zaproszenie do składania ofert

ESTUDIO Beata Boik
ul. Warszawska 37
95-200 Pabianice
Pabianice, 09.09.2014
ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
Firma ESTUDIO Beata Boik, zwana dalej Zamawiającym, w związku z przystąpieniem do
realizacji projektu pn. „Integracja wymiany danych w procesach realizacji sprzedaży
Internetowej w firmie ESTUDIO”, w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
2007-2013, Działanie 8.2. Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, zaprasza do
złożenia oferty cenowej na dostawę oprogramowania B2B opisanego w szczegółowym opisie
przedmiotu zamówienia.
Oferty należy składać do dnia 22 września 2014 roku do godziny 12.00. Otwarcie ofert
nastąpi 22 września 2014 roku o godzinie 12.30.
Szczegóły dotyczące zamówienia znajdują się w dołączonym do niniejszego zaproszenia
Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia.
Z poważaniem
Beata Boik
Właściciel
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1) ZAMAWIAJĄCY ORAZ OSOBA DO KONTAKTU
ESTUDIO Beata Boik
ul. Warszawska 37
95-200 Pabianice
Osoba do kontaktu: Beata Boik
Telefon : +48 665 650 999
Mail : [email protected]
2) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
W niniejszym zamówieniu nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
Zamówienie udzielone zostanie w trybie zapytania o cenę (konkurs ofert).
3) OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest dostawa oprogramowania B2B.
Szczegółowa specyfikacja przedmiotu zamówienia, stanowiąca Załącznik numer 2 do Szczegółowego
Opisu Przedmiotu Zamówienia, zawiera nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne,
technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarcze
stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa zgodnie z art. 1 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o
zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003r. nr 153, poz. 1503 z późn. zm.). W związku z tym
jakiekolwiek użycie informacji tam zawartych ponad niezbędne do przygotowania Oferty jest
przestępstwem.
4)
MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
Termin składania ofert upływa z dniem 22 września 2014 roku do godziny 12.00 (decyduje data
wpływu do siedziby firmy Zamawiającego, również w wypadku wysyłki pocztą czy kurierem). Otwarcie
ofert nastąpi 22 września 2014 roku o godzinie 12.30.
Oferty należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, tj. ul. Warszawska 37, 95-200 Pabianice.
Oferta złożona po terminie nie zostanie dopuszczona do konkursu ofert, zostanie zniszczona bez jej
otwarcia.
5)
TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Oferent, który złoży ofertę, pozostaje nią związany przez okres 60 dni. Bieg terminu związania ofertą
rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert.
6)
SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY
Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim, mieć formę pisemną oraz powinna zostać złożona
w 1 egzemplarzu w wersji papierowej.
Oferta powinna być sporządzona zgodnie z załączonym do niniejszego pisma wzorem formularza oferty
(Załącznik nr 1) oraz dostarczona wraz z wymaganymi załącznikami.
Oferta musi zostać podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta i do zaciągania w
jego imieniu zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie Oferty.
Oferta musi zostać złożona w zamkniętej kopercie. Koperta musi zostać opatrzona danymi Oferenta.
Każda Oferta która nie będzie złożona w zamkniętej kopercie, zostanie odrzucona z przyczyn formalnych.
Na kopercie musi zostać umieszczona adnotacja „oprogramowanie B2B”.
Każda koperta (z wymaganą adnotacją) która wpłynie do Zamawiającego zostanie oznaczona
„Otrzymano dnia DD MM RRRR o godzinie HH:MM”.
7)
TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin na realizację zamówienia został określony w Szczegółowej specyfikacja przedmiotu zamówienia,
stanowiącej Załącznik numer 2 do Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia.
8)
PODPISANIE UMOWY I ZAKRES UMOWY
Umowa na realizację przedmiotowego zamówienia musi zostać zawarta najpóźniej w ciągu 60 dni licząc
od dnia upływu terminu składania ofert.
9)
KRYTERIUM WYBORY OFERT
Kryterium wyboru oferty jest 100% cena.
10)
UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi (w postaci Umowy), którego oferta:
1. Została przygotowana i dostarczona zgodnie z wymogami zawartymi w tym dokumencie (spełnia
formalne wymogi)
2. Jest najkorzystniejsza, w myśl ustalonych kryteriów wyboru.
Zamawiający w szczególnych przypadkach może dopuścić Oferty niepełne bądź posiadające pewne wady
formalne. Każdorazowo w takim wypadku fakt ten zostanie szczegółowo opisany w protokole wyboru
ofert.
Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia Ofert o rażąco niskiej cenie, przy czym za taką uważa się:
- zaoferowana cena jest o 50% niższa od drugiej w kolejności ceny.
- zaoferowana cena jest o 50% niższa od średniej ze wszystkich cen.
Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje Oferenta o wyborze oferty
celem podpisania Umowy.
11)
PROCES WYBORU OFERTY
1.
Sprawdzenie, czy koperta w której złożono ofertę jest przygotowana zgodnie z wymaganiami
oraz jest w stanie nienaruszonym, jeżeli tak – przechodzi do dalszego etapu, jeżeli nie – jest odrzucana
bez otwierania.
2.
Otwarcie kopert.
3.
Weryfikacja, czy oferty przygotowano zgodnie z wymaganiami i na odpowiednim szablonie.
Oferty przygotowane wadliwie są odrzucane lub dopuszczane warunkowo, przy odpowiedniej adnotacji
w protokole wyboru.
4.
Wybór oferty zgodnie z kryteriami wyboru.
12)
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Zamawiający zastrzega sobie prawo do uznania, że konkurs ofert nie dał rezultatu lub też do
unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyn.
Z tytułu odrzucenia oferty Oferentom nie przysługuje żadne roszczenie przeciwko Zamawiającemu.
Załącznik nr 1
.........................................................
Pieczęć firmowa oferenta
Miejscowość……..data
OFERTA
Oferent:
(dane teleadresowe Oferenta)
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia 09.09.2014 składam ofertę na realizację
przedmiotowego zapytania (dostawa oprogramowania B2B).
Jednocześnie, w myśl zapisów zawartych w zapytaniu ofertowym, deklarujemy iż spełniamy wszystkie
postawione wymagania określone w Załączniku numer 2 do Szczegółowego Opisu Przedmiotu
Zamówienia.
Cena za realizację całego zamówienia wynosi: …………..… PLN netto.
Oświadczenie Oferenta
Niniejszym oświadczam, że:
- Zapoznaliśmy się z warunkami niniejszego zamówienia i przyjmujemy je bez zastrzeżeń oraz
zdobyliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty,
- Oferujemy dostarczenie przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami zawartymi w zaproszeniu do
złożenia oferty i szczegółowym opisie przedmioty zamówienia i nie wnosimy do nich zastrzeżeń.
- Zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy na warunkach,
w miejscu i terminie określonych w szczegółowym opisie przedmioty zamówienia.
- Nie pozostaję w związku z Zamawiającym, w sposób mogący utrudniać uczciwą konkurencję.
- Nie posiadam wiedzy na temat innych Oferentów, nie pozostają z nimi w związku w sposób mogący
utrudniać uczciwą konkurencję.
- W szczególności nie jestem powiązany z Zamawiającym w sposób polegający na:
a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) Posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji;
c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) Pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione
wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w
związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku
przysposobienia, opieki lub kurateli.
…………..……………………………………………..
(podpisy, pieczątki osób upoważnionych)
Załącznik nr 2
Szczegółowa specyfikacja przedmiotu zamówienia
System B2B, będący przedmiotem zamówienia, będzie musiał zostać ściśle zintegrowany z
istniejącym sklepem Internetowym (zbudowanym na platformie Magento www.udekorujdom.pl). Na system B2B będzie zatem składał się istniejący sklep oraz poniżej
wymienione i opisane moduły.
Wymagania ogólne:
Ważnym jest, aby zarówno baza danych jak i interfejs zapewniały wsparcie do wielojęzyczności
na poziomie technologii (np. kodowanie znaków w UTF). Ponieważ część Dostawców
Zamawiającego to firmy zagraniczne, interfejs (menu, opisy pól formularzy etc.) muszą być od
razu przygotowane zarówno w języku polskim jak i angielskim.
Moduły systemu B2B mają na celu przede wszystkim zapewnić integrację z systemami
Partnerów (dla „dużych” Partnerów) oraz zapewnić elektroniczny przepływ danych z Partnerami
„mniejszymi” (dzięki dostępowi do systemu poprzez interfejs graficzny przez przeglądarkę
Internetową).
Opis modułów systemu:
1. Moduł magazynu i bazy produktowej – moduł który musi przechowywać informacje o
produktach (parametry opisowe, zdjęcia) oraz ich dostępności (stany magazynowe) i ceny.
Moduł ten musi posiadać rozbudowany interfejs graficzny, umożliwiające również ręczne
(przez Pracownika Obsługi) przeglądanie zawartości bazy, jej filtrowanie, grupowanie (w
tym grupową zmianę konkretnych parametrów) czy wszelkie inne modyfikacje, które
wynikną w sytuacjach niestandardowych (np. zaginięcie palety towaru od Dostawcy, rabat
sezonowy etc.).
2. Uniwersalny moduł importu danych ze źródeł typu Excel / CSV
z kreatorem
umożliwiającym definiowanie szablonów dla obecnych i przyszłych partnerów. Moduł ma
umożliwiać zasilanie danymi modułu magazynowego i bazy produktowej zarówno o dane
opisowe jak również o dostępność i cenę.
3. Uniwersalny moduł edycji bazy towarowej. Moduł ten ma służyć Partnerom do edycji bazy
towarowej (dostęp tylko do towarów zalogowanego Partnera) zarówno w sensie opisowym
jak i dostępności czy ceny. Moduł ten ma umożliwiać, poprzez interfejs dostępny przez
przeglądarkę internetową, „ręczną” edycję wybranych towarów. Moduł w założeniu będzie
użytkowany w sytuacjach specjalnych (np. wycofanie wadliwej partii towaru, przyznanie
szczególnego rabatu etc.) kiedy jest wymagana pilna reakcja Partnera, a pełna aktualizacja
poprzez źródło typu Excel / CSV nie jest możliwa. Ponadto moduł ten będzie użytkowany na
co dzień przez „małych” dostawców z niewielką bazą towarową, którzy nie posiadają
własnego systemu magazynowego czy towarowego, umożliwiającego eksport do plików
typu CSV (czyli nie mogą skorzystać z modułu importu danych ze źródeł Excel / CSV).
4. Moduł eksportu danych do portalu Allegro - wystawianie aukcji dla wybranych grup
towarów wraz z zapewnieniem całej niezbędnej obsługi (szablony Allegro, parametry
wystawienia, ceny i czas trwania itd.)
5. Moduł zarządzania aukcjami trwającymi na portalu Allegro – przegląd trwających aukcji,
możliwość ich filtrowania i grupowania celem aktywnego nimi zarządzania (np. zmiany
kosztów wysyłki, zmiany ceny, masowego zamknięcia, ustalenia automatycznego
wznowienia po wygaśnięciu aukcji etc.)
6. Moduł importu danych z portalu Allegro (pobieranie informacji o sprzedanych towarach,
statusie płatności, konkretnych pozycjach sprzedanego towaru, danych do wysyłki i faktury
etc.)
7. Moduł importu danych z systemu Bankowego (import przelewów oraz automatyczne, tam
gdzie to możliwe, z możliwością ręcznego uzupełnienia, określenie zapłaconych transakcji)
8. Export listy wysyłkowej do systemu Cargo Partners (system posiada własne API). W
ramach eksport danych przekazujemy standardowe dane wysyłek (adres, waga, rozmiar,
rodzaj wysyłki itd.)
9. Import statusu wysyłek z systemu Cargo Partners (numer nadania, potwierdzenie dostawy
lub jej braku, potwierdzenie zapłaty).
10. Export listy wysyłkowej do systemu firmy Kurierskiej DPD (system posiada własne API). W
ramach eksport danych przekazujemy standardowe dane wysyłek (adres, waga, rozmiar,
rodzaj wysyłki itd.)
11. Import statusu wysyłek z systemu firmy Kurierskiej DPD (numer nadania, potwierdzenie
dostawy lub jej braku, potwierdzenie zapłaty dla przesyłek pobraniowych)
12. Uniwersalny moduł generujący plik elektroniczny zamówienia w formacie CSV / Excel z
kreatorem umożliwiającym definiowanie nowych szablonów dla obecnych i przyszłych
partnerów. Moduł ten, na postawie obecnych stanów magazynowych, dostępności
towarów oraz wielkości sprzedaży (zamówień) ma generować listę zamówienia dla każdego
z dostawców. Zamówienie (zależnie od ustawień) będzie mogło automatycznie być
wysyłane do Dostawcy (plik z zamówieniem będzie załącznikiem do maila wysyłanego na
ustalony z partnerem adres) lub wcześniej będzie pokazywane Pracownikowi Obsługi do
zatwierdzenia.
Ustala się następujący harmonogram dostawy poszczególnych modułów
1. Moduł magazynu i bazy produktowej – do 30 listopada 2014 roku
2. Uniwersalny moduł importu danych ze źródeł typu Excel / CSV – do 30 listopada 2014 roku
3. Uniwersalny moduł edycji bazy towarowej – do 30 listopada 2014 roku
4. Moduł eksportu danych do portalu Allegro – do 30 listopada 2014 roku
5. Moduł zarządzania aukcjami trwającymi na portalu Allegro – do 31 maja 2015 roku
6. Moduł importu danych z portalu Allegro – do 31 maja 2015 roku
7. Moduł importu danych z systemu Bankowego – do 31 maja 2015 roku
8. Export listy wysyłkowej do systemu Cargo Partners – do 31 maja 2015 roku
9. Import statusu wysyłek z systemu Cargo Partners – do 31 maja 2015 roku
10. Export listy wysyłkowej do systemu firmy Kurierskiej DPD – do 31 maja 2015 roku
11. Import statusu wysyłek z systemu firmy Kurierskiej DPD – do 31 maja 2015 roku
12. Uniwersalny moduł generujący plik elektroniczny zamówienia w formacie CSV / Excel – do
31 maja 2015 roku.