zapytanie ofertowe_audyt - Fundacja Rozwoju Przedsiębiorczości

Fundacja Rozwoju
tel/fax (89)646-79-57
Przedsiębiorczości ATUT
REGON 511429271
ul. Kościuszki 2, II piętro, pok. 203,
14-100 Ostróda
NIP 741-18-94-712
Znak sprawy: ATUT/OCB/……/2011
www.atut.org.pl
Ostróda, dnia 07.11.2011 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
DOTYCZĄCE PRZEPROWADZENIA AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO PROJEKTU OSTRÓDZKIE
CENTRUM BIZNESU.
Zatwierdzono w dniu:
07.11.2011 r.
Wojciech Zalewski
Projekt dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007 – 2013
1.
Nazwa i adres Zamawiającego (nazywanego w dalszej części Beneficjentem)
Fundacja Rozwoju Przedsiębiorczości ATUT
ul. Kościuszki 2, II piętro, pok. 203, 14-100 Ostróda, woj. warmińsko-mazurskie
tel. (89)646-79-57, fax. (89)646-79-57
REGON 511429271, NIP 741-18-94-712
adres internetowy: www.atut.org.pl
2.
Tryb udzielenia zamówienia
2.1
Postępowanie prowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności.
2.2
Zapytanie ofertowe opublikowano:
w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej Zamawiającego - www.atut.org.pl
3.
Opis przedmiotu zamówienia
3.1
Przedmiotem zamówienia jest: przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu Ostródzkie Centrum
Biznesu zgodnie ze szczegółową specyfikacja (stanowiąca zał. nr 1)
3.2
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, tj. szczegółową specyfikację zawiera załącznik nr 1 do
zapytania ofertowego.
3.3
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Ostródzkie Centrum Biznesu”, Regionalny Program
Operacyjny Warmia i Mazury 2007 – 2013.
3.4
Usługa objęta przedmiotem zamówienia musi spełniać co najmniej minimalne wymagania określone
w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.
4.
Opis części zamówienia, jeŜeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych
Oferta musi obejmować całość zamówienia - nie dopuszcza się moŜliwości składania ofert częściowych.
5.
Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą
odpowiadać oferty wariantowe, jeŜeli Zamawiający dopuszcza ich składanie
Zamawiający nie dopuszcza moŜliwości złoŜenia oferty wariantowej. PrzedłoŜone oferty muszą być
zgodne z wymaganiami zawartymi w zapytaniu ofertowym.
6.
Termin wykonania zamówienia
Zamówienie naleŜy zrealizować w terminie: raport z przeprowadzonego audytu naleŜy przedłoŜyć
Zamawiającemu do dnia 29.11.2011 roku roku.
7.
Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków
1) O udzielenie zlecenia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje
i doświadczenie lub/i dysponują osobami zdolnymi do wykonania zlecenia.
2) Przez wykonawców o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu naleŜy rozumieć podmioty
posiadające:
a) udokumentowane kwalifikacje,
b) udokumentowane doświadczenie:
- w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych,
- związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
- w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego.
3) Wykonawca ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złoŜenia:
a) wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowych ze środków publicznych wraz
z terminem ich wykonania,
b) wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich
kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
c) potwierdzających za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe
uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
4) PowyŜsze dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą
bezpośrednio zaangaŜowane w realizację zlecenia, jak równieŜ podmiotu ubiegającego się o uzyskanie
zlecenia.
5) Audyt przeprowadzać mogą podmioty, które m.in.:
a) uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych
rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz
o nadzorze publicznym (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 77, poz. 649.),
b) posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27
sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240),
c) w latach 2003-2006 zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na
wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego,
oraz:
- posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,
- nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe,
6) Mając na uwadze poprawność i kompleksowość audytu zalecane jest, aby jednym z członków zespołu
audytowego była osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
Bezstronność i niezaleŜność wykonawcy audytu zewnętrznego
1) Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu muszą spełniać
wymóg bezstronności i niezaleŜności od badanego Beneficjenta. Pisemne oświadczenie o braku lub
istnieniu okoliczności, składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego jak i osoby przeprowadzające
audyt.
2) Niniejsze oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Beneficjentem
a wykonawcą audytu zewnętrznego.
3) Bezstronność i niezaleŜność nie jest zachowana, jeŜeli wykonawca audytu zewnętrznego (dotyczy
równieŜ osób uczestniczących w przeprowadzaniu audytu):
a) posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta RPO WiM lub
w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zaleŜnej lub współzaleŜnej, w której ma wykonać usługę
dotyczącą audytu zewnętrznego projektu,
b) jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów
nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Beneficjenta albo jednostki z nią stowarzyszonej,
dominującej, zaleŜnej lub współzaleŜnej,
c) w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu
zewnętrznego,
d) osiągnął, chociaŜby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego
z tytułu świadczenia usług na rzecz Beneficjenta, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią
stowarzyszonych, jednostek od niej zaleŜnych lub współzaleŜnych – nie dotyczy to pierwszego roku
działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
e) jest małŜonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany
z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych
Beneficjenta albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
f) jest lub był zaangaŜowany w planowanie, realizację, weryfikację i zarządzanie przedmiotowym
projektem,
g) pozostaje lub w ciągu ostatnich 3 lat pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną
z wymienionych instytucji zaangaŜowanych we wdraŜanie RPO WiM tj.: IZ, IP, IP II,
h) jest ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów RPO WiM,
i) z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezaleŜności.
4) Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności
i niezaleŜności w stosunku do wszystkich wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II. Poprzez spełnienie
warunku bezstronności i niezaleŜności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy
lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II osób wykonujących audyt
zewnętrzny.
8.
Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana według formuły „spełnia/nie
spełnia” na podstawie informacji zawartych w dokumentach i oświadczeniach dołączonych do oferty.
9.
Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia
spełniania warunków udziału w postępowaniu
9.1
1.
2.
W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę naleŜy przedłoŜyć:
Kserokopia dokumentu rejestrowego z którego wynika upowaŜnienie do podpisywania umów
i zobowiązań.
wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich
kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia,
a takŜe zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi
osobami (o treści załącznika nr 3 do formularza ofertowego)
3
potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe
uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego,
4
wykaz wykonanych audytów zadań lub projektów finansowych ze środków publicznych wraz
z terminem ich wykonania (załącznik nr 3)
5
oświadczenie o bezstronności i niezaleŜności. Oświadczenie składa zarówno wykonawca audytu
zewnętrznego jak i osoby przeprowadzające audyt (o treści załącznika nr 4 i załącznika nr 5 do
formularza ofertowego)
9.2
Dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez
wykonawcę.
9.3
Zamawiający moŜe Ŝądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu
w przypadku, gdy złoŜona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości, co do jej
prawdziwości.
10.
Informacja o dokumentach potwierdzających, Ŝe oferowane dostawy, odpowiadają określonym
wymaganiom
W zakresie potwierdzenia, Ŝe oferowane usługi odpowiadają określonym wymaganiom naleŜy przedłoŜyć
szczegółowe opisy usługi umoŜliwiające ocenę spełnienia określonych przez zamawiającego
minimalnych wymagań określonych w szczegółowej specyfikacji – zał. nr 1 do zapytania ofertowego.
11.
Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania
oświadczeń lub dokumentów
11.1 Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje w niniejszym postępowaniu
Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie lub faksem.
11.2
JeŜeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje
faksem, kaŜda ze stron na Ŝądanie drugiej ma obowiązek niezwłocznego potwierdzenia faktu ich
otrzymania.
11.3
KaŜdy Wykonawca ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego,
kierując zapytania pisemnie na adres:
Fundacja Rozwoju Przedsiębiorczości ATUT
ul. Kościuszki 2, II piętro, pok. 203, 14-100 Ostróda
11.4
Zamawiający nie dopuszcza składania zapytań drogą elektroniczną.
11.5
Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekaŜe wykonawcom, którym przekazał zapytanie
ofertowe, bez ujawniania źródła zapytania oraz umieści na stronie internetowej www.atut.org.pl
12.
Wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami
Osoby upowaŜnione ze strony zamawiającego do kontaktowania się z wykonawcami:
Wojciech Zalewski – Prezes Zarządu Fundacji Rozwoju Przedsiębiorczości ATUT – tel. (89)646-79-57
13.
Opis sposobu przygotowania oferty
15.1. Oferta winna być sporządzona, pod rygorem niewaŜności, w formie pisemnej, w języku polskim,
w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści.
15.2. Oferta winna być sporządzona w oparciu o formularz oferty przetargowej (zał. nr 2 do zapytania
ofertowego)
15.3. Oferta i wszystkie załączniki do oferty powinny być podpisane przez Wykonawcę.
15.4. Zaleca się, aby oferty składać w nieprzejrzystych, zamkniętych kopertach, zewnętrznych i wewnętrznych.
Koperta zewnętrzna powinna być zaadresowana do:
Fundacja Rozwoju Przedsiębiorczości ATUT
ul. Kościuszki 2, II piętro, pok. 203, 14-100 Ostróda
oraz zaopatrzona napisem:
„Zapytanie ofertowe na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu ostródzkie centrum biznesu”
.
15.5. Koperta wewnętrzna powinna być zaadresowana i opisana w sposób jak wyŜej a ponadto powinna być
opatrzona nazwą i dokładnym adresem Wykonawcy, aby w przypadku opóźnienia moŜna było odesłać do
nadawcy w stanie nienaruszonym.
15.6. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złoŜeniem oferty. Wykonawca
moŜe złoŜyć tylko jedną ofertę.
15.7. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane przez osobę (osoby) podpisujące
ofertę i opatrzone datami ich dokonania.
16.
Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert
16.1 Oferty naleŜy składać w sekretariacie Fundacji Rozwoju Przedsiębiorczości ATUT przy ul.
Kościuszki 2, II piętro, pok. 203, 14-100 Ostróda, w terminie do dnia 10.11.2011 r., do godz. 12.00.
16.2
Oferty otrzymane po terminie określonym w punkcie 16.1 nie zostaną otwarte i będą zwrócone
Wykonawcom.
16.3
Celem dokonania zmian bądź poprawek – Wykonawca moŜe wycofać wcześniej złoŜoną ofertę i złoŜyć
ją po modyfikacji ponownie, pod warunkiem zachowania terminu składania ofert wyznaczonego
w zapytaniu ofertowym.
17.
Opis sposobu obliczania ceny oferty
17.1 Wykonawca określi cenę oferty, która stanowić będzie wynagrodzenie ryczałtowe za realizację całego
przedmiotu zamówienia określonego w pkt. 3 zapytania ofertowego, podając ją w zapisie liczbowym
i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w rozbiciu na netto, podatek VAT i brutto
(cyfrowo i słownie). W związku z powyŜszym cena oferty musi zawierać wszelkie niezbędne koszty.
17.2
Zaoferowana cena brutto (podatek VAT) ma charakter ryczałtu obowiązującego do końca realizacji
zakresu rzeczowego zadania objętego zamówieniem. Cena oferty brutto jest ceną ostateczną obejmującą
wszystkie koszty i składniki związane z realizacją zamówienia, w tym m.in. podatek VAT, upusty,
rabaty. Wyceny oferty za całość zadania naleŜy dokonać na podstawie wytycznych i informacji
określonych w SIWZ.
18.
Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem
znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert
18.1 Kryteria oceny ofert: cena – 100 %.
18.2 Punkty przyznawane za podane w pkt 18.1 kryteria będą liczone według następujących wzorów:
Kryterium
CENA – 100%
Wzór
Cena (koszt)
Liczba punktów = ( Cmin/Cof ) * 100
gdzie:
- Cmin – najniŜsza cena spośród wszystkich ofert
- Cof – cena podana w ofercie
18.3 W toku dokonywania badania i oceny złoŜonych ofert Zamawiający moŜe Ŝądać udzielenia przez
Wykonawców pisemnych wyjaśnień dotyczących treści złoŜonych przez nich ofert.
18.4 Zamawiający poprawi w ofercie:
a) oczywiste omyłki pisarskie,
b) oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych
poprawek,
c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym niepowodujące istotnych
zmian w treści oferty – niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została
poprawiona.
18.5
Zamawiający odrzuci ofertę, jeŜeli:
a) jej treść nie odpowiada treści specyfikacji technicznej
b) zawiera raŜąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,
c) zawiera błędy w obliczaniu ceny,
d) jest niewaŜna na podstawie odrębnych przepisów.
Spis załączników do zapytania ofertowego
Załącznik nr 1
Szczegółowa Specyfikacja
Załącznik nr 2
Formularz oferty
Załącznik nr 3
Wykaz
osób,
które
będą
przeprowadzonych audytów
uczestniczyć
w
wykonywaniu
zamówienia
i
wykaz
Załącznik nr 4
Oświadczenie wykonawcy o bezstronności i niezaleŜności
Załącznik nr 5
Oświadczenie osoby o bezstronności i niezaleŜności