Plansza tytułowa / tytuł prezentacji

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie
Program „Leonardo da Vinci”
Raport cząstkowy
wskazówki dla beneficjentów
Szkolenie z beneficjentami TOI 2012
Warszawa, 14-15 października 2013 r.
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Elementy raportu
I część raportu opisowa:
Wypełniony formularz raportu (złożony on-line oraz w wersji papierowej)
Załączniki:

Protokoły ze spotkań partnerskich (papierowe lub elektroniczne)

Rezultaty dotychczas przygotowane

Dokumenty dot. testowania/ewaluacji/upowszechniania

Zaktualizowana baza ADAM
II część raportu finansowa:
Tabele finansowe G1 – G7 w wersji papierowej z podpisem i elektronicznej
Załączniki:

Wyciągi bankowe

Dowody postępowania przy wyborze podwykonawcy
OŚWIADCZENIA OD PARTNERÓW POTWIERDZAJĄCE PRZECZYTANIE
I ZAAKCEPTOWANIE RAPORTU MERYTORYCZNEGO I FINANSOWEGO (E-MAILE)!
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Zasady raportowania
http://www.leonardo.org.pl/toi/runda-selekcyjna/2012/sprawozdawczosc
„Wskazówki dla beneficjentów do raportu cząstkowego toi 2012”

punktualnie w terminie określonym w umowie
(zmiana terminu wymaga aneksu)
 w wersji elektronicznej
- wypełniony formularz raportu składany on-line
 w wersji papierowej wydrukowane i podpisane
przez upoważnioną osobę
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Formularz elektroniczny
 beneficjent otrzymuje formularz od NA na adres e-mail osoby kontaktowej
 logowanie przez bazę ECAS (webgate.ec.europa.eu/cas/)
 indywidualnie generowany dla każdego projektu (część pól automatycznie się
wypełnia danymi ściągniętymi z wniosku)
 aktywny plik PDF (rozwijalne pola)
 zapisać na własnym komputerze (wypełnianie w przeglądarce grozi utratą danych)
wypełnia się jak e-Form, składa elektronicznie i drukuje
 można wypełniać etapami, zapisując za każdym razem ostatnią wersję
 formularz wypełnia się w języku roboczym partnerstwa
 sekcje formularza raportu wypełnione w obszerny opisowy sposób
 dopiero po złożeniu on-line należy raport wydrukować, podpisać, opieczętować,
wstawić datę i wysłać pocztą
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Kwestie formalne - załączniki
Raport przygotowany w sposób umożliwiający analizę to znaczy:
- załączniki papierowe opisane, a elektroniczne ułożone w folderach
zgodnie z listą w sprawozdaniu
- nazwy folderów powinny identyfikować zawartość
Uwaga:
-
nazwy produktów (np. zawierają tytuł rezultatu, język)
w przypadku produktów/rezultatów zamieszczonych na platformie
internetowej, należy dla każdego podać dokładny
(z rozszerzeniem) adres internetowy i (jeśli stosowne) hasło dla NA
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Kwestie formalne - załączniki
Nie trzeba specjalnie drukować rezultatów, które wg umowy
miały być tylko w wersji elektronicznej – wystarczy, jeśli będą
na CD/pendrivie.
Również inne załączniki takie jak materiały upowszechniające
(np. artykuły w prasie fachowej, programy konferencji
z wystąpieniami nt. projektu) mogą być tylko w wersji
elektronicznej - CD/pendrive.
(Papierowe wydruki prosimy, jeśli można, drukować
dwustronnie).
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Kwestie formalne – baza ADAM
www.adam-europe.eu
Marketing text: EN, DE, FR
Summary:
Description: main activities and results achieved – in past
tense, main activities and results ahead – in future tense
Sectors: education, energy, construction
Product types: program or curricula, website, DVD, e-learning
platform
Product information
The following products/results have been achieved: …..
In the next months the following products/results will be
available ………
Projecthomepage
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Proces oceny
Raport wpływa do NA
(papierowy, podpisany)
Ocena formalna
Ocena merytoryczna
Analiza finansowa
Rozliczenie raportu i pismo z rekomendacjami
NA potwierdza
otrzymanie
raportu
Wezwanie do
uzupełnień
Wezwanie do
uzupełnień
Wezwanie do
uzupełnień
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Kwestie merytoryczne
- CUI BONO?...
czyli po co komu ten raport?
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Kwestie merytoryczne
po co ten raport - komu?
-Narodowej Agencji ;
-ekspertowi NA;
- Komisji Europejskiej (kod Leonarda) ;
-beneficjentowi i partnerom?
(autorefleksja + ewaluacja gratis!)
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Kwestie merytoryczne
-Czy wszystko co miało być zrobione na tym etapie
zostało zrobione?
i - czy zostało zrobione dobrze?
(+ czy zrobione przez tych partnerów, którzy mieli to zrobić?)
- Czy istnieją jakieś zagrożenia?
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Kwestie merytoryczne –ocena rezultatów
- jaki jest postęp w pracach nad rezultatami?
- czy są zgodne z umową (wersje językowe itp) ?
- czy dostosowane do odbiorców (użytkowników/grup docelowych)?
- czy treści/materiały zgodne z aktualnymi osiągnięciami w danym
sektorze?
- czy ewaluacja/testowanie były prowadzone, czy dobrze opisano ich
metody i wyniki?
- co wskazuje, że rezultaty będą wykorzystywane przez grupę docelową?
- upowszechnianie – czy zgodne z planem, czy informacja dotarła do
właściwych grup/użytkowników? Czy pozyskano zaangażowanie
interesariuszy?
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Kwestie merytoryczne – ocena działań, zarządzania i
partnerstwa
- zarządzanie projektem, koordynacja i podział zadań w konsorcjum
- spotkania konsorcjum (cele, ustalenia, zaangażowanie
wszystkich właściwych partnerów)
- realizacja planu pracy zgodnie z umową (zał. 1)
- czy wprowadzono lub zaplanowano zmiany w działaniach i
czy sprzyjają one czy zagrażają sukcesowi projektu
- jeśli podział zadań między partnerów się zmienił, to czy jest
to korzystne dla projektu.
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Kwestie merytoryczne – ocena działań, zarządzania i
partnerstwa
- oraz: czy wyniki spotkań partnerskich pokazują postęp w realizacji
projektu i zaangażowanie wszystkich partnerów .
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Kwestie merytoryczne – ocena
Najważniejsze w LdV TOI są produkty; ich dobroć, użyteczność, trwałość i
jak wiele osób i instytucji będzie z nich miało pożytek (+ partnerstwo).
Ekspert zewnętrzny (NA) oceniający raport cząstkowy oceni:
-produkty (załączone do raportu);
-raport i materiały, które Państwo załączą a które o tych produktach
pośrednio wiele mówią.
Np. opis testowania i ewaluacji może pokazać, czy produkt rzeczywiście
dostosowano do potrzeb grupy docelowej; grupa testowa była reprezentatywna ,
pilotaż miarodajny a informacje zwrotne i wyniki ewaluacji uwzględniono,
wprowadzając odpowiednie zmiany. Z opisu testowania i ewaluacji wynika więc
ważna informacja o jakości produktu.
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Kwestie merytoryczne – ocena
Ważne więc, by projekt i rezultaty w raporcie cząstkowym dobrze
zaprezentować wykorzystując sam formularz i możliwość uzupełnienia go
załącznikami. (Dobrze to znaczy korzystnie ale rzetelnie).
Pismo NA do beneficjenta, przedstawiające wyniki dokonanej przez
eksperta oceny raportu cząstkowego, jest potem (w kopii) przekazywane
ekspertowi, który dokonuje raportu końcowego.
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Kwestie merytoryczne
Raport należy przygotować starannie, dając w formularzu:
-odpowiedzi wyczerpujące („description” ≠ „enumeration”), ale zwięzłe;
- spójne (liczby i informacje w różnych miejscach nie mogą się różnić)
Prosimy wyraźnie wskazywać czy coś wykonano, czy dopiero jest w planie,
czy też – wykonano częściowo (w jakiej części). Równoważniki zdań czy
kopiowanie fragmentów z wniosku nie dają tej informacji.
Prosimy o spójność nazewnictwa rezultatów we wszystkich dokumentach.
tzn. w raporcie, w załącznikach i w samych rezultatach.
Odpowiedzi w formularzu raportu można/należy uzupełnić załącznikami
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Załączniki merytoryczne
C – dane o organizacji beneficjenta
- ewent. dokumenty informujące o nowym reprezentancie prawnym (lub zmianach
takich jak nazwa, adres, konto)
 E – partnerstwo - protokoły ze spotkań partnerskich
 F – plan pracy / produkty / rezultaty
- 1 komplet rezultatów juź gotowych, we wszystkich wersjach językowych i
w każdej zaplanowanej formie (druk/CD/itp.) lub wersji roboczych ( dla
wersji roboczych wystarczy wersja elektroniczna). Uwaga! prosimy o
aktualne linki do produktów na stronach internetowych wraz z loginami
i hasłami dostępu dla NA.
Dokumenty dotyczące działań np.:
- dokumentację z fazy testowej (np. raport z wnioskami);
- raporty z ewaluacji (recenzje/ankiety, itp.).
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Załączniki merytoryczne
 G – upowszechnianie i wykorzystywanie
- kopia strategii upowszechniania (jeśli powstała); 1 egz. wszelkich
opracowanych materiałów promocyjnych (artykuły, plakaty, ulotki,
prezentacje)/przedstawienie przykładów ze wszystkich krajów partnerskich
- lista konferencji/spotkań z programem, info o uczestnikach,
prezentacjami, itp.
 zdjęcia mniej ważne niż informacje – kim byli uczestnicy, jaki pożytek dla
projektu i rezultatów. Informacje te istotne również do rozliczenia kosztów.
-ewent. inne załączniki wg uznania beneficjenta, ale bez zbytniej
drobiazgowości
 J- lista załączników: pełna, logiczny układ (pomocna dla nas będzie ta
sama lista jeszcze w postaci osobnego pliku Word) – załączniki prosimy
oznaczyć zgodnie z listą
RAPORT CZĄSTKOWY 2012
Dziękujemy
Kontakt:
[email protected]