ePUAP – 5 szkoleń dwudniowych - Fundacja Rozwoju Demokracji

ZAPYTANIE OFERTOWE
dotyczące zatrudnienia trenerów na szkolenia
ePUAP – 5 szkoleń dwudniowych
w ramach projektu
„My się zmian nie boimy”, nr umowy: UDA-POKL.05.02.01-00-024/012-00
Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 80500000-9 Usługi szkoleniowe
I
ZAMAWIAJĄCY:
Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej
Centrum Mazowsze
ul. Długa 23/25, 00-238 Warszawa
II
TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania oraz
Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, obowiązujących
na dzień ogłoszenie zapytania. Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców,
udostępnione na stronie internetowej www.frdl.mazowsze.pl oraz w siedzibie FRDL Centrum Mazowsze.
III
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Szkolenia z tematu „ePUAP”: 5 SZKOLEŃ 2-DNIOWYCH XI-XII 2013 ewentualnie I 2014
dla 6 gmin z woj. mazowieckiego: Kotuń, Cegłów, Jakubów, Miastków Kościelny, śelechów, Paprotnia
Cel szkolenia: uzupełnienie wiedzy i zwiększenie kompetencji merytorycznych pracowników 6 gmin partnerskich w
kluczowych obszarach funkcjonowania JST, pozwalających na sprawne świadczenie usług.
Minimalny zakres merytoryczny szkolenia
Kolejność zagadnień dowolna, poniŜszy opis to tylko minimalny zakres tematyczny.
1.Obowiązki podmiotów realizujących zadania publiczne wynikające z ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących
zadania publiczne:
1.1. Doręczanie dokumentów elektronicznych - w jakich sytuacjach ma zastosowanie poczta elektroniczna, a w jakich
elektroniczna skrzynka podawcza;
1.2. Potwierdzanie odbioru dokumentów w postaci elektronicznej (UPO, UPD, UPP, PND);
1.3. Zakres niezbędnych informacji do opublikowania na stronach podmiotowych Biuletynów Informacji Publicznej;
1.4. Sporządzanie pism w formie dokumentów elektronicznych;
1.5. Sporządzanie kopii pism otrzymanych w postaci elektronicznej;
1.6. Wymiana dokumentów pomiędzy podmiotami realizującymi zadania publiczne.
2.ePUAP - platforma integrująca systemy teleinformatyczne polskiej administracji:
2.1. ePUAP - bezpłatna skrzynka podawcza;
2.2. ePUAP - system wymiany i udostępniania danych rejestrowych;
2.3. CRD - Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów;
2.4. Sposoby identyfikacji uŜytkowników systemów teleinformatycznych (podpis elektroniczny, profil zaufany).
3.Nowa instrukcja kancelaryjna - dlaczego warto wdroŜyć system EZD zintegrowany z ePUAP i odejść od systemu
tradycyjnego
3.1. Zasady postępowania z dokumentacją od momentu jej przygotowania, otrzymania poprzez przedłoŜenie jej do
dekretacji, akceptacji, aŜ do wysłania pisma, archiwizacji sprawy - niezaleŜnie od postaci wytworzenia;
3.2. Sposób oznaczania, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji w róŜnej postaci - elektronicznej,
papierowej;
3.3. Organizacja składu chronologicznego pism w postaci papierowej oraz informatycznych nośników danych;
3.4. Zasady archiwizacji dokumentacji w róŜnej postaci - papierowej, elektronicznej.
4.Udostępnianie usług na ePUAP
4.1. Katalog Usług Publicznych;
4.2. Przygotowywanie formularzy elektronicznych celem publikacji w CRD;
4.3. Usprawnienie pracy podmiotu dzięki wpływom dokumentów w postaci elektronicznej.
Trener będzie miał do dyspozycji co najmniej 1 laptop z dostępem do Internetu do wykorzystania w celu
pokazania „na Ŝywo” jak działa ePUAP
1
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
IV
GRUPA DOCELOWA:
−
działaniami w ramach projektu mogą zostać objęci wyłącznie pracownicy urzędu – nie ma moŜliwości udziału
pracowników jednostek organizacyjnych,
grupę docelową szkoleń stanowić będą rekrutowani przez działy kadr poszczególnych JST, pracownice i pracownicy
partnerskich urzędów, grupy szkoleniowe będą liczyć 10-15 osób.
−
V
POZOSTAŁE WARUNKI:
1)
wszystkie szkolenia będą realizowane w jednej lokalizacji: Hotel EKWOS, Grębiszew, ul. Rozwojowa 79
05-300 Mińsk Mazowiecki; (w tym hotelu dla trenerów FRDL jest wynegocjowana stawka noclegowa ze
śniadaniem (50zł.)
2) szkolenia będą odbywały się w godzinach 9.30 – 16.00 (zarówno w przypadku szkoleń jedno- jak i
dwudniowych); 1 dzień szkoleniowy rozumiany jest jako 8 godzin lekcyjnych z przerwami, (godzina lekcyjna = 45
minut)
3) dojazd i ewentualne koszty kolacji, noclegu i śniadania trener jest zobowiązany pokryć z własnych
środków;
4) w cenę za przeprowadzenie szkolenia naleŜy wliczyć przygotowanie materiałów na szkolenie zgodnie ze
szczegółowymi wytycznymi Zleceniodawcy (załącznik nr 2):
a. scenariusz,
b. program,
c. prezentacja (lub inne materiały w zaleŜności od potrzeb merytorycznych i dydaktycznych),
d. ćwiczenia - materiały do pracy warsztatowej,
e. test
5) Zamawiający w umowie zobowiąŜe się do przekazania praw autorskich do stworzonego na potrzeby
projektu dzieła (umowa o dzieło z przekazaniem praw autorskich);
6) JeŜeli wykonawcą jest osoba fizyczna, to na materiały zostanie podpisana umowa o dzieło a na szkolenia
umowa zlecenie. Proporcja ceny materiałów do ceny szkolenia to maksymalnie 25%.
7) JeŜeli wykonawcą jest firma za całość usługi szkoleniowej (materiały +szkolenia) wystawi fakturę z VAT
zw. poniewaŜ usługa jest finansowana w całości ze środków publicznych i jest przeznaczona na
szkolenia zawodowe pracowników.
8) Zamawiający zapewnia (organizuje i finansuje) salę wraz z wyposaŜeniem, lunch oraz przerwy kawowe podczas
szkolenia;
9) Zamawiający drukuje materiały szkoleniowe.
10) Trenerzy będą zobowiązani w umowie do przedkładania dokumentacji wymaganej przez MRR, spisanej
w zasadach finansowania i kwalifikowania kosztów w ramach POKL (karty pracy, oświadczenia i informacje na
temat zaangaŜowania czasowego we wszystkich projektach finansowanych ze środków unijnych). Wzory ww.
dokumentów dostarczy Zamawiający;
11) W przypadku wyboru trenera reprezentującego firmę, umowa moŜe zostać podpisana z firmą, ale ze wskazaniem
danego trenera do wykonania zlecenia;
VI
KRYTERIA WYBORU OFERT:
WIEDZA I DOŚWIADCZENIE (90% punktów)
1.
Wiedza z zakresu objętego Zapytaniem ofertowym: wykształcenie przedmiotowe (studia), studia podyplomowe,
kursy o czasie trwania nie krótszym niŜ 30 godz. zajęć dydaktycznych; praca zawodowa – nie krócej niŜ 2 lata
2.
Doświadczenie z maksymalnie ostatnich 3 lat (2010,2011,2012 i 2013) w prowadzeniu szkoleń (min. 6 godzin
lekcyjnych) z zakresu objętego Zapytaniem ofertowym,
UWAGA! - jeŜeli tytuł wykazanego szkolenia nie będzie jednoznacznie wskazywał na zakres tematyczny z zapytania
ofertowego, proszę wpisać dodatkowo główne zagadnienia, których dotyczyło szkolenie;
3.
Doświadczenie z maksymalnie ostatnich 3 lat (2010,2011,2012 i 2013) w prowadzeniu szkoleń (min. 6 godzin
lekcyjnych) dla pracowników administracji publicznej szczebla centralnego lub regionalnego
4.
Doświadczenie w prowadzeniu szkoleń w projektach współfinansowanych z EFS
Punkty od 2 do 4 – za dołączenie rekomendacji (list referencyjny, protokół odbioru, wyniki ewaluacji szkoleń i inne
potwierdzające prowadzenie szkoleń) przewidziane są dodatkowe punkty, przy czym punktowane będą wyłącznie
rekomendacje imienne, z których jednoznacznie wynika liczba przeprowadzonych szkoleń wskazana w formularzu
ofertowym (rekomendacje wystawione na firmę, bez wskazania trenera prowadzącego nie będą podlegały ocenie;
dopuszczalne jest dołączenie oświadczenia firmy, w którym wskazuje się, którzy trenerzy prowadzili szkolenie objęte
referencjami)
CENA (10% punktów)
2
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
5.
Kwota wynagrodzenia brutto za jeden dzień szkoleniowy (8 godzin lekcyjnych).
Dojazd na miejsce szkolenia oraz zakwaterowanie – jeśli dotyczy – trener jest zobowiązany zorganizować
i sfinansować we własnym zakresie. Zamawiający zapewnia lunch oraz przerwy kawowe podczas szkolenia.
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania
ofertowego.
VII UZUPEŁNIENIA, NEGOCJACJE
1.
Przewidujemy wybór tylko jednego trenera na wszystkie szkolenia
2.
W przypadku rozszerzenia zapytania o nowe kryterium, wszyscy Oferenci zostaną poproszeni o uzupełnienie ofert.
3.
JeŜeli nadesłane Oferty przekroczą kwoty załoŜone na wynagrodzenie dla trenerów w budŜecie projektu, FRDL
podejmie negocjacje z Oferentami według kolejności zajmowanej na liście rankingowej. JeŜeli pomimo negocjacji
cena nadal będzie przekraczała kwoty załoŜone w budŜecie, Zamawiający moŜe uniewaŜnić całe zapytanie ofertowe i
powtórzyć zapytanie lub przeprowadzić negocjacje z wolnej ręki.
Zamawiający moŜe uniewaŜnić zapytanie bez podawania przyczyny.
4.
VIII KOMPLETNA OFERTA TO:
1.
2.
3.
4.
Formularz oferty (załącznik nr 1 do Zapytania)
KaŜdy trener wypełnia jeden formularz. W formularzu przy ilości szkoleń naleŜy wpisać konkretne liczby –
niedopuszczalne jest wpisywanie „około, średnio”. Wskazana w formularzu ofertowym liczba przeprowadzonych
szkoleń musi być moŜliwa do weryfikacji poprzez CV lub/i rekomendacje.
CV w dowolnym formacie, (ale maksymalnie 4 strony) musi zawierać co najmniej:, imię i nazwisko, rok urodzenia,
kontakt (telefon i e-mail), wykształcenie (studia), doświadczenie zawodowe.
Wykształcenie i doświadczenie – naleŜy wyróŜnić związane z konkretnym tematem szkolenia.
Informacje zawarte w CV powinny umoŜliwić weryfikację danych uzupełnionych w formularzu ofertowym, np.
informacje dotyczące liczby przeprowadzonych szkoleń.
Rekomendacje, wyniki z ankiet ewaluacyjnych (jeśli dotyczy)
Dostarczone rekomendacje naleŜy ponumerować (numeracja powinna znaleźć się na dokumencie – musi być
widoczna po wydrukowaniu dokumentu) i wpisać w formularzu przy danym szkoleniu właściwy numer rekomendacji.
W przypadku braku numeracji Zamawiający moŜe prosić o uzupełnienie lub odrzucić ofertę.
Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (załącznik nr 4 do Zapytania)
Zamawiający nie moŜe udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez
powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami
upowaŜnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta
czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające
w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małŜeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa
lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
IX
SPIS ZAŁĄCZNIKÓW:
1.
2.
3.
4.
Formularz oferty (przyjmujemy oferty tylko na tym formularzu)
Wytyczne do materiałów szkoleniowych
Szczegółowe kryteria oceny
Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (do załączenia do oferty)
Proszę o przesłanie oferty (skany dokumentów) w terminie do 9 października 2013r. (środa) do godz. 12.00 wyłącznie na
adres e-mail: [email protected]. W tytule maila proszę dopisać: oferta na ePUAP „My się zmian nie boimy”.
Pytania naleŜy kierować do:
Małgorzata Makowska
[email protected]
(22) 351-93-17
3
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego