Oferta miesiąca

Oferta miesiąca
Numer 10 (68) Październik 2009
ZRÓB TO SAM! ALBO... ZLEĆ TO NAM!
MAMY
KLIENTOM CAŁKOWICIE NOWE PODEJŚCIE
ADH. I CO WAśNE, NIE JEST TO JEDYNIE MODEL
TEORETYCZNY. SPRAWDZILIŚMY GO W PRAKTYCE, PRZEPROWADZAJĄC WEDŁUG NIEGO
WDROśENIE SYSTEMU LEO III U NASZEGO WIELOLETNIEGO KLIENTA – FIRMY TOYOTA
LEASING POLSKA. JEŚLI SĄ PAŃSTWO CIEKAWI TEJ NOWATORSKIEJ FORMUŁY WDRAśANIA
SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH … ZAPRASZAMY DO LEKTURY.
PRZYJEMNOŚĆ ZAPREZENTOWAĆ NASZYM
DO WDRAśANIA SYSTEMÓW I APLIKACJI
Proces wdroŜenia nowego programu jest zawsze procesem bolesnym i długotrwałym.
Niestety, Ŝadna firma nie ma idealnego sposobu na to, by wdroŜenie systemu
informatycznego, na którym opiera się cała działalność firmy, odbyło się błyskawicznie
i całkowicie bez angaŜowania, i tak juŜ zapracowanych uŜytkowników. Do tego trzeba by
chyba uŜyć magicznej róŜdŜki. Ale czy na pewno?
Jak wskazują nasze doświadczenia największym problemem podczas wdroŜenia nowego
systemu jest przygotowanie zespołu projektowego do tego procesu. Według
standardowego podejścia do wdroŜeń, całe przedsięwzięcie rozpoczyna się od określenia
planu projektu, według którego prace będą prowadzone. No ale jak przyszli uŜytkownicy
mogą wypowiedzieć swoje oczekiwania względem nowego systemu, skoro go nie znają,
nie mają pewności czy będzie przystawał do ich oczekiwań i obsłuŜy skomplikowane
procedury, według których funkcjonuje ich Dział. Co prawda start projektu poprzedzany
jest zwykle szeregiem prezentacji oraz wstępnym szkoleniem, ale na takich
prezentacjach moŜna pokazać system w konfiguracji demonstracyjnej, która
z reguły jest uproszczona i niekoniecznie przystająca do procesu biznesowego danej
firmy.
A gdyby tak firma wdraŜająca software sama dokonała analizy procesów przebiegających
w firmie leasingowej, przygotowała i zaprezentowała system tak skonfigurowany, aby
tym procesom odpowiadał? NiemoŜliwe? A jednak!
Podejście takie zasugerowali nam sami uŜytkownicy systemu LEO 2, w trakcie
opracowywania oferty na wdroŜenie nowej wersji Systemu – LEO III. Organizacja
procesu wdroŜenia według tej formuły wydała nam się ze wszech miar słuszna
i najbardziej efektywna, co zaowocowało proponowaniem tego schematu wdroŜenia
równieŜ innym firmom. W dodatku nie tylko tym przechodzącym z systemu LEO 2 na
system LEO III, ale teŜ firmom leasingowym, które nie uŜytkowały naszego
oprogramowania. Jak do tej pory spotykamy się z bardzo pozytywnym przyjęciem
takiego modelu wdroŜenia.
Co daje owo inne podejście do procesu wdroŜenia?
OtóŜ w pierwszej fazie wdroŜenia, pracownicy firmy leasingowej są angaŜowani w bardzo
niewielkim stopniu. W zasadzie ich udział sprowadza się do tego, aby przekazać naszemu
analitykowi, czym zajmują się na swoim stanowisku i w jaki sposób to wykonują. Analityk
zbiera wszystkie informacje i uwagi uŜytkowników, a następnie sporządza projekt
opisujący procesy biznesowe przebiegające w tej firmie – znany firmom współpracującym
z nami – dokument KDZ (Karta Definicji Zadania). Jeśli firma posiada opis procedur
w formie ksiąŜki procesów, analiza ich jest jeszcze łatwiejsza i sprowadza się do
porównania rzeczywistej pracy z opisaną procedurą i wprowadzenia ewentualnych korekt.
Na podstawie przygotowanego przez naszego analityka projektu, swoistego
wewnętrznego KDZ, wdroŜeniowcy i konsultanci odtwarzają w systemie LEO III proces
biznesowy firmy leasingowej, czy to uprzednio prowadzony w systemie LEO 2, czy teŜ w
całkiem innym systemie lub systemach. Cała ta wstępna konfiguracja odbywa się bez
angaŜowania w te prace przyszłych uŜytkowników.
Po skonfigurowaniu i zainstalowaniu systemu na bazie testowej przychodzi czas na
Państwa udział. Pracownicy kluczowi z poszczególnych działów dokonują weryfikacji
systemu juŜ dopasowanego do danej firmy, testują własne procesy odwzorowane
w nowym systemie. Wówczas po pierwsze: zyskują Państwo pewność, Ŝe system moŜna
wykorzystać w Państwa firmie, Ŝe moŜna go do Państwa działalności dopasować. A po
drugie, łatwo jest zauwaŜyć jakie usprawnienia moŜna wprowadzić w procedurze,
zlikwidować „wąskie gardła” i zoptymalizować niektóre procesy. Rolą naszych
konsultantów i analityka jest wsparcie Państwa w procesie testów, wskazanie procedur,
które mogą być zautomatyzowane lub obsłuŜone w inny – bardziej oszczędny sposób,
zasugerowanie sposobów likwidacji „wąskich gardeł” oraz zanotowanie w jaki sposób
moŜna proces zmodyfikować, aby obsłuŜyć nowe produkty finansowe, wykorzystujące
szersze moŜliwości nowego systemu.
Kolejna faza rozpoczyna się od przygotowania ostatecznego dokumentu KDZ, będącego
efektem konsultacji uŜytkowników kluczowych z wdroŜeniowcami i analitykiem.
W projekcie zostaje zapisana docelowa, produkcyjna konfiguracja systemu. Ten
dokument projektowy po formalnej akceptacji zespołu projektowego firmy leasingowej
staje się podstawą do wdroŜenia produkcyjnego i odbioru systemu. Według
zaakceptowanego dokumentu KDZ przygotowana zostaje konfiguracja w jej docelowej
formie. Wówczas wykonywana jest równieŜ migracja danych z uŜywanego systemu LEO
2, bądź innego, do systemu LEO III. Dalszy proces wdroŜenia jest juŜ standardowy.
Konfiguracja podlega testom, łącznie ze zmigrowanymi danymi, przygotowywane są
wymagane wzorce dokumentów i raporty. Po ostatecznym przetestowaniu nowego
systemu przez zespół projektowy odbywają się sesje szkoleniowe dla wszystkich
uŜytkowników i następuje przeniesienie systemu na bazę produkcyjną oraz wykonanie
produkcyjnej migracji danych.
Mogą się Państwo zastanawiać, czy takie inne podejście jest duŜo droŜsze niŜ wdroŜenie
systemu w standardowej formule – nie poprzedzonej wstępną konfiguracją odtwarzającą
aktualny proces biznesowy firmy leasingowej. A moŜe zajmuje więcej czasu, w końcu
konfigurację wykonuje się przecieŜ dwukrotnie! OtóŜ nie! Dwufazowe wdroŜenie przede
wszystkim oszczędza Państwa czas – a co wynika z tego wprost – oszczędza Państwa
fundusze. Nie muszą się Państwo zastanawiać czy i w jaki sposób system obsłuŜy
Państwa firmę, gdyŜ to wykonują nasi konsultanci w pierwszej fazie projektu. Mogą
Państwo całe siły zespołu projektowego poświęcić na ulepszenie swojego procesu
biznesowego. A praca na systemie juŜ wstępnie skonfigurowanym jest duŜo łatwiejsza
i przebiega znacznie szybciej, zwłaszcza jeśli ten system odtwarza znajome juŜ
procedury.
WdroŜenie Systemu w nowej formule przedstawia się następująco:
1. PIERWSZA FAZA
a. Analiza obecnych procesów biznesowych firmy leasingowej,
b. Przygotowanie wewnętrznego KDZ, który jest podstawą pracy
konsultantów,
c. Konfiguracja i instalacja systemu zgodnie z aktualnym procesem
biznesowym firmy leasingowej,
d. Prezentacja skonfigurowanego systemu oraz przekazanie go do
testów zespołowi projektowemu.
2. DRUGA FAZA
a. Przygotowanie docelowego dokumentu KDZ, autoryzowanego
przez zespół projektowy,
b. Konfiguracja systemu w jego docelowym kształcie,
c. Wykonanie migracji danych,
d. Testy systemu i zmigrowanych danych,
e. Szkolenia uŜytkowników końcowych,
f.
Rozruch produkcyjny.
Oczywiście model ten jest dosyć schematyczny, zwykle sugerujemy przynajmniej dwie iteracje
testów konfiguracji oraz migracji danych, niemniej jednak daje pewien ogląd jak taki proces moŜe
przebiegać.
W tej nowatorskiej formule wdroŜenia kończą się w przewidzianym czasie i nie obciąŜają
uŜytkowników nieskończonymi testami, które czasem – co tu kryć – przypominają grę
w statki, gdzie kaŜda ze stron próbuje znaleźć rozwiązanie, które będzie trafieniem w cel.
Joanna śelazna (napisz do autora)