opis przedmiotu zamówenia wymagania ogólne platforma systemowa

Dostawa portalu pracowniczego wraz z wdrożeniem na potrzeby TDT
Znak sprawy: ZP 32/2016
Załącznik nr 1 do SIWZ ZP32/2016 po zmianie z dnia 15.11.2016r.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWENIA
Dostawa portalu pracowniczego wraz z wdrożeniem na potrzeby TDT
I.
Analiza przedwdrożeniowa
Wykonawca powinien dokonać analizy przedwdrożeniowej w celu doprecyzowania wymagań systemu w
stosunku do procesów biznesowych Transportowego Dozoru Technicznego w stosunku do zamawianej
funkcjonalności Systemu.
II.
Wymagania Ogólne
Platforma systemowa jeśli posiada licencje musi pokryć co najmniej 365 licencji dla pracowników oraz 2
licencji dla administratorów systemu (jeśli system takich wymaga).
WYMAGANIA OGÓLNE
PLATFORMA SYSTEMOWA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
2
3
4
5
6
System musi być zbudowany z wykorzystaniem technologii i narzędzi zapewniających: stabilność,
wydajność, skalowalność oraz bezpieczeństwo. Zamawiający wymaga wykorzystania technologii:
znanych, dojrzałych, sprawdzonych, udokumentowanych oraz powszechnie wykorzystywanych
System musi być zbudowany co najmniej w architekturze trójwarstwowej (warstwa prezentacji
obsługiwana przez stację użytkownika, warstwa logiki biznesowej obsługiwana przez serwer aplikacji,
warstwa danych obsługiwana przez bazę danych).
Wszystkie dane w systemie muszą być obsługiwane w relacyjnej bazie danych MS SQL umożliwiającej
dostęp do danych za pomocą języka SQL. W ramach Zamówienia Wykonawca musi dostarczyć
niezbędne licencje na oprogramowanie bazodanowe oparte na licencjonowaniu na rdzeń procesora
(Per Core) bez ograniczeń w ilości licencji dostępowych CAL. Oprogramowanie zostanie zainstalowane
na wirtualnej maszynie o 4 wirtualnych rdzeniach procesora.
Zapewnienie współpracy z systemami operacyjnymi stacji roboczych: Windows 10 (64 bit)
Zapewnienie współpracy z oprogramowaniem biurowym: MS Office 2010/2013/2016
Zapewnienie współpracy oraz licencji dla systemu operacyjnego minimum Windows Server 2012 R2 z
licencjami zgodnymi z wymaganiami producenta z uwagi na klaster dwóch serwerów posiadających po
2 procesory (łącznie 4).
Zapewnienie współpracy z oprogramowaniem wirtualizacyjnym: Vmware ESXi 5.5 i nowszymi wersjami
Zapewnienie współpracy z systemami pocztowymi: Exchange oraz umożliwiać wysyłanie e-mail
poprzez postfix
Możliwość eksportu danych w formatach: txt, csv, xls, xml, pdf, xlsx
System powinien umożliwić wydruki na drukarkach oraz urządzeniach wielofunkcyjnych dostępnych
z poziomu stacji roboczej użytkownika
Zastosowanie silnika procesowego (workflow) powiązanego z modułami obsługującymi poszczególne
obszary systemu
Mechanizm tworzenia i edycji złożonych formularzy dokumentów, z obsługą: tabel, walidacji pól,
słowników, elementów grafiki, formatowania formularza
ADMINISTROWANIE I KONFIGURACJA
System powinien mieć moduł administracyjny, do którego dostęp mogą mieć tylko uprawnieni
użytkownicy - administratorzy.
Moduł administracyjny systemu powinien umożliwiać zarządzanie użytkownikami, uprawnieniami
i dostępem oraz konfiguracją systemu.
System powinien posiadać wbudowany kalendarz umożliwiający zarządzanie dniami roboczymi, w tym
pozwalający na dodefiniowanie dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni uznaniowo wolnych od pracy
z zapisem uzasadnienia wprowadzenia danego dnia w kalendarz dni wolnych.
System powinien umożliwiać administratorowi podgląd użytkowników zalogowanych do systemu.
System powinien umożliwiać administratorowi przeglądanie historii logowania użytkowników.
System powinien umożliwiać zarządzanie kontami użytkowników co najmniej w zakresie:
1
Dostawa portalu pracowniczego wraz z wdrożeniem na potrzeby TDT
Znak sprawy: ZP 32/2016
6a
6b
6c
6d
6e
6f
7
8
8a
8b
8c
9
10
11
12
13
14
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
dodawania/edycji/zablokowania konta użytkownika (login, hasło, imię, nazwisko, email, telefon,
jednostka organizacyjna)
ustawienia cyklicznej zmiany hasła
wymuszenia natychmiastowej zmiany hasła
ustawienia czasu ważności konta
ustawienia praw dostępu dla użytkownika
przypisania użytkownika do struktury organizacyjnej i procesów
System powinien umożliwiać definiowanie alertów, które w zależności od wartości określonych
pól w zapisanym rekordzie umożliwiają automatyczne wykonywanie akcji, np. wysłanie poczty
elektronicznej o konfigurowalnej treści (zawierającej określenia będące wartościami pól),
wyświetlenie komunikatu
System powinien umożliwiać definiowanie i administrowanie rejestrami dokumentów oraz repozytorium
plików poprzez moduł administracyjny, co najmniej w zakresie:
dodawania nowych /modyfikowania/ukrywania/ usuwania rejestrów i repozytoriów
definiowania liczników i numeracji dokumentów
dodawania nowych wartości słownikowych do metryki dokumentów
System powinien umożliwić skonfigurowanie importu pliku poprzez zmapowanie kolumn występujących
w pliku z nagłówkami danych oczekiwanych w bazie danych.
System powinien zapewnić przechowywanie szablonów pism, raportów, sprawozdań, notatek, alertów,
monitów, itp. wraz z wersjonowaniem.
System powinien umożliwiać wprowadzanie, przetwarzanie oraz wyszukiwanie danych gromadzonych
w bazie danych, a także ich prezentację za pomocą interfejsu systemu, a także zestawień i raportów
System powinien umożliwiać wymianę danych z innymi systemami z wykorzystaniem plików płaskich,
plików xml oraz webserwisów
System powinien zapewniać możliwość eksportu wcześniej zdefiniowanych szablonów formularzy
do plików formatu xls, z zachowaniem uwzględnionych w formularzach list słownikowych, typów danych,
warunków walidujących spójność i zakres danych
Subskrypcja roczna w celu zapewnienia natychmiastowego dostępu do najnowszych wersji i ulepszeń
systemu
BEZPIECZEŃSTWO
Definiowanie dla każdego użytkownika indywidualnego konta i hasła
Integracja kont użytkowników z Active Directory w zakresie loginów, haseł, kont
Możliwość definiowania grup użytkowników
Możliwość przypisania użytkownika do roli/ grupy z której będzie dziedziczył uprawnienia.
Jeśli użytkownik jest przypisany do kilku grup uprawnienia będą sumą logiczną uprawnień z wszystkich
grup do których użytkownik należy
Możliwe ograniczenie uprawnień danego użytkownika do określonej grupy rekordów bazy lub
do określonych pól
Definiowanie uprawnień do funkcji, grup funkcji, widoków, modułów dla każdego użytkownika
Definiowanie uprawnień do funkcji, grup funkcji, widoków, modułów dla grupy użytkowników
(ról w Systemie)
Kopiowanie wzorców uprawnień użytkowników
Możliwość czasowego przyznania uprawnień lub nałożenia ograniczenia czasowego na konto
użytkownika
Możliwość wyznaczania zastępstw
Możliwość audytowania wszystkich prób dostania się do systemu w logach: opis zdarzenia
(próby udane i nieudane), nazwa użytkownika, nazwa hosta, data zdarzenia
Identyfikacja użytkownika i czasu wykonania każdej zmiany w bazie (wstawienie, aktualizacja,
kasowanie)
Tworzenie dziennych kopii bezpieczeństwa (backup)
Możliwość tworzenia kopii bezpieczeństwa na żądanie
Możliwość odtwarzania bazy danych na poziomie całej bazy danych
Rejestrowanie stanów niesprawności systemu i ich przyczyn w logach: data zdarzenia, identyfikator
błędu, opis błędu itp.
2
Dostawa portalu pracowniczego wraz z wdrożeniem na potrzeby TDT
Znak sprawy: ZP 32/2016
17
18
19
20
21
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
20a
20b
21
22
23
24
25
Monitorowanie tworzenia/modyfikacji
(również usunął rekord)
danych,
rejestrowanie
kto
i
kiedy
wprowadził
zmianę
Rejestrowanie i prezentowanie w „logu" historii dostępu do wybranych danych (możliwość wyboru
danych przez administratora) oraz wykonywania wybranych operacji (możliwość wyboru operacji przez
administratora)
Przesyłanie zaszyfrowanych danych pomiędzy serwerem a stacją kliencką
Wyświetlanie komunikatów i powiadomień w aplikacji, np. o braku uprawnień do korzystania z funkcji
Systemu, o wystąpieniu błędu, potwierdzający wykonanie wybranych operacji
Zabezpieczenie przetwarzania i przechowywania danych osobowych zgodnie z Ustawa
z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 1997 Nr 133 poz. 883)
z późniejszymi zmianami
UŻYTECZNOŚĆ
Graficzny okienkowy interfejs użytkownika zgodny ze standardem MS Windows 10
W przypadku interfejsu webowego musi on być poprawnie interpretowany i wyświetlany przez
przeglądarki IE 11, FireFox 39, Google Chrome 43 oraz ich nowsze wersje
Polskojęzyczny interfejs użytkownika i administratora.
Poszczególne moduły systemu powinny posiadać przejrzyste i logiczne menu
System powinien zapewniać niezakłóconą, równoczesną pracę wielu użytkownikom
Jednolitość wyglądu i obsługi interfejsu w zakresie obszarów wspieranych przy pomocy tego samego
rozwiązania technicznego
System musi wymuszać wpisywanie danych zgodnie z ustalonymi formatami daty, miar, kwot, tekstu itp.
System powinien zapewniać walidację typu danych oraz zakresu i spójności danych podczas
wprowadzania danych przez użytkownika w formularzach
System powinien uniemożliwiać użytkownikowi wprowadzenie danych wykraczających poza
dopuszczalny zakres.
System powinien kontrolować wielkości wprowadzanych danych, np. wartość wprowadzana w pole Y
nie może być większa niż suma wartości pól A i B.
System powinien umożliwiać użytkownikom przeszukiwanie zbiorów danych zgromadzonych w bazie
danych względem zaawansowanych wielokryteriowych mechanizmów wyszukiwania.
System powinien zapewnić możliwość prezentacji danych w formie tabelarycznej, z możliwością
ukrywania lub udostępniania poszczególnych tabel, zastrzegania widoczności pól dla uprawnionych
użytkowników, konfigurowalnej przez użytkownika przeglądającego dane szerokości kolumn i wierszy,
konfigurowalnej przez użytkownika przeglądającego dane sposobu sortowania wyświetlanych danych.
Wyznaczanie myszką szerokości kolumn w wyświetlanych tabelach i zapamiętywanie tych ustawień
dla użytkownika w systemie
Ukrywanie/odsłanianie kolumn w wyświetlanych tabelach
Podsumowania w kolumnach dla wyznaczonych. wierszy Podsumowania w kolumnach
dla wyznaczonych wierszy powinny być widoczne w plikach Excel jak również na wyświetlanych
raportach na ekranie Systemu
Filtrowanie wyświetlanych/drukowanych danych
Obsługa zaawansowanego filtrowania wyświetlanych/drukowanych danych
Zapamiętywanie zaawansowanych filtrów wyświetlanych/drukowanych danych
Mechanizm przypominania o terminach określonych w systemie za pośrednictwem:
e-mail
komunikatu w portalu pracownika
Możliwość definiowania przez administratora parametrów przypominania
Logiczne, przejrzyste i zwięzłe komunikaty o błędach na poziomie użytkownika.
Wbudowany system pomocy (Help) w języku polskim - ze spisem tematów i przeszukiwaniem
kontekstowym
Sygnalizacja czasu wykonywania operacji, np. czas wyszukiwania danych sygnalizowany
standardowym wskaźnikiem zajętego kursora
Możliwość wyświetlania użytkownikom lub grupom użytkowników systemu komunikatów administratora
Walidacja rejestrowanych danych w zależności od typu
3
Dostawa portalu pracowniczego wraz z wdrożeniem na potrzeby TDT
Znak sprawy: ZP 32/2016
26
27
28
1
2
3
4
5
6
7
1
2
3
4
5
1
2
1
2
3
4
4a
4b
4c
5
6
7
8
8a
8b
8c
8d
9
9a
9b
9c
9d
System musi być możliwie maksymalnie zesłownikowany tj. każda informacja powtarzająca
się przy wielu rekordach powinna być wybierana ze słownika
System będzie umożliwiał centralne administrowanie (z jednej lokalizacji)
Centralne zarządzanie konfiguracją Systemu: ustawieniami, rozszerzeniami i modyfikacjami,
uprawnieniami użytkowników
DOKUMENTACJA
Dokumentacja użytkownika utrzymywana w Systemie dostępna w polskiej wersji językowej
Dostarczanie aktualizacji dokumentacji wraz z aktualizacjami Systemu. Zamawiający dopuszcza
dostarczenie aktualizacji dokumentacji w formie erraty
Dostępność dokumentacji oprogramowania - instrukcje obsługi w postaci elektronicznej
Dostępność struktury bazy danych z opisem
Dokumentacja techniczna systemu
Dokumentacja instalacji systemu
Dokumentacja, instrukcje użytkownika (stworzona na etapie wdrożenia)
TESTY
Przygotowanie zestawu scenariuszy oraz przypadków testowych
Przygotowanie planu testów akceptacyjnych
Zapewnienie zgodności testów odbioru etapów wdrożenia z wymaganiami określonymi w zapytaniu
ofertowym
Przygotowanie procedur i testów weryfikujących przenoszenie wersji testowych na wersję produkcyjną
Przygotowanie testów pozwalających na weryfikację dostępu i poprawności parametrów pracy zdalnej
WIELOODDZIAŁOWOŚĆ
Możliwość pracy systemu w ramach struktury wielo oddziałowej rozumianych jako centrala oraz
oddziały
Wspólna konfiguracja systemu, wspólna baza użytkowników
RAPORTY I GENERATOR RAPORTÓW
Narzędzie umożliwiające łatwe budowanie i wykonywanie zapytań ad hoc, analiz, swobodne
dodawanie lub modyfikację raportów i zestawień bez konieczności ingerencji w oprogramowanie Generator raportów
Generowanie raportów obejmujących dane pochodzące z różnych obszarów funkcjonalnych
Możliwość wykorzystania predefiniowanych wzorców raportów/analiz/zestawień dostępnych
w standardzie, a także tworzenia i zapisywania własnych
Tworzenie raportów:
raporty oparte o samodzielnie definiowane zapytania (Query) odnoszące się do dowolnych danych
zgromadzonych w systemie
możliwość modyfikacji raportów przez użytkownika co najmniej pozwalająca na: filtrowanie danych,
przesuwanie, dodawanie, usuwanie kolumn, tworzenie podsumowań wg wskazanej kolumny
zamieszczanie wykresów w raportach
Możliwość udostępniania zdefiniowanych raportów z poziomu systemu innym użytkownikom
Możliwość parametryzacji tworzonych raportów i analiz poprzez zastosowanie filtrów ograniczających,
grupowania danych, itp.
Wspomaganie drukowania wszystkich dokumentów: zbiorczo lub pojedynczo
System powinien umożliwić:
drukowanie w formacie A3
drukowanie w formacie A4
drukowanie do pliku minimum w formacie pdf, a gdzie to możliwe także xls/xlsx
podgląd wydruku na ekranie
Wygląd raportów:
definiowalny standardowy nagłówek/stopka: data wydruku, jednostki org., numer strony
wydruk powinien zawierać datę generowania (data systemowa)
jednolite reguły wprowadzania (ustawiania) tych samych parametrów przy uruchamianiu różnych
raportów min. do poziomu modułu
wydruk raportu będzie umożliwiał pełną informację na temat parametrów w oparciu o które wydruk
powstał
4
Dostawa portalu pracowniczego wraz z wdrożeniem na potrzeby TDT
Znak sprawy: ZP 32/2016
10
10a
10b
10c
11
11a
11b
11c
11d
11e
11f
11g
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
Monitorowanie procesu generowania raportu:
podczas obliczeń powinna się wyświetlić informacja pozwalająca ocenić potencjalny czas ich
zakończenia np. procent wykonania zadania
na żądanie użytkownika przerwanie generowania raportu
sygnalizacja o kompletności raportu: numerowanie stron, sygnalizowanie końca raportu
Moduł raportowy systemu powinien w szczególności:
Udostępniać listę predefiniowanych raportów
Umożliwić raportowanie statystyk dotyczących realizacji procesów związanych z elektronicznym
obiegiem spraw, zadań, dokumentów
Umożliwić raportowanie biznesowe na podstawie danych zgromadzonych w bazie oraz zawartych
w repozytorium dokumentów – repozytorium meta danych
Umożliwić raportowanie z wielu źródeł danych; możliwość budowania raportów na bazie wielu
typów źródeł danych – baza danych, repozytorium dokumentów, repozytorium meta danych
Zapewnić integrację Modułu Raportowego z mechanizmami bezpieczeństwa i dostępu do danych,
tzn. zakres danych dostępnych w raporcie musi być ograniczony.
Umożliwiać tworzenie przez użytkowników własnych raportów, zestawień i dokumentów poprzez
wbudowany kreator raportów.
Umożliwiać tworzenie szablonów dla dokumentów, raportów i zestawień.
Kreator raportów powinien umożliwiać definiowanie warunków selekcji dla zakresu danych, która ma
zostać ujęta lub pominięta w zestawieniu.
Kreator raportów powinien umożliwiać ukrywanie danych szczegółowych.
Kreator raportów powinien umożliwiać dowolne definiowanie kolumn w zestawieniu, ich kolejności oraz
sposobu sortowania danych.
Kreator raportów powinien umożliwiać zmiany szerokości, opisu, koloru, oraz innych parametrów
prezentacji w zestawieniu.
Kreator raportów powinien umożliwiać prezentację danych w postaci tabel, opcjonalnie wykresów
Umożliwiać zapis wyników raportów do plików w formatach txt, csv, xls/xlsx, doc/docs, xml, PDF.
Umożliwiać wydruk do pliku lub na drukarkę przygotowanego zestawienia w postaci w jakiej użytkownik
widzi zestawienie na monitorze.
Umożliwiać generowanie dokumentów oraz raportów i zestawień na podstawie predefiniowanych
szablonów, w których część danych będzie wypełniana automatycznie danymi z bazy danych.
Umożliwić ręczną korektę treści lub danych w przygotowanym dokumencie lub zestawieniu.
Umożliwić zapisanie definicji zestawienia jako predefiniowanego raportu.
Umożliwić użytkownikowi zdefiniowanie dostępu do zapisanej definicji zestawienia dla innych
użytkowników.
Umożliwić zapisanie zestawienia w repozytorium plików, co pozwoli przeglądać gotowe zestawienia
bez konieczności ponownego uruchamiania funkcji przeliczających zestawienia.
Umożliwić użytkownikowi zdefiniowanie dostępu do zestawienia dla innych użytkowników.
System powinien zapewniać, ze do generowania raportów udostępnione będą wszystkie dane
gromadzone w bazie danych zgodnie z uprawnieniami do odczytu danych przez użytkowników
generujących raporty.
System powinien umożliwiać wykorzystanie całych tabel oraz ich poszczególnych pól do definiowania
szablonów raportów.
System powinien umożliwiać definiowanie wyboru danych (filtrowanie) wg. dowolnych warunków
logicznych z wykorzystaniem tabel i ich pól w ramach bazy danych.
System powinien umożliwiać wizualizowanie danych na mapach
System umożliwi udostępnienie dowolnego raportu określonej grupie użytkowników w zadanym
przedziale czasowym. Rejestracja w systemie daty wygenerowania.
System umożliwi tworzenie gotowych raportów na podstawie kryteriów z danych słownikowych oraz
meta danych.
System umożliwi tworzenie gotowych raportów na potrzeby sprawozdawczości.
System powinien umożliwiać masową komunikację elektroniczną z użytkownikami systemu.
5
Dostawa portalu pracowniczego wraz z wdrożeniem na potrzeby TDT
Znak sprawy: ZP 32/2016
33
34
35
III.
System powinien umożliwiać indywidualną korespondencję elektroniczną pomiędzy powiązanymi
uczestnikami procesu.
Wspierać obsługę korespondencji seryjnej poprzez umożliwienie definiowania szablonów
standardowych listów i automatyczne generowanie listu standardowego w ramach wykonywania
określonych zadań w procesie.
Wspierać obsługę korespondencji seryjnej poprzez umożliwienie definiowania szablonów
standardowych listów i automatyczne generowanie listu standardowego w ramach wykonywania
określonych zadań w procesie
Kadry Miękkie
1
2
2a
2b
2c
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
19a
19b
19c
19e
20
21
22
23
24
25
26
KADRY MIĘKKIE
PORTAL PRACOWNIKA
Portal pracownika dostępny dla wszystkich pracowników za pomocą przeglądarki www po zalogowaniu
Podgląd pracowników do:
danych personalnych
danych adresowych
informacji o posiadanym wyposażeniu służbowym
Możliwość definiowania rodzaju nieobecności we własnym zakresie
Możliwość zamodelowania dowolnej liczby wniosków kadrowych we własnym zakresie bez ponoszenia
dodatkowych kosztów
Możliwość zmiany we własnym zakresie ustawień aplikacji w przypadku zmiany obowiązujących
przepisów
Podgląd do ilości dni urlopu wykorzystanego, urlopu do wykorzystania
Składanie wniosków urlopowych przez pracowników za pośrednictwem portalu
Składanie wniosków o opiekę nad dzieckiem do lat 14-tu
Składanie i rozliczanie wniosków o godzinową opiekę nad dzieckiem
Składanie wniosków o urlopy okolicznościowe. Możliwość podłączenia zeskanowanej wymaganej
dokumentacji
Generowanie pasków płacowych przez pracownika - integracja z Sage Symfonia ERP Kadry i Płace
Możliwość tworzenia planu urlopów przez pracownika
Możliwość zatwierdzania zgłoszonych planów urlopów przez przełożonego pojedynczo i grupowo
Możliwość zmiany zatwierdzonych planów na wniosek pracownika lub z inicjatywy przełożonego
Weryfikacja terminów w oparciu o wnioski urlopowe w danym dziale (w celu wyeliminowania zbyt dużej
ilości osób z jednego działu wnioskujących o urlop w tym samym terminie)
Automatyczne informowanie pracownika o zatwierdzeniu, odrzuceniu oraz zmianie planu urlopów
Możliwość tworzenia planu urlopów przez przełożonego dla komórki organizacyjnej
Podgląd zatwierdzonego planu urlopowego
Możliwość podglądu przez przełożonego informacji dotyczących pracowników, w zakresie:
danych personalnych pracownika (np. wykształcenie, posiadane kwalifikacje)
wynagrodzeń pracowników - integracja z Sage Symfonia ERP Kadry i Płace
informacji o planowanych i wykorzystanych urlopach
informacje o kończących się umowach, badaniach lekarskich, uprawnieniach. W zakresie umów
i badań lekarskich - integracja z Sage Symfonia ERP kadry i Płace
Możliwość korygowania zarejestrowanych przez pracowników nieobecności, obecności, wszystkich
wniosków przez dowolnie zdefiniowane osoby i wydziały
Możliwość generowania wniosków o dofinansowanie z ZFŚS, załączanie skanów dokumentów
Akceptacja/korygowanie złożonych przez pracowników za pomocą portalu wniosków urlopowych,
planów urlopów zgodnie z drogą służbową
Tworzenie zestawień dotyczących przełożonych w takim samym zakresie jak u pracowników
Procesowanie zatrudnienia nowych pracowników, zwolnienia pracownika wraz z obsługą karty
obiegowej, rozliczania samochodów służbowych
Możliwość zaprojektowania własnych formularzy
Możliwość podglądu oraz możliwość wydruku przez pracownika do:
6
Dostawa portalu pracowniczego wraz z wdrożeniem na potrzeby TDT
Znak sprawy: ZP 32/2016
26a
26b
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
IV.
kartoteki wynagrodzeń za wskazany rok kalendarzowy (kosztowo lub podatkowo)
informacji PIT 11, RMUA – możliwość zdefiniowania końcowej daty pobrania wydruku – integracja
z Sage Symfonia ERP Kadry i Płace w kontekście PIT 11 oraz integracja z programem Płatnik w
kontekście RMUA (jeśli możliwa jest integracja).
Zgłaszanie przez pracowników wniosków o przyznanie świadczenia z Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych w formie obiegu elektronicznego
Decyzja o przyznaniu świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w formie obiegu
elektronicznego, przekazywanie pracownikowi informacji o przyznaniu lub odrzuceniu wniosku
Podgląd do informacji o świadczeniach przyznanych pracownikowi
STRUKTURA ORGANIZACYJNA
Tworzenie i modyfikowanie struktury organizacyjnej
Przechowywanie historii zmian organizacyjnych
Tworzenie i modyfikowania etatów w jednostkach organizacyjnych
Tworzenie stanowisk i grup stanowisk
Dodawanie obowiązków oraz opisów do stanowisk
Możliwość wyznaczenia zastępcy do wszystkich swoich procesów lub innego zastępcę do każdego
procesu
Przy rozpoczęciu nieobecności automatyczne przypisanie do zastępcy zadań, które nie zostały
zakończone przez osobę udającą się na urlop i wszystkich nowych zadań
Po zakończeniu urlopu automatyczne przekierowanie niezałatwionych zadań z zastępcy na właściciela
zadania
Generowanie raportów przypisania pracowników do struktury organizacyjnej na wskazany dzień,
z uwzględnieniem historycznej struktury organizacyjnej
Możliwość zdefiniowania na poziomie stanowiska, czy pracownik realizujący zadania przypisane
do stanowiska musi posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, ze wskazaniem
zakresu danych osobowych oraz zakresu upoważnienia do ich przetwarzania, poprzez wybór wartości
ze słownika zdefiniowanego w systemie.
System zapewnia automatyczne nadanie uprawnień do przetwarzania danych osobowych
wymaganych dla stanowiska, po przypisaniu stanowiska pracownikowi oraz wygenerowanie
upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz przekazanie upoważnienia pracownikowi
w formie elektronicznej, po akceptacji przez upoważniona osobę. Informacja o posiadanym
upoważnieniu widoczna z poziomu kartoteki kadrowej systemu
Prowadzenie polityki informacyjnej TDT - tablica ogłoszeń, możliwość załączania plików na tablicy
ogłoszeń
Obsługa delegacji, rozliczanie zaliczek, zamówienia
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
OBSŁUGA DALEGACJI
Obsługa modułu delegacje możliwa z poziomu przeglądarki
Obsługa delegacji krajowych i zagranicznych
Możliwość dołączenia załączników w formie skanu oraz wydruk rozliczonej delegacji, oraz możliwość
edycji miejsca, czasu rozpoczęcia i zakończenia, wartości diet, biletów, zmiana środka transportu
(możliwość wyboru więcej niż jednego środka transportu)
Możliwość wystąpienia we wniosku o wypłatę zaliczki na wyjazd
Możliwość ręcznego zdefiniowania w systemie wniosku o realizację delegacji krajowej oraz zagranicznej
Możliwość określenia we wniosku o delegację miejsca/miejsc delegacji, celu delegacji, czasu trwania
delegacji, środków transportu
Akceptacja wniosków o delegację, w formie obiegu elektronicznego
Możliwość akceptacji lub braku akceptacji przez przełożonego wypełnionych w systemie wniosków
o delegację
Możliwość określenia komórki TDT na rzecz której realizowana jest delegacja
Cel delegacji określany za pomocą słownika powiązanego z obszarem zadań (np. dozór, badania)
Możliwość określenia w ramach jednej delegacji kilku celów (miejsc) delegacji
Uwzględnianie zgody na użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych
7
Dostawa portalu pracowniczego wraz z wdrożeniem na potrzeby TDT
Znak sprawy: ZP 32/2016
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
Możliwość udzielenia zgody na użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych z poziomu
akceptacji wniosku o delegację
Rejestracja wniosków o wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych wraz z umową
na użytkowanie samochodu prywatnego
W przypadku delegacji realizowanych samochodem, weryfikacja w obszarze Kadry, czy pracownik
posiada aktualne badania medyczne - brak badań powoduje blokadę złożenia wniosku o delegację
Rejestr wniosków o realizację delegacji (krajowych i zagranicznych)
Niezależna rejestracja kosztów oraz czasu delegacji do kilku celów będących w zakresie jednej delegacji
Możliwość określania różnych środków transportu dla dojazdów do różnych celów (miejsc) delegacji
Możliwość przypisania celów delegacji na terenie własnym i poza terenem własnym inspektora
Możliwość określenia identyfikatora dla każdej delegacji, czy odbywa się na terenie pracy inspektora,
czy poza własnym terenem, czy delegacja jest mieszana
Rozliczenie delegacji oraz zaliczki obsługiwane w formie elektronicznego obiegu związanego
z delegacją.
Możliwość rejestracji czy przy danej delegacji pracownik pełnił funkcję kierowcy
W przypadku poniesienia przez pracownika wyższych kosztów oraz ich zaakceptowania przez
przełożonego - wypłata różnicy na konto pracownika. W przypadku konieczności zwrotu części zaliczki
możliwość potrącenia z wynagrodzenia poprzez przekazanie informacji do systemu płacowego
(po spełnieniu określonych warunków - zgoda na potrącenie)
Możliwość akceptacji przez przełożonego poniesionych kosztów oraz czasu trwania delegacji
Możliwość tworzenia rozliczenia wyjazdu służbowego powiązanego z istniejącym już w systemie
poleceniem wyjazdu służbowego wprowadzonym w module delegacje
Możliwość podglądu polecenia wyjazdu, z poziomu dokumentu rozliczenia
Automatyczne wyliczanie kwoty przysługujących diet na podstawie wprowadzonego kraju oraz czasu
trwania delegacji
Możliwość stworzenie specyfikacji kosztów poniesionej delegacji i ich powiązanie z pozycją kosztów
w budżecie komórki
Możliwość generowania ewidencji przebiegu pojazdu na podstawie danych wprowadzonych
do rozliczenia delegacji
Możliwość rejestracji dla każdego dnia objętego delegacją posiłków z których korzystała osoba
delegowana (śniadanie, obiad, kolacja) - na potrzeby zmniejszenia kwoty diety
Możliwość wprowadzenia kilku dokumentów wystawionych w różnych walutach w ramach jednego
rozliczenia wyjazdu służbowego
Dla delegacji zagranicznych rejestracja czasu przekroczenia granicy lub wylotu/przylotu samolotu
Możliwość automatycznego przeliczania dokumentów wystawionych w walucie obcej na walutę krajową
zgodnie z przyjętym do rozliczenia kursem
Rejestracja informacji o anulowaniu delegacji w sytuacji, gdy anulowanie powoduje lub nie powoduje
poniesienia kosztów
Funkcjonalność obsługi delegacji zintegrowana z modułem kadrowym, w zakresie nieobecności
spowodowanej delegacją, prezentacji wyjazdu w kalendarzu
Możliwość wyznaczenia osoby zastępującej z poziomu wniosku o delegację. Wymuszenie wyznaczenia
zastępstwa, w przypadku stanowisk, dla których jest to wymagane.
Funkcjonalność obsługi delegacji zintegrowana z modułem księgowym (Sage ERP) minimum w zakresie
rozliczania zaliczek oraz faktycznych poniesionych kosztów na podstawie faktur, biletów, rachunków
Możliwość kontroli terminowości i rozliczenia poprzednich delegacji przed zatwierdzeniem kolejnego
wniosku o delegację
Przypominacze o nierozliczonych delegacjach dla pracownika i przełożonego
Możliwość filtrowania, wyszukiwania informacji w kartotece delegacji
Możliwość rozpoczęcia 2 delegacji w ramach jednego dnia
Możliwość wstawienia delegacji jeśli dzień jest oznaczony w systemie jako choroba lub urlop
(za zgodą przełożonego) - możliwość odblokowania przez administratora, kadry lub przełożonego
Możliwość rejestracji oraz wydruku oświadczeń pracownika związanych z delegacją, np. związanych
z zagubieniem biletu
W przypadku delegacji zagranicznych wyznaczanie oraz rozliczanie części delegacji będącej delegacją
krajową (do momentu przekroczenia granicy)
8
Dostawa portalu pracowniczego wraz z wdrożeniem na potrzeby TDT
Znak sprawy: ZP 32/2016
45
46
47
48
1
2
3
4
5
6
7
8
1
2
3
4
V.
VI.
Możliwość zmiany stawki (wysokości diet, ryczałtów, kilometrówki zgodnie z przepisami)
Możliwość zmiany środka transportu po zaakceptowaniu wyjazdu służbowego przez bezpośredniego
przełożonego
Program umożliwia wprowadzenie dekretacji delegacji (przypisania do MPK, prowadzonego projektu)
Możliwość definiowania ścieżki obiegu wniosku (wyjazdów, nieobecności, zaliczek, zamówień)
ROZLICZANIE ZALICZEK
W kasie musi być zapewniona obsługa rozliczeń zaliczek pobranych przez pracownika
System musi zapewniać rozliczenie zaliczek bieżących oraz delegacji krajowych i zagranicznych
System musi automatyzować proces rozliczania zaliczek bieżących oraz delegacji zagranicznych według
różnych kursów walut (zgodnie z przepisami)
Wpłaty i wypłaty związane z rozliczeniem zaliczek bieżących oraz delegacji muszą być realizowane
zarówno w kasie jak i za pomocą przelewu bankowego
Możliwość wysyłania powiadomienia do pracownika o zakończeniu rozliczenia na adres mailowy
Możliwość rozliczania zaliczek pobranych przez pracowników z dokumentami w walutach innych
niż waluta pobranej zaliczki (również dla wielu walut)
System musi zapewnić rozliczenie dokumentów z pracownikami, których płatność dokonywana
jest przy użyciu służbowych kart płatniczych
Obsługa różnic kursowych przy rozliczaniu delegacji
ZAMÓWIENIA
Złożenie zamówienia w formie elektronicznej
Wielostopniowy poziom akceptacji złożonego zamówienia
Możliwość wprowadzenia uprawnień w powiązaniu z kwotą graniczną
Monitorowanie realizacji zamówienia z automatycznym przypomnieniem osobie przypisanej
o sprawdzenie statusu realizacji zamówienia
Test systemu
Wykonawca przygotuje scenariusze testowe i przekaże je Zamawiającemu w terminie nie krótszym niż 5 dni
przed dostarczeniem umożliwiające przedstawicielom Zamawiającego przetestowanie wymaganych
funkcjonalności
Systemu
w
zakresie
co
najmniej
funkcjonalności
wymienionych
w wymaganiach funkcjonalnych. Scenariusze testowe powinny zawierać co najmniej informację
o testowanej funkcjonalności, zakresie danych wejściowych, wykonywanych czynnościach krok po kroku,
oczekiwanych wynikach oraz czasie niezbędnym do wykonania testu.
Szkolenie
Po wdrożeniu Wykonawca przeprowadzi szkolenie dla
1. 2 administratorów systemu w ramach którego zaprezentowane zostaną wszystkie wymagane przez
Zamawiającego funkcjonalności oraz przekaże vouchery z miesięczny okresem ważności na
szkolenie producenta systemu.
2. Szkolenie może być przeprowadzone za pomocą systemu wideokonferencji Zamawiającego dla
wszystkich pracowników TDT
9