Załącznik Nr 1 - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Załącznik Nr 1do Zaproszenia
SZCZEGOŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest dostawa, montaż oraz uruchomienie systemu umożliwiającego zarządzanie
ruchem klientów w Biurze Obsługi Interesanta (BOI) zlokalizowanym w budynku Sądu Rejonowego przy ul.
Stefana Okrzei 14 w Mińsku Mazowieckim.
Dostawa ma obejmować:
a. dostawę sprzętu,
b. profesjonalną instalację systemu,
c. szkolenie pracowników,
d. szkolenie administratorów systemu,
e. dostarczenie instrukcji obsługi,
f. zapewnienie usług serwisowych przez okres 24 miesięcy od daty oddania systemu do eksploatacji.
2. Wymagania główne
System kolejkowy będzie obejmował łącznie 6 stanowisk obsługi i musi umożliwiać tworzenie nieograniczonej
ilości kolejek.
Elementy systemu ( wyświetlacze ) usytuowane będą w miejscu wskazanym przez Zamawiającego zgodnie
z załącznikiem Nr 2.
Firma powinna zapewnić bezpłatnie nieograniczoną ilość rekonfiguracji systemu w okresie trwania gwarancji.
3. Elementy systemu
Wykonawca dostarczy:
a. Automat biletowy – 1 szt. służący do wydawania biletów.
b. Wyświetlacze LED – 6 szt.
c. Nagłośnienie systemu kolejkowego – 1 komplet.
d. Wyświetlacz zbiorczy 42” LCD
e. Oprogramowanie spełniające warunki określone w szczegółowym opisie funkcjonalnym.
f. Instalacja oraz zestaw do połączeń wzajemnych poszczególnych części systemu (okablowanie, switche
i inne) - 1 komplet.
g. Papier termiczny na rolce do oferowanej drukarki o max. dostępnej długości – 50 szt.
4. Szczegółowy opis funkcjonalny
Automat biletowy dotykowy służący do pobrania biletu przez klienta.
Automat biletowy stojący. Wyposażony w monitor dotykowy minimum 19 cali o rozdzielczości 1280 x 1024
pikseli z nakładką dotykową typu SAW umożliwiający programowanie dowolnej ilości przycisków oraz
umieszczanie dowolnych informacji z systemu np. przewidywany czas oczekiwania, liczba oczekujących.
Wybieranie poszczególnych kolejek powinno być możliwe w trybie wielo ekranowym (menu hierarchiczne)
np. przycisk główny „rejestracja” -> „rejestracja dla osób A-F” i „rejestracja dla osób G-Z”.
Pobranie biletu z automatu biletowego będzie się odbywało przez naciśnięcie monitora dotykowego
w miejscu, które wyświetla przycisk kolejki.
Na bilecie będzie znajdował się opis operacji oraz do wyboru inne informacje systemowe takie jak:
str. 1
-
numer kolejnego klienta wraz z symbolem literowym grupy usług,
-
przewidywany czas oczekiwania na obsługę,
-
liczbę czekających osób,
-
datę i godzinę wydania biletu,
-
logo wraz z inną dowolną grafiką lub tekstem,
-
kod kreskowy na bilecie w standardzie Code39. W kodzie kreskowym ma być zawarty unikatowy numer
rekordu umożliwiający identyfikację danego biletu w bazie danych statystycznych.
Drukowane teksty powinny zawierać polskie znaki literowe, tekst na bilecie powinien być edytowalny.
Powinna istnieć możliwość przygotowania indywidualnego biletu dla każdej z obsługiwanych kolejek.
Automat biletowy powinien wykorzystywać kioskową drukarkę termiczną z obcinaczem papieru
przeznaczoną do pracy w tego typu urządzeniach. Automat powinien mieścić w podajniku minimum 1000
biletów o długości min. 80 mm i szerokości nie większej niż 80 mm, przy czym długość zadrukowanego biletu
i treść na nim powinny być regulowane w zależności od obsługiwanej kolejki.
W przypadku, kiedy kończy się rolka biletowa na ekranie biletomatu powinien pojawić się komunikat
systemowy o konieczności jej wymiany lub przesłać odpowiedni komunikat drogą mailową.
5. Terminale stanowiskowe software’owe
System musi zapewnić możliwość przywoływania interesantów do stanowisk za pomocą terminali
stanowiskowych software’owych. Aplikacja powinna umożliwiać kontrolę przepływu klientów bez
konieczności przełączania się pomiędzy uruchomionymi programami (np. okno programu widoczne jako
nadrzędne na pulpicie).
Oprogramowanie ma służyć do:
-
logowania pracowników poprzez wprowadzenie osobistego kodu umożliwiającego przypisanie danych
statystycznych do pracownika,
-
przywołania klienta kolejnego i wybranego w tym pobierania klientów z kolejek nieobsługiwanych
domyślnie z danego stanowiska pracy,
-
rejestracji biletów, wyszczególnionych w ramach grupy usług, wykonywanych na danym stanowisku przez
danego pracownika,
-
wstrzymania obsługi dowolnego klienta i odesłanie go na koniec, początek lub zawieszenia jego obsługi do
wezwania,
-
podawania informacji o stanie kolejki (liczba oczekujących)
-
wyłączenia stanowiska z pracy,
-
konfiguracji polegającej na modyfikacji parametrów aplikacji.
6. Wyświetlacze LED - 6 szt.
Wyświetlacz LED – 6 pojedynczych wyświetlaczy alfanumerycznych nad okienkiem rejestracji służące do
wyświetlania numeru obsługiwanego interesanta umożliwiający wyświetlanie 4 znaków np. A999. Wysokość
pojedynczego znaku na wyświetlaczu powinna wynosić minimum 7 cm aby zapewnić dobrą czytelność dla
klientów. Wyświetlacz powinien wyświetlać:
- numer aktualnie przebywającego w układzie czteroznakowym z prefiksem literowym A123,
- zmiana sygnalizowana będzie mrugającym numerem interesanta,
7. Nagłośnienie systemu kolejkowego
str. 2
Wykonawca zainstaluje podsystem głosowy do wygłaszania zapowiedzi słownych w systemie składającym się
ze wzmacniacza (lub wzmacniaczy) oraz głośnika (lub głośników) w taki sposób aby wszyscy klienci sądu byli
dobrze poinformowani o wezwaniu do stanowiska.
8. Wyświetlacz zbiorczy 42” LCD
Wyświetlacz zbiorczy 42” prezentują informacje zbiorcze o przywołaniach do stanowisk obsługi. Wyświetlacz
posiada zabudowany terminal z interfejsem sieciowym, poprzez który połączony jest z lokalną siecią
i sterowany. Umieszczony w miejscu gdzie informacje mogą być odczytywane przez największą liczbę
interesantów – w korytarzu, w poczekalni.
Wymagane parametry wyświetlacza zbiorczego LCD:
• Przekątna ekranu 42”, o rozdzielczości nie mniejszej niż 1920x1080 100 Hz.
• Porty 1x HDMI, 2x USB2.0, 1x D-Sub, interfejs sieciowy.
• Możliwość montażu za pomocą uchwytu bezpośrednio na ścianie lub na wysięgniku.
• Zasilanie napięciem 230V.
• Deklaracja CE (dokument należy dołączyć do oferty).
9. Oprogramowanie systemu kolejkowego
Oprogramowanie musi spełniać następujące wymagania:
-
powinno funkcjonować w środowisku Windows lub równoważnym,
-
system powinien działać na serwerze bez konieczności jego ręcznego uruchamiania,
-
system powinien być zabezpieczony hasłami w celu ochrony danych, wg różnych poziomów uprawnień
(administrator, kierownik, pracownik),
-
system powinien umożliwiać tworzenie nieograniczonej ilości kolejek i grupowania ich w grupy,
-
system powinien umożliwiać tworzenie różnych scenariuszy obsługi, w zakresie których pewne kolejki
są obsługiwane szybciej (z priorytetem na wybranych stanowiskach lub grupach stanowisk),
-
każde stanowisko może obsługiwać więcej niż jedna kolejkę,
-
system powinien umożliwiać dowolny transfer klientów pomiędzy różnymi grupami spraw bez
konieczności ponownego pobierania biletu,
-
w przypadku zaniku napięcia, po ponownym uruchomieniu automatu biletowego system powinien
zapewniać automatyczne uruchomienie, z utrzymaniem ciągłości kolejki,
-
system powinien zapewniać wydawanie biletów w ramach ustalanych harmonogramów godzinowych
(w godzinach pracy wskazanych przez Zamawiającego) lub w zakresie puli dziennej lub dynamicznie w taki
sposób aby wydawać bilety tylko tym klientom, których można obsłużyć w godzinach pracy sądu.
Administrator dodatkowo powinien mieć możliwość blokowania wydawania biletów do całości systemu
lub do każdej kolejki z osobna,
-
powinna istnieć możliwość blokowania wydawania biletów w sytuacji kiedy spodziewany czas obsługi
wykracza poza godziny pracy systemu,
-
system powinien generować zapowiedzi słowne informujące o zaproszeniu klienta do stanowiska.
Zapowiedź powinna zawierać numer biletu, numer stanowiska, numer pokoju, numer piętra i inne,
-
oprogramowanie ma mieć możliwość automatycznego lub ręcznego aktualizowania przez Internet
a dostawca dostarczy bezpłatne aktualizacje systemu co najmniej przez czas trwania gwarancji,
str. 3
-
powinna być możliwość zbierania i wyświetlania raportów statystycznych zarówno w trybie online jak
i historycznym,
10. Instalacja oraz zestaw do połączeń wzajemnych poszczególnych części systemu (okablowanie, switche i inne) 1 komplet.
Wykonawca dostarczy komplet urządzeń niezbędnych do pracy systemu kolejkowego a także przeprowadzi
na swój koszt jego instalację.
11. Wymagania dotyczące statystyk.
System ma mieć możliwość zbierania i przetwarzania wszelkich danych statystycznych o pracy sądu,
w szczególności:
-
ilość i czas wydawania numerów w określonym przedziale czasu,
-
ilość wykonywanych operacji w podziale na rodzaje, stanowiska obsługi oraz personel w określonym
przedziale czasu,
-
wydajność pracy poszczególnych pracowników (liczba obsłużonych klientów),
-
czasy oczekiwania na obsługę, w tym średnie, minimalne, maksymalne,
-
czasy obsługi klientów, w tym średnie, minimalne, maksymalne,
-
czasy realizacji poszczególnych typów operacji,
-
drukowanie i eksportowanie do xls, PDF, doc raportów statystycznych.
Ta funkcjonalność powinna być dostępna dla nieograniczonej ilości użytkowników bez ponoszenia
dodatkowych kosztów.
12. Możliwość rozbudowy systemu.
System powinien zapewnić możliwość rozbudowy, docelowo:
-
do co najmniej 3 automatów biletowych pracujących w lokalizacji,
-
do rozszerzenia ilości stanowisk,
13. Zamawiający wymaga dostarczenia materiałów eksploatacyjnych umożliwiających wydruk minimum 100 000
biletów.
14. Zamawiający wymaga udzielenia 24 miesięcy gwarancji.
str. 4