Wierzchosławickie sp. z o.o.
• Szczegółowe zakresy badania w poszczególnych
jednostkach opisano poniżej.
Energia Wierzchosławice spółka z o.o.
Zakres badania:
1/ Ocena efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli;
2/ Ocena funkcjonowania kontroli ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów księgowych;
Energia Wierzchosławice spółka z o.o.
Na dzień 31.12.2014 r. Kapitały własne spółki wynosiły:
(‐) 259.304,60 zł, z czego:
• Kapitał zakładowy 692.000,00 zł;
• Strata za lata poprzednie: (‐) 868.295,13 zł;
• strata za rok 2014 (‐) 83.009,47 zł.
Jak widać strata przekracza kwotę kapitału
zakładowego.
Energia Wierzchosławice spółka z o.o.
• Zatrudnienie (na dzień 07.05.2015 r.) przedstawiało się następująco: a) Prezes – cały etat, b) Asystent – cały etat, c) elektryk – ½ etatu. • Z rachunku wyników za 2014 r. wynika, że przychody
osiągnięto w kwocie 308.654,36 zł. Koszty na
wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne i inne
świadczenia wyniosły 35% przychodów.
Energia Wierzchosławice spółka z o.o.
• W Studium wykonalności prognozowano uzysk energii na
poziomie 1600 MWh w skali roku. Natomiast wg danych
Spółki łącznie w 2014 r. uzyskano 888,804 MWh, czyli
55,55% pierwotnie planowanej wartości.
• Niższa jest również cena za 1 MWh energii sprzedanej,
aniżeli prognozowana w Studium wykonalności.
• Według Studium wykonalności w 2014 r. zysk netto
powinien wynieść 262.157 zł. W rzeczywistości w 2014 r.
wygenerowano stratę (‐) 83.009,47 zł. Zatem różnica
pomiędzy wartością planowanego zysku, a wartością
rzeczywiście osiągniętą wyniosła 345.166,47 zł.
Energia Wierzchosławice spółka z o.o.
• Spółka zobowiązana jest utrzymać trwałość projektu co
najmniej do dnia 31.01.2017 r.
• Spółka zawarła umowy z tzw. „parabankami” na kwoty: 307
500,00
zł
(w
dniu
30.04.2013
r.)
i
350 000,00 (w dniu 20.08.2014 r.).
• Powyższe umowy posiadają znamiona niegospodarności,
ponieważ określono w nich bardzo wysokie oprocentowanie
(odpowiednio: 10,50%; 10,80%), a na rynku bankowym można
było uzyskać obligacje albo kredyt z oprocentowaniem marża
1,5%‐2% + WIBOR.
• W zakresie księgowym stwierdzono uchybienia w zakresie
sporządzania sprawozdań finansowych, a także brak
potwierdzania na dowodach księgowych przeprowadzonych
kontroli formalno‐rachunkowej i merytorycznej.
Energia Wierzchosławice spółka z o.o.
Rekomendacje:
• Zaleca się podjęcie wszelkich działań mających na celu
gospodarność finansową oraz dokładniejsze monitorowanie
zasobów finansowych. W szczególności należałoby rozważyć
możliwość połączenia spółki Energia Wierzchosławice spółka z
o.o. ze spółką Wodociągi Wierzchosławickie spółka z o.o. W
aktualnej sytuacji finansowej spółki zatrudnianie osób na 2,5
etatu jest nieefektywne ekonomicznie (w Studium
wykonalności zakładano 1 etat). Działania pracowników spółki
sprowadzają się do bieżącego utrzymywania sprawności
produkcyjnej farmy (tj. koszenia terenu, bieżących napraw
itp.) oraz do obsługi administracyjnej (wystawianie faktur itp.).
• Rzetelniejsze
sporządzanie
sprawozdań
finansowych.
Potwierdzanie na dowodach księgowych przeprowadzonych
kontroli formalno‐rachunkowej i merytorycznej.
Gminne Centrum Kultury
Zakres badania:
1/ Ocena efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli;
2/ Prowadzenie spraw pracowniczych z zakresu zatrudnienia pracowników oraz naliczania i wypłacania wynagrodzeń i pochodnych, obliczania urlopów, rejestracji czasu pracy.
Gminne Centrum Kultury
• Na dzień 31.12.2014 r. Jednostka posiadała aktywa w
kwocie 84.639,37 zł, z czego aktywa trwałe na
poziomie 7.418,64 zł i aktywa obrotowe (w tym
należności) na poziomie 77.220,73 zł.
• Pasywa jednostki wykazują kapitał (fundusz) własny na
poziomie (‐)240.722,73 zł (z czego strata roku 2014
wynosi (‐)25.783,77 zł, a strata z lat poprzednich
(‐) 214.938,96 zł) i zobowiązania w kwocie 325.362,10
zł (z czego zobowiązania długoterminowe 24.150,00 zł,
a krótkoterminowe 276.212,10 zł).
Gminne Centrum Kultury
• Uwagę zwracają w szczególności bardzo wysoki
poziom łącznej straty i wysoki poziom zobowiązań.
Dane te rodzą obawy o dalsze funkcjonowanie
jednostki.
• Strata na sprzedaży wyniosła 92.890,38 zł (wzrost o
18,1% w stosunku do roku poprzedniego);
równocześnie łączna strata netto wyniosła 25.783,77
zł i była prawie 4 krotnie niższa niż w roku
poprzednim.
GCK ‐ Zestawienie przychodów i kosztów z poszczególnych rodzajów działalności i dochód przez nie generowany (w 2014 r.)
Rodzaj działalności
Działalność podstawowa, w tym:
Działalność kulturalna Działalność edukacyjna
Działalność ZPiT Swojacy
Działalność profilaktyczna
Święto Karpia
Lodowisko
Działalność wydawnicza
Usługi rekreacyjne
Działalność gospodarcza, w tym:
Usługi noclegowe
Usługi konferencyjne
Usługi gastronomiczne
Usługi rozrywkowe
Koszty zarządu
Inne (finansowe i pozostałe operacyjne)
Razem
Przychody
613 325,42
427 222,44
23 876,46
17 969,20
20 000,00
96 710,73
19 535,46
0,00
8 011,13
754 750,45
252 302,02
25 603,13
435 793,43
41 051,87
Koszty
409 004,71
159 711,76
20 816,42
35 445,88
20 000,01
90 382,32
54 515,57
342,55
27 790,20
723 886,89
262 689,01
3 665,72
443 845,76
13 686,40
237 885,45
Dochód
204 320,71
267 510,68
3 060,04
‐17 476,68
‐0,01
6 328,41
‐34 980,11
‐342,55
‐19 779,07
30 863,56
‐10 386,99
21 937,41
‐8 052,33
27 365,47
‐237 885,45
6 182,53
1 374 258,40
24 589,12
1 395 366,17
‐18 406,59
‐21 107,77
Gminne Centrum Kultury
• Działalność gospodarcza przynosi pozornie dodatnie
wyniki finansowe. Jednak nie doliczane są do niej koszty
zarządu, tj. m.in. wynagrodzenie Dyrektora, Gł. Księgowej
itp. (w kwocie 237.885,45 zł). Po ich rozliczeniu na
rodzaje działalności (podstawową i gospodarczą), na tej
drugiej wychodzi nieco ponad 100.000 zł straty. Należy
jednak mieć na uwadze, że rezygnacja z prowadzenia
działalności gospodarczej nie przyczyni się do
zmniejszenia straty, gdyż jednostka będzie musiała i tak
utrzymać cały budynek w odpowiednim stanie i ponosić
związane z tym koszty. Zatem racjonalnym działaniem
jest podjęcie wysiłku w celu poprawy efektywności
prowadzonej działalności gospodarczej (tj. zyskowności
prowadzonej działalności gospodarczej) przez GCK.
Gminne Centrum Kultury
• Jedną z przyczyn niskiej zyskowności prowadzonej
działalności gospodarczej było niskie obłożenie w ramach
działalności noclegowej.
• Bieżące problemy jednostki są wynikiem m.in. zdarzeń z
lat poprzednich – przykładowo w 2014r. płacono m.in.
składki ZUS dot. miesięcy V‐XII 2013 r. w kwocie niemal
60.000 zł – stąd też nie starczało środków na regulowanie
bieżących zobowiązań.
• Na koniec 2014 roku: składki ZUS dot. 2014 r., a
zapłacone w 2015 r. wyniosły niemal 80.000zł. Działania
takie (nieterminowe zapłaty składek ZUS) noszą
znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
Gminne Centrum Kultury
• Bez podjęcia działań restrukturyzacyjnych istnieje
realne zagrożenie, że działalność gospodarcza zacznie
przynosić straty dla jednostki (nawet bez
uwzględnienia kosztów zarządu). Zatem konieczne jest
podjęcie racjonalnego programu restrukturyzacyjnego
mającego na celu głównie zwiększenie przychodów z
działalności
gospodarczej,
przy
zachowaniu
odpowiedniej proporcji kosztów – czyli zwiększenie
dochodowości prowadzonej działalności gospodarczej.
Gminne Centrum Kultury
• Należy rozważyć możliwość zawierania corocznych
umów pomiędzy Gminą a GCK, określających zadania
jakie ma realizować GCK, do których załącznikiem
byłby plan finansowy i zestawienie przedsięwzięć
(zarówno tematycznie jak i ilościowo). Realizacja tej
umowy byłaby rozliczana po jej zakończeniu.
Urząd Gminy
Zakres badania:
1/ Zbadanie zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz
obowiązującymi w jednostce procedurami wewnętrznymi;
2/ Ocena efektywności i gospodarności podejmowanych działań w
zakresie systemów zarządzania i kontroli;
3/ Ocena sporządzania sprawozdań budżetowych i wieloletniej prognozy
finansowej ze szczególnym uwzględnieniem zobowiązań budżetu Gminy
Wierzchosławice na lata przyszłe;
4/ Ocena funkcjonowania kontroli ze szczególnym uwzględnieniem
dokumentów księgowych;
5/ Ocena ewidencjonowania operacji gospodarczych na kontach
księgowych;
6/ Zbadanie i ocena prawidłowości prowadzenia spraw pracowniczych z
zakresu zatrudnienia pracowników oraz naliczania i wypłacania
wynagrodzeń i pochodnych, obliczania urlopów, rejestracji czasu pracy z
obowiązującymi przepisami prawa w tym procedurami wewnętrznymi;
7/ Ocena realizacji zamówień publicznych z uwzględnieniem ochrony
interesów Zamawiającego.
Urząd Gminy
Gmina zawierała porozumienia z tzw. „parabankami”:
• z dnia 29.08.2014 r. na kwotę 415 889,00 zł.
• z dnia 29.09.2014 r. na kwotę 49 386,54 zł.
Powyższe umowy posiadają znamiona niegospodarności, ponieważ określono w nich bardzo wysokie oprocentowanie (WIBOR 6M = odpowiednio 2,69% i 2,39% oraz marża odpowiednio 6,81% i 7,11%, co daje łącznie 9,5%), a na rynku bankowym można było uzyskać obligacje albo kredyt z oprocentowaniem marża 1,5%‐2% + WIBOR.
Urząd Gminy
• W 2014 r. Urząd wydatkował kwotę 89.997,14 zł na
rzecz Gminnej Spółki Wodnej w Wierzchosławicach
na podstawie faktur (bez żadnej umowy).
• Zgodnie z przepisami art. 164 ustawy Prawo wodne
powinno to być w formie dotacji celowej w
rozumieniu przepisów ustawy o finansach
publicznych na podstawie umowy zawartej przez
jednostkę samorządu terytorialnego ze spółką
wodną.
Urząd Gminy
• Urząd zawierał umowy z własnymi pracownikami na
zakresy zbliżone do zakresów czynności jako
pracowników Urzędu. Zdaniem audytora budzi to
wątpliwości w zakresie celowości/gospodarności.
• W Urzędzie zatrudniane były na podstawie umów
cywilnoprawnych dodatkowe osoby do wykonywania
czynności przynależnych pracownikom Urzędu (np.
umowa dot. prowadzenie spraw rozliczenia dotacji w
zakresie rozwoju sportu, udzielonej Gminnemu
Zrzeszeniu
Ludowe
Zespoły
Sportowe
Wierzchosławice).
Urząd Gminy
• Gmina posiada lokale w budynku zlokalizowanym w
Wierzchosławicach 678 (dawny ośrodek zdrowia).
Koszt Gminy z tytułu ich utrzymania w 2014 r.
wyniósł 23.930,69 zł. Należy podjąć bezzwłoczne
działania
mające
na
celu
wykorzystanie
nieużytkowanego lokalu. Pozwoli to zaoszczędzić
Gminie wydatki ponoszone na jego bieżące
utrzymanie, mimo jego nieużytkowania.
Urząd Gminy
• W 2014 r. Gmina poniosła ze środków własnych
wydatki w kwocie niemal 4,4 mln zł na działania
związane z oświatą (szkoły i przedszkola). W kwocie
tej nie ma ujętych wydatków związanych z obsługą
finansowo‐księgową szkół ponoszonych oddzielnie w
Urzędzie Gminy.
• Do samych szkół Gmina „dopłaca” prawie 2,5 mln zł
ponad kwotę subwencji otrzymywanej z budżetu
państwa.
• Należy podjąć działania mające na celu racjonalizację
wydatków związanych z oświatą.
Urząd Gminy
• Ze sprawozdań przedkładanych do Urzędu Gminy wynika, że Szkoły i przedszkola nie płaciły w terminie:
a) składek na ubezpieczenie społeczne, b) składek na ubezpieczenie zdrowotne, c) składek na Fundusz Pracy.
• Działania takie (nieterminowe zapłaty składek ZUS) noszą znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
Urząd Gminy
Dane na 31.12.2014 r.:
• Zobowiązania długoterminowe kredyty i pożyczki Gminy – 15.520.363,82 zł. • Zobowiązania wymagalne – 1.674.023,30zł. • RAZEM 17.194.387,12zł • Dochody wykonane wyniosły 26.047.734,26 zł
• zadłużenie względem wykonanych dochodów wynosi około 66%.
Urząd Gminy
• Gmina nieterminowo reguluje płatności (m.in. z
tytułu odpisów na zakładowy fundusz świadczeń
socjalnych, zakup materiałów i wyposażenia, zakup
usług pozostałych, świadczeń na rzecz osób
fizycznych). Należy doprowadzić do stanu braku
konieczności opłacania karnych odsetek za
nieterminowe regulowanie zobowiązań.
• Stwierdzono opóźnienia w sporządzań budżetowych, a także niepełną zgodność z danymi księgowymi.
Urząd Gminy
Na dzień 31.12.2014 r. Gmina posiadała 16 umów
kredytowych i pożyczkowych (bieżących i inwestycyjnych).
Kwoty do spłaty w najbliższych latach:
• w 2015 r.: 2.299.289,82 zł,
• w 2016 r.: 2.032.654,00 zł,
• w 2017 r.: 1.862.252,00 zł,
• w 2018 r.: 1.712.252,00 zł.
Wskazane byłoby dokonanie konsolidacji umów kredytowych w celu odzyskania płynności finansowej i zaprzestanie powiększania długu.
Urząd Gminy
• Stwierdzono uchybienia w zakresie prowadzenia
spraw księgowych, pracowniczych i kadrowo‐
płacowych jednak nie wpływają one w sposób
znaczący na rzetelność prowadzonych spraw.
• Podobnie stwierdzone uchybienia w zakresie
zamówień publicznych nie wpływały na wynik
przeprowadzonych postępowań.
Wodociągi Wierzchosławickie sp. z o.o. Zakres badania: 1/ Ocena efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli;
2/ Ocena funkcjonowania kontroli ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów księgowych;
3/ Ocena realizacji zamówień publicznych.
Wodociągi Wierzchosławickie sp. z o.o. Rachunek zysków i strat na 31.12.2014 r. wykazuje: • Przychody netto ze sprzedaży: 3.422.975,19 zł, • Koszty działalności operacyjnej: 5.442.945,29 zł, • Stratę na poziomie 2.046.478,73 zł. Strata wynikła głównie z faktu, że po przekształceniu spółka musi
płacić podatki lokalne i ujmować w kosztach amortyzację środków
trwałych (a których to kosztów GZGK nie musiał ujmować). Stąd też
koszty te nie były uwzględnione w taryfie, która była ustalona jeszcze,
gdy funkcjonował GZGK. Obecnie obowiązująca taryfa uwzględnia
wszystkie koszty Spółki, co powinno spowodować, że strata nie
będzie się powiększać.
Należy rozważyć możliwość i koszty likwidacji kasy i zawarcia w tym
zakresie umowy z bankiem obsługującym jednostkę.
Należy rozważyć możliwość restrukturyzacji części zatrudnienia –
jednak mając przede wszystkim na względzie bezwzględną
konieczność zapewnienia ciągłości funkcjonowania dostaw wody i
odbioru ścieków.
Wodociągi Wierzchosławickie sp. z o.o. • W zakresie dokumentacji księgowej i sprawozdawczej
stwierdzono nieznaczne uchybienia, jednak nie wpływają
one w sposób znaczący na rzetelność prowadzonych
spraw.
• Podobnie stwierdzone uchybienia w zakresie zamówień
publicznych nie wpływały na wynik przeprowadzonych
postępowań.
Dziękuję za uwagę!