pobierz - BIP RIO w Krakowie

Transkrypt

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
W KRAKOWIE
ul. Kraszewskiego 36
30-110 Kraków
e-mail: [email protected]
tel/fax (0-12) 427-32-61
(0-12) 427-38-19
(0-12) 422-59-73
WK-613-78/15
Kraków, dnia 17.12.2015 r.
Pan
Witold Słomka
Burmistrz
Miasta i Gminy
Świątniki Górne
Uprzejmie informuję Pana Burmistrza, że Regionalna Izba Obrachunkowa
w Krakowie, działając na podstawie przepisów ustawy z dnia 7 października 1992 r.
o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 1113,
z późn. zm.), przeprowadziła kompleksową kontrolę Miasta i Gminy Świątniki Górne,
w zakresie gospodarki finansowej, w tym realizacji zobowiązań podatkowych oraz
zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem działalności w latach
2013-2014 i w 2015 roku, do dnia kontroli.
W związku z zakończeniem czynności kontrolnych, udokumentowanych
w protokole kontroli podpisanym w dniu 21 października 2015 r., przekazuję Panu
Burmistrzowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Przedstawia się w nim stwierdzone nieprawidłowości w okresie objętym
aktualną kontrolą kompleksową, osoby odpowiedzialne za ich powstanie oraz
wnioski pokontrolne zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej
działalności, przewidziane do realizacji przez kontrolowaną jednostkę, stosownie
do postanowień art. 9 ust. 2 ww. ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych:
Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 1
 częściowe niewykonanie wniosków pokontrolnych wydanych po kontroli
kompleksowej przeprowadzonej w 2011 r., przedstawionych w piśmie Prezesa
Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie Nr WK-613-44/11 z dnia
27.07.2011 r., w zakresie:
 prowadzenia ksiąg rachunkowych Urzędu Miasta i Gminy, zgodnie
z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy
celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza
granicami Rzeczypospolitej Polskiej, poprzez dokonywanie ewidencji
zaangażowania, zobowiązań i wydatków oraz planu finansowego wydatków
budżetowych w sposób określony w rozporządzeniu,
 podjęcia skutecznych działań zapewniających prawidłowe sporządzanie
sprawozdań budżetowych Urzędu Miasta i Gminy, stosownie do wymogów
rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej,
poprzez ujmowanie w nich danych wynikających z poprawnie prowadzonej
ewidencji księgowej Urzędu Gminy,
 sporządzania raportów kasowych Urzędu Miasta i Gminy w sposób zgodny
z uregulowaniami wewnętrznymi dotyczącymi prowadzenia gospodarki
kasowej w Urzędzie Miasta i Gminy,
 dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdów do celów służbowych
w formie prawidłowo ustalonego miesięcznego ryczałtu,
 zaciągania zobowiązań jedynie do wysokości wynikających z planu
finansowego jednostki, stosownie do postanowień art. 46 ust. 1 i art. 261
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
 żądania od wykonawców, ubiegających się o udzielenie zamówienia, złożenia
dokumentów na zasadach określonych w rozporządzeniu Prezesa Rady
Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający
od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane.
Powyższe nieprawidłowości dotyczące niewykonania wniosków pokontrolnych
zostały razem z innymi nieprawidłowościami stwierdzonymi w trakcie niniejszej
kontroli kompleksowej, opisane szczegółowo w dalszej części wystąpienia
pokontrolnego.
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Burmistrz Miasta
i Gminy.
Wniosek pokontrolny nr 1 – Konsekwentne realizowanie wniosków pokontrolnych
wydawanych przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie, mających na celu
usunięcie w sposób trwały, nieprawidłowości stwierdzonych w czasie ostatniej
i poprzedniej kontroli.
2
 regulacje wewnętrzne dotyczące rachunkowości Urzędu Miasta i Gminy, zawarte
w zarządzeniu nr 105/2011 Burmistrza Miasta i Gminy Świątniki Górne,
ze zmianami w zakresie:
 wykazu ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera, tj. wykazu
zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach
danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji
w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
 opisu systemu przetwarzania danych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych
przy użyciu komputera, tj. opisu systemu informatycznego, zawierającego
wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury
oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych
zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu
do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji
oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
nie spełniają wymogów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c oraz pkt 4 ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości. Nie wskazują bowiem jak są zorganizowane
księgi rachunkowe, jakie występują powiązania pomiędzy zbiorami danych, brak
jest podania algorytmów działania oraz funkcjonującego systemu ochrony danych,
jak również nie wskazano daty rozpoczęcia eksploatacji programów
komputerowych.
Osoby odpowiedzialne za powstanie
informatyki oraz Burmistrz Miasta i Gminy.
nieprawidłowości:
Inspektor
ds.
Wniosek pokontrolny nr 2 – Podjęcie działań mających na celu doprowadzenie
regulacji wewnętrznych w zakresie rachunkowości do zgodności z obowiązującym
stanem prawnym, w szczególności wynikającym z postanowień art. 10 ust. 1 pkt 3
lit. b i c oraz pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity
Dz. U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.).
 występowanie w ewidencji księgowej salda ujemnego stanu gotówki w kasie ujętej
na koncie 101 i 101-01 Kasa, w dniach:
Lp
Konto
Data
1
2
3
4
101 - podatki
101 - podatki
101-01
101-01
12.03.2013
10.01.2014
26.02.2013
22.09.2014
Saldo Wn
pocz.
0,00
0,00
0,00
1 375,00
Obroty Wn
25 031,50
828,00
0,00
0,00
Obroty Ma
25 208,25
3 845,00
872,85
3 577,32
Saldo Wn
końc.
- 176,75
- 3 017,00
- 872,85
- 2 202,32
Przypadki powyższe wynikły z błędnego ujęcia w raporcie kasowym dat operacji
przychodu gotówki do kasy (pobranie na czek) lub jej rozchodu (odprowadzenie do
banku) oraz z zawyżenia kwoty odprowadzonej do banku w stosunku do faktycznie
3
zrealizowanych wpłat do kasy. Niezgodności zostały skorygowane w tym samym
miesiącu i nie miały wpływu na miesięczne zestawienia obrotów i sald.
Powyższe działania stanowiły nieprzestrzeganie zasad określonych w załączniku
nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej, w zakresie opisu funkcjonowania konta 101 – Kasa.
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Kasjer - Podinspektor
ds. finansowo-księgowych.
Wniosek pokontrolny nr 3 – Przestrzeganie zasad ewidencjonowania operacji
gotówkowych, stosownie do zasad określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U.
z 2013 r., poz. 289), w zakresie opisu funkcjonowania konta 101 – Kasa.
 niezgodne ze stanem faktycznym ewidencjonowanie w książce druków ścisłego
zarachowania arkuszy spisu z natury. W wyniku kontroli ustalono, że brak jest
ośmiu sztuk arkuszy spisu z natury. Ich ilość wynikała z zapisów w książce druków
ścisłego zarachowania. Dziesięć sztuk druków zostało przyjętych do ewidencji dnia
02.01.2015 r. - od nr 111 do nr 120. Dnia 05.01.2015 dokonano rozchodu
(wydano) dwie sztuki arkuszy - o nr 111 i 112. W związku z tym stan druków
ścisłego zarachowania powinien wynosić osiem sztuk - od nr 113 do nr 120.
W chwili przeprowadzania kontroli brak było 8 sztuk druków ścisłego
zarachowania - arkuszy spisu z natury od nr 113 do nr 120, które były
zaewidencjonowane w książce druków ścisłego zarachowania.
Powyższe działanie było niezgodne z § 3 ust. 7 Instrukcji w sprawie ewidencji
i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Miasta i Gminy
w Świątnikach Górnych, który stanowi, że do obowiązków pracownika należy:
 bieżące dokonywanie wpisu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze
druków ścisłego zarachowania
 nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii numerów
nadanych przez drukarnię – arkusze spisu z natury, karty drogowe.
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Inspektor Referatu
Finansowo-Budżetowego.
4
Wniosek pokontrolny nr 4 – Bieżące, rzetelne i zgodne ze stanem faktycznym
ujmowanie w książce druków ścisłego zarachowania arkuszy spisu z natury zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami wewnętrznymi.
 brak podpisu osoby przekazującej kasę w protokole nr 10/2015 z dnia
16.06.2015 r. Takie działanie jest niezgodne z załącznikiem nr 3 do Zarządzenia
Nr 41/2014 Burmistrza Miasta i Gminy Świątniki Górne z dnia 15.07.2014 r.
w sprawie instrukcji prowadzenia gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta
i Gminy Świątniki Górne, w którym zamieszczono wzór protokołu przejęcia –
przekazania kasy Urzędu Miasta i Gminy.
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Podinspektor ds.
gospodarki odpadami.
Wniosek pokontrolny nr 5 – Przekazywanie kasy na podstawie wzoru protokołu
przejęcia – przekazania kasy obowiązującego na podstawie wewnętrznych przepisów
w Urzędzie Miasta i Gminy, a w szczególności podpisywanie go przez osoby
dokonujące przekazania i przejęcia kasy.
 występowanie w 2013 r. i 2014 r. przypadków niezgodności danych w ewidencji
księgowej z zapisami dokumentacji banku obsługującego budżet Miasta i Gminy.
Przykładowo:
Konto 133, rach bank. nr 81124047481111000048826505
Data
Księgi
31.01.2013
01.02.2013
28.02.2013
01.03.2013
31.03.2013
01.04.2013
30.04.2013
01.05.2013
31.05.2013
02.06.2013
30.06.2013
01.07.2013
31.07.2013
01.08.2013
20.01.2014
21.01.2014
31.01.2014
02.02.2014
13.02.2014
28.02.2014
02.03.2014
31.03.2014
Obroty Wn
Księgi
6 545,55
52 876,21
139 545,46
4 276,70
2 720,41
1 958,82
9 499,39
1 638,00
4 331,79
728,16
1 529,96
146 831,96
4 474,89
1 033,72
718,37
55 086,00
14 450,67
428,25
378 932,17
0,00
3 041,66
423,13
52 687,53
Obroty Ma
Księgi
120,06
350 000,00
0,00
2,24
0,00
0,00
540 000,00
0,00
0,00
0,00
0,00
30 000,00
0,00
0,00
109 283,21
150 220,00
210 000,00
0,00
490 019,62
0,00
96 544,73
0,00
455 446,68
Data
Bank
31.01.2013
01.02.2013
28.02.2013
01.03.2013
31.03.2013
30.04.2013
31.05.2013
30.06.2013
01.07.2013
31.07.2013
01.08.2013
20.01.2014
21.01.2014
31.01.2014
13.02.2014
14.02.2014
28.02.2014
31.03.2014
Obroty Wn
Bank
9 086,78
50 334,98
141 526,16
2 296,00
4 679,23
0,00
11 137,39
0,00
5 059,95
0,00
2 649,25
145 712,67
5 308,61
200,00
938,37
54 866,00
14 878,92
0,00
218 993,17
159 939,00
3 464,79
0,00
208 085,89
5
Obroty Ma
Bank
120,06
350 000,00
0,00
2,24
0,00
0,00
540 000,00
0,00
0,00
0,00
0,00
30 000,00
0,00
0,00
109 283,21
150 220,00
210 000,00
0,00
100 019,62
390 000,00
96 544,73
0,00
455 446,68
WN-MA
Księgi
6 425,49
- 297 123,79
139 545,46
4 274,46
2 720,41
1 958,82
- 530 500,61
1 638,00
4 331,79
728,16
1 529,96
116 831,96
4 474,89
1 033,72
- 108 564,84
- 95 134,00
- 195 549,33
428,25
- 111 087,45
0,00
- 93 503,07
423,13
- 402 759,15
WN-MA
Bank
8 966,72
- 299 665,02
141 526,16
2 293,76
4 679,23
0,00
- 528 862,61
0,00
5 059,95
0,00
2 649,25
115 712,67
5 308,61
200,00
- 108 344,84
- 95 354,00
- 195 121,08
0,00
118 973,55
- 230 061,00
- 93 079,94
0,00
- 247 360,79
Różnica
- 2 541,23
2 541,23
- 1 980,70
1 980,70
- 1 958,82
1 958,82
- 1 638,00
1 638,00
- 728,16
728,16
- 1 119,29
1 119,29
- 833,72
833,72
- 220,00
220,00
- 428,25
428,25
- 230 061,00
230 061,00
- 423,13
423,13
- 155 398,36
Data
Księgi
01.04.2014
30.04.2014
01.05.2014
31.05.2014
02.06.2014
30.06.2014
01.07.2014
Obroty Wn
Księgi
155 398,36
85 445,08
498,84
1 014,19
360,90
2 552,84
20 254,47
Obroty Ma
Księgi
290 000,00
60 000,00
0,00
0,00
130 000,00
450 525,74
480 000,00
Data
Bank
01.04.2014
30.04.2014
31.05.2014
02.06.2014
30.06.2014
01.07.2014
Obroty Wn
Bank
0,00
85 943,92
0,00
1 375,09
0,00
3 017,49
19 789,82
Obroty Ma
Bank
290 000,00
60 000,00
0,00
0,00
130 000,00
450 525,74
480 000,00
WN-MA
Księgi
- 134 601,64
25 445,08
498,84
1 014,19
- 129 639,10
- 447 972,90
- 459 745,53
WN-MA
Bank
- 290 000,00
25 943,92
0,00
1 375,09
- 130 000,00
- 447 508,25
- 460 210,18
Różnica
155 398,36
- 498,84
498,84
- 360,90
360,90
- 464,65
464,65
W większości przypadków niezgodności wynikały z przyjęcia i stosowania
nieprawidłowej zasady ewidencjonowania operacji przypisania odsetek
naliczanych przez bank obsługujący z tytułu środków na rachunkach bankowych za
miesiąc bieżący w miesiącach następnych, niezgodnie z zapisami bankowymi.
Stosownie do art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
dokonane zapisy w księgach rachunkowych winny odzwierciedlać stan
rzeczywisty. Ponadto zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 133, określonymi
w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej, zapisy na ww. koncie są dokonywane na podstawie
dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność
zapisów między jednostką a bankiem.
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Inspektor ds. dochodów
gminy.
Wniosek pokontrolny nr 6 – Przestrzeganie zasad ewidencjonowania operacji
realizowanych na rachunkach bankowych tak, aby zapisy w księgach rachunkowych
odzwierciedlały stan rzeczywisty, stosownie do przepisu art. 24 ust. 2 ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 330,
z późn. zm.) oraz by występowała pełna zgodność zapisów między jednostką a
bankiem, stosownie do zasad określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia
z 2013 r., poz. 289), w zakresie opisu funkcjonowania konta 133.
 na koncie 998 – „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”
dokonywano ewidencji operacji niezgodnie ze stanem faktycznym. W 2013 r. –
w 25 przypadkach, w 2015 r. – w 1 przypadku poniesione wydatki w danej
6
podziałce klasyfikacji budżetowej były wyższe, niż zaewidencjonowane
zaangażowanie.
W związku z powyższym ewidencja zaangażowania nie w pełni spełniała
wymagania wynikające z załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy
celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza
granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Księgowy Referatu
Finansowo-Budżetowego.
Wniosek pokontrolny nr 7 – Prowadzenie ewidencji na koncie 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” w sposób zgodny
ze stanem faktycznym oraz zasadami ujętymi w załączniku nr 3 rozporządzenia
z 2013 r., poz. 289).
 dokonanie zmniejszeń planu finansowego wydatków Urzędu Miasta i Gminy
w poszczególnych podziałkach klasyfikacji budżetowej poniżej już zrealizowanych
wydatków:
Lp
1
2
3
Klasyfikacja
Data
zmiany
400/40002/4370 30.01.2015
750/75023/4350 30.01.2015
750/75023/4370 30.01.2015
Plan narast.
przed zmianą
500,00
5 000,00
10 000,00
Zmiana
2013
- 500,00
- 5 000,00
- 10 000,00
Plan narast.
po zmianie
0,00
0,00
0,00
Wydatki
narast.
43,41
236,54
638,10
Deficyt planu
43,41
236,54
638,10
Takie postępowanie narusza zasadę obligatoryjnego utrzymania w planie
finansowym zabezpieczenia dla całości zrealizowanych wydatków, która wynika
z przepisów określonych w art. 44 ust. 3 pkt 3, art. 46, art. 52 ust. 1 pkt 2, art. 254
pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Skarbnik Gminy.
Wniosek pokontrolny nr 8 – Wyeliminowanie przypadków dokonywania zmian
planu finansowego wydatków Urzędu Miasta i Gminy poniżej kwot zrealizowanych
wydatków budżetowych, celem zapewnienia realizacji zasady obligatoryjnego
utrzymania w planie finansowym zabezpieczenia dla całości zrealizowanych
wydatków, która wynika z przepisów art. 44 ust. 3 pkt 3, art. 46, art. 52 ust. 1 pkt 2,
7
art. 254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst
jednolity Dz. U. z 2013 poz. 885 z późn. zm.).
 dokonanie zmniejszeń planu finansowego wydatków Urzędu Miasta i Gminy
w poszczególnych
podziałkach
klasyfikacji
budżetowej
poniżej
już
zaangażowanych wydatków.
Lp
Klasyfikacja
Data
zmiany
Plan narast.
przed zmianą
1
750/75023/4120 02.09.2014
36 500,00
1
2
3
400/40002/4370 30.01.2015
750/75023/4350 30.01.2015
750/75023/4370 30.01.2015
500,00
5 000,00
10 000,00
Zmiana
2014
- 4 000,00
2015
- 500,00
- 5 000,00
- 10 000,00
Plan narast.
po zmianie
Zaang.
narast.
Deficyt planu
32 500,00
32 738,36
238,36
0,00
0,00
0,00
43,41
236,54
638,10
43,41
236,54
638,10
Takie postępowanie narusza zasadę obligatoryjnego utrzymania w planie
finansowym zabezpieczenia dla całości zaciągniętych zobowiązań, która wynika
z przepisów art. 44 ust. 3 pkt 3, art. 46, art. 52 ust. 1 pkt 2, art. 261 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
Wniosek pokontrolny nr 9 – Wyeliminowanie przypadków dokonywania zmian
planu finansowego wydatków Urzędu Miasta i Gminy poniżej kwot zaksięgowanego
zaangażowania wydatków budżetowych, celem zapewnienia realizacji zasady
obligatoryjnego utrzymania w planie finansowym zabezpieczenia dla całości
zaciągniętych zobowiązań, która wynika z przepisów art. 44 ust. 3 pkt 3, art. 46, art.
52 ust. 1 pkt 2, art. 261 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.).
 wydawanie przez Burmistrza Miasta i Gminy zarządzeń dotyczących zmian planu
finansowego Urzędu Miasta i Gminy, regulujących jego stan wstecz w stosunku do
dnia wydania zarządzeń. Stosownie do postanowień art. 44 ust. 1 pkt 3 ustawy
z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, wydatki publiczne mogą być
ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki
sektora finansów publicznych. Zatem plan finansowy winien jednoznacznie
wskazywać limity kwot realizacji wydatków w każdej podziałce klasyfikacji
budżetowej na każdy dzień roku budżetowego.
Dotyczyło to m. in. zarządzeń:
 nr 562/2013 z 06.03.2013 z mocą obowiązująca od 28.02.2013 r.,
 nr 577/2013 z dnia 03.04.2013 z mocą obowiązywania od 27.03.2013 r.,
 nr 589/2013 z dnia 07.05.2013 z mocą obowiązywania od 30.04.2013
 nr 598/2013 z dnia 22.05.2013 z mocą obowiązywania od 25.04.2013 r.,
8






nr 600/2013 z dnia 24.05.2013 z mocą obowiązywania od 22.04.2013 r.,
nr 691/2013 z dnia 27.09.2013 z mocą obowiązywania od 20 września 2013 r.,
nr 1008/2014 z dnia 01.09.2014 z mocą obowiązywania od 25.08.2014 r.
i Gminy.
Wniosek pokontrolny nr 10 – Wydawanie zarządzeń przez Burmistrza Miasta
i Gminy w zakresie zmian planu finansowego Urzędu Miasta i Gminy tak,
aby w sposób jednoznacznie plan finansowy wskazywał limity kwot realizacji
wydatków w każdej podziałce klasyfikacji budżetowej na każdy dzień roku
budżetowego. Realizowane wydatki przez Urząd Miasta i Gminy zgodnie z art. 44
ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, mogą być
ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki
sektora finansów publicznych.
 przypadki wykazywania danych w sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu
wydatków budżetowych Urzędu Miasta i Gminy niezgodnych z prowadzoną
ewidencją księgową.
Stwierdzono niezgodności w sprawozdaniach za okres od początku roku:
 do dnia 30.06.2014 r. w zakresie zaangażowania:
 zaangażowanie wg RB-28S:
12 078 433,34
 zaangażowanie wg ewidencji:
12 078 124,17
Zaangażowanie wg Rb-28S
Zaangażowanie wg ewidencji
900/90001/6059
1 465 134,85 900/90001/6059
1 464 825,68
Różnica
309,17
 do dnia 31.05.2015 r. w zakresie wydatków:
 wydatki wg RB-28S:
6 148 492,92
 wydatki wg ewidencji:
6 148 492,92
Wydatki wg Rb-28S
Wydatki wg ewidencji
750/75075/4210
5 457,07 750/75075/4210
3 126,22
750/75075/4300
29 417,82 750/75075/4300
31 748,67
Różnica
2 330,85
-2 330,85
Wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych Urzędu Miasta i Gminy danych
niezgodnych z ewidencją księgową naruszało przepisy § 9 ust. 1 i ust. 2
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej.
9
Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Księgowa Referatu
Finansowo-Budżetowego oraz Burmistrz Miasta i Gminy jako podpisujący
sprawozdania.
Wniosek pokontrolny nr 11 – Sporządzanie sprawozdań budżetowych po rzetelnej
weryfikacji ich zgodności z prowadzoną ewidencją księgową, stosownie do przepisu
§ 9 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r.
w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119).
 zaciągnięcie zobowiązań Urzędu Miasta i Gminy, pomimo braku zabezpieczenia
środków w planie finansowym, co stanowiło naruszenie przepisu określonego
w art. 46 ust. 1 w powiązaniu z art. 261 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych.
Lp
1
2
Klasyfikacja
600/60016/6060
750/75023/4420
Data
03.11.2014
25.05.2015
Zaangażowanie
7 626,00
8 000,00
Zaangażowanie
narastające
7 626,00
8 000,00
Plan
Przekroczenie
narastająco
dnia
0,00
7 626,00
0,00
8 000,00
Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Inspektor ds. Inwestycji
i drogownictwa, Kierownik Referatu Rozwoju Lokalnego oraz Burmistrz Miasta
i Gminy.
Wniosek pokontrolny nr 12 – Zaciąganie zobowiązań finansowych obciążających
budżet roku bieżącego do wysokości kwot wydatków określonych
w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, z uwzględnieniem wcześniej
poniesionych wydatków i zaciągniętych zobowiązań w poszczególnych podziałkach
klasyfikacji budżetowej, zgodnie z wymogami art. 46 ust. 1, w związku z art. 261
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U.
z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.).
 nierzetelnie przeprowadzona przez Skarbnika Gminy kontroli wstępnej umów
nr 271.1.110.2014 z dnia 03.11.2014 r. i nr W460 z dnia 25.05.2015 r., czego
oznaką było złożenie kontrasygnaty, mimo iż w umowy te nie miały stosownego
zabezpieczenia kwot w planie finansowym wydatków na dzień ich zawarcia.
Stanowiło to nie przestrzeganie przepisu art. 46 ust 3 i ust. 4 ustawy z dnia 8 marca
1990 o samorządzie gminnym ( tekst jednolity Dz. U. z 2015 r., poz. 1515).
Wniosek pokontrolny nr 13 – Stosowanie odmowy złożenia kontrasygnaty przez
Skarbnika lub osobę upoważniona umów, które powodują powstanie zobowiązań
pieniężnych nie mających pokrycia w planie finansowym, zgodnie z obowiązkami
10
wynikającymi z art. 46 ust. 3 i ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorządzie
gminnym ( tekst jednolity Dz. U. z 2015 r., poz. 1515).
 błędne zakwalifikowanie do kosztów delegacji (dz.750 rozdz.75023 § 4410)
kosztów przejazdów na studia związanych z umową dotyczącą podnoszenia
kwalifikacji. Dotyczy to delegacji: nr 348/2014 z dnia 19.09.2014 r., nr 326/2014
z dnia 05.09.2014 r. Ustalono, że § 3 zawartej umowy z dnia 07.01.2014 r.
o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika zapisano, że pracodawca
zobowiązuje się do zwrotu pracownikowi kosztów dojazdu na i powrotu
z obowiązkowych zajęć odbywających się w ramach studiów, samochodem
pracownika zgodnie z ewidencją przebiegu pojazdu oraz kosztów noclegu
w miejscu odbywania zajęć wskazanym przez organizatora studiów. W związku
z powyższym koszty za naukę pracownika na studiach wieczorowych lub
zaocznych należy klasyfikować w dz. 750 rozdz.75023 § 4300 - ,,Zakup usług
pozostałych". Zakwalifikowanie do kosztów delegacji (dz.750 rozdz.75023 § 4410)
kosztów przejazdów na studia było niezgodne z załącznikiem nr 4 rozporządzenia
Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków,
przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
Powyższa nieprawidłowość jest skutkiem niewłaściwego opisu rachunku
rozliczenia kosztów odbycia podróży na zajęcia szkoleniowe (na druku polecenia
wyjazdu służbowego), które nie stanowiły kosztów delegacji służbowej
Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Inspektor ds. dochodów
i Główny Księgowy.
Wniosek pokontrolny nr 14 – Prawidłowe ujmowanie kosztów związanych
z umową dotyczącą podnoszenia kwalifikacji w dz. 750 rozdz.75023 § 4300 - ,,Zakup
usług pozostałych" zgodnie z załącznikiem nr 4 rozporządzenia Ministra Finansów
w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów
oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych z dnia 2 marca 2010 r. - tekst
jednolity z dnia 7 lutego 2014 r. (Dz.U. z 2014 r., poz. 1053, z późn.zm.).
 nieudzielanie pracownikom zaliczek w walucie obcej na niezbędne koszty podróży
zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów,
co było niezgodne z § 20 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
budżetowej z tytułu podróży służbowej. Dotyczyło to następujących zagranicznych
wyjazdów służbowych:
 wyjazd do miejscowości Bergen - Norwegia w dniach 15.09.2014 – 20.09.2014
– wizyta studialna – delegacje nr 337/2012/Kr i 337/2014/Zg. Została
delegowana 1 osoba.
11
Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Burmistrz oraz
Inspektor ds. pozyskiwania funduszy zewnętrznych.
 wyjazd służbowy do miejscowości Mucsony - Węgry w dniach od 04.06.2015
do 06.06.2015 – wyjazd do miasta partnerskiego – delegacje: nr 245/2015
z dnia 03.06.2015 r., nr 246/2015 z dnia 03.06.2015 r., nr 247/2015 z dnia
03.06.2015 r., nr 248/2015 z dnia 03.06.2015 r., nr 249/2015 z dnia
03.06.2015 r., nr 250/2015 z dnia 03.06.2015 r. Zostało delegowanych sześć
osób.
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Kierownik Referatu
Rozwoju Lokalnego.
Wniosek pokontrolny nr 15 - Udzielanie pracownikom zaliczek w walucie obcej na
niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej
kalkulacji tych kosztów zgodnie z § 20 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).
 w rozliczeniu delegacji błędne zakwalifikowanie do dz.750 rozdz.75023 § 4420
kosztów podróży (przejazd samochodem) całości kosztów, tj. obejmujących
przejazd po Polsce w wysokości: 160 km x 0,8358 zł = 133,72 zł oraz za granicą
w wysokości: 600 km x 0,8358 zł = 501,48 zł razem: 635,20 zł, ponieważ przejazd
po Polsce należy traktować jako podróż służbową krajową i zaliczyć koszty
w wysokości: 133,72 zł do dz.750 rozdz. 75023 § 4410. Takie działanie było
niezgodne z załącznikiem nr 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie
szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz
środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Główny księgowy.
Wniosek pokontrolny nr 16 - W przypadku odbywania podróży służbowej
samochodem obejmującej przejazd po Polsce oraz za granicą prawidłowe ujmowanie
przejazdu po Polsce jako podróż służbową krajową i zaliczanie kosztów z tego tytułu
do dz.750 rozdz.75023 § 4410, natomiast przejazd za granicą jako podróż służbową
zagraniczną i zaliczanie kosztów z tego tytułu do dz.750 rozdz.75023 § 4420 zgodnie
z załącznikiem nr 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej
klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków
pochodzących ze źródeł zagranicznych z dnia 2 marca 2010 r. tekst jednolity z dnia
7 lutego 2014 r. (Dz.U. z 2014 r., poz. 1053).
12
 nieprawidłowe wykazanie przez pracownika w miesiącu lutym 2015 r.
w oświadczeniu o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych ilości
dni nieobecności. W złożonym oświadczeniu pracownik nie wykazał dni
nieobecności w miesiącu lutym 2015. Z listy obecności za miesiąc luty 2015 roku
wynika, że pracownik korzystał z 3 dni urlopu wypoczynkowego oraz 1 dnia
nieobecności w pracy razem 4 dni nieobecności w pracy. Ustalono,
że pracownikowi nie pomniejszono należnego ryczałtu. Ryczałt należało
pomniejszyć o kwotę: 45,60 zł (250,74 zł : 22 = 11,40 zł x 4 dni = 45,60 zł). Takie
działanie było niezgodne z przepisem określonym w § 4 ust. 2 rozporządzenia
Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz
sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych
samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością
pracodawcy, który stanowi, że kwotę ustalonego ryczałtu, o którym mowa w ust. 1,
zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności
pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej
trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy,
w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Sekretarz Gminy.
Wniosek pokontrolny nr 17 - Dołożenie szczególnej staranności podczas weryfikacji
oświadczeń składanych przez pracowników dotyczących używania samochodu
prywatnego do celów służbowych, w których wykazują ilość dni nieobecności
w pracy, by była zgodna ze stanem faktycznym oraz na tej podstawie pomniejszanie
przysługującego ryczałtu stosownie do przepisów zawartych w § 4 ust. 2
rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie ustalania
oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych
samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością
pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271).
 żądanie w otwartym konkursie ofert na realizacje zadania publicznego
w 2013 roku i 2014 roku złożenia przez oferentów sprawozdania merytorycznego
i finansowego za 2012 rok i odpowiednio za 2013 r., co wykracza poza zakres
dokumentów wymienionych jako załączniki do wzoru oferty realizacji zadania
publicznego określonego w załączniku Nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i
Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego
wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru
sprawozdania z wykonania tego zadania. Powyższym działaniem naruszono § 1
pkt 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia
2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji
zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania.
13
rolnictwa, kultury fizycznej, działalności gospodarczej i spraw p.poż oraz
do spraw obronnych i kryzysowych.
Wniosek pokontrolny nr 18 – Przestrzeganie rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego
wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania
z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r., Nr 6, poz. 25), a w szczególności § 1
pkt 1, poprzez żądanie w otwartych konkursach ofert, dołączenia do oferty realizacji
zadania publicznego załączników zgodnych ze wzorem określonym w załączniku
nr 1 do ww. rozporządzenia.
 niekwestionowanie wydatków dokonywanych w latach 2013-2014 przez kluby
sportowe, które otrzymały dotacje w otwartych konkursach ofert na wsparcie
realizacji zadań publicznych w Gminie Świątniki Górne w 2013 r. i 2014 r., które to
wydatki były niezgodne z zawartymi umowami. Dotyczy to następujących klubów
sportowych oraz dokonanych przez nie wydatków:
 2013 r.
LKS (przypadek pierwszy) - do sprawozdania częściowego z dnia 31.07.2013 r.
i sprawozdania końcowego z dnia 15.01.2014 r. dołączono rachunki dotyczące
wydatków, które zostały poniesione przed terminem i po terminie realizacji zadania.
Dotyczy to następujących rachunków:
Lp.
1
2
Data
05.03.2013
17.12.2013
Nr rachunku
Czego dotyczy
VAT Nr 302/2013
Buty sportowe
FADET/33/12/2013/R1 Wstęp na boisko
Kwota
350,02 zł
280,00 zł
RAZEM:
Kwota z
dotacji
350,02 zł
280,00 zł
630,02 zł
Takie działanie było niezgodne z § 2 ust. 1 zawartej umowy Nr 5260.2.2013 z dnia
06.03.2013 r., gdzie termin realizacji zadania ustalono od dnia 06.03.2013 r. do dnia
15.12.2013 r.
LKS (przypadek drugi) - do sprawozdania końcowego z dnia 15.01.2014 r.
dołączono rachunek dotyczący wydatków, które zostały poniesione po terminie
realizacji zadania. Dotyczy to rachunku:
Lp.
1
Data
16.12.2013
Nr rachunku
Czego dotyczy
Kwota
240,00 zł
Kwota z
dotacji
240,00 zł
15.12.2013 r.
14
rolnictwa, kultury fizycznej, działalności gospodarczej i spraw p.poż oraz do
spraw obronnych i kryzysowych.
 2014 r.
LKS (przypadek pierwszy) - do sprawozdania częściowego z dnia 31.07.2014 r.
dołączono rachunek dotyczący wydatków, które zostały poniesione przed terminem
realizacji zadania. Dotyczy to rachunku:
Lp.
1
Data
11.02.2014
Nr rachunku
Czego dotyczy
Kwota
240,00 zł
Kwota z
dotacji
240,00 zł
15.12.2014 r.
LKS (przypadek drugi) - do sprawozdania końcowego z dnia 12.01.2015 r.
dołączono rachunki dotyczące wydatków, które zostały poniesione przed terminem
realizacji zadania. Dotyczyło to następujących rachunków:
Lp.
1
2
Data
09.01.2014
09.01.2014
Nr rachunku
FV/D117/14/01/0004
FAW0300055/14
Czego dotyczy
Kurtka
Bluza, buty
Kwota
Kwota z
dotacji
129,99 zł 129,99 zł
289,98 zł 289,98 zł
RAZEM: 419,97 zł
15.12.2014 r.
rolnictwa, kultury fizycznej, działalności gospodarczej i spraw p.poż oraz do spraw
obronnych i kryzysowych.
Wniosek pokontrolny nr 19 - Dokonywanie poprzez upoważnionych pracowników
Urzędu Miasta i Gminy rzetelnej kontroli i oceny realizacji zleconych zadań,
a w szczególności prawidłowości wykorzystania środków publicznych (dotacji)
przyznanych na podstawie przeprowadzonych otwartych konkursów ofert na wsparcie
realizacji zadań publicznych w Gminie Świątniki Górne dotyczących upowszechniania
kultury fizycznej i sportu. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości
w wykorzystaniu dotacji podjęcie działań określonych w art. 252 ust. 1 ustawy
o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (tekst jednolity z dnia 21 czerwca
2013 r.- Dz.U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.) mających na celu zwrot
nieprawidłowo wykorzystanych kwot dotacji.
15
 rozpatrywanie oferty złożonej w otwartym konkursie ofert na wsparcie realizacji
zadań publicznych w Gminie Świątniki Górne w 2013 r. przez LKS z terenu Gminy
w przypadku, gdy oferta była podpisana tylko jednoosobowo przez Prezesa LKS.
Z załączonego do oferty wyciągu z ewidencji klubów sportowych, prowadzonej
przez Starostę Krakowskiego wynika, że sposób reprezentowania i podejmowania
zobowiązań majątkowych wskazano w § 28 statutu, zgodnie z którym dla ważności
oświadczeń w zakresie praw, podejmowania zobowiązań majątkowych oraz
udzielania pełnomocnictw wymagane są podpisy dwóch osób z pośród
następujących: Prezesa, Sekretarza, dwóch upoważnionych członków Zarządu.
Takim działaniem naruszono § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru
umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z
wykonania tego zadania oraz § 1 ust. 2 zarządzenia Nr 546/2013 z dnia 28 stycznia
2013 r. w sprawie ogłoszenia konkursów na wsparcie realizacji zadań publicznych
w Gminie Świątniki Górne w 2013 roku, gdzie w załączniku zapisano, że oferty
złożone na innych drukach, niekompletne lub złożone po terminie zostaną
odrzucone z przyczyn formalnych.
Wniosek pokontrolny nr 20 – Przestrzeganie § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty
i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru
sprawozdania z tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25) oraz wewnętrznych
uregulowań obowiązujących w tym zakresie, poprzez rozpatrywanie ofert złożonych
w konkursach na realizację zadań publicznych przez podmioty prowadzące działalność
pożytku publicznego, które są kompletne i prawidłowe, a w szczególności
weryfikowanie prawidłowej reprezentacji osób składających ofertę.
 zawarcie w dniu 14.02.2014 r. umowy Nr 5260.1.2014 pomiędzy Gminą Świątniki
Górne reprezentowaną przez Burmistrza Miasta i Gminy Świątniki Górne, a LKS,
reprezentowanym przez osobę nieuprawnioną do samodzielnego składania
oświadczeń dotyczących praw i obowiązków majątkowych klubu. Umowa została
podpisana jednoosobowo tylko przez Prezesa LKS. Z załączonego do oferty
aktualnego odpisu z rejestru stowarzyszeń wynika, że do składania oświadczeń
w zakresie praw i obowiązków majątkowych uprawniony jest Skarbnik (Główny
Księgowy) łącznie z prezesem lub wiceprezesem czyli dwuosobowo.
16
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: jest Podinspektor ds.
Wniosek pokontrolny nr 21 – Zawieranie umów na wykonywanie zadań
publicznych Miasta i Gminy w dziedzinie wspierania i upowszechniania kultury
fizycznej z podmiotami, które są reprezentowane w prawidłowy sposób przez osoby
upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta, zgodnie z aktualnym
odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego, innym rejestrem lub ewidencją.
 niedysponowanie przez Miasto i Gminę planem wykorzystania gminnego zasobu
nieruchomości, co stanowi nieprzestrzeganie przepisu art. 25 ust. 2 w związku
z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami.
Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Inspektor ds. geodezji i
Burmistrz Miasta i Gminy.
Wniosek pokontrolny nr 22 – Sporządzanie przez Burmistrza Miasta i Gminy,
gospodarującego gminnym zasobem nieruchomości, 3-letnich planów wykorzystania
nieruchomości wchodzących w skład gminnego zasobu, zgodnie z przepisem art. 25
ust. 2 w związku z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 518, z późn. zm.).
 brak podania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości obejmującego
działkę objętą KW nr KR 11/00049762/2, nr 135/4 o pow. 0,0108 ha,
przeznaczonej do zamiany, co stanowiło niedopełnienie obowiązku wynikającego
z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami.
i Gminy.
Wniosek pokontrolny nr 23 – Przestrzeganie obowiązku podawania do publicznej
wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do m.in. do zamiany, stosownie
do przepisu art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 518, z późn. zm.).
 brak podania przez zamawiającego w zawiadomieniu o wyborze oferty informacji
o terminie, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może
być zawarta, co jest wymagane przepisem art. 92 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia
17
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. W zawiadomieniu występuje
stwierdzenie: „Termin podpisania umowy zgodnie z art. 94 ust. 2 pkt 3 litera a,
zostanie uzgodniony z wyłonionym Wykonawcą.” Powyższe nie spełnia wymogu
podania informacji o terminie.
Uchybienie to występowało we wszystkich kontrolowanych postępowaniach, tj.:
1) Udzielenie i obsługa kredytu długoterminowego dla gminy Świątniki Górne,
2) Zimowe utrzymanie dróg gminnych i ulic na terenie Miasta i Gminy Świątniki
Górne w okresie zimowym 2013/2014,2014/2015 oraz 2015/2016,
3) Poprawa stanu środowiska w gminie Świątniki Górne poprzez budowę
kanalizacji sanitarnej w miejscowościach Wrząsowice, Rzeszotary i Świątniki
Górne,
4) Remonty dróg gminnych na terenie Gminy Świątniki Górne w 2014 r.,
5) Dostawa sprzętu biurowego i komputerowego na potrzeby projektu pn. „Już
dzisiaj - urzędy jutra w Małopolsce”, finansowanego z Europejskiego Funduszu
Społecznego w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki, Poddziałanie 5.2,1
Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej,
Ponadto w postępowaniu wyszczególnionym powyżej w pkt 3 zawiadomienie
o wyborze oferty nie zawierało również punktacji przyznanej ofertom, co było
wymogiem art. 92 ust. 1 pkt 1 ustawy.
Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Główna Księgowa
Urzędu Miasta i Gminy, Z-ca Kierownika Referatu Inwestycji, były Kierownik
Referatu Inwestycji, Kierownik Referatu Inwestycji.
Wniosek pokontrolny nr 24 – Zamieszczanie w zawiadomieniu o wyborze oferty
punktacji przyznanej poszczególnym ofertom oraz informacji o terminie, po którego
upływie może być zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego, zgodnie
z przepisem art. 92 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.).
 nieprawidłowo ustalono wartość zamówienia:
 „Udzielenie i obsługa kredytu długoterminowego dla gminy Świątniki Górne”,
albowiem uwzględniono przy jej obliczaniu zarówno kwotę kredytu, jak
również koszty jego obsługi, co stanowiło naruszenie przepisu art. 34 ust. 4
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Ustalona
wartość - 2.278.271,71 zł, a winna być 478.271,71 zł.
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości:
ds. dochodów i Główna Księgowa Urzędu Miasta i Gminy.
Inspektor
 „Zimowe utrzymanie dróg gminnych i ulic na terenie Miasta i Gminy Świątniki
Górne w okresie zimowym 2013/2014,2014/2015 oraz 2015/2016” i „Remonty
dróg gminnych na terenie Gminy Świątniki Górne w 2014 r.”, bowiem wzięto
pod uwagę kwotę brutto, co było niezgodne z przepisem art. 32. ust. 1 ustawy.
18
Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: były i obecny
Kierownik Referatu Inwestycji.
Wniosek pokontrolny nr 25 – Ustalanie wartości udzielanych zamówień w sposób
rzetelny, zgodnie z wytycznymi przepisu art. 34 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907,
z późn. zm.).
 niedopełnienie obowiązku w postępowaniu „Udzielenie i obsługa kredytu
długoterminowego dla gminy Świątniki Górne” podania przed otwarciem ofert
kwoty jaką zamierza przeznaczyć zamawiający na sfinansowanie zamówienia,
co stanowiło o niewypełnieniu obowiązku wynikającego z art. 86 ust. 3 ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
Z protokołu postępowania wynika, iż zamawiający podał wartość procentową
marży banku - 2,5 %, a nie kwotę wyrażoną w złotych.
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Przewodnicząca
Komisji Przetargowej.
Wniosek pokontrolny nr 26 – Przestrzeganie obowiązku podawania przed otwarciem
ofert kwot, jaką zamierza przeznaczyć Zamawiający na sfinansowanie zamówienia,
stosownie do przepisu art. 86 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.).
 żądanie od wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego
pn.: „Poprawa stanu środowiska w gminie Świątniki Górne poprzez budowę
kanalizacji sanitarnej w miejscowościach Wrząsowice, Rzeszotary i Świątniki
Górne” dokumentu, który nie był oceniany i nie był brany pod uwagę przy
wyborze najkorzystniejszej oferty.
W specyfikacji istotnych warunków zamówienia Zamawiający opisał sposób
dokonania oceny spełnienia warunku udziału w postępowaniu w zakresie sytuacji
ekonomicznej i finansowej, jako: „Zamawiający dokona oceny spełniania
warunków udziału w postępowaniu w tym zakresie na podstawie opłaconej polisy,
a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest
ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności
związanej z przedmiotem zamówienia.”
Jednocześnie na potwierdzenie spełniania tego warunku Zamawiający żądał m.in.
„Informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których
wykonawca posiada rachunek, potwierdzającej wysokość posiadanych środków
finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawionej nie wcześniej niż
3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.”
19
Zatem informacja powyższa nie była niezbędna do przeprowadzenia postępowania,
co jest wymogiem art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych.
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: były Kierownik
Referatu Inwestycji.
Wniosek pokontrolny nr 27 – Żądanie od wykonawców w postępowaniu
o udzielenie zamówienia publicznego wyłącznie oświadczeń lub dokumentów
niezbędnych do jego przeprowadzenia, stosownie do przepisu art. 25 ust. 1 ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U.
z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.).
 przyjęcie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia pn. „Poprawa stanu
środowiska w gminie Świątniki Górne poprzez budowę kanalizacji sanitarnej
w miejscowościach Wrząsowice, Rzeszotary i Świątniki Górne” nieprawidłowej
zasady, iż wykonawcy winni dostarczyć zamawiającemu, w celu potwierdzenia
braku podstaw do wykluczenia z postępowania, niektóre dokumenty dopiero na
etapie podpisania umowy. Dotyczyło to dokumentów:
 aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego,
 aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń
Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
 aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym
w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych
w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy,
w art. 24 ust. 1 pkt 10 i 11 ustawy.
Działanie takie stanowiło nieprzestrzeganie przepisu art. 26 ust. 2a ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, albowiem wykonawca na
żądanie zamawiającego i w zakresie przez niego wskazanym jest zobowiązany
wykazać odpowiednio, nie później niż na dzień składania wniosków
o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub składania ofert, spełnianie
warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy oraz brak podstaw
do wykluczenia z powodu niespełniania warunków, o których mowa w art. 24
ust. 1 ustawy.
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: były Kierownik
Wniosek pokontrolny nr 28 – Ustalanie wymogów wobec wykonawców
w prowadzonych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, w sposób
20
zapewniający możliwość właściwej weryfikację ich zdolności do udziału
w postępowaniu, zgodnie z uprawnieniami wynikającymi z przepisu art. 26 ust. 2a
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U.
z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.).
 bezpodstawne odrzucenie przez zamawiającego 4 ofert złożonych przez
wykonawców w postępowaniu na „Poprawa stanu środowiska w gminie Świątniki
Górne poprzez budowę kanalizacji sanitarnej w miejscowościach Wrząsowice,
Rzeszotary i Świątniki Górne”, w oparciu o art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, z powodu różnic pomiędzy
przedmiarem robót a kosztorysem ofertowym lub też wyszczególnienie w tym
kosztorysie niewłaściwych średnic rur PCV.
Zamawiający postanowił w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, iż cena
podana w ofercie jest ceną ryczałtową i odnosi się ściśle do przedmiaru robót
stanowiącego załącznik do niniejszej specyfikacji. Wykonawcy składając ofertę na
jej formularzu oświadczali, iż oferują wykonanie zamówienia, zgodnie
z wymogami specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Członkowie Komisji
przetargowej powołani zarządzeniem Burmistrza nr 24/2013 z dnia 28.03.2013 r.
Wniosek pokontrolny nr 29 – Odrzucanie ofert wykonawców ubiegających się
o udzielenie zamówienia publicznego wyłącznie w sytuacji, gdy wystąpią przesłanki
przewidziane w art. 89 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.).
 dokonanie zmian umowy nr 21/2013 zawartej z wykonawcą w dniu 02.05.2013 r.
dotyczącą budowy kanalizacji sanitarnej w miejscowościach Wrząsowice,
Rzeszotary i Świątniki Górne w okolicznościach, których zamawiający nie
przewidział w ogłoszeniu o zamówieniu ani w specyfikacji istotnych warunków
zamówienia. Stanowiło to naruszenie przepisu art. 144 ust. 1 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
Zmiany dotyczące:
 przesunięcia terminu realizacji etapu I z dnia 31.07.2014 r. na 30.11.2014 r.,
wprowadzono aneksem nr 1 z dnia 30.07.2014 r.,
 przesunięcia terminu realizacji etapu I z dnia 30.11.2014 r. na 15.12.2014 r.,
wprowadzono aneksem nr 2 z dnia 18.11.2014 r.,
Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: były Kierownik
Referatu Inwestycji oraz Burmistrz Miasta i Gminy.
21
Wniosek pokontrolny nr 30 – Przestrzeganie postanowień ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907,
z późn. zm.), w szczególności zakazu dokonywania istotnych zmian postanowień
zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru
wykonawcy chyba, że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany
w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz
określił warunki takiej zmiany, zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy.
 nierzetelne sporządzenie protokołu ZP-PN z postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczone w zakresie
dotyczącym:
 wartości zamówienia. Podano nieprawidłową kwotę 408.195,49 zł
w postępowaniu „Remonty dróg gminnych na terenie Gminy Świątniki Górne
w 2014 r.” oraz 173.312,25 zł w postępowaniu „Dostawa sprzętu biurowego
i komputerowego na potrzeby projektu pn. „Już dzisiaj - urzędy jutra
w Małopolsce”, finansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego
w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki, Poddziałanie 5.2,1 Modernizacja
zarządzania w administracji samorządowej”
 daty zawarcia umowy. Podano w postępowaniu „Poprawa stanu środowiska
w gminie Świątniki Górne poprzez budowę kanalizacji sanitarnej
w miejscowościach Wrząsowice, Rzeszotary i Świątniki Górne” błędnie datę
zawarcia umowy z wykonawcą - 30.04.2013 r. a winno być 02.05.2013 r.
Obowiązek dokumentowania postępowania nakładają na zamawiającego przepisy
art. 96 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz
postanowienia rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października
2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Inspektor ds.
Informatyki , Inspektor ds. pozyskiwania funduszy zewnętrznych , były Kierownik
Wniosek pokontrolny nr 31 – Przestrzeganie przez Zamawiającego obowiązku
dokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, poprzez
rzetelne sporządzenie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
zgodnie z wymogami art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) oraz
postanowieniami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października
2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
(Dz. U. Nr 223, poz. 1458).
Opis nieprawidłowości nieobjętych wnioskami pokontrolnymi
 w Urzędzie Miasta i Gminy nie wprowadzono uregulowań dotyczących
zarządzania ryzykiem. Takie działanie było niezgodne z art. 68 ust. 2 pkt 7, który
22
stanowi, że celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności
zarządzania ryzykiem.
Osoba odpowiedzialna za powstanie
Burmistrza ds. Kontroli Zarządczej.
nieprawidłowości:
Pełnomocnik
Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie odstępuje od wydania wniosku
pokontrolnego, gdyż Pełnomocnik Burmistrza ds. Kontroli Zarządczej dnia
27.08.2015 r. przedłożyła do kontroli wyjaśnienie wraz z Zarządzeniem Nr 52/2015
Burmistrza Miasta i Gminy Świątniki Górne z dnia 18.08.2015 r. w sprawie
wprowadzenia procedury zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miasta i Gminy Świątniki
Górne.
 w skontrolowanych poleceniach wyjazdów służbowych w 2014 r. stwierdzono
przypadki wystawiania delegacji przez Kierownika Referatu Organizacyjnego
Urzędu Miasta i Gminy Świątniki Górne. Dotyczyło to następujących delegacji:
nr 346/2014 z dnia 17.09.2014 r., nr 342/2014 z dnia 15.09.2014 r., nr 345/2014
z dnia 17.09.2014 r., nr 341/2014 z dnia 15.09.2014 r., nr 344/2014 z dnia
16.09.2014 r.
Takie działanie było niezgodne z § 6 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 167)
w sprawie
należności
przysługujących
pracownikowi
zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej, który stanowi, że miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży
krajowej określa pracodawca oraz niezgodnie z art. 7 pkt 3 ustawy o pracownikach
samorządowych z dnia 21 listopada 2008 r. (Dz.U. Nr 223, poz. 1458 z późn.zm.),
który stanowi, że czynności w sprawach z zakresu prawa pracy za jednostki,
o których mowa w art. 2, z zastrzeżeniem art. 8 ust. 2, art. 9 ust. 2 i 3 oraz art. 10
ust. 2 i 3, wykonują: wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek
województwa w urzędzie jednostki samorządu terytorialnego - wobec pozostałych
pracowników urzędu oraz wobec kierowników samorządowych jednostek
organizacyjnych innych niż wymienione w pkt 1 i 2. W wyniku kontroli, ustalono,
że Kierownik Referatu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy Świątniki Górne
nie posiada upoważnienia do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy
(delegowania pracowników).
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Kierownik Referatu
Organizacyjnego.
Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie odstępuje od wydania wniosku
pokontrolnego, gdyż w trakcie trwania kontroli przedłożono pismo z dnia
17.08.2015 r. Kierownika Referatu Organizacyjnego do którego dołączono
upoważnienie wystawione przez Burmistrza Miasta i Gminy z dnia 12.08.2015 r.
do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do pracowników
Urzędu Gminy Świątniki Górne.
23
Niezależnie
od
wyszczególnienia
indywidualnej
odpowiedzialności
za powstanie nieprawidłowości w poszczególnych dziedzinach funkcjonowania
Miasta i Gminy Świątniki Górne, poprzez wskazanie merytorycznych
pracowników, Burmistrz Miasta i Gminy oraz Skarbnik Gminy ponoszą
w odpowiednim zakresie, odpowiedzialność z tytułu nadzoru, za opisane
w wystąpieniu pokontrolnym nieprawidłowości.
W terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego,
do wniosków pokontrolnych zawartych w wyżej wymienionym wystąpieniu
przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby, stosownie do
postanowień art. 9 ust. 3 i ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa
poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa w art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu
do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
W terminie 30 dni od dnia doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego,
kontrolowana jednostka jest obowiązana zawiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową
w Krakowie o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich
niewykonania.
Poinformowanie niezgodnie z prawdą, o wykonaniu wniosków pokontrolnych
jest zagrożone sankcją określoną w art. 27 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych.
Jednocześnie informuje się, że treść niniejszego wystąpienia pokontrolnego,
zawierającego wnioski pokontrolne oraz opis nieprawidłowości do poszczególnych
wniosków pokontrolnych, a także wskazanie osób odpowiedzialnych za powstanie
stwierdzonych nieprawidłowości, udokumentowanych w protokole kontroli,
po zakończeniu obowiązujących procedur pokontrolnych, określonych przepisami
ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych
(tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 1113, z późn. zm.), ogłoszona zostanie
w Biuletynie Informacji Publicznej Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Krakowie, na stronie internetowej: www.bip.krakow.rio.gov.pl.
Otrzymują:
1. Adresat
2. a/a
Do wiadomości:
Przewodniczący
Rady Miejskiej
w Świątnikach Górnych
24

pobierz - BIP RIO w Krakowie

Transkrypt

Podobne dokumenty

Przykładowy formularz zgłoszenia

Akt własności ziemi

Wniosek o bezpłatny transport i utylizację

Podział nieruchomości

DRW-tabela na BIP- Grupa Producentów KOB

Zalacznik

Dokumentacja kontroli kompleksowej NKO-401-14

Wystąpienie pokontrolne

REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

Regulamin kontroli wewnętrznej w Szkole Podstawowej w