„Krok po kroku” Erasmus+

„Krok po kroku” Erasmus+ - praktyki 2015/2016
Studenci zobowiązani są do zapoznania się z zasadami realizacji, rekrutacji i finansowania
dotyczącymi wyjazdów na praktyki Erasmus+ w roku akademickim 2015/2016,
zamieszczonymi na stronie internetowej uczelni w zakładce „ERASMUS”
W roku akademickim 2015/2016, podobnie jak w latach ubiegłych, studenci samodzielnie
starają się o pozyskanie miejsca odbywania praktyki oraz negocjują warunki staŜu nawiązując
kontakt z instytucjami przyjmującymi oraz uzgadniając i podpisując „Porozumienie o
Programie Praktyki” („Learning Agreemnet for Traineeships”) w części „Before the
Mobility” - (http://www.wstih.pl/o-uczelni/erasmus/zasady-rekrutacji).
Uczelnia udziela studentom pomocy w poszukiwaniu miejsc praktyk aktualizując
ofertę potencjalnych pracodawców zainteresowanych przyjęciem praktykantów, zawartą
w linku: https://wstih.pl/o-uczelni/erasmus/oferty-praktyk.
Jednocześnie WSTiH nie bierze odpowiedzialności za treści merytoryczne ofert zawartych
w/w linku oraz za przebieg praktyk. Ostateczna decyzja co do wyjazdu i wyboru
miejsca realizacji praktyk naleŜy do studenta.
Przygotowanie do procesu rekrutacji
Studenci chcący wziąć udział w rekrutacji wypełniają deklarację udziału, której druk znajduje
się na stronie https://wstih.pl/o-uczelni/erasmus/deklaracja-udzialu-studenta. Wypełnioną
i podpisaną deklarację oraz oświadczenie o ewentualnym wcześniejszym udziale w
programach LLP Erasmus i Erasmus+ naleŜy złoŜyć w Biurze Karier najpóźniej do dnia 29
lutego 2016r.
Równolegle z zadeklarowaniem udziału w Programie Erasmus+ naleŜy rozpocząć
poszukiwania instytucji przyjmującej. Jest to najbardziej czasochłonny etap przygotowań
do procesu rekrutacji. Ma on, po wymianie szeregu informacji mailowych między studentem
a instytucją przyjmującą i uczelnią, doprowadzić do podpisania ( i opieczętowania) 3-stronnej
umowy „Porozumienie o Programie Praktyki” („Learning Agreemnet for Traineeships”) w
części „Before the Mobility”. Dokument ten zawiera m.in. uzgodniony z Opiekunem ds.
Praktyk Studenckich WSTiH i instytucją przyjmującą indywidualny program praktyki.
W dalszej części student dokumentuje poziom znajomości języka obcego wymaganego przez
instytucję przyjmującą poprzez udział w teście i rozmowie kwalifikacyjnej przeprowadzonej
w WSTiH lub poprzez przedstawienie właściwie podpisanego i opieczętowanego
zaświadczenia od lektora , czy teŜ certyfikatu (zaakceptowanego przez Kierownika Studium
Języków Obcych WSTiH Panią Ewę Mrozek).
Student dostarcza równieŜ do Biura Karier pozostałe dokumenty wyszczególnione
w zasadach rekrutacji http://www.wstih.pl/o-uczelni/erasmus/zasady-rekrutacji.
Przed wyjazdem
Po zakwalifikowaniu się do Programu Erasmus+ przyszły student-stypendysta jest
zobowiązany do podpisania pisemnej umowy stypendialnej z uczelnią. Odbywa się to ok. 2-3
tygodni przed planowanym wyjazdem na praktykę.
Absolwent zobowiązany jest dostarczyć w terminie 7 dni od podpisania
umowy indywidualnej „Oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji w formie
aktu notarialnego zgodnie z art. 777 polskiego Kodeksu postępowania cywilnego” (dokument
wystawiany przez notariusza) pod rygorem niewaŜności umowy.
Przed podpisaniem umowy student musi przekazać do Biura Karier następujące dokumenty:
- “Porozumienie o Programie Praktyki” w części „Before the Mobility”- uzgodnione,
podpisane i opieczętowane przez instytucję przyjmującą, studenta i uczelnię.
- kartę EKUZ (lub inne, równowaŜne ubezpieczenie),
- polisę ubezpieczeniową lub kartę poświadczającą posiadanie ubezpieczenia OC i NNW
w Ŝyciu prywatnym i zawodowym
- dane dotyczące konta walutowego, którego właścicielem jest student
- dowód osobisty (obustronna kserokopia)
- dokumenty dodatkowe w przypadku wyjazdu absolwentów (m.in. ubezpieczenie
zdrowotne, poniewaŜ w ramach karty EKUZ student ma prawo do świadczeń opieki
zdrowotnej tylko do 4 miesięcy po zakończeniu studiów).
Przed wyjazdem (i po powrocie) zakwalifikowany student jest zobowiązany do wypełnienia
testu poziomującego znajomość języka OLS , w którym będzie odbywać praktykę (dot.
języków: angielskiego, niemieckiego, hiszpańskiego, niderlandzkiego, włoskiego,
francuskiego) w terminie i wg wytycznych Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji i Narodowej
Agencji Programu Erasmus+.
Wynik testu nie wpływa na decyzje rekrutacyjne - test ma słuŜyć samoocenie studenta.
Wypełnienie testu przed i po powrocie będzie jednym z warunków wypłaty ostatniej raty
grantu.
1. „Porozumienie o Programie Praktyki”- ( Learning Agreemnet for Traineeships ) –
najwaŜniejszy dokument do przygotowania przed wyjazdem.
Musi zostać podpisany przez trzy strony umowy: instytucję przyjmującą, uczelnię i studenta
(w części „Before the Mobility”). Jego treść to m.in. zadania, jakie praktykant będzie
wykonywał w instytucji przyjmującej i kompetencje, jakie powinien nabyć w trakcie pobytu.
WaŜne, aby zadania wykonywane w trakcie praktyki wiązały się z kierunkiem studiów
praktykanta i wykorzystywały, rozwijały nabyte w trakcie studiów umiejętności oraz
wzbogacały praktykanta o nowe, uŜyteczne kompetencje.
Proszę zwrócić uwagę na wpisywany do porozumienia czas trwania praktyki – zgodnie
z zaleceniem władz uczelni powinien on obejmować 3 pełne miesiące = 90 dni (Narodowa
Agencja Programu Erasmus+ przyjęła przelicznik 1 miesiąc = 30dni).
PrzedłuŜenie praktyki ponad 90 dni nie spowoduje dodatkowego dofinansowania z funduszy
Erasmus+.
Ostatni moŜliwy dzień powrotu z praktyki wyznaczony przez ramy czasowe programu to
30 września 2016 r.
WSTiH zaleca powrót do dnia 20.09.2016r.
Daty wpisane w porozumieniu jako czas pobytu na praktyce zostaną wpisane do umowy
stypendialnej „uczelnia-student”.
.
2. Karta EKUZ (Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego), bezpłatna dla osób
ubezpieczonych w NFZ) – informacje o dokumentach potrzebnych do jej otrzymania znajdują
się na stronie internetowej NFZ. Jednym z takich dokumentów jest zaświadczenie
o charakterze i czasie trwania pobytu za granicą, które moŜna otrzymać w Biurze Karier.
Przed wyjazdem naleŜy zapoznać się z rodzajem świadczeń zdrowotnych jakie moŜna
otrzymać w danym kraju w ramach karty EKUZ.
Zaleca się wykupienie przez studenta dodatkowego ubezpieczenia prywatnego obejmującego
koszty ewentualnych dodatkowych interwencji medycznych, bądź transportu do kraju.
UWAGA! studenci, którzy wyjeŜdŜają do Turcji, Chorwacji muszą obowiązkowo wykupić
ubezpieczenie zdrowotne na cały czas pobytu za granicą.
Oddziały wojewódzkie NFZ w Trójmieście:
Gdańsk, Marynarki Polskiej 148, tel. 58 751-25-18
Gdańsk, Podwale Staromiejskie 69, tel. 58 321 86 98
Gdynia, ul. Śląska 53, tel. 58 622 64 68
Sopot, ul. Chrobrego 6/8, tel. 58 555 26 64
NaleŜy przygotować obustronną kserokopię Karty EKUZ.
3. Kopie polis poświadczającej ubezpieczenie studenta od następstw nieszczęśliwych
wypadków oraz odpowiedzialności cywilnej na czas podróŜy i pobytu w instytucji
przyjmującej, zarówno w Ŝyciu prywatnym, jak i zawodowym.
Student powinien uzyskać od instytucji przyjmującej informację, czy zapewnia ona
ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej zawodowej i następstw nieszczęśliwych
wypadków podczas pobytu na praktyce. JeŜeli instytucja przyjmująca nie zapewnia takiego
ubezpieczenia student zobowiązany jest wykupić w/w ubezpieczenia we własnym zakresie.
NaleŜy przygotować obustronne kserokopie polis.
4. Dokument bankowy poświadczający posiadanie przez studenta osobistego konta
bankowego. Powinno to być konto walutowe w euro.
Kwestura WSTiH w celu dokonywania przelewów na Państwa konto (wynikających
z podpisania umowy stypendialnej) wymaga przekazania następujących danych:
1. imię i nazwisko posiadacza rachunku w euro
2. nazwa banku
3. adres oddziału banku
4. pełny numer konta z uwzględnieniem nr IBAN i SWIFT
5. waluta prowadzenia rachunku - przelewy z uczelni będą dokonywane w euro.
Te wszystkie informacje w powyŜszej kolejności naleŜy przesłać na adres:
[email protected]
W temacie maila proszę napisać "konto + imię i nazwisko np. Jan Kowalski"
Mail naleŜy wydrukować i podpisany dostarczyć do Biura Karier przed podpisaniem umowy
stypendialnej.
5. Dowód osobisty
Kserokopia obustronna dokumentu
6. Dokumenty dodatkowe, przygotowywane przez studentów ostatniego roku studiów
I lub II stopnia.
Studenci ostatnich lat muszą zadeklarować chęć wyjazdu ze statusem studenta (wówczas
naleŜy uzyskać zgodę Dziekana WSTiH na obronę pracy po powrocie. W związku z tym
oprócz powyŜszych dokumentów studenci dostarczają dodatkowo zaświadczenie z dziekanatu
o posiadaniu statusu studenta przez cały okres pobytu na praktyce, które moŜe zostać
wystawione w oparciu o zgodę Dziekana WSTiH na obronę pracy licencjackiej,
bądź magisterskiej po powrocie z praktyki.
7. Uczestnicy powinni takŜe zapoznać się z procedurą ewentualnej legalizacji pobytu w kraju
odbywania praktyki. Informacje dotyczące legalizacji pobytu w poszczególnych krajach
Programiu Erasmus+ znajdują się na stronach: www.frse.org.pl, www.msz.gov.pl.
Obcokrajowcy-studenci WSTiH, których wyjazd na praktykę łączy się z koniecznością
uzyskania wizy zobowiązani są do takiego zaplanowania swych działań, aby uzyskać ją
na ok. miesiąc przed wyjazdem.
Podpisywanie umowy
Zgromadzenie w/w dokumentów umoŜliwi zakwalifikowanemu uczestnikowi Programu
Praktyk Erasmus+ podpisanie umowy stypendialnej z uczelnią (w Biurze Karier WSTiH).
Umowa reguluje między innymi długość pobytu na praktyce, wysokość i terminy wypłat
stypendium itd.
Prosimy, aby terminy podpisywania umowy uzgadniać telefonicznie
(Biuro Karier tel. 58 520 26 14 w. 202) lub mailowo:[email protected].
Po przyjeździe na miejsce odbywania praktyki
Po przybyciu do instytucji przyjmującej uczestnik praktyki prosi opiekuna praktyki
o wypełnienie dokumentu „Confirmation of Arrival – Placement”, potwierdzającego
przyjazd na miejsce i rozpoczęcie praktyki.
Podpisany dokument naleŜy przesłać faksem na nr +48 58 348 82 20, a w razie braku
takiej moŜliwości wysłać zeskanowany dokument na adres mailowy [email protected]
oraz [email protected]
Zmiany okresu i/lub programu praktyki w trakcie jej trwania wymagają pisemnej zgody:
studenta, przedstawiciela instytucji zagranicznej i akceptacji uczelni.
W razie zmian programu praktyki, bądź osoby odpowiedzialnej w instytucji przyjmującej
student zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia o nich Biura Karier WSTiH
przesyłając uaktualnione „Learning Agreement for Traineeships” – część „During the
Mobility”.
W wyjątkowych przypadkach wyjazdów krótszych niŜ 3 miesiące zmiana długości pobytu
musi być zaakceptowana przez wszystkie strony najpóźniej na miesiąc przed terminem
pierwotnego zakończenia mobilności.
W czasie pobytu na praktyce studenci zobowiązani są do pracy nad przydzielonym kursem
językowym on-line OLS.
Powrót - rozliczenie wyjazdu
Student zobowiązany jest do wypełnienia raportu-ankiety on-line Erasmus+ w terminie 10 dni
od otrzymania wezwania do jego złoŜenia oraz do wypełnienia poziomującego testu
językowego testu w systemie OLS niezwłocznie po jego otrzymaniu.
Uczestnik programu praktyk jest zobowiązany do osobistego rozliczenia wyjazdu w Biurze
Karier WSTiH w terminie 15 dni od daty zakończenia pobytu na praktyce widniejącej
w dokumencie „After the Mobility”( lecz nie później niŜ do dnia 15.10.2016r. – stąd zalecany
powrót z praktyki powinien odbyć się do 20-25.09.2016r.).
Poprawność wydatkowania środków finansowych na cele stypendialne Programu Erasmus
przez WSTiH jest kontrolowana na podstawie kompletu wymienionych poniŜej dokumentów
rozliczających odbytą praktykę
Braki w dokumentacji przekazanej przez studenta do Biura Karier będą skutkowały
wezwaniem do zwrotu otrzymanego grantu (stypendium).
Dokumenty/czynności niezbędne do rozliczenia wyjazdu :
1. umowa stypendialna pomiędzy uczelnią i studentem – stypendystą,
2. „Porozumienie o Programie Praktyki” część „Before the Mobility” wypełnione,
opieczętowane i podpisane,
3. Jeśli dotyczy opieczętowana i podpisana część porozumienia „During the Mobility”,
4. Opieczętowana i podpisana część Porozumienia ”After the Mobility”,
NaleŜy zwrócić uwagę, aby data wystawienia tego dokumentu była taka
sama jak data zakończenia praktyki, czyli , aby dokument został wystawiony
przez instytucję przyjmującą w ostatnim dniu praktyki, a nie w trakcie jej trwania,
5. wypełniony i podpisany przez instytucję przyjmującą dokument „Transcript of Records”,
6. raport-ankieta stypendysty Erasmusa składana on-line po powrocie z praktyki wypełniana
do 10 dni po powrocie, nie później jednak niŜ do dnia 30.09.2015r,
7. wypełniony przed wyjazdem i po powrocie test poziomujący znajomość języka OLS,
w którym będzie odbywać praktykę (dot. języków: angielskiego, niemieckiego,
hiszpańskiego, niderlandzkiego, włoskiego, francuskiego)
8. krótkie sprawozdanie z praktyki (jeśli jest to moŜliwe, wzbogacone ciekawymi
zdjęciami z pracy i czasu wolnego).
9. uczelnia moŜe wziąć przy rozliczeniu wyjazdu pracę studenta na platformie przydzielonego
kursu OLS (jeśli dotyczy).
Na podstawie przekazanych dokumentów Biuro Karier WSTiH wyliczy i przekaŜe studentowi
ostatnią ratę grantu.
PowyŜsze informacje będą uzupełniane w miarę otrzymywania z Narodowej Agencji
Programu Erasmus+ dodatkowych wytycznych.