Pani Zofia Dłutek Dyrektor Katolickiego Ośrodka Adopcyjnego

Warszawa, 14 kwietnia 2016 r.
WOJEWODA MAZOWIECKI
WPS- IX.431.1.3.2016.MT
Pani
Zofia Dłutek
Dyrektor
Katolickiego Ośrodka Adopcyjnego
Warszawa, ul. Ratuszowa 5
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 197b ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wpieraniu rodziny i systemie pieczy
zastępczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 332, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, zespół inspektorów
Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie: Małgorzata
Tajchman – starszy inspektor wojewódzki, Agnieszka Woźniak – Markowska – inspektor
wojewódzki, Joanna Królikowska – inspektor wojewódzki, przeprowadził w dniach
11 – 12
oraz 15 – 17 lutego 2016 r. kontrolę kompleksową w Katolickim Ośrodku Adopcyjnym
w Warszawie przy ul. Ratuszowej 5.
Zakres kontroli obejmował realizację procedur przysposobienia, w tym kwalifikację dzieci
zgłoszonych do adopcji oraz sporządzanie dla nich diagnozy psychologicznej i pedagogicznej,
gromadzenie aktualnych informacji o stanie zdrowia dziecka, przygotowanie osób zgłaszających
gotowość do przysposobienia dziecka oraz zgodność zatrudnienia pracowników z kwalifikacjami
określonymi w ustawie z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej,
w okresie od 01 stycznia 2015 r. do dnia kontroli.
Wyniki kontroli zostały przedstawione w arkuszu ustaleń kontroli, podpisanym przez Panią
bez zastrzeżeń w dniu 11 kwietnia 2016 r.
Na podstawie art. 197d ww. ustawy oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz
wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. z 2015 r. poz. 1477)
przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Katolicki Ośrodek Adopcyjny jest jednostką niepubliczną prowadzoną przez Diecezję Warszawsko
– Praską, realizującą zadania na podstawie umowy Nr 3/2014 z dnia 27.01.2014 r. podpisanej
1
zgodnie z Uchwałą Nr 57/316/14 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 14.01.2014 r.
w sprawie wyboru ofert i udzielenia dotacji na realizację zadania publicznego. Podstawą działania
KOA jest Statut Katolickiego Ośrodka Adopcyjnego w Warszawie, który wszedł w życie w dniu
9 stycznia 2012 r. oraz Regulamin Organizacyjny Katolickiego Ośrodka Adopcyjnego
ul. Grochowska 194/196 w Warszawie – przyjęty na podstawie Porozumienia Nr 3 w sprawie
ustalenia treści Regulaminu Organizacyjnego Katolickiego Ośrodka Adopcyjnego w Warszawie
zawartego w dniu 16.08.2012 r. pomiędzy Marszałkiem Województwa Mazowieckiego a Biskupem
Diecezji Warszawsko – Praskiej. Regulamin nie uwzględnia nowego adresu siedziby Ośrodka.
W KOA stosowane są procedury zawarte w Zasadach monitorowania i realizacji procesów
adopcyjnych w województwie mazowieckim dotyczące kwalifikowania dzieci i kandydatów
do przysposobienia oraz prowadzenia dokumentacji.
Podejmowana jest współpraca z sądami oraz działania na rzecz promowania idei adopcji,
zainteresowanym udziela się pomocy w przygotowaniu wniosków do sądu oraz w kompletowaniu
niezbędnych dokumentów.
Kwalifikacja dzieci zgłoszonych do przysposobienia. Prowadzenie dokumentacji z zakresu
wykonywanych działań.
Oceny dokonano na podstawie analizy dokumentacji 23 przypadków oraz informacji udzielonych
przez dyrektora KOA i pedagoga zajmującego się adopcją zagraniczną.
W KOA prowadzi się: kartę dziecka, metrykę prowadzenia sprawy, informacje o stanie zdrowia
dziecka, uzupełniane w miarę zmieniającej się sytuacji zdrowotnej, diagnozy psychologiczne
sporządzane przez psychologa i pedagoga, opinie przesyłane zgodnie z art. 139 a ustawy, decyzje
Komisji kwalifikacyjnej oraz dokumenty osobowe. W czasie kontroli ustalono, że w przypadku
jednego dziecka nie sporządzono karty dziecka (dziecko wróciło do matki), w 7 przypadkach
brakowało metryki prowadzenia sprawy. Zgodnie z art. 164 ust. 2 pkt 2) ustawy ośrodek adopcyjny
sporządza informację o sytuacji prawnej, rodzinnej i zdrowotnej dziecka, zwaną dalej „kartą
dziecka”, której integralną cześć stanowi metryka prowadzenia sprawy.
Karty dziecka były zgodne z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia
2011 r. w sprawie wzoru kwestionariusza wywiadu adopcyjnego oraz wzoru karty dziecka (Dz. U.
Nr 292, poz. 1721) lub rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 20 sierpnia 2015 r.
w sprawie wzoru kwestionariusza wywiadu adopcyjnego oraz wzoru karty dziecka, w tym metryki
prowadzenia sprawy (Dz. U. poz. 1303).
Analiza Kart dziecka oraz dat decyzji Komisji kwalifikacyjnych wykazała, że w 20 przypadkach
dotrzymywane są terminy określone w art. 164 ust. 5 ustawy. W 3 przypadkach terminy nie były
2
dotrzymane, jednak wynikało to z przyczyn niezależnych od KOA (uzupełnianie dokumentacji,
trwająca diagnostyka). Dokumentacja kwalifikacyjna przesyłana jest do właściwego miejscowo
ośrodka adopcyjnego prowadzącego wojewódzki bank danych (art. 164 ust. 6 ustawy). W KOA
prowadzony jest Rejestr zgłoszeń dzieci, zawierający m.in. dane o dziecku, jego rodzicach, miejscu
jego aktualnego pobytu.
Adopcja związana ze zmianą miejsca zamieszkania poza granice Rzeczypospolitej Polskiej.
Oceny dokonano na podstawie analizy dokumentów dzieci i rodzin zakwalifikowanych
do przysposobienia dzieci polskich oraz rozmowy z pedagogiem zajmującym się adopcją
zagraniczną.
Adopcją zagraniczną w KOA zajmują się 3 osoby (pedagog i 2 psychologów).
Co dwa tygodnie z CBD przekazywana jest informacja (listy dzieci) o dzieciach zakwalifikowanych
do adopcji zagranicznej. Informacje o dzieciach KOA przekazuje organizacjom innych państw
współpracującym z Ośrodkiem w zakresie adopcji zagranicznej. W zakresie przysposobienia
międzynarodowego z KOA współpracuje 24 organizacji i ośrodków licencjonowanych przez rządy
innych państw. Organizacje są zobowiązywane do przedstawiania raportów dotyczących dzieci
przebywających w rodzinach poza granicami kraju. Raporty te są przechowywane w dokumentacji
KOA.
Z analizy ww. spraw wynika, że w prowadzeniu procedur adopcyjnych dotyczących adopcji
związanej ze zmianą miejsca zamieszkania dziecka poza granice kraju przestrzegane są zasady
określone w załączniku Nr 1 Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej „Informacji o przyjętej
w Polsce procedurze adopcji międzynarodowej przez kandydatów mających miejsce zwykłego pobytu
w państwach stronach Konwencji o ochronie dzieci i współpracy w dziedzinie przysposobienia
międzynarodowego sporządzonej w Hadze dnia 29 maja 1993 r.”. Sporządzane są dokumenty
potwierdzające dobór kandydata do przysposobienia dziecka określone w art. 164 ust. 17, które są
przesyłane organowi centralnemu (art. 164 ust. 18 ustawy).
W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie z uchybieniami.
Kwalifikacja kandydatów do przysposobienia dziecka oraz prowadzenie dokumentacji
z zakresu wykonywanych działań.
Oceny zadania dokonano na podstawie rozmowy z dyrektorem KOA, analizy przedstawionych
rejestrów oraz dokumentów 9 spraw kandydatów na rodziców adopcyjnych.
Programy szkolenia dla kandydatów na rodziców adopcyjnych pod nazwą „Służyć Najmniejszym”
oraz Program szkolenia dla kandydatów do sprawowania pieczy zastępczej pod nazwą „Dobrze,
że jesteś” zostały zatwierdzone zgodnie z art. 172 ust. 3 i art. 44 ust. 2 ustawy oraz rozporządzenia
3
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2011 r. w sprawie szkolenia dla kandydatów
do przysposobienia dziecka (Dz. U. Nr 272, poz. 1610).
Szkolenia odbywają się w grupach tematycznych: dla dzieci w wieku niemowlęcym, dla dzieci
starszych, dla kandydatów adoptujących kolejne dziecko.
Kwalifikacja rodzin odbywa się wg procedury przyjętej w Regulaminie Komisji Kwalifikacyjnej
Katolickiego Ośrodka Adopcyjnego. Po przeprowadzeniu wstępnej rozmowy kandydaci otrzymują
wykaz dokumentów potrzebnych do przysposobienia dziecka oraz informację o kolejnych etapach
procesu adopcyjnego.
Rodziny dobierane są pod kątem potrzeb dzieci, które zostały zgłoszone do KOA.
W procesie kwalifikacji rodzin dokonywana jest wstępna ocena kandydatów zgodnie z art. 172 ust. 5
ustawy, specjaliści przeprowadzają testy i badania psychologiczne oraz pedagogiczne określone
w art. 156 ust. 1 pkt 6 ustawy, sporządzany jest wywiad adopcyjny, zgodnie z art. 156 ust. 1 pkt 7
ustawy, na podstawie kwestionariusza wywiadu adopcyjnego, określonego w rozporządzeniu
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie wzoru kwestionariusza
wywiadu adopcyjnego oraz wzoru karty dziecka (Dz. U. Nr 292, poz. 1721) lub rozporządzeniu
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 20 sierpnia 2015 r. w sprawie wzoru kwestionariusza wywiadu
adopcyjnego oraz wzoru karty dziecka, w tym metryki prowadzenia sprawy (Dz. U. poz. 1303). Po
przeprowadzeniu badań ich wyniki są omawiane z kandydatami. +Z kandydatami przeprowadzany
jest również wywiad wg kwestionariusza opracowanego przez KOA.
Komisja
kwalifikacyjna
wydaje
decyzję
zawierającą
pozytywną
lub
negatywną
opinię
kwalifikacyjną do adopcji. W skład Komisji wchodzą: Diecezjalny Duszpasterz Rodzin
(przewodniczący) oraz pracownicy KOA. Na wniosek rodziny wydawane są świadectwa ukończenia
szkolenia, zgodnie z art. 156 ust. 1 pkt 11 ustawy.
KOA prowadzi dokumentację określoną w art. 161 ust. 1 pkt 1) ustawy dotyczącą kandydatów
do przysposobienia dziecka, szkoleń kandydatów, pomocy pedagogicznej, psychologicznej
i z zakresu prawa rodzinnego dla osób, które przysposobiły dziecko i rodzin naturalnych. Wydawane
są świadectwa określone w art. 156 ust. 1 pkt 11 oraz prowadzony jest rejestr osób, które ukończyły
szkolenie kandydatów do przysposobienia dziecka, określony przepisami art. 161 ust. 2 ustawy.
Uzyskane informacje oraz dokumenty potwierdzają, że stosowane są przyjęte w Ośrodku procedury.
Z ustaleń kontroli wynika, że dokumentowany jest każdy etap prowadzonego postępowania
kwalifikacyjnego (sporządzane są opinie, notatki z sesji szkoleniowych i spotkań indywidualnych,
rozmów telefonicznych).
W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie.
4
Udzielanie wsparcia psychologiczno – pedagogicznego.
Oceny dokonano na podstawie informacji udzielonych przez dyrektora KOA, analizy przekazanych
dokumentów i notatek.
Na wniosek zainteresowanych KOA udziela wsparcia osobom, które przysposobiły dziecko
w obszarach określonych w art. 160 ust. 2 ustawy. Wsparcie dla kandydatów na rodziny adopcyjne
udzielane jest na każdym etapie szkolenia – prowadzone są rozmowy z psychologiem, omawiane są
wyniki testów, w razie potrzeby kandydaci kierowani są do instytucji prowadzących terapie.
Wsparciem dla kandydatów jest także udział w szkoleniach rodziców, którzy już adoptowali dziecko.
W teczkach poszczególnych kandydatów znajdują się notatki dotyczące odbytych rozmów i spotkań.
Jak wynika z pozyskanych informacji KOA podejmuje także współpracę z kobietami w ciąży, które
sygnalizują zamiar oddania dziecka do adopcji. Pracownicy ośrodka podczas spotkań z kobietami
przedstawiają informacje związane z procedurą oddania dziecka do adopcji, wskazują konieczne
formalności, skutki i konsekwencje decyzji w aspekcie formalnoprawnym i psychologicznym.
Działania pracowników obejmują także wskazanie innych niż oddanie dziecka rozwiązań. W KOA
działa telefon zaufania „Pomoc matce – życie dziecku”.
Pomoc udzielana jest również osobom adoptowanym. Potwierdzenie tych działań znajduje się
w prowadzonej dokumentacji (zapisy w prowadzonych rejestrach).
W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie.
Kwalifikacje dyrektora i kadry Ośrodka.
Oceny dokonano na podstawie przedstawionych dokumentów kadrowych.
Na dzień kontroli w KOA w ramach umowy o pracę zadania realizowało 16 osób, w tym pani Zofia
Dłutek – dyrektor KOA. Z tej liczby 14 osób zatrudnionych było do prowadzenia procedur
przysposobienia lub przygotowania osób zgłaszających gotowość do przysposobienia. Na dzień
kontroli 3 osoby (2 pedagogów i 1 psycholog) przebywały na urlopie wychowawczym. W KOA
zatrudnieni byli: dyrektor, zastępca dyrektora, 4 pedagogów, 6 psychologów oraz osoby nie
prowadzące procedur adopcyjnych: informatyk i sekretarka.
Zastrzeżenia zespołu kontrolnego wzbudził:

w udostępnionych dokumentach kadrowych brak oświadczeń, o których mowa w art. 158
ust. 1 pkt 3 – 5 i w art.159 ust. 1 pkt 3 – 5 ustawy.
Zgodnie z art. 158 ust. 1 ustawy dyrektorem ośrodka adopcyjnego może być osoba, która:
1. posiada tytuł zawodowy magistra na kierunku psychologia, socjologia, pedagogika,
nauki o rodzinie lub prawo;
2. posiada co najmniej 3-letni staż pracy w instytucji zajmującej się pracą z dziećmi
lub rodziną;
5
3. nie jest i nie była pozbawiona władzy rodzicielskiej oraz władza rodzicielska nie jest
jej zawieszona ani ograniczona;
4. wypełnia obowiązek alimentacyjny – w przypadku gdy taki obowiązek w stosunku do
niej wynika z tytułu egzekucyjnego;
5. nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne
przestępstwo skarbowe.
Zgodnie z art. 159 ust. 1 ustawy osobą pracującą w ośrodku adopcyjnym, zajmującą się
prowadzeniem procedur przysposobienia lub przygotowaniem osób zgłaszających gotowość
do przysposobienia dziecka może być osoba, która:
1. posiada tytuł zawodowy magistra lub tytuł równorzędny:
a) na kierunku psychologia, pedagogika, nauki o rodzinie lub prawo, albo
b) na dowolnym kierunku, uzupełniony studiami podyplomowymi w zakresie psychologii,
pedagogiki lub nauk o rodzinie;
2. posiada co najmniej roczny staż pracy z dziećmi w instytucjach, których zakres
działania obejmuje opiekę nad dzieckiem lub pracę z rodziną;
3. nie jest i nie była pozbawiona władzy rodzicielskiej oraz władza rodzicielska nie jest jej
zawieszona ani ograniczona;
4. wypełnia obowiązek alimentacyjny – w przypadku gdy taki obowiązek w stosunku
do niej wynika z tytułu egzekucyjnego;
5. nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne
przestępstwo skarbowe.
 zakres obowiązków pani Moniki Redziak, który nie obejmował zadań związanych
ze stanowiskiem zastępcy dyrektora KOA,

dokumenty kadrowe jednego z psychologów oraz pedagoga budziły wątpliwości dotyczące
udokumentowania stażu pracy z dziećmi w instytucjach, których zakres działania obejmuje
opiekę nad dzieckiem lub pracę z rodziną. Na podstawie protokołów przyjęcia ustnych
wyjaśnień, wynika, że ww. pracownicy posiadają co najmniej roczny staż pracy z dziećmi,

na podstawie dat widniejących na Zakresach czynności, uprawnień i odpowiedzialności
stwierdzono, że zostały one sporządzone w 2009 r. a powołane przepisy prawne są
nieaktualne.
W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie z uchybieniami.
Na podstawie art. 197d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wpieraniu rodziny i systemie pieczy
zastępczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 332, z późn. zm.) oraz na podstawie rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli
przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U.
z 2015 r. poz. 1477) i wobec stwierdzonych nieprawidłowości kieruję do Pani Dyrektor
następujące zalecenia pokontrolne:
1. Podjąć działania zmierzające do realizacji art. 164 ust. 2 pkt 2 ustawy dotyczącego sporządzania metryki prowadzenia sprawy;
6
2. Uzupełnić dokumenty dotyczące kwalifikacji osób zatrudnionych w KOA o oświadczenia
określone w art. 158 ust. 1 pkt 3 – 5 oraz 159 ust. 1 pkt 3 – 5 ustawy i przekazać pełną informację w tej sprawie.
3. Ustalić zakres obowiązków zastępcy dyrektora uwzględniający realizowane przez niego zadania.
Uwagi:
1. dokonać aktualizacji zapisów w Regulaminie organizacyjnym, tak by były zgodne ze stanem
faktycznym,
2. rozważyć możliwość aktualizacji zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, w związku ze zmianą przepisów prawa.
Stosownie do postanowień art. 197d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny
i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 332, z późn. zm.) oraz § 14 ust. 1
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie
przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej
do przeprowadzania kontroli (Dz. U. z 2015 r. poz. 1477) kontrolowana jednostka może
w terminie 7 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zgłosić do wojewody
mazowieckiego zastrzeżenia do wydanego wystąpienia lub/i do zawartych w nim zaleceń
pokontrolnych na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki, Wydział Polityki Społecznej, Plac
Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa.
W przypadku nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń, kontrolowana jednostka jest
obowiązana w terminie 30 dni od dnia otrzymania stanowiska wojewody w tej sprawie
powiadomić o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych Wydział Polityki Społecznej
Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, a w przypadku ich uwzględnienia
należy mieć na uwadze zmiany wynikające z powyższego faktu.
z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO
Artur Subda
Zastępca Dyrektora
Wydziału Polityki Społecznej
STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI
Małgorzata Tajchman
INSPEKTOR WOJEWÓDZKI
Agnieszka Woźniak – Markowska
INSPEKTOR WOJEWÓDZKI
Joanna Królikowska
7