zaproszenie do składania ofert - Pomorski Urząd Wojewódzki w

POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI
w Gdańsku
Gdańsk, dnia 04-11-2015 r.
BZK-VIII.2600.26.2015.MB
ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
Pomorski Urząd Wojewódzki w ramach badania rynku, zwraca się z prośbą
o przesłanie oferty cenowej na organizacją Wojewódzkiej Konferencji Szkoleniowej,
w dniach 1-4 grudnia 2015 r. W związku z Planem Konferencji, rozpatrywane będą oferty
cenowe podmiotów, które zapewniają realizację usługi na terenie następujących powiatów
województwa pomorskiego: starogardzkiego, tczewskiego, kwidzyńskiego, sztumskiego,
malborskiego, gdańskiego i nowodworskiego.
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca winien zapewnić:
I.W zakresie usługi hotelarskiej:
- zakwaterowanie w pokojach 1 osobowych 4 osób- wykładowców – w terminie 1 -4 grudnia
2015 r. ( 3 doby)
- zakwaterowanie w pokojach 2-3 osobowych, pozostałych osób w liczbie:
1. 58 miejsc noclegowych, w dniach 1- 2 grudnia 2015 r. (1 doba),
2. 61 miejsc noclegowych, w dniach 2-3 grudnia 2015 r. (1 doba),
3. 34 miejsca noclegowe, w dniach 3-4 grudnia 2015 r. (1 doba).
Wszystkie pokoje muszą posiadać odrębny, pełny węzeł sanitarny. Zmiana zakwaterowania
uczestników Konferencji będzie następowała w każdym dniu, od 2 do 3 grudnia w godz.: 1417.00. Przyjazd I grupy (64 osoby) nastąpi w dniu 1 grudnia, w godz.; 14-17,00, a wyjazd
ostatniej grupy, w dniu 4 grudnia, do godz. 16.00.
Przez cały okres trwania konferencji nie będzie wymiany 4 osób, które będą zakwaterowane
w pokojach 1-osobowych (wykładowcy)
II.W zakresie usług restauracyjnych:
1. Kolacja:
1. 62 osoby w dniu 1 grudnia 2015 r.,
2. 65 osób w dniu 2 grudnia 2015 r.,
3. 38 osób w dniu 3 grudnia 2015 r.,
2. Śniadanie:
1. 62 osoby w dniu 2 grudnia 2015 r.,
2. 65 osób w dniu 3 grudnia 2015 r.,
3. 38 osób w dniu 4 grudnia 2015 r.,
3. Bufet kawowy w godzinach konferencji ( kawa, herbata, woda mineralna gazowana,
niegazowana, ciastka):
1. 62 osoby w dniu 1 grudnia 2015 r. ( 1 bufet )
2. 62 osoby do godz. 14.00, 65 osób w godz. 17-18.30, w dniu 2 grudnia 2015 r. ( 2 bufety)
3. 65 osób do godz. 14.00, 38 osób w godz. 17-18.30, w dniu 3 grudnia 2015 r. ( 2 bufety)
4. 39 osób w dniu 4 grudnia 2015 r. ( 1 bufet )
WYDZIAŁ BEZPIECZEŃSTWA I ZARZĄDZANIA KRYZYSOWEGO
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 58 30 77 322, fax: 58 301 54 35
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI
w Gdańsku
4. Obiad:
(do oferty należy dołączyć proponowane menu)
1. 62 osoby w dniu 2 grudnia 2015 r.,
2. 65 osób w dniu 3 grudnia 2015 r.,
3. 39 osób w dniu 4 grudnia 2015 r.,
III. W zakresie pozostałych usług - zapewnić salę konferencyjną wyposażoną
w sprzęt audiowizualny (projektor multimedialny, ekran oraz dostęp do internetu),
na maksymalną liczbę uczestników szkolenia (61 osób), w n/w godzinach:
- w dniu 1 grudnia 2015 r. w godz. 17.00 – 18.30,
- w dniu 2 – 3 grudnia 2015 r. w godz. 8.00 – 18.30,
- w dniu 4 grudnia 2015 r. w godz. 8.00 – 14.00,
Liczba uczestników przedstawiona w zaproszeniu do składania ofert może ulec zmianie.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
- ewentualnego zmniejszenia liczby uczestników konferencji - najpóźniej w terminie 7 dni
przed jej rozpoczęciem, co będzie uwzględnione przez Wykonawcę, poprzez aktualizację
kosztorysu, dostosowaną do liczby obsługiwanej liczby osób,
- wizji lokalnej oferowanego do realizacji usługi obiektu i jego oceny.
Ofertę należy przedstawić wraz z kalkulacją cenową poszczególnych rodzajów usług.
Powyższą ofertę proszę przesłać e-mailem lub faksem w terminie do dnia 9 listopada 2015r.,
do godz. 15.00, na n/w adres:
- e-mail: [email protected]
- fax. ( 058 ) 301 54 35; ( 058 ) 30 77 322.
Osoby uprawnione do udzielania informacji ze strony zamawiającego:
Pani Marta Bartoszewicz tel. 058 30 77 411
Pan Roman Słowiński tel. ( 058) 30 77 412.
Dyrektor
Wydziału Bezpieczeństwa
i Zarządzania Kryzysowego
Sulęta Władysław Ryszard
WYDZIAŁ BEZPIECZEŃSTWA I ZARZĄDZANIA KRYZYSOWEGO
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 58 30 77 322, fax: 58 301 54 35
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]